Rastreamento de tempo compatível: acertando com os relógios de ponto

“Lembre-se, que tempo é dinheiro” , escreveu Benjamin Franklin em seu ensaio em 1748. Isso é especialmente verdadeiro para o mundo dos negócios;perder tempo significa perder dinheiro, perder para a concorrência e ficar para trás. A folha de pagamento é a maior despesa da maioria das empresas porque a maioria dos funcionários está sendo paga por hora.

Avanço rápido de Ben Franklin escrevendo seu ensaio, agora é 2021 e a onda de tecnologia está no auge. É hora de finalmente trocar o quadro de horários de caneta e papel por uma solução de software de rastreamento de tempo inteligente. Na verdade, muitas empresas, assim como a sua, estão fazendo a mudança. Não há falta de tecnologia de rastreamento de tempo; variando de aplicativos móveis a sistemas biométricos portáteis com integração de sistema de folha de pagamento.Embora escolher o caminho certo para o seu negócio possa ser assustador, não se trata apenas de combinar as necessidades do seu negócio com uma solução.

Quando se trata de gerenciar tempo e presença, você deve garantir que sua empresa siga todas as regras e regulamentos governamentais. Além disso, estamos falando de pessoas aqui, portanto, sua solução preferida precisa ser fácil de usar e confortável, além de compatível com os sistemas existentes.

Antes de discutirmos as muitas aplicações (e poucos desafios) dos sistemas de rastreamento de tempo, é importante entender o que leva as empresas a adotar essa solução em detrimento das alternativas.

Por que você precisa de um relógio de ponto em seu negócio

O Fair Labor Standards Act (FLSA) exige que as empresas mantenham registros precisos das horas de trabalho dos funcionários, mas permite que os proprietários escolham seu próprio método de cronometragem.

“Os empregadores podem usar qualquer método de cronometragem que escolherem. Por exemplo, eles podem usar um relógio de ponto, fazer com que um cronometrista controle as horas de trabalho do funcionário ou dizer a seus funcionários que escrevam seus próprios tempos nos registros. Qualquer plano de cronometragem é aceitável, desde que seja completo e preciso.” - DOL

As regras de Conformidade da FLSA exigem que você mantenha a documentação de controle do tempo de trabalho por pelo menos dois anos , e ela precisa estar facilmente disponível para inspeção dos representantes do governo.Claro, você pode usar quadros de horários em papel ou cartões perfurados, mas lembre-se de que eles não apenas causam muitas dores de cabeça administrativas, como também podem ser facilmente extraviados ou perdidos ou incluir erros.

“Os registros nos quais se baseiam os cálculos salariais devem ser mantidos por dois anos, ou seja, cartões de ponto e fichas de trabalho por peça, tabelas salariais, horários de trabalho e horários e registros de acréscimos ou deduções de salários. Esses registros devem estar abertos para inspeção pelos representantes da Divisão, que podem solicitar ao empregador fazer extensões, cálculos ou transcrições. Os registros podem ser mantidos no local de trabalho ou em um escritório central de registros.” - DOL

Além disso, se você estiver trabalhando em um contrato com o governo, a DCAA (Defense Contract Audit Agency) é obrigada a garantir que sua empresa siga as regras necessárias de cronometragem e contabilidade, chamadas de requisitos DCAA. Isso é conhecido como Conformidade DCAA.

Você não quer descobrir que perdeu todos os registros de horário de trabalho dos funcionários do ano passado em uma enchente de esgoto ou que um funcionário insatisfeito queime todos os cartões perfurados de seus colegas de trabalho (sim, isso também acontece). Além da inconveniência causada pela perda de dados, esse tipo de situação pode causar muitos problemas quando agentes do governo decidem aparecer para uma auditoria surpresa.

De acordo com a FLSA,os funcionários devem ser pagos em tempo e meio pelas horas trabalhadas acima de 40 em uma semana .Eles são pagos por esse tempo em salários regulares por hora e uma metade adicional de sua taxa normal de pagamento. Deixar de calcular e pagar horas extras pode ser muito prejudicial para o seu negócio, mesmo que o governo não bata na porta. Basta um funcionário insatisfeito que pense que você o pagou injustamente. Não é nada incomum; de acordo com a pesquisa da NERA,42% dos processos judiciais de salários e horas estão relacionados a horas extras, portanto, tente não ser processado.

Os regulamentos da FLSA exigem que você pague horas extras mesmo quando não for autorizado, o que pode ficar muito caro. Um sistema que o alerta sobre funcionários que fazem horas extras não autorizadas tem o potencial de economizar bastante dinheiro. Com os dados certos ao seu alcance, você pode até descobrir que é mais econômico contratar outro trabalhador do que pagar horas extras aos que você já emprega .

