10 dicas para uma comunicação eficaz no local de trabalho

Praticamente todo o trabalho hoje envolve compartilhar informações e se comunicar com outras pessoas. Seja oferecendo feedback de desempenho aos funcionários, atendendo um telefonema, participando de uma reunião de equipe ou enviando e-mails sobre atualizações da empresa, 97% dos funcionários dizem que a comunicação afeta suas tarefas de trabalho (e a capacidade de realizar seu trabalho) todos os dias .

Então, o que é uma comunicação eficaz e como ela pode parecer em seu local de trabalho? Uma boa comunicação é sobre conexão e garantir que as informações relevantes cheguem aos membros certos da equipe no momento certo. Trata-se de garantir que todos se sintam capazes de fazer perguntas e se comunicar de forma eficaz para realizar seu trabalho e garantir que os trabalhadores se sintam apoiados.

Por que melhorar sua comunicação no local de trabalho?

A comunicação eficaz no local de trabalho pode reforçar a cultura da empresa, garantindo que as informações fluam sem problemas e que todos se sintam engajados e tenham os recursos necessários para realizar seu trabalho. Isso pode se traduzir em melhores resultados de negócios: usando a tecnologia social, os locais de trabalho que melhoram a comunicação podem ver a produtividade aumentar em até 25%.

Quais são alguns obstáculos para uma ótima comunicação em equipe?

Apenas 7% dos trabalhadores entrevistados nos EUA concordaram que a comunicação em sua organização é aberta, oportuna e confiável. Os problemas de comunicação podem resultar de vários fatores, incluindo:

• Mudando os locais de trabalho: o local de trabalho pós-2020 tem um foco maior em funcionários remotos, híbridos e sem mesa. Atualmente, cerca de 9% da força de trabalho está trabalhando em grande parte remotamente e 11% são totalmente remotos. 2,7 bilhões de trabalhadores, ou cerca de 80% da força de trabalho global, estão sem mesa. Esses funcionários têm necessidades de comunicação diferentes. Eles podem ser muito independentes ao trabalhar em tarefas e podem precisar de mais informações - possivelmente entregues de forma assíncrona - para fazer seu trabalho.
• Diferentes necessidades de comunicação entre os membros da equipe: os gerentes podem preferir e-mail, enquanto alguns funcionários podem preferir conversas pessoais. Alguns funcionários podem querer obter feedback mais personalizado, enquanto outros podem querer informações mais gerais sobre as expectativas do trabalho. Alguns membros da equipe querem muita comunicação, enquanto outros preferem contato mínimo, com informações entregues com base na “necessidade de saber”. As preferências de comunicação em uma equipe podem variar dependendo da personalidade, idade, formação, cultura e outros fatores, e pode ser difícil agradar a todos o tempo todo.
• A necessidade de conversas difíceis: Um grande desafio para a comunicação no local de trabalho é quando um gerente ou líder precisa ter uma conversa difícil. Seja dizendo a um funcionário que sua avaliação de desempenho indica uma necessidade de melhoria ou comunicando a necessidade de reduzir a força de trabalho, conversas com más notícias podem fazer com que os funcionários se sintam desengajados ou chateados. Quando esse tipo de comunicação não é tratado com sensibilidade, os trabalhadores podem ficar insatisfeitos e podem até querer deixar uma organização.

Se você estiver mais interessado em problemas de comunicação que podem ocorrer no local de trabalho, a Connecteam tem um guia de solução de problemas para ajudá-lo a encontrar soluções.

Vamos agora examinar como você pode construir fortes práticas de comunicação em sua empresa.

Como você pode criar uma ótima comunicação em equipe?

A comunicação eficaz no local de trabalho depende da criação de um ambiente de trabalho onde os funcionários se sintam apoiados e onde as informações e ideias fluam corretamente. Existem dez maneiras de promover esse tipo de comunicação no trabalho:

1. Crie rotas de comunicação claras e simples

Se alguém da sua equipe precisar de uma informação específica, ela sabe para onde ir ou a quem recorrer para encontrá-la? Uma boa comunicação começa com a definição de todas as formas de contato com sua equipe, seja por bate-papo, e-mail, apresentações, reuniões, avaliações de desempenho ou qualquer outra coisa. Em seguida, considere o que você precisa comunicar. Você precisa ajudar os membros da equipe a entender seus horários e turnos? Você precisa oferecer treinamento e listas de verificação para ajudar os trabalhadores a fazer seu trabalho?

