Desenvolvimento de software de folha de pagamento em nuvem personalizado – benefícios, processos, custos

O número de PME e empresas que ainda dependem de software tradicional de folha de pagamento é preocupante. Uma pesquisa rápida na Internet fornecerá uma série de estatísticas angustiantes sobre a falta de desenvolvimento de software de folha de pagamento digital personalizado em nuvem para empresas e suas graves repercussões. Assim -

• Mais de 34% dos proprietários de empresas ainda usam planilhas para gerenciar sua folha de pagamento manualmente (QuickBooks)
• Organizações de baixo desempenho geralmente precisam de cerca de 5 a 10 dias para resolver um erro de folha de pagamento (APQC)
• 44% dos funcionários considerariam deixar seus empregos após serem pagos incorretamente (SD Worx Survey)
• 72% dos funcionários dos EUA enfrentariam dificuldades financeiras se os seus contracheques atrasassem uma semana (American Payroll Association).

Estas estatísticas estão presentes no mesmo ambiente de trabalho, onde se constatou que a automação pode reduzir os custos de processamento da folha de pagamento em 80% (American Payroll Association).

É apenas uma questão de tempo até que você perceba a necessidade do desenvolvimento de software de folha de pagamento baseado em nuvem, não espere e então entre em um setor competitivo.

Na Appinventiv, entendemos como qualquer empresa precisa da garantia do mercado antes de investir seu tempo e esforço em um produto, especialmente em um espaço competitivo como o desenvolvimento de aplicativos em nuvem de folha de pagamento. Tendo trabalhado em mais de 12 produtos digitais SaaS do zero, dos quais 2 eram software de gerenciamento de folha de pagamento, entendemos a necessidade de fazer a transição para a nuvem. Agora é o momento ideal para as empresas (seus clientes) adotarem o software de folha de pagamento na nuvem, revelando os inúmeros benefícios que essa mudança acarreta.

Por que as empresas deveriam migrar para um sistema de folha de pagamento baseado em nuvem?

Embora a transição de um sistema de folha de pagamento tradicional e confiável para um software baseado em nuvem envolva lidar com questões de segurança e aceitação dos funcionários, as oportunidades apresentadas pela digitalização incentivaram as empresas a escolher a nuvem.

Independentemente de qual seja o impulso, os benefícios do software de folha de pagamento na nuvem tornaram-se demasiado impactantes para serem ignorados.

Acessibilidade Amplificada

Ao trazer o software de folha de pagamento para a nuvem, você pode acessá-lo de qualquer lugar com uma conexão móvel e internet. Dessa forma, a equipe financeira poderá acessar facilmente os dados e operações da folha de pagamento remotamente, dando-lhes a flexibilidade de executar tarefas críticas da folha de pagamento em tempo real, independentemente da localização. A incorporação de IA nos sistemas de RH e folha de pagamento ajuda ainda mais a melhorar essa acessibilidade, automatizando e agilizando os processos envolvidos.

Melhor eficiência

O desenvolvimento de software de gerenciamento de folha de pagamento corporativo, não importa quão bem construído – quando não possui funcionalidade de nuvem – não é apenas demorado, mas também sujeito a erros. Comparado a isso, o desenvolvimento de software de folha de pagamento em nuvem promete automação de tarefas complexas e repetitivas, como deduções, cálculos de impostos e monitoramento de conformidade. Essa automação de nível preciso reduz as chances de erro e agiliza o ciclo da folha de pagamento.

Escalabilidade incomparável

À medida que as empresas avançam em direção à escalabilidade, os sistemas tradicionais de folha de pagamento tendem a exigir ampla ajuda para adicionar novos recursos e aumentar a complexidade. O desenvolvimento personalizado de software de folha de pagamento em nuvem para empresas foi desenvolvido para crescer com o tamanho das empresas, permitindo a adição fácil de funcionários e recursos à medida que a empresa evolui.

Despesas Previsíveis

Os sistemas de folha de pagamento off-line tendem a vir com cobranças ocultas, como manutenção de software, atualizações e manutenção de hardware. Comparado a isso, os sistemas de folha de pagamento baseados em nuvem funcionam em um modelo de assinatura fixa, que permite às empresas prever suas despesas com mais precisão. Além disso, a ausência de processos manuais elimina o risco de despesas decorrentes de erros e violações de conformidade.

