Por que a comunicação com o cliente é a chave para uma colaboração bem-sucedida

A comunicação é essencial em todas as facetas da vida, e isso é especialmente verdadeiro quando se trata de lidar com seus clientes como freelancer. Na verdade, uma boa comunicação com o cliente é uma das maiores chaves (se não a maior chave) para alcançar com sucesso os objetivos de seus projetos e construir uma reputação positiva para si mesmo em seu setor.

Se você é um freelancer, a qualidade do seu trabalho e a reputação que você ganhará pelo seu desempenho estão inteiramente em suas mãos.

Você pode transmitir aos seus clientes que está confiante em suas habilidades e no controle de qualquer projeto em que esteja trabalhando, aderindo aos requisitos deles e comunicando-se com eles em todas as etapas do caminho.

A comunicação clara com o cliente minimiza os riscos de mal-entendidos, erros e atrasos, ao mesmo tempo em que deixa a mente de seus clientes à vontade, ajudando a incutir confiança em você e em seus serviços. Aqui está o que você precisa saber sobre uma boa comunicação com o cliente e por que ela é tão importante, principalmente com projetos freelance.

Veja por que a comunicação com o cliente é importante

Existem dezenas de razões pelas quais a comunicação clara com seus clientes é essencial para concluir projetos de alta qualidade que atendam às suas expectativas. Comunicação adequada com o cliente:

• Garante um processo tranquilo e fácil do início ao fim, livre de falhas de comunicação, frustração e atrasos desnecessários.
• Permite que você se apresente como um profissional experiente que controla as tarefas que você escolhe assumir.
• Ajuda você a gerenciar as expectativas de seus clientes em relação a você e a atendê-las sempre que possível.
• Define o ritmo e o tom do projeto em questão.
• Permite sugerir alternativas viáveis ​​para partes do projeto planejado que podem não produzir o resultado desejado.
• Dá a você a reputação de ser franco, honesto e transparente sobre suas habilidades, preços, ética de trabalho e limites profissionais.
• Permite que você comunique efetivamente as metas do projeto e os KPIs para qualquer membro da equipe terceirizada ou VA's (Assistentes Virtuais).
• Permite avaliar com precisão as necessidades e requisitos de seus clientes e tratá-los com empatia e diplomacia.
• Dá a você a chance de detectar sinais de alerta e recusar educadamente clientes que possam estar controlando demais durante a realização de seu projeto.
• Permite descobrir exatamente quando e com que frequência seus clientes gostariam que você os contatasse com atualizações sobre um projeto.
• Facilita interações amigáveis, agradáveis ​​e confortáveis ​​e uma forte relação de trabalho entre você e seus clientes.

É do conhecimento comum entre os freelancers que é significativamente mais fácil reter e trabalhar com clientes existentes do que gerar novos. A comunicação adequada com o cliente ajudará você a reter seus clientes, incentivá-los a criar expectativas realistas de suas habilidades e habilidades e mantê-los satisfeitos com seu trabalho.

Infelizmente, a comunicação inadequada pode afastar seus clientes e deixar sua empresa de volta à estaca zero.

Precisa de mais clientes?

Obtenha mais trabalhos freelance com nosso livro GRATUITO: 10 novos clientes em 30 dias . Digite seu e-mail abaixo e é todo seu.

Baixe Agora

10 dicas para uma comunicação bem-sucedida com o cliente

1. Desenvolva um protocolo de integração do cliente

Você pode definir as expectativas de seus clientes no início de seus projetos e garantir que todas as partes envolvidas tenham metas e expectativas claramente definidas, criando um processo de integração de clientes para o seu negócio freelance.

Desenvolver um pacote de boas-vindas ao cliente é uma ótima maneira de garantir que a experiência que seus clientes recebam seja consistente, previsível e confiável, independentemente do projeto em questão. Essa é uma ótima maneira de receber clientes em seu portfólio, dando a eles a chance de explorar seu processo em seu próprio ritmo.

Entregar um pacote de boas-vindas esclarecerá quaisquer dúvidas comuns que seus clientes possam ter, mas podem não ter tido tempo ou conhecimento para perguntar durante a consulta inicial do projeto.