É provável que uma boa comunicação em sua empresa envolva muitos tipos de interações. Pode ser útil fazer uma lista de todas as informações que você precisa compartilhar em sua organização e como você se comunica atualmente. Se você estiver usando muitas ferramentas e plataformas de comunicação, pode ser útil simplificar. Uma solução como o Connecteam, por exemplo, permite desenvolver agendas, oferecer treinamentos, conversar com funcionários em um aplicativo seguro e muito mais, tudo em uma plataforma que pode ser acessada de qualquer lugar que seus funcionários tenham um computador ou dispositivo móvel. Dessa forma, seus funcionários sempre sabem que podem obter todas as informações de que precisam em um único local. Um sistema ou um número mínimo de sistemas significa que menos coisas são perdidas e há maior clareza sobre onde os funcionários podem recorrer.

Também pode ser útil criar gráficos ou uma folha de recursos onde os funcionários possam procurar onde encontrar tipos específicos de informações. Dessa forma, há um local designado que sua equipe pode recorrer se precisar determinar onde encontrar um formulário de RH, um recurso de treinamento on-line específico ou com quem eles precisam falar sobre um problema específico que estão enfrentando.

2. Incentive a comunicação bidirecional

A melhor forma de comunicação é aquela que envolve compartilhar e ouvir. Mesmo se você tiver funcionários remotos ou sem mesa, reserve um tempo para pedir feedback e se encontrar pessoalmente ou por videoconferência.

Quando você estiver se comunicando com sua equipe, envolva-se na escuta ativa. Essa ideia foi desenvolvida pela primeira vez em 1957 por Carl Rogers e Richard Farson, e envolve prestar atenção de uma forma incorporada, positiva e totalmente presente. Com a escuta ativa, você pode melhorar o envolvimento dos funcionários, mostrando aos membros da equipe que você está abordando sua comunicação com foco, respeito e mente aberta. Você pode praticar a escuta ativa juntos como uma equipe. Este método envolve:

• Pondo de lado todas as distrações antes de se envolver em comunicação bidirecional.
• Prestar atenção totalmente e ouvir a pessoa que está falando.
• Reter julgamentos e evitar interromper ou falar até que o orador tenha parado completamente de falar.
• Deixando passar um momento antes de responder.
• Verifique com seu corpo para ver se você está tendo alguma reação, como um aperto nos ombros, durante a conversa. Isso pode evitar que você seja reativo. Se você perceber que seu corpo está tenso, dê a si mesmo um momento extra para respirar e depois trabalhe para manter a comunicação agradável e profissional.
• Resumir e esclarecer o que foi dito, reafirmando-o com suas próprias palavras, para que você possa ter certeza de que entendeu o que foi transmitido a você.
• Introduzir as suas próprias ideias e respostas apenas quando sentir que compreendeu as ideias e perspetivas do orador.

Se você tiver funcionários remotos ou sem mesa, a comunicação bidirecional depende do acesso. Um aplicativo seguro, como o Connecteam Chat, permite que os funcionários entrem em contato com você quando necessário e permite que você pratique a escuta ativa em bate-papos individuais online e bate-papos em grupo.

3. Faça check-in regularmente

A comunicação eficaz não é apenas como você se comunica, mas também com que frequência . Você deseja encontrar um equilíbrio para se comunicar com frequência suficiente para que os funcionários se sintam ouvidos, apoiados e engajados, mas não com tanta frequência que os funcionários se sintam incomodados porque suas tarefas de trabalho são interrompidas por reuniões frequentes. Para se comunicar de forma eficaz em tempo hábil, você deve configurar alguns tipos de canais de comunicação:

• Canais assíncronos: para obter informações diárias, treinamento, atualizações e documentos que sua equipe precisa para realizar seu trabalho, tenha um local online ou presencial onde todos possam encontrar facilmente o que precisam, quando precisam. Cada item deve ser claramente rotulado e organizado de forma eficaz para que seus funcionários possam encontrar o que precisam com facilidade. Retire ou arquive material antigo e desatualizado para que sua equipe tenha sempre à mão apenas o que precisa.
• Comunicação e colaboração em tempo real: reuniões da empresa, reuniões de equipe e reuniões individuais podem ser necessárias para manter todos atualizados, anunciar grandes mudanças e colaborar em projetos ou fornecer feedback de desempenho. Você pode querer agendar reuniões em tempo real trimestralmente, mensalmente ou com mais frequência, dependendo do tamanho de sua equipe e de suas necessidades.
• Comunicação sensível ao tempo: às vezes, é necessária uma comunicação urgente sobre uma interrupção, prazo de entrega repentino ou condições climáticas que podem afetar o trabalho. A urgência pode criar estresse, portanto, tente reduzir o número de mensagens que exigem respostas imediatas, se possível. Se você precisar enviar algo urgente, considere um sistema de comunicação em tempo real, como um aplicativo de bate-papo, e envie a mensagem por vários canais, como e-mail e mensagens push, para garantir que ela chegue a todos que precisam das informações importantes .