Movida por esses motivos e pela presença de diversos softwares intuitivos disponíveis no mercado, a indústria chegou a um estágio em que se prepara para atingir US$ 13 bilhões até 2031. Agora, como empresário ou profissional de RH que reuniu o mercado potencial do software de folha de pagamento baseado em nuvem, para dar às empresas o que elas procuram, será necessário um sistema bem planejado e rico em recursos.

Quais são os recursos do software de folha de pagamento baseado em nuvem?

Os recursos vinculados ao desenvolvimento de software de gerenciamento de folha de pagamento corporativo podem variar muito de um modelo de negócios para outro. No entanto, alguns têm sido recorrentes ou padrão entre todos os desenvolvimentos de software de folha de pagamento em nuvem personalizados para empresas que construímos até o momento.

Integração de controle de tempo

Uma integração com os horários de entrada e saída dos funcionários pode ajudar muito as empresas que desejam construir um sistema de folha de pagamento baseado em nuvem para funcionários com prazo determinado ou contratuais. Isso eliminaria a necessidade de entrada manual de presença, melhorando assim a precisão da presença e o nível de eficiência.

Link com Banco Corporativo

A funcionalidade recai principalmente sobre os produtos de desenvolvimento de software de folha de pagamento baseados em nuvem do lado do empregador, tornando mais fácil para a equipe financeira tornar o desembolso de salário um processo de um clique, vinculando o sistema à conta bancária corporativa. Para os funcionários, esse recurso promete fácil acesso ao contracheque e histórico salarial.

Gerenciamento de despesas

Suponha que sua empresa trabalhe com despesas reembolsáveis ​​de funcionários, como hospedagem, viagens, reuniões relacionadas a vendas, refeições, etc. Nesse caso, a integração da funcionalidade de gerenciamento de despesas torna-se obrigatória em sua jornada de desenvolvimento de software de folha de pagamento na nuvem. Com um componente adequado de anexação de documentos, a seção pode ajudar na automação de relatórios de despesas e ciclos de pagamento, ao mesmo tempo que melhora os prazos de distribuição de reembolsos.

Autoatendimento para funcionários

O recurso de autoatendimento em seu produto de desenvolvimento de software de folha de pagamento baseado em nuvem trará dois benefícios: dará aos funcionários a liberdade de alterar os detalhes de seus perfis, como número de conta, endereço ou planilhas de despesas, e dará aos funcionários acesso aos recibos de pagamento, W-2 formulários e recibos de pagamento.

Objetivo final? A equipe de RH pode se concentrar na construção de cultura em vez de se envolver em tarefas administrativas.

Relatórios de folha de pagamento

Ter uma visão clara do relatório da folha de pagamento é obrigatório para executivos de alto escalão. Uma boa solução de desenvolvimento de software de gerenciamento de folha de pagamento corporativa deve vir com recursos personalizados de geração de relatórios. A razão pela qual dizemos customizado é que os elementos do relatório podem variar de uma empresa para outra e terão diferentes níveis de requisitos de integração.

Declaração de impostos

O melhor software de folha de pagamento baseado em nuvem começou a apresentar soluções com tabelas fiscais integradas que são atualizadas automaticamente conforme a tabela de impostos e as taxas mudam. Isso elimina estimativas dos cálculos de dedicação e, ao mesmo tempo, agiliza o processo de declaração de impostos.

Os especialistas em desenvolvimento de software de folha de pagamento com os quais você faz parceria também podem sugerir a criação de um sistema onde a declaração de impostos seja automatizada e os W-2s possam ser gerados automaticamente.

[Leia também: Quanto custa construir um aplicativo de preparação de impostos como o TurboTax?]

Folha de pagamento global

Com o mundo se tornando um só lugar, literalmente, as empresas começaram a abordar a marca MNC com maior confiança. Apoiando a sua visão, a indústria de desenvolvimento de aplicações em nuvem de folha de pagamento introduziu um recurso de folha de pagamento global onde as empresas podem resolver digitalmente as complicações associadas à contratação de funcionários internacionais e ao gerenciamento de moedas estrangeiras, fusos horários e conformidades regulatórias.