Por que você quer um relógio de ponto em seu negócio

Embora o rastreamento manual de horas ainda exista e seja usado em algumas partes do mundo, as tecnologias evoluíram muito e se adaptaram para superar os problemas mais populares de cronometragem e, principalmente, os desafios e erros da folha de pagamento.

Rastrear as horas a pagar de seus funcionários usando planilhas ou (Deus me livre!) Pode ser suficiente se você tiver uma pequena empresa local e os recursos para investir no gerenciamento de cálculos de quadro de horários quando for a hora de preencher os cheques.

Embora escrevê-los definitivamente leve algum tempo também. De acordo com o Score.org, 17% das pequenas empresas gastam de 6 a 10 horas por mês com a folha de pagamento, enquanto 11% gastam mais de 10 horas por mês.

Agora imagine que quando sua força de trabalho cresce a uma taxa exponencial porque seu negócio é tão escandalosamente bem-sucedido, você não quer ter que parar as comemorações para se sentar com dezenas (ou centenas) de relatórios de frequência e uma calculadora no colo.

Como você é o tipo de gerente que visa o sucesso e planeja o futuro, provavelmente deseja verificar uma solução simples, mas escalável, antes que ela se torne urgente.

Normalmente, você pode dizer quanto precisará pagar aos seus funcionários no final do mês (ou semana) observando os horários de trabalho e fazendo as contas. Mas o que acontece quando uma epidemia repentina mata um número aleatório de seus funcionários todos os dias, forçando seus colegas de trabalho a fazer horas extras? Quanto você terá que pagar por horas extras e licença médica pode mudar de hora em hora conforme os funcionários avisam que estão doentes .

Um software de relógio de ponto inteligente pode ajudá-lo a calcular as despesas com os salários dos funcionários em tempo real e calcular automaticamente os totais semanais ou mensais - para que você possa ajustar seu orçamento de acordo e evitar surpresas indesejadas na hora de pagar ou pagar a mais por erro.

Mais do que registrar entrada e saída

As soluções de rastreamento de tempo de hoje não são o relógio de ponto do seu avô no chão de fábrica. Os sistemas de hoje incluem uma variedade de recursos e habilidades, destinados a tornar mais fácil para seus funcionários relatar com precisão as horas de trabalho e mais fácil para você monitorar e gerenciar a frequência e a eficiência.

Descubra quais são as 15 melhores soluções de controle de tempo aqui.

Antes de escolher a solução para implantar em sua empresa, considere as necessidades de sua empresa e a natureza de seu relacionamento com os funcionários.Por exemplo, se você tem uma equipe relativamente pequenade funcionários dedicados e honestos, implantar um sistema de relógio de ponto biométrico seria um enorme desperdício de dinheiro, mesmo que pareça legal e futurista .

Vale a pena considerar alguns recursos para a maioria das empresas, independentemente da conformidade ou das necessidades comerciais específicas.

Uma das principais vantagens dos aplicativos de relógio de ponto é que os funcionários têm maior probabilidade de registrar suas horas de trabalho com precisão quando o fazem em tempo real. Mas o que acontece quando você tem funcionários em campo, trabalhadores sem escritório ou funcionários remotos, que não podem fazer fila no ponto de ponto do escritório?

Muitas das soluções de relógio de ponto oferecidas hoje permitem acesso seguro entre canais aos sistemas de rastreamento de tempo, permitindo queos funcionários entrem e saiam de seu dispositivo móvelou computador de mesa (se tiverem um). Alguns até oferecem geofencing para que você saiba não apenas quando o funcionário registrou o ponto, mas também de um local designado.

Mesmo se você usar um relógio de ponto físico, poder acessar o sistema remotamente é útil. Os funcionários podem usar um aplicativo para marcar o ponto, caso se esqueçam, e os gerentes podem verificar em tempo real quais funcionários estão com o ponto no momento. Além disso, a maioria dos relógios de ponto on-line também marca a localização do GPS do funcionário para que você possa ter certeza de que ele estava realmente no local quando entrou e saiu, em vez de tomar um café no Starbucks a cerca de 8 km de distância.

Quando se trata de gerenciar uma força de trabalho crescente, automatizar ao máximo o processo de folha de pagamento torna-se uma prioridade.Ter uma conexão suave entre seu relógio de ponto e outros sistemas de RH economiza tempo e dinheiro , mas não apenas isso.Garantir que as informações fluam sem problemas e que os processos sejam claramente definidos no sistema pode evitar perda de dados, registros duplicados e possíveis adulterações de funcionários.

Além disso, não ter que perseguir seus funcionários para entregar seus quadros de horários parece o sonho perfeito tornado realidade. O uso de um aplicativo de relógio de ponto apenas torna todo o processo mais rápido, preciso e menos demorado.

