Usando os recursos de comunicação e engajamento do Connecteam para alcançar toda a sua equipe

Se você é um RH ou um executivo de comunicação interna, provavelmente está sempre olhando para seus pares e o que pode aprender com eles – afinal, as experiências de profissionais de outras empresas são uma ótima forma de desenvolver seus métodos. Como você sabe, comunicação e engajamento eficazes são importantes no ambiente de trabalho diário. Não importa se seus funcionários estão no mesmo prédio, trabalham em casa ou estão espalhados pelo país, uma comunicação interna eficaz tem um impacto direto e imediato no sucesso de sua organização.

Reunimos exemplos de boas práticas de empresas líderes do mercado, que utilizam o app de comunicação com funcionários da Connecteam, para ajudar você a identificar o que pode ser relevante para a sua empresa – confira!

Quando se trata de comunicação e engajamento, os casos de uso comuns geralmente aproveitam uma combinação de vários recursos para melhor atender às necessidades organizacionais. Abaixo estão algumas das principais ferramentas e exemplos concretos de como elas estão sendo usadas no contexto organizacional:

1. Notícias, atualizações e anúncios
2. Bem-estar e benefícios
3. Bate-papo no aplicativo
4. Pesquisas e enquetes
5. Caixa de sugestões
6. Canais diretos para RH/liderança sênior
7. Diretório de Funcionários
8. Referências de funcionários
9. Divulgação e inscrições de eventos
10. Perguntas frequentes

O recurso nº 1 quando se trata de comunicação e engajamento é o uso de 'Atualizações'. As atualizações são uma forma de distribuir informações com notificações push, para toda ou parte da equipe. Ele pode conter qualquer mídia e é totalmente rastreável, então saberemos até onde nossa mensagem chegou.

Características e capacidades

1. Comunicação direcionada

Isso permite que você escolha o público-alvo exato, seja um indivíduo ou um grupo. Fornecer a cada funcionário uma experiência personalizada – mostrando a eles apenas o que eles devem ver.

2. Comunicação mensurável

Você enviou uma atualização, agora é hora de entender exatamente quem viu e quem não viu, quem gostou, quem comentou e quantas vezes.

3. Acompanhamentos específicos

Você pode apontar facilmente os membros da equipe que ainda não viram a atualização e fazer o acompanhamento apenas com eles, em vez de enviar novamente um e-mail para toda a empresa, enviando spam para todos aqueles que já obtiveram as informações.

4. Agende para mais tarde

Prepare-se agora e programe-se para depois, isso permite que você seja mais eficaz na maneira de trabalhar e direcionar melhor o High Attention Time (HAT) de seus usuários, que geralmente ocorre no início da manhã ou pouco antes do almoço, quando eles estão mais atentos aos seus telemóveis.

5. Lembretes automáticos

Você recebeu uma mensagem importante? Acompanhamento predefinido e automatizado. Dessa forma, um usuário receberá automaticamente uma notificação de acompanhamento se não revisar sua atualização.

6. Conteúdo envolvente

Use vídeos, imagens, GIFs, PDFs. anexos de arquivos, locais e tudo o que você precisa para tornar sua comunicação atraente. Você pode escolher se deseja permitir que as pessoas gostem/comentem ou não – para diferenciar entre mais 'comunicação formal' e 'comunicação não formal'.

Casos de uso comum:

1. Notícias e boletins informativos

As equipes usam o recurso de atualizações para enviar boletins informativos da empresa, compartilhar notícias da empresa, links de cobertura de mídia relevantes e muito mais.

2. Comunicação executiva

Freqüentemente, os executivos seniores utilizam a capacidade de abordar pessoalmente cada um dos funcionários da empresa. Isso é mais comum entre os CEOs ao compartilhar sua carta executiva com a equipe.

3. Anúncios da empresa

Alguns exemplos de tais anúncios podem incluir anunciar a abertura de um novo local ou campus, conquistar um novo cliente ou negócio, atingir um marco importante, próximo evento da empresa, etc.

4. Comemorando o sucesso

Comemorar o sucesso permite que a equipe goste, comente, se envolva e faça parte do sucesso. Alguns exemplos incluem o compartilhamento de uma ótima carta de feedback sobre o desempenho, um funcionário que forneceu um excelente nível de serviço, cobertura positiva da mídia que a empresa obteve e muito mais.

5. Reconhecimento dos funcionários

Uma das práticas mais comuns para as empresas que buscam melhorar o engajamento dos funcionários é colocar o funcionário no centro por meio do reconhecimento do funcionário. Só para citar alguns exemplos:

– Lançamentos de destaques dos funcionários
– Reconhecimento do funcionário do mês
– Comemoração dos aniversários dos funcionários
- Desejos de aniversários e recém-nascidos
- Boas-vindas aos novos membros da equipe
– Anunciar promoções

Vale ressaltar que isso é feito no nível da empresa, mas também localmente pelos gerentes intermediários para suas equipes.