Pagamento sob demanda

Com as empresas se tornando mais empáticas em relação à satisfação de seus funcionários, alguns processos de desenvolvimento de software de folha de pagamento estão criando uma funcionalidade onde os funcionários podem solicitar pagamentos antecipados de seus salários para fazer face a despesas repentinas e não planejadas. Acomodar isso exigirá um sistema que execute cálculos salariais de forma intuitiva com o mínimo de intervenção humana.

Integração de folha de pagamento

O ambiente digital conectado em que as empresas operam precisará de um recurso de desenvolvimento de soluções de folha de pagamento em nuvem que priorize integrações. Seu software deve estar perfeitamente vinculado à plataforma de RH e, nos casos em que o componente salarial da equipe de vendas está vinculado às conversões que eles fazem, também deve haver uma integração fácil com o sistema de CRM.

Esses recursos do software de folha de pagamento em nuvem são apenas uma visão de alto nível das ofertas que as empresas prometem por meio de seu software. Os conjuntos de funcionalidades que você escolhe para seu produto SaaS dependerão, em última análise, de seu objetivo de negócios individual e da necessidade do usuário.

Falando nisso, vamos examinar rapidamente duas opções que você terá ao se aventurar no domínio. Saber que tipo de software você deseja construir o deixará um passo mais perto de encontrar a melhor empresa de desenvolvimento de software de folha de pagamento.

1. Software de folha de pagamento independente
2. Sistema de gerenciamento de folha de pagamento HRMS

Como você pode adivinhar pelas terminologias – um software autônomo de gerenciamento de folha de pagamento não possui nenhuma outra funcionalidade, como comunicação com funcionários, acesso a políticas, gerenciamento de ausências, etc. Por outro lado, um sistema de gestão de folha de pagamento HRMS tem um escopo mais amplo e tem a folha de pagamento como uma das funcionalidades.

Após a lista de recursos, o próximo elemento crítico que as empresas devem saber é o custo de desenvolvimento de software de gerenciamento de folha de pagamento. Esta avaliação ajudaria a decidir o ROI dos esforços de desenvolvimento.

Qual seria o custo de desenvolvimento de software de folha de pagamento em nuvem?

O custo de desenvolvimento de software de folha de pagamento em nuvem pode variar enormemente com base em aspectos como recursos, complexidade, pilha de tecnologia, taxas da equipe de desenvolvimento e abordagem de gerenciamento de projetos. Aqui está uma análise dos estágios do ciclo de vida de desenvolvimento de software (SDLC) e dos custos associados.

*Isenção de responsabilidade* – O custo de desenvolvimento de software de gerenciamento de folha de pagamento mencionado aqui é apenas uma estimativa aproximada. A faixa real só pode ser fornecida com base nas necessidades exatas do seu negócio.

Além disso, fatores como escalabilidade, segurança e requisitos de conformidade também podem impactar o custo do desenvolvimento. É essencial trabalhar em estreita colaboração com uma equipe de serviços de desenvolvimento de software para obter uma estimativa mais precisa e adaptada às necessidades do seu projeto.

Fase de planejamento

Coleta e análise de requisitos: envolve entender as necessidades do cliente, definir recursos e criar histórias de usuários.

Custo: $ 5.000 – $ 15.000

Fase de desenho

• Design arquitetônico: Definir a arquitetura do sistema, incluindo design de banco de dados, APIs e componentes do sistema.
• Design UI/UX: Projetando a interface do usuário e a experiência do usuário.

Custo: $ 10.000 – $ 30.000

Fase de desenvolvimento

• Desenvolvimento frontend: Implementação da interface do usuário usando tecnologias como HTML, CSS e JavaScript.
• Desenvolvimento backend: Construindo a lógica do aplicativo, integração de banco de dados e operações do lado do servidor usando linguagens como Python, Java ou Node.js.
• Integração: Conexão com serviços de terceiros, como gateways de pagamento, calculadoras de impostos, etc.

Custo: $ 30.000 – $ 100.000

Fase de Teste

• Testes manuais e automatizados: Garantia de qualidade para garantir que o software funcione corretamente e atenda aos requisitos.
• Correção de bugs: identificação e correção de quaisquer defeitos encontrados durante o teste.