Muitas das soluções de controle de tempo oferecidas hoje permitem que notificações automáticas para funcionários e/ou gerentes sejam enviadas sob condições específicas. Por exemplo,um gerente pode ser notificado se um funcionário trabalhou mais de 40 horas esta semana e agora está marcando hora extra.Os funcionários podem ser notificados se o ponto estiver fora do horário de turno pré-atribuído .

Essas notificações podem ser enviadas por e-mail, notificação de aplicativo móvel ou mensagem de texto e podem, potencialmente, evitar discrepâncias e erros na hora de contar as horas trabalhadas.

Como mencionado, os relógios de ponto modernos vãomuito além dos sistemas de entrada e saída de cartões perfurados .Algumas soluções oferecem rastreamento de tempo baseado em tarefas, permitindo que você pague um salário diferente para tarefas diferentes, meça a eficiência dos funcionários e otimize sua força de trabalho.

Gerenciando o Fator Humano

Tecnológico ou não, a principal fonte de problemas de tempo e atendimento são as pessoas. Nós, humanos, somos inerentemente imperfeitos, ansiosos e ocasionalmente desonestos. Claro, você faz o seu melhor e nunca compromete seus funcionários. Apesar disso, existem alguns obstáculos comuns no caminho para a integração do relógio de ponto inteligente.

As pessoas não gostam de se sentir espionadas. Funcionários que estão acostumados a relatar suas próprias horas de trabalho, ou simplesmente não gostam da sensação de ter seu valor para o local de trabalho quantificado por hora, podem mostrar resistência ao relógio de ponto recém-introduzido. Além disso, como os relógios de ponto geralmente são vistos como mais benéficos para o empregador do que para o empregado, muitos trabalhadores os consideram desnecessários. Existem várias maneiras de lidar com esse problema.

Primeiro, crie uma política de relógio de ponto para sua empresa e faça com que seus funcionários a leiam e assinem como parte de seus processos de integração. Além disso, tente aliviar as preocupações dos funcionários, comunicando os benefícios que um sistema inteligente de rastreamento de tempo oferece a eles.

Finalmente, e mais importante, verifique como as grandes empresas fazem isso. Um dos maiores desafios para grandes empresas com milhares de funcionários é implementar uma mudança interorganizacional. Não é de admirar, como você fará com que milhares de funcionários adotem uma mudança na maneira como fazem as coisas?

Na verdade, toda uma disciplina chamada gerenciamento de mudanças foi desenvolvida para criar as melhores práticas para promover a mudança organizacional.O ponto principal é que, se você deseja que seus funcionários participem de um novo relógio de ponto ou qualquer alteração, primeiro você deve envolver os funcionáriosefazê-los se sentirem investidosem sua empresa e em seus objetivos . Trabalhadores engajados são trabalhadores mais produtivos e felizes.

Isso é senso comum. No entanto, os trabalhadores engajados também podem se tornar “embaixadores da mudança” e ajudá-lo a promover a mudança organizacional.

Essa é a lógica por trás da popularidade do Facebook. Uma vez que todos os seus amigos estavam a bordo com a nova mídia social, você não queria ficar para trás.Se você conseguir integrar um grupo inicial de funcionários, seus embaixadores da mudança, o novo software de ponto e presença não será deixado para trás pelo restante de seus funcionários.

É assim que você apresenta com sucesso um novo relógio de ponto para seus funcionários:

1. Apresente o novo relógio de ponto a uma amostra de seus funcionários que você acha que será responsivo.
2. Peça-lhes que testem o relógio de ponto por um curto período de teste.
3. Aprenda com a experiência experimental.
4. Crie antecipação para o novo relógio de ponto com o restante de seus funcionários que não foram “escolhidos” para o piloto inicial.
5. Lance o novo relógio de ponto para todos os seus funcionários.

Siga estas etapas e garantimos que seus funcionários adotarão a nova solução de ponto.

Se você nunca encontrou funcionários trapaceando com horas de trabalho relatadas, você pode pensar que “socos de amigos” é um codinome para um “Clube da Luta”. Não é, mas muito parecido com o “Clube da Luta”,a primeira regra do “soco no amigo” é que os funcionários não falem sobre soco no amigo e outras técnicas de roubo de tempo.

Existem muitas maneiras de combater a prática de entrar e sair de um colega de trabalho na tentativa de literalmente roubá-lo:

1. Você pode exigir selfies para cronometrar para garantir que o nome no carimbo de data/hora e o rosto na imagem correspondam.
2. Você pode considerar geofencing ou rastreamento geográfico de breadcrumb ao vivo como parte de sua rotina de rastreamento de tempo.
3. Você pode ir tão longe quanto usar relógios de ponto biométricos.
4. Introduzir relógios de ponto vestíveis para evitar o roubo de horas.

