O guia do iniciante para a integração do cliente

Se você trabalha para si mesmo, conseguir um novo cliente é motivo de comemoração. No entanto, a euforia pode desaparecer rapidamente quando você percebe que a parte difícil ainda nem começou. Agora você não precisa apenas planejar e realmente fazer o trabalho, mas manter seu cliente ao lado enquanto o faz.

A integração do cliente é o processo pelo qual você recebe novos clientes e garante que tudo relacionado ao seu projeto seja apresentado em preto e branco. Ao ter prazos, regras básicas e contratos planejados e acordados com antecedência, você pode minimizar mal-entendidos e problemas de comunicação.

Neste artigo, falaremos mais detalhadamente sobre o que é a integração do cliente. Também discutiremos como ele pode ajudar sua empresa e ofereceremos algumas dicas para configurar seu próprio sistema. Vamos indo!

O que é a integração de clientes (e como ela pode ajudar sua empresa)

A integração de um cliente é um processo que prepara efetivamente vocês dois para o projeto em que estão trabalhando. É durante esse processo que você faz apresentações, avalia requisitos, define parâmetros e responde a quaisquer dúvidas que seu cliente possa ter. Um sólido processo de integração garante que uma boa comunicação entre clientes seja mantida desde o momento em que você é contratado para um trabalho até o momento em que seu trabalho é concluído. Também torna mais fácil para você trabalhar com eficiência por toda parte.

Seu procedimento de integração pode incluir muitas etapas diferentes, como e-mails introdutórios diretos e atualizações de progresso nos contratos, cronogramas e práticas de trabalho personalizados que você deseja manter. Isso não apenas deixará as expectativas claras para todas as partes envolvidas, mas também ajudará você a preservar seu equilíbrio entre trabalho e vida pessoal, ao mesmo tempo em que cumpre o briefing no prazo. Também garante que seu cliente saiba exatamente pelo que está pagando e quanto você está recebendo quando o trabalho estiver concluído.

Dedicar tempo para atualizar e cuidar adequadamente de seus clientes provavelmente renderá dividendos – e ajudará a desenvolver sua reputação de profissionalismo e confiabilidade. De acordo com um artigo recente da Forbes sobre integração de clientes, “as empresas com os clientes mais felizes nunca param de vender e gerar valor” por meio de integração e suporte.

No entanto, esse trabalho pode ser demorado, e as organizações voltadas para o cliente de todos os tipos podem ter dificuldades com a tarefa. O Relatório de Crescimento de Agências de Marketing de 2018 mostrou que 43% dos negócios de agências simplesmente não têm tempo para integração e 23% não atendem às expectativas de seus clientes como resultado.

Portanto, se você deseja fazer seu melhor trabalho, reter seus clientes e geralmente superar seus concorrentes, é importante reservar um tempo para a integração. Também ajudará o seu negócio em um sentido mais amplo, como, por exemplo, fornecendo proteção legal. Ter seus contratos e outros documentos legais assinados e totalmente atualizados como parte de seu processo de integração pode ajudar a garantir que, caso surja algum conflito, você esteja coberto.

Como criar seu próprio processo de integração de clientes (em 3 etapas)

Como abordamos, a integração adequada de seus clientes garantirá que você possa se dedicar mais plenamente ao seu trabalho. Vamos agora dar uma olhada nos aspectos práticos da criação do seu processo de integração.

Etapa 1: pesquise e colete informações do seu cliente

Você precisará começar analisando quem é seu cliente, o que ele faz e o que deseja obter do projeto. Uma maneira de fazer isso é fornecer a eles um formulário desde o início, onde você pode fazer perguntas específicas antes mesmo de se tornar oficialmente uma parceria.

Existem muitas ferramentas disponíveis para esse fim, como o Typeform. Os formulários on-line bonitos e personalizáveis ​​não apenas são ótimos, mas também são particularmente fáceis de usar tanto para o questionador quanto para o questionado.

Ao criar o próprio formulário, pense em todas as perguntas que você precisa responder. Você desejará coletar informações específicas do projeto e também obter algum contexto sobre o cliente. Esta informação pode ser inestimável tanto ao decidir se deve ou não assumir o projeto em questão, quanto quando o trabalho já começou.

Etapa 2: planeje o gerenciamento e a comunicação do seu projeto

Em seguida, você vai querer planejar a tarefa em mãos. Você deve ter obtido algumas informações sobre seu cliente a partir de sua pesquisa, e é aqui que você pode começar a usá-lo.

Você pode fazer isso convidando seus clientes para participar da ferramenta de gerenciamento de projetos Dropmark, onde você pode impressioná-los com moodboards esteticamente agradáveis ​​e facilmente organizados. O Dropmark permite que você e seu cliente compartilhem suas ideias ao longo do projeto e visualizem como será o sucesso.

Isso garante que você esteja na mesma página e dá ao cliente uma visão do seu progresso. Também permite abordar e priorizar as partes administrativas do trabalho, como prazos, e os aspectos mais criativos. Você pode adicionar recortes, links e imagens facilmente – e organizá-los perfeitamente.

Também vale a pena pensar em se comunicar por outros meios, como e-mails e ligações. Você pode adaptar seu plano ao horário do seu cliente e definir lembretes para entrar em contato em determinados intervalos em seu calendário. Se você usa o Gmail, pode automatizar a comunicação por e-mail via Streak, mas também é uma boa ideia se comunicar pessoalmente. Uma chamada telefônica ou conversa no Skype é mais amigável e geralmente mais útil.

Etapa 3: considere sua papelada para a integração do cliente

Depois de ter seus processos de trabalho resolvidos e acordados, você está quase pronto para começar a trabalhar. No entanto, primeiro é hora de assinar os contratos e fazer os pagamentos. Quando se trata de assinaturas eletrônicas juridicamente vinculativas, você pode usar o HelloSign, que também fornece funcionalidade útil para várias solicitações e acompanhamentos.

Você então precisará pensar em pagamentos de depósito e, para isso, o Hiveage é a escolha perfeita. Ele inclui opções integradas de faturamento e pagamento, além de permitir que você crie estimativas e rastreie suas horas e despesas faturáveis ​​nos mínimos detalhes – cobrindo tudo, desde quilometragem até almoços de negócios. Enviar suas faturas com Hiveage é o ponto final perfeito para um procedimento de integração bem-sucedido.

Conclusão: Integração do cliente em 3 etapas

A falta de comunicação e a desorganização podem custar caro ao seu negócio, por isso é essencial um bom planejamento e coordenação com o cliente. A criação de um sistema de integração do cliente ajudará você a manter você e seu cliente felizes durante todo o projeto.

Neste artigo, discutimos como você pode criar um procedimento de integração de clientes para sua empresa. Para fazer isso, você precisará:

1. Pesquise seu cliente.
2. Planeje seu trabalho.
3. Considere sua papelada.

Você tem alguma dúvida sobre a integração de um cliente? Entre em contato na seção de comentários abaixo!