2. Mantenha-se transparente em todos os níveis

A transparência é a chave para manter boas práticas de comunicação com o cliente e construir confiança entre você e seus clientes. Você deve permanecer honesto e transparente em todas as etapas dos projetos em que trabalha, desde o fornecimento de guias de preços até o fornecimento de cronogramas de trabalho e datas de entrega aos seus clientes.

Seja honesto sobre possíveis atrasos e comunique-se diretamente com seu cliente quando precisar de mais tempo ou recursos para concluir um trabalho.

3. Comunique-se com frequência

Seus clientes sempre apreciarão uma atualização sua, mesmo que nenhum desenvolvimento importante tenha surgido do seu trabalho ainda.

Você pode fornecer atualizações oportunas em intervalos regulares, informando aos seus clientes que você está trabalhando duro em seus projetos e que está no caminho certo para atingir o próximo marco ou prazo, conforme discutido. Os especialistas recomendam enviar essas atualizações uma vez por semana.

Prometa mantê-los atualizados no futuro e, como sempre, informe-os imediatamente sobre quaisquer problemas ou atrasos que encontrar.

4. Use linguagem acessível

É melhor evitar jargões legais ou do setor de alta potência ao manter contato com seus clientes.

Em vez disso, use uma linguagem simples e profissional e dê as boas-vindas a quaisquer perguntas que possam ter sobre seu processo ou correspondências. Você deve fazer questão de prever e responder às perguntas de seus clientes preventivamente sempre que possível.

Após as reuniões com seus clientes, envie uma mensagem resumindo o que você discutiu e fornecendo informações valiosas sobre a próxima fase do seu projeto.

Diga a eles exatamente como você planeja proceder e dê a eles a oportunidade de solicitar mudanças nos planos que você discutiu com eles anteriormente dentro do razoável.

5. Mantenha-se profissional, mas relacionável

Há muito poucas pessoas que apreciam interações frias e robóticas. Claro, você precisa permanecer profissional em todos os momentos ao lidar com seus clientes, mas trabalhe para garantir que eles se sintam à vontade para interagir com você.

Estabeleça uma conexão humana respeitosa com eles e você será mais capaz de forjar e manter uma relação de trabalho mutuamente benéfica.

6. Permaneça fiel à sua missão e estilo de trabalho pessoal

Sua missão como freelancer deve ser clara em tudo que você faz, e isso também vale para a comunicação com o cliente. Sua correspondência escrita com seus clientes deve incluir frases e termos essenciais que reflitam seu estilo e ethos de trabalho pessoal.

Considere usar termos como “avançado”, “personalizado”, “confiável” e “de ponta” em suas comunicações para transmitir suas melhores qualidades e capacidades.

7. Use os meios de comunicação corretos

Alguns canais de comunicação são mais adequados para situações específicas do que outros. Você precisará considerar a melhor forma de fornecer notícias e atualizações para seus clientes. Alguns métodos de comunicação populares incluem e-mail, mensagem instantânea, telefonema, texto, carta pessoal e fax.

O truque para escolher o canal de comunicação certo geralmente está nas preferências individuais do seu cliente. Alguns clientes podem preferir uma atualização rápida na forma de uma mensagem do WhatsApp, enquanto outros preferem um meio mais profissional, como e-mail.

Se você não tiver certeza de quais canais seus clientes se sentiriam mais à vontade, não hesite em perguntar quando e como eles gostariam que você entrasse em contato. Isso mostra que você deseja se conectar com eles de uma maneira que eles também se sintam mais confortáveis.

8. Crie Agendas de Contatos Personalizadas

Falando em manter contato com os clientes, você pode tomar mais medidas para garantir que você se comunique de maneira eficaz e regular com eles, criando uma agenda de contatos com suas contribuições.

Sente-se com cada um de seus clientes e pergunte com que frequência eles gostariam de atualizações e relatórios de progresso, quais horas do dia são mais adequadas para eles e os métodos de comunicação preferidos, conforme mencionado acima.

