Dimensione sua empresa de limpeza com o aplicativo líder em serviços de limpeza

Abrir uma empresa de limpeza pode ser uma decisão lucrativa, pois há muito trabalho com muita demanda, além de baixa sobrecarga e nenhum dos custos operacionais usuais. No entanto, gerenciar uma empresa de limpeza vem com seu próprio conjunto de desafios. Desde contratar e treinar a melhor equipe, planejar e perturbar um cronograma eficaz, rastrear o tempo com precisão para facilitar a folha de pagamento, manter uma comunicação interna saudável, envolver clientes recorrentes e garantir a satisfação do cliente, e a lista pode continuar.

Muitos donos de empresas de limpeza descobriram que confiar em papel e caneta ou mesmo em planilhas do Excel com mensagens de texto intermináveis ​​e grupos confusos do WhatsApp não está funcionando. Simplesmente não resolve! Dados os avanços da tecnologia, recorrer a uma solução digital para gerenciar as operações diárias é um acéfalo.

Centenas de empresas de limpeza estão usando o Connecteam para combater os desafios do dia a dia de administrar uma empresa de limpeza. Como tal, criámos um guia com base na sua utilização para lhe forneceras melhores práticas para ultrapassar desafios e escalar o seu negócio de limpeza.

Desafios enfrentados pelas empresas de limpezaantes do Connecteam

• Os relatórios do campo são frequentemente mal colocados

“Quando um faxineiro precisa enviar um relatório, como um formulário de confirmação de limpeza, geralmente só recebo mais tarde naquele dia, se tiver sorte. E se eles cometeram um erro ou se esqueceram de assinar o formulário, tenho que persegui-los para obter essas informações, então demoro o dobro do tempo para processar as informações.

“Às vezes, meus funcionários me enviam confirmações por mensagem de texto, o que se torna difícil de rastrear e é muito confuso!”

• O rastreamento de horas pode levar a erros

“O controle de tempo e a folha de pagamento podem levar um ou dois dias inteiros, porque tenho que vasculhar centenas de planilhas do Excel ou rabiscos no papel e, às vezes, podem ocorrer erros. Não é nada eficiente.”

“É apenas um jogo interminável de pingue-pongue com meus funcionários se eu perceber um erro ou precisar que eles peguem horas.”

• Atribuir turnos leva horas

“Se abre um turno, tenho que procurar um substituto, e lidar com tantos funcionários e locais torna essa tarefa uma tarefa que realmente quero evitar.”

• A integração é longa e demorada

“Preciso de novos faxineiros para trabalhar no mesmo dia, mas, em vez disso, estamos presos em uma sala e perdemos um dia inteiro apenas revisando pequenas coisas como o que está no manual do funcionário. É um desperdício total quando metade dos meus novos contratados se demite no primeiro mês.”

• A comunicação interna é confusa

“Quando preciso enviar uma atualização urgente, tenho que ligar para todos os meus faxineiros, um por um, ou organizar uma chamada em conferência ou enviar mensagens de texto, mas não tenho ideia de quem recebeu a mensagem ou até mesmo se preocupou em lê-la.”

“Meus faxineiros lutam para entrar em contato comigo às vezes porque estou tão ocupado gerenciando uma dúzia de tarefas diferentes que, quando volto para eles, já é irrelevante.”

• Fornecer o melhor atendimento ao cliente pode ser difícil

“Há muita concorrência por aí e eu realmente quero ter uma vantagem competitiva, mas preciso de uma ferramenta que possa me ajudar a gerenciar tudo para que eu possa me concentrar no quadro geral.”

Somente quando encontramos o aplicativo de serviços de limpeza da Connecteam é que nossos maiores desafios gradualmente se tornaram coisa do passado! – BnB Clean Services

Leia mais sobre a experiência do BnB Clean Service com o aplicativo de serviços de limpeza Connecteam aqui.

Como a Connecteam ajuda os gerentes de limpeza a enfrentar os desafios do local de trabalho

1. Automatize listas de verificação, relatórios e formulários diários

As operações do dia-a-dia são uma função essencial para administrar com eficiência sua empresa de limpeza, portanto, listas de verificação e relatórios são comumente usados ​​para diminuir o atrito das atividades do dia-a-dia, automatizar o fluxo de informações, aprimorar o tempo de resposta e criar supervisão.