Em nossa experiência,a melhor solução não é técnica, mas cultural. Uma definição clara de práticas proibidas de rastreamento de tempo, como socos de amigos na política de rastreamento de tempo assinada pelos funcionários, e uma políticade tolerância zero para comparecimento e roubo de tempode qualquer tipo , são o melhor caminho a percorrer.

No entanto, observe que um aplicativo de relógio de ponto pode marcar a localização do funcionário quando ele entra e sai e, além disso, o aplicativo não arredonda um segundo ou um minuto. As horas são calculadas a partir do segundo em que seu funcionário marca o ponto até o segundo em que ele sai.

Bons funcionários estão mais preocupados com a qualidade de seu trabalho do que com a precisão de seus relatórios de horas de trabalho. Portanto, não é de admirar que até mesmo os funcionários mais dedicados às vezes deixem de marcar ponto ou ponto, mesmo quando sabem que isso é exigido pela política de ponto da empresa. Isso pode ficar confuso quando o processo de entrada e saída não é tranquilo o suficiente ou fácil de pular, você tem um grande número de funcionários e as chances de alguém esquecer de bater o ponto são altas…

Isso é chamado de "vazamento de tempo" e, na verdade, é um grande problema para muitas empresas - com mais de 38% da receita faturável potencial perdida devido ao tempo não rastreado gasto em e-mails, reuniões e atrasos no preenchimento de planilhas de horas, empresas que podem resolver isso problema e resolvê-lo podem ganhar muito com um aumento de receita de até 61%.

A maioria das soluções de controle de tempo on-line permite que gerentes e/ou funcionários façam login no sistema para atualizar e alterar registros (de acordo com as permissões, é claro) quando necessário. Esses sistemas também costumam manter um registro histórico dessas alterações para fins de compliance.

Além disso, um aplicativo de relógio de ponto permite que você envie uma notificação por push para seus funcionários meia hora, ou qualquer hora que você escolher, antes que eles cheguem ao ponto, para que sejam lembrados de fazê-lo!

Uma solução de rastreamento de tempo poderosa e robusta, como o Connecteam, oferece aos proprietários de negócios a capacidade de rastrear funcionários que estão trabalhando ao longo do dia com rastreamento geográfico Breadcrumbs ao vivo e efeito mínimo em seu plano de dados ou duração da bateria. Isso fornece aos funcionários que estão em trânsito uma rede de segurança de backup se algo acontecer com eles durante o dia e fornece aos gerentes e proprietários de negócios uma supervisão completa de onde (e quando) seus funcionários estão localizados.

Linha de fundo no rastreamento de tempo compatível

É verdade (e bastante óbvio) que empresas diferentes têm requisitos diferentes. Alguns têm funcionários que trabalham em campo e para marcar ponto e ponto remotamente. Outros querem acabar com a fila do ponto de ponto no final da jornada de trabalho, com os funcionários aguardando a vez de bater o ponto.

Existem algumas outras coisas que você deve ter em mente antes de escolher um relógio de ponto. É importante lembrar que você deve estar em conformidade com as regulamentações, especialmente se estiver trabalhando com um contrato do governo. Além disso, um relógio de ponto robusto terá a capacidade de registrar horas extras e até mesmo notificar os gerentes se um funcionário estiver prestes a fazer horas extras. Você pode até enviar notificações push em tempo real aos seus funcionários para lembrá-los de bater o ponto antes de fazerem horas extras. Ao escolher o relógio de ponto certo, será mais fácil processar planilhas de horas e folha de pagamento com mais eficiência e rapidez, especialmente com a integração do QuickBooks Online e Gusto da Connecteam. Além disso, não haverá surpresas porque você poderá calcular digitalmente as horas dos funcionários em tempo real. Reduzindo assim erros manuais de caneta e papel ou folhas de horas perdidas.

Um relógio de ponto poderoso também permitirá que o gerenciamento rastreie o tempo gasto por um funcionário em tarefas, fornecendo ao gerenciamento informações valiosas sobre como o tempo está sendo gasto pelos funcionários no relógio. Com o relógio de ponto certo, você pode abolir completamente os socos de amigos e o roubo de tempo. Economizando assim muito dinheiro para sua empresa em tempo roubado.

Se os funcionários estiverem tendo dificuldades para embarcar em seu novo sistema de controle de tempo, reveja as etapas mencionadas acima para garantir que seus funcionários fiquem entusiasmados e ansiosos pela nova mudança que ocorrerá. Experimente o novo sistema com apenas alguns funcionários, crie entusiasmo e expectativa para a nova tecnologia e, em seguida, lance o novo relógio de ponto para todos os seus funcionários.

Lembre-se de que não existe um "tamanho único", mas mesmo que você não esteja procurando recursos extras e sinos e recursos extras em suas soluções de controle de tempo de sua escolha, você ainda precisa cumprir as leis trabalhistas federais. Uma tarefa muito mais fácil com soluções de relógio de ponto online.

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