Você pode precisar sair da sua zona de conforto para atender às necessidades deles se eles quiserem fazer ligações semanais e você preferir se corresponder por mensagem instantânea. Mas no lado positivo, isso pode ajudá-lo a aumentar suas habilidades de comunicação interpessoal e se tornar um freelancer mais flexível.

9. Deixe seus clientes assumirem a liderança

Você pode ser o especialista nesse cenário, mas seus clientes estão pagando para você concluir uma tarefa de acordo com suas especificações. Isso significa que você precisa estar ciente de como comunica sua experiência e de como controla os projetos que assume. Se você for muito agressivo ou assertivo, corre o risco de afastar seus valiosos clientes.

Esteja presente e atento durante as comunicações, mas deixe seus clientes tomarem as rédeas na maior parte do tempo. Não interrompa quando eles estiverem falando e permita que eles lhe dêem uma ideia clara do que eles esperam de seu relacionamento de trabalho.

Faça perguntas se achar que há algo que eles mencionaram e que você gostaria de esclarecer.

10. Acompanhe seu desempenho

Se você definir metas ou expectativas em termos de comunicação, é crucial que você as cumpra. Se você tiver um assistente virtual, forneça feedback e informe como eles podem melhorar seu desempenho.

Se você é quem está se comunicando com os clientes, avalie suas próprias estratégias e seja honesto sobre as áreas que precisa abordar para aperfeiçoar suas estratégias de comunicação.

Como melhorar a comunicação com o cliente

Se você está lutando para otimizar sua abordagem de comunicação com o cliente, seu primeiro passo para resolver esse problema deve ser diagnosticar os problemas que está tendo.

Seu processo de comunicação está dificultando uma comunicação clara?
Os canais de comunicação que você escolheu são menos ideais do que você pensava que seriam?
Os clientes com quem você está trabalhando são difíceis de se comunicar?

Descobrir o que está dificultando sua capacidade de se comunicar com clareza permitirá que você desenvolva estratégias para melhorar sua abordagem.

Lidando com clientes desafiadores

Se você suspeitar que seus clientes são a fonte de seus desafios, é uma boa ideia eliminar clientes potencialmente incompatíveis desde o início. Este guia irá ajudá-lo a identificar sinais de alerta e encontrar clientes com os quais você possa trabalhar em um nível mais harmonioso.

A verdade é que os clientes que não estão dispostos a seguir seu processo provavelmente não se sentirão satisfeitos com o resultado final de seus esforços. Você pode encontrar desentendimentos regulares com eles durante o projeto e, em muitos casos, pode não concordar com um caminho a seguir. Nesses casos, é melhor recusar completamente esses clientes com todo o respeito.

Mantenha limites firmes e comunicação clara desde o primeiro dia com todos os clientes com quem você trabalha. Esclareça que você não comprometerá seu processo e que possui a experiência necessária para concluir a tarefa de forma satisfatória.

Você é o especialista, não eles!

Se você deixar um cliente ditar o fluxo do seu processo e controlá-lo desde o início de um projeto, essa tendência só será exacerbada com o passar do tempo.

Pratique a escuta ativa

Depois de selecionar os clientes certos, você precisa ouvir ativamente seus requisitos para produzir um trabalho que faça a nota. Qualquer pessoa que se comunique com os clientes precisa manter o foco nas conversas e fazer anotações, se necessário.

Você precisa estar completamente envolvido nas discussões entre cliente e profissional para se comunicar de forma eficaz e entender o que eles esperam de você. Isso ajudará bastante a garantir que seu cliente se sinta respeitado e valorizado durante suas interações.

Fazer anotações durante suas reuniões iniciais é uma ótima maneira de criar uma imagem clara e precisa do que seu cliente deseja que você alcance.

Permaneça consistente em todos os momentos

A consistência é uma regra de ouro tácita de comunicação eficaz.

Sua primeira comunicação com um cliente estabelece o tom do relacionamento profissional e define as expectativas futuras para ambas as partes envolvidas.

Mantenha todas as comunicações futuras alinhadas com seu tom original para que seus clientes não se sintam confusos ou enganados por sua correspondência. Você deve manter um cronograma de comunicação regular.