Custo: $ 10.000 – $ 30.000

Fase de implantação

Implantação em infraestrutura de nuvem: configuração de servidores, configuração de bancos de dados e implantação do aplicativo em plataformas de nuvem como AWS, Azure ou Google Cloud.

Custo: $ 5.000 – $ 15.000

Fase de Manutenção e Suporte

• Manutenção contínua: atualização do software, correção de bugs e resolução de problemas à medida que surgem.
• Suporte ao cliente: Fornecer suporte aos usuários e responder às suas dúvidas e preocupações.

Custo: Normalmente calculado como uma porcentagem anual do custo de desenvolvimento, variando de 20% a 30%.

Custo total estimado: $ 60.000 – $ 220.000

Agora, embora você obtenha uma gama precisa de design e desenvolvimento ao conversar com nossos especialistas em serviços de consultoria em nuvem SaaS, há algo que todo empreendedor de SaaS iniciante em fase de pesquisa precisará saber - como ganhar dinheiro com a folha de pagamento na nuvem esforços de desenvolvimento de software e o que lhes proporcionaria uma vantagem competitiva no mercado.

Como ganhar dinheiro com um software de folha de pagamento na nuvem?

Embora o modelo de assinatura esteja no topo da lista de obtenção de receita de um software de folha de pagamento em nuvem personalizado ou de marca branca, também existem vários modelos de monetização menos falados. Vamos dar uma olhada neles.

Baseado em armazenamento

A natureza do desenvolvimento de software de folha de pagamento em nuvem personalizado para empresas é tal que pode ser extremamente intensivo em dados. Agora, embora cada plataforma SaaS venha com um determinado espaço de armazenamento, você pode oferecer diferentes limites de armazenamento com base nas necessidades dos usuários – algo que terá um custo.

Construções personalizadas

Adicionar elementos personalizados para marcas, como seu sistema de design, geralmente vem como parte integrante da taxa de assinatura. Você pode dar um passo a mais e oferecer integrações personalizadas, funcionalidade de interface de usuário de arrastar e soltar, etc. aos usuários em troca de um valor fixo cobrado por mês ou ano.

APIs

Pode haver casos em que seus usuários queiram criar software em seu software de folha de pagamento na nuvem. Conseguir isso pode ser possível vendendo a API do seu produto em nível de assinatura ou cobrando uma comissão por cada conexão de API feita.

É importante observar que você só poderá ganhar dinheiro com o desenvolvimento de software de folha de pagamento baseado em nuvem quando tiver algo extremamente exclusivo para oferecer. Aqui estão algumas sugestões que fazemos aos nossos clientes neste domínio –

• Relatórios e painéis personalizáveis: Forneça aos usuários a capacidade de criar relatórios e painéis personalizados adaptados às suas necessidades específicas, com opções para visualizar dados da folha de pagamento em vários formatos (por exemplo, gráficos, gráficos, tabelas). Isso permite que as empresas obtenham insights mais profundos sobre suas métricas de folha de pagamento e tomem decisões baseadas em dados.
  {Leia também: Quais são as melhores práticas de visualização de dados para empresas?}
• Aplicativo móvel: desenvolva um aplicativo móvel que permita aos usuários gerenciar tarefas de folha de pagamento em qualquer lugar, como aprovar planilhas de horas, processar folha de pagamento e acessar relatórios de folha de pagamento em seus smartphones ou tablets. A acessibilidade móvel em seu sistema de folha de pagamento baseado em nuvem aumentaria a conveniência e a flexibilidade para os usuários.
• Segurança Baseada em Blockchain: Implemente a tecnologia blockchain para melhorar a segurança e a integridade dos dados da folha de pagamento, garantindo registros à prova de falsificação e fornecendo uma trilha de auditoria transparente para todas as transações.
• Processamento de folha de pagamento em tempo real: habilite recursos de processamento de folha de pagamento em tempo real, permitindo que as empresas calculem e desembolsem pagamentos instantaneamente assim que os dados da folha de pagamento forem enviados, em vez de esperar pelos períodos de pagamento programados. Esse recurso de desenvolvimento de software de folha de pagamento pode ser especialmente benéfico para empresas com estruturas de remuneração variáveis ​​ou trabalhadores da economia gig.
• Assistente ativado por voz: peça ao seu parceiro de desenvolvimento de software de gerenciamento de folha de pagamento para incorporar assistentes ativados por voz (por exemplo, usando tecnologia de processamento de linguagem natural) para permitir que os usuários interajam com o software de folha de pagamento por meio de comandos de voz, tornando mais fácil e eficiente a execução de tarefas manuais. -livre.