4. Obtenha feedback sobre a comunicação da empresa

À medida que você desenvolve suas habilidades de comunicação como organização, obtenha feedback sobre as necessidades e estilos de comunicação. Pergunte à sua equipe o que eles podem querer ver – mais check-ins, menos check-ins? Pergunte se existem tipos específicos de informação ou comunicação que eles precisam, mas não estão vendo. Todos estão confortáveis ​​com o estilo de comunicação ou ainda há problemas a serem resolvidos? Embora você possa não conseguir atender às preocupações de todos, se vir um padrão surgir, talvez queira fazer alterações.

Acima de tudo, você vai querer medir regularmente a comunicação da equipe. Você está vendo menos confusões, menos frustração e mais eficiência? São menos peças de informação caindo pelas rachaduras? Para avaliar corretamente, leia nosso guia para medir a comunicação da sua empresa.

5. Faça com que os estilos de comunicação priorizem as pessoas

Uma maneira de se comunicar de forma mais eficaz é eliminar o jargão e tornar suas comunicações, tanto pessoais quanto em texto, mais pessoais. Em vez de usar marcadores e frases fragmentadas, use frases completas. Em vez de usar jargões como “mudança de paradigma” ou “círculo de volta”, use uma linguagem mais simples e clara como “mudança” ou “discutir novamente”. Se você precisar usar siglas, soletre-as primeiro e inclua a sigla depois, assim: “Diversidade, Equidade e Inclusão (DEI)”. Escrever com o seu público em mente e empregar a linguagem que você usaria com um contato profissional pode tornar seu tom mais quente e envolvente. Também pode tornar sua mensagem mais clara.

Ao se comunicar com indivíduos ou equipes, torne suas mensagens pessoais verificando com a pessoa com quem você está entrando em contato primeiro. Por exemplo, se você estiver iniciando uma reunião com um membro da equipe, comece perguntando genuinamente “Como você está?” e ouvir plenamente a resposta. Construir relacionamento com cuidado autêntico para sua equipe pode facilitar a comunicação, à medida que você conhece seu público e suas necessidades.

6. Trabalhe em habilidades pessoais em equipe

Trabalhar coletivamente em habilidades como inteligência emocional, habilidades de fala e escrita pode ajudá-lo a compartilhar ideias e informações de forma mais eficaz em equipe. Você pode contratar instrutores para realizar sessões destinadas a melhorar suas habilidades de comunicação e estabelecer diretrizes para a comunicação em conjunto. Os aplicativos de treinamento de funcionários permitem que você crie cursos centrados em habilidades de comunicação e até acompanhe a participação.

7. Crie uma comunicação inclusiva

De acordo com o Título I do Americans with Disabilities Act (ADA), os empregadores nos EUA são obrigados a fazer adaptações razoáveis ​​para os trabalhadores que vivem com deficiência, o que significa que você pode ter a obrigação de tornar sua comunicação acessível. Você pode oferecer legendas ocultas em gravações de reuniões e oferecer anotações escritas on-line após discursos ou comunicação verbal para que todos os funcionários possam acessar as informações. As Nações Unidas têm um guia online cheio de ideias adicionais para tornar a comunicação inclusiva, e a ADA tem uma visão geral da comunicação eficaz.

8. Aborde todas as formas de comunicação

Você também pode pensar em uma comunicação inclusiva e eficaz no local de trabalho, considerando os quatro principais tipos de comunicação:

Comunicação verbal, incluindo chamadas, apresentações e conversas interpessoais

Você pode praticar as chamadas e apresentações com antecedência e revisá-las para garantir que nenhuma linguagem exclua ninguém. Ofereça conjuntos de slides ou uma versão escrita da apresentação para permitir que todos os funcionários revisem as informações ou as consultem conforme necessário.