Se você começou atualizando seu cliente no projeto dele uma vez por semana, mantenha essa frequência de atualização durante todo o projeto. Eles devem se sentir confortáveis ​​com a quantidade de informações que você oferece sobre o progresso da tarefa.

Seja educado e profissional

Isso pode ser óbvio, mas é essencial usar boas maneiras e etiqueta ao lidar com seus clientes. Cortesias básicas como dizer “por favor”, “obrigado” e “atenciosamente” na comunicação com o cliente farão maravilhas para manter seu relacionamento profissional amigável.

Mantenha as comunicações com o cliente entre o horário comercial (9h às 17h, de segunda a sexta-feira), a menos que indiquem o contrário.

Se seus clientes residirem em fusos horários diferentes, verifique a hora em seu local e certifique-se de que é um momento apropriado para contatá-los antes de fazê-lo. Ninguém gosta de uma ligação às 3 da manhã, mesmo que seja de um freelancer bem-intencionado que queira fornecer feedback.

Não faça suposições

Você nunca deve hesitar em fazer perguntas aos seus clientes sobre suas necessidades quando achar necessário. Mesmo que as respostas pareçam óbvias.

Sempre verifique e verifique novamente o que o cliente está pedindo para você fazer antes de seguir em frente. Você pode ter ideias diferentes de expectativas e o que é necessário. Isso ajuda a eliminar a possibilidade de mal-entendidos e atrasos frustrantes no projeto.

Da mesma forma, você precisa responder a todas as perguntas que seu cliente lhe fizer, por menor que seja. Certifique-se de perguntar a eles se você respondeu adequadamente às suas perguntas e dê a eles a chance de esclarecer quaisquer respostas sobre as quais não tenham certeza.

Faça sugestões profissionais sobre abordagens alternativas para o que o cliente está sugerindo se você achar que eles podem produzir melhores resultados de acordo com suas demandas.

Nunca deixe seus clientes pendurados

Ninguém gosta de ser fantasma, mas quando se trata de lidar com clientes, não responder é uma grave gafe profissional. Acompanhe seus clientes o mais rápido possível e responda suas perguntas de forma concisa, respeitosa e detalhada.

Isso fará com que eles saibam que você está priorizando o projeto deles e que você pode seguir adiante. Informe com frequência sobre o status de um trabalho para que todos permaneçam na mesma página e faça garantias em vez de promessas firmes, a menos que tenha certeza de que pode cumprir.

Peça feedback aos seus clientes

Se você ainda não tem certeza sobre a eficácia de sua abordagem de comunicação com o cliente, por que não perguntar a seus clientes o que eles pensam?

Eles podem ter um feedback valioso a oferecer e podem fornecer recomendações úteis sobre como você pode melhorar seu estilo ou frequência de comunicação.

É uma boa ideia pedir a seus clientes que analisem os recursos adicionados assim que eles forem implementados. Diga-lhes exatamente onde encontrar o novo trabalho e como podem testá-lo ou avaliá-lo.

Isso tornará mais fácil para o cliente encontrar e entender o que ele precisa revisar e também dará ao seu trabalho futuro com ele uma direção mais clara.

Segure as chaves para desbloquear o sucesso

Transparência, confiança e abertura são as chaves para uma comunicação bem-sucedida com o cliente.

Como freelancer, você precisa trabalhar para aperfeiçoar suas habilidades de fala e escuta, entender os meandros de lidar com seus clientes e comunicar claramente seu processo de trabalho. Ao fazer isso, você manterá seus clientes satisfeitos e atenderá às expectativas deles em relação aos seus serviços.

Cada cliente e cada projeto é único. Portanto, é recomendável que você adapte sua abordagem de acordo com as preferências e complexidades de cada tarefa e cliente com o qual você lida.

A comunicação honesta e frequente pode fazer maravilhas para o seu negócio. Isso ajudará você a reter clientes que pagam bem e atrair novos por meio de referências e uma reputação fantástica no setor.

Continue a conversa...

Mais de 10.000 de nós estão tendo conversas diárias em nosso grupo gratuito do Facebook e adoraríamos vê-lo lá. Junte-se a nós!