Perguntas frequentes

P. O que é um software de folha de pagamento em nuvem?

R. Software de folha de pagamento em nuvem refere-se ao software de gerenciamento de folha de pagamento que opera por meio de tecnologia de computação em nuvem. Esse tipo de software permite que as empresas gerenciem seus processos de folha de pagamento on-line, acessando o sistema remotamente pela Internet, em vez de instalar e manter software em computadores ou servidores individuais.

P. Quais são alguns desafios comuns de integração de software de folha de pagamento?

R. Embora não haja desafios de integração quando você faz parceria conosco, alguns desafios comuns de integração de software de folha de pagamento incluem:

• Problemas de compatibilidade: Garantir que o software de folha de pagamento seja compatível com sistemas existentes, como HRIS ou software de contabilidade.
• Sincronização de dados: Garantir a sincronização precisa e oportuna de dados entre diferentes sistemas para evitar discrepâncias.
• Preocupações de segurança: Garantir a segurança dos dados e a conformidade com os regulamentos ao integrar software de folha de pagamento com outros sistemas.
• Requisitos de personalização: Atender às necessidades específicas do negócio pode exigir personalização, o que pode complicar os processos de integração.
• Complexidade técnica: a integração de diversos sistemas com diversas tecnologias e APIs pode ser tecnicamente desafiadora.

P. Como você pode reduzir os riscos de segurança no desenvolvimento de software de folha de pagamento baseado em nuvem?

R. Para reduzir os riscos de segurança no desenvolvimento de software de gerenciamento de folha de pagamento, você pode considerar estas medidas:

1. Autenticação forte: implemente a autenticação multifator (MFA) para adicionar uma camada extra de segurança além das senhas.
2. Criptografia de dados: criptografe dados confidenciais da folha de pagamento em trânsito e em repouso para protegê-los contra acesso não autorizado.
3. Auditorias e monitoramento regulares: realize auditorias de segurança regulares e monitore as atividades do sistema para detectar e responder prontamente a quaisquer ameaças ou violações potenciais.
4. Controle de acesso: Limite o acesso aos dados da folha de pagamento apenas ao pessoal autorizado e implemente controles de acesso baseados em funções (RBAC) para garantir que os usuários tenham níveis de acesso apropriados.
5. Atualizações regulares de software: mantenha o software de folha de pagamento e a infraestrutura subjacente atualizados com os patches e atualizações de segurança mais recentes para solucionar quaisquer vulnerabilidades conhecidas.
6. Backup de dados e recuperação de desastres: Implemente planos robustos de backup de dados e recuperação de desastres para garantir que os dados da folha de pagamento possam ser restaurados em caso de perda de dados ou falha do sistema.
7. Conformidade com regulamentos: Garanta a conformidade com regulamentos relevantes de proteção de dados, como GDPR ou CCPA, para proteger a privacidade dos funcionários e evitar repercussões legais.

P. Quais fatores impactam o preço do desenvolvimento de sistemas de folha de pagamento baseados em nuvem?

R. Uma empresa de desenvolvimento de software de folha de pagamento em nuvem pode cotar entre US$ 60.000 e US$ 220.000 pelo seu produto. Essa faixa de custo dependeria de vários fatores, desde a extensão e complexidade dos conjuntos de recursos, sistema de design, número de plataformas que você construirá e o tamanho da equipe e localização dos desenvolvedores de software de folha de pagamento em nuvem parceiros.

Com isso, analisamos vários aspectos do desenvolvimento de software de gerenciamento de folha de pagamento – sua necessidade no mercado, os recursos obrigatórios, uma faixa aproximada de custos de desenvolvimento e as maneiras de obter vantagem competitiva.

O fato de termos construído mais de 12 produtos SaaS e ter experiência dedicada no desenvolvimento independente de software de folha de pagamento nos prepara para ser seu parceiro preferido conforme você se aventura no espaço que em breve será competitivo como um novo participante.

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