A seguir, exemplos de listas de verificação e formulários que as empresas de limpeza criam regularmente:

• Formulário de confirmação de limpeza
• Listas de verificação de limpeza diária
• Listas de verificação de limpeza semanais
• Listas de verificação mensais de limpeza
• Inspeção do local ou instalação
• Devolução de equipamentos e pedido de equipamentos
• Ticket de pedido de reparo
• Informar um problema
• Lista de verificação de contagem de inventário
• Formulário de pedido de estoque (itens e quantidade)
• Formulário de entrega de estoque
• Aprovação do atendimento ao cliente
• Relatório de incidente
• Reembolso de despesas
• Avaliação de desempenho do funcionário

Todas as listas de verificação, relatórios e formulários são registrados digitalmente, podem ser facilmente compartilhados como PDF ou também exportados para o Excel. Além disso, não há limite de quantos documentos são armazenados e o número de envios não afeta o preço.

Além disso, você pode compartilhá-los com seus clientes para que eles sintam que suas necessidades estão sendo atendidas.

2. Acompanhe as horas com precisão

O controle de tempo está disponível no smartphone de um funcionário, portanto, o controle de tempo e as folhas de pagamento são muito mais fáceis de gerenciar com precisão.

• Relógio simples dentro e fora com um carimbo de localização GPS
• Envio de lembretes automáticos para garantir que os funcionários cheguem e saiam no horário
• Utilizando tags, anexos de turno e notas para saber exatamente quanto tempo foi alocado para cada cliente ou o tipo de trabalho
• Para gerenciar e aprovar solicitações de férias e folgas
• Exportação de folhas de pagamento, por turno ou total.
• Integração com QuickBooks Online e Gusto para processamento de folha de pagamento fácil e direto

3. Atribua facilmente turnos e chamadas de serviço

Para despachar e gerenciar as chamadas de um usuário do serviço, as empresas de limpeza contam com o recurso de agendamento de tarefas do Connecteam para fornecer todas as informações relevantes aos faxineiros de maneira fácil e em um só lugar:

• Atribuir produtos de limpeza para serviços com base em diferentes requisitos
• Fornecer todas as informações relevantes, incluindo horário, endereço e instruções especiais para cada local e cliente.
• Envio de lembretes e notificações para garantir que os faxineiros cheguem a tempo e também para notificar o gerente se alguém estiver atrasado.
• Manter registros de hora e local de entrada e saída e habilitar anotações e comentários de turno quando informações adicionais forem necessárias.
• Saiba quando os funcionários chegam e completam um turno – além disso, os funcionários podem adicionar fotos e comentários para cada turno, se necessário.
• Permitir que os funcionários aceitem ou rejeitem turnos (opcional – pode ser desabilitado).

4. Garantir a conformidade em todos os níveis

Conformidade é uma obrigação para a maioria das empresas de limpeza, portanto, formulários 'Ler e assinar' e cursos periódicos de atualização são comuns. Todos os documentos são registrados e enviados automaticamente como uma cópia em PDF para e-mail(s) predefinido(s) por meio do aplicativo. Além disso, qualquer formulário pode ser personalizado e relatórios resumidos podem ser exportados a qualquer momento.

• Reconhecimento do manual do funcionário
• Usando materiais perigosos
• Saúde e segurança
• Acordo uniforme
• política de assédio sexual
• Relatório de descobertas do incidente
• Outros lêem e assinam documentos.

5. Integre e treine sua equipe com eficiência

As empresas de limpeza geralmente enfrentam uma alta taxa de rotatividade e devem ter um nível de serviço superior para cada trabalho, portanto, é importante usar o Connecteam para simplificar seu processo de integração. Com o app, tudo fica mais eficiente e rápido.

• Uma carta formal de boas-vindas a bordo
• Nova lista de verificação do funcionário
• Formulário de informações pessoais
• Formulários de conformidade de verificação de antecedentes e segurança
• Pedido uniforme do funcionário e formulário de acordo
• Acordo de não divulgação
• Declaração de férias pré-reservadas
• Leia e assine os formulários apropriados

Além da integração, é importante treinar seus faxineiros sempre que necessário para que não haja lacunas de conhecimento. As empresas de limpeza usam o Connecteam para acompanhar o progresso de um funcionário e criar material de treinamento sobre coisas como:

• Treinamento de saúde e segurança
• Treinamento de uso adequado de materiais perigosos
• treinamento de assédio sexual
• Uso e manutenção de equipamentos
• Teste e questionários.