Comunicação escrita, incluindo e-mails, cartas e relatórios

Ao escrever, esteja atento à boa etiqueta de escrita: evite usar maiúsculas, por exemplo, ou pontos de exclamação excessivos. Sempre verifique seu material antes de enviá-lo para garantir que não haja erros ou quaisquer expressões que possam ser preocupantes para alguns de seu público. Por exemplo, evite usar termos como “pow-wow” e “grandfathered in”, pois eles têm raízes no preconceito racial e podem fazer algumas pessoas se sentirem excluídas. Fique alerta para qualquer frase que possa ser racista, racista, anti-idade ou de outra forma prejudicial. Como a linguagem está sempre mudando, pode ser útil consultar um guia ao escrever; a American Psychological Association tem uma visão geral útil da linguagem inclusiva. Se possível, peça a alguém que examine seu material escrito em busca de problemas antes de compartilhá-lo.

Ao enviar informações por meio da palavra escrita, considere como ela pode ser acessada por alguém com deficiência visual. Existe algum software ou aplicativo que os funcionários possam usar para ler as anotações escritas em voz alta? Isso pode ajudar não apenas aqueles que vivem com deficiência visual, mas também outros membros da equipe. Ao ter várias maneiras de acessar as informações, os funcionários podem escolher a maneira que funciona melhor e se sente mais confortável para eles.

Quando apropriado, crie documentos dinâmicos onde você permita que outras pessoas comentem, adicionem ou editem o texto. Isso permite feedback assíncrono que dá a todos a chance de participar e oferece aos membros da equipe outra opção de comunicação.

Comunicação visual, incluindo vídeos e fotos

Ao compartilhar fotos e recursos visuais, considere se a imagem pode ofender. Há alguma piada à custa de outra pessoa? Se for uma foto ou vídeo de todos da equipe, você tem permissão de todos para compartilhá-lo?

Ao compartilhar comunicação visual, use legendas ocultas ou uma descrição de fotos estáticas para ajudar as pessoas com deficiência visual. Isso também ajuda qualquer pessoa que esteja usando uma conexão de Internet mais lenta e não consiga visualizar facilmente imagens que demoram a carregar.

9. Aborde as pistas de comunicação não-verbal

A comunicação não verbal, incluindo sua postura, linguagem corporal e expressões faciais, é responsável por 55% da sua mensagem, com apenas 7% composta pelas palavras que você usa. No entanto, muito poucos profissionais estão cientes da impressão que podem estar causando.

Com a permissão de outros participantes, grave reuniões e apresentações para avaliar seu tom de voz, tom, gestos e linguagem corporal. Obtenha feedback de um treinador ou de outras pessoas da sua equipe. A sua comunicação não-verbal dificulta a compreensão ou o envolvimento da sua mensagem?

Trabalhar com um coach pode torná-lo um orador mais eficaz. Um treinador de mídia também pode ajudá-lo a dominar a linguagem corporal, a expressão facial e a confiança para uma melhor comunicação verbal e não verbal.

10. Esteja ciente de sua própria comunicação interna

A comunicação interna não costuma ser discutida quando falamos sobre comunicação da empresa, mas pode afetar a maneira como você interage com os outros, às vezes de maneiras que você pode não estar ciente. Todos nós temos a tendência de criar “histórias” sobre o que vivenciamos. Por exemplo, se alguém estiver com os braços fechados, podemos interpretar isso como alguém chateado, mesmo que não seja o caso. Você pode fazer essa suposição sem estar ciente disso, e sua interação com a outra pessoa pode ser afetada por sua interpretação subconsciente.

É preciso alguma prática para perceber quando você está contando histórias para si mesmo. Um bom hábito ao se comunicar com alguém é fazer algumas perguntas com frequência (e silenciosamente):

• Quais são os fatos sobre essa situação?
• Eles são realmente fatos ou suposições?
• Que história estou contando a mim mesmo sobre essa situação?
• A história que estou contando a mim mesmo é verdadeira ou há outra explicação possível?

Se você se pegar contando uma história em vez de se ater aos fatos, pode ser útil presumir as melhores intenções dos outros e depois esclarecer. Às vezes, se você perceber que está se desviando dessa maneira, pode fazer o check-in dizendo algo assim: “Se estou ouvindo corretamente, você quer dizer. . .mas vejo-me a interpretar as coisas como . . . Podemos esclarecer, por favor, para ter certeza de que estou na mesma página?” Essa abordagem direta pode reduzir a falta de comunicação, e é por isso que você pode querer ensinar toda a sua equipe a adotá-la.

A última palavra

A maior parte do seu dia provavelmente é gasto recebendo informações ou compartilhando-as com outras pessoas. Fios cruzados, chamadas perdidas e interpretações errôneas acontecem, mas com técnicas de comunicação eficazes em sua organização, você pode ser um local de trabalho onde os membros da equipe experimentam clareza, informações oportunas e recursos confiáveis ​​quando precisam.