Saiba mais aqui sobre treinamento eficaz para sua equipe de limpeza.

6. Melhore a comunicação interna

A comunicação interna não é tão fácil de alcançar quando seus funcionários estão dispersos e não se sentam em um único local. Portanto, o Connecteam facilita a superação desse desafio ao incluir recursos como:

• Diretório de funcionários: é fácil encontrar os detalhes de contato de um funcionário ou cliente apenas procurando por nome, local, cargo e muito mais.
• Grupos e canais de bate-papo: crie um grupo interno para locais de trabalho ou equipe pequena para facilitar o contato de todos.Os funcionários podem avisar uns aos outros se uma estrada está fechada ou se eles estão sem um produto e alguém está por perto para ajudar.
• Notificações push e atualizações em tempo real : para anúncios formais e informais, como atualizações de RH, uma carta do CEO, reconhecimento de funcionários ou atualizações sobre a política da empresa e outros.Dê um passo adiante e envie um feedback incrível de um cliente para todos os seus funcionários para ajudar a aumentar o moral.

7. Fácil acesso aos protocolos da empresa

Para garantir a conformidade geral, é essencial ter todos os protocolos da empresa disponíveis com o clique de um botão. Além disso, quando você atualiza um protocolo, só precisa fazer uma vez no app de serviços de limpeza digital e todos ficam com a versão atualizada. Chega de imprimir dezenas de cópias físicas e incomodar os funcionários.

• Procedimentos Operacionais Padrão (POPs)
• Protocolos de segurança e emergência
• Procedimentos de limpeza de tapetes
• Manual do funcionário
• Código de Ética
• política de assédio sexual
• política uniforme

8. Melhorar a segurança no local de trabalho

As empresas de limpeza aumentam seus padrões de segurança e criam uma conscientização de 'segurança em primeiro lugar', permitindo que os funcionários relatem em tempo real, disponibilizem informações de segurança e comuniquem tópicos relacionados à segurança. Algumas das melhores práticas incluem:

• Relatórios rápidos e fáceis: em tempo real, é fácil para os funcionários enviar relatórios sobre perigos ou incidentes, e o supervisor relevante recebe o relatório imediatamente para avaliação posterior.
• Recursos digitais de segurança: garantindo que todos os protocolos, dicas e recursos de segurança estejam disponíveis em um clique, juntamente com 'lições aprendidas', descobertas de incidentes e dicas de segurança periódicas.
• Treinamento contínuo de segurança: envio regular de material de treinamento aos funcionários para garantir que não haja lacunas de conhecimento e que os funcionários estejam cientes de algumas atualizações, além de facilitar o envio de questionários para garantir que o conteúdo foi compreendido.O administrador pode acompanhar o progresso e enviar um lembrete para concluir o treinamento.
• Comunicação de segurança em primeiro lugar: com um toque, você pode distribuir e comunicar atualizações e protocolos relacionados à segurança, como relatórios de localização de incidentes, atualizações e guias sobre o uso de materiais e equipamentos perigosos, atualizações em tempo real e muito mais.

9. Simplificar as necessidades de recursos humanos

Equipes e executivos de RH preferem automatizar processos e obter melhor controle sobre questões relacionadas à força de trabalho por meio de:

• Indique um amigo: é fácil indicar amigos para uma vaga na empresa para ajudar a melhorar o alcance do recrutamento.
• Gerenciamento de solicitação de férias ou licença médica: os funcionários recebem uma atualização instantânea se uma solicitação foi aprovada ou negada.
• Formulário de informações pessoais: ao integrar novas contratações, é fácil obter informações pessoais, informações de contato, contato de emergência, documentos como formulários de impostos, identificação com foto e muito mais.
• Atualização de informações de contato: receba instantaneamente uma atualização das informações de um funcionário, como nome, endereço, conta bancária e muito mais.
• Pesquisas de satisfação de funcionários ou avaliações de desempenho.

O Connecteam é uma verdadeira solução de gerenciamento tudo-em-um que inclui vários recursos para dimensionar seus negócios. Além disso, o preço não queima seu bolso traseiro. Comece seu plano gratuito hoje!