6. Comunicação operacional

Dependendo do seu setor, você pode compartilhar facilmente atualizações operacionais relacionadas, como um alerta de clima drástico, uma nova promoção de coleção, uma estrada que está fechada, uma mudança de regulamento e muito mais. Mais uma vez, beneficiando-se da comunicação mensurável direcionada.

Muitas empresas investem muitos recursos para facilitar programas robustos de bem-estar e benefícios para suas equipes. Frequentemente, os profissionais de RH utilizam o Connecteam para aumentar a conscientização sobre os programas, benefícios e muito mais. Isso pode incluir:

1. Fornecer informações sobre os programas e planos existentes
2. Links no aplicativo que servem como um gateway fácil para a página de login do seu programa de bem-estar.
3. Formulários de inscrição e RSVPs para planos futuros e eventos relacionados
4. Anúncio de novos benefícios/planos de bem-estar
5. Upload do livro de bem-estar/benefícios do funcionário, tornando-o acessível para as equipes em um clique.

No mundo de hoje, o chat é um meio de comunicação comum e importante. Na maioria das organizações, os funcionários acabam usando seu chat privado para assuntos relacionados ao trabalho, como WhatsApp ou Facebook Messenger.

As empresas preferem usar o recurso de bate-papo no aplicativo do Connecteam por alguns motivos principais:

1. Separação entre trabalho e vida pessoal

Com o bate-papo no aplicativo, não há mais necessidade de utilizar o 'chat privado' para fins de trabalho, criando uma separação total entre os canais de trabalho e de vida, reduz o estresse e melhora a experiência do funcionário.

2. Grupos automantidos

Você configura um grupo de bate-papo para sua equipe de Nova York - todos os membros da equipe são atribuídos automaticamente a ele. Se alguém deixar a equipe de Nova York ou se juntar a ela, o sistema irá adicioná-lo/removê-lo automaticamente do grupo para que você não precise mais manter esses grupos.

3. Controle de palavrões

Para atender às suas necessidades organizacionais e, ao contrário dos aplicativos de mensagens privadas, você pode limitar os bate-papos individuais ou até excluir mensagens inapropriadas, se necessário.

4. Armazenamento de dados

O uso do bate-papo no aplicativo oferece controle sobre as informações trocadas no bate-papo. Assim, se alguém sai da empresa, todos os dados compartilhados no chat não são armazenados no telefone do funcionário, como no caso de aplicativos de mensagens privadas, onde é impossível negar o acesso do funcionário aos dados.

As melhores práticas de utilização do bate-papo no aplicativo incluem:

1. Bate-papo individual: permitindo que os membros da equipe se comuniquem de maneira fácil e rápida.
2. Canais de equipe: comunicação unilateral dos administradores do grupo para os membros do canal.Principalmente relevante para grupos muito grandes, quando apenas alguns indivíduos podem enviar atualizações para o restante da equipe
3. Grupos de equipes: grupos de equipes são os grupos mais comuns usados ​​no chat.Seja para gerentes e suas equipes, para uma instalação específica ou um grupo entre empresas, os grupos de equipes são muito populares.
4. Grupos de pares: muitas equipes criam grupos que atravessam a organização para permitir a comunicação ponto a ponto.Alguns exemplos comuns incluem “gestão sênior”, “RH”, “Finanças”, “Equipe de produção”, “Loja X” e muitos outros.
5. Grupos de assuntos: seja para compartilhar atualizações de segurança, debater os preparativos para a próxima festa ou para combinar o compartilhamento de carros, as equipes gostam de criar grupos relacionados aos seus projetos, eventos etc.

Ouça como uma empresa de serviços de campo com mais de 200 funcionários utiliza o Connecteam para comunicação interna e engajamento diários!

A maioria das organizações utiliza pesquisas de uma forma ou de outra. Ao usar a ferramenta de pesquisa no aplicativo, não apenas facilita a realização das pesquisas tradicionais, mas facilita a criação de “micro pesquisas”, pesquisas rápidas simples para obter feedback rápido com pouco esforço de nossos funcionários. Teve um treinador de integração e quer saber como eles se saíram? Envie uma pesquisa de pergunta única classificando o instrutor em uma escala de 1 a 5

Características e capacidades

1. Envie pesquisas direcionadas a grupos ou indivíduos específicos
2. Faça pesquisas anônimas
3. Obtenha informações sobre as classificações e estatísticas gerais dos resultados da pesquisa
4. Revise cada entrada individual
5. Exportar os resultados para posterior processamento ou documentação

Em alguns casos, as empresas desejam aproveitar suas pesquisas já existentes, como 'Survey Monkey'; nesses casos, você pode distribuí-las facilmente como um link incorporado no aplicativo que parece natural para o usuário.

Uma prática comum utilizada por muitas empresas é a utilização de uma 'Caixa de Sugestões' virtual. Os usuários podem compartilhar ideias e pensamentos com facilidade e, uma vez que postam uma ideia, ela é automaticamente entregue a um endereço de e-mail predefinido e é registrada na plataforma, facilitando o consumo dos dados e a análise das ideias sugeridas ao longo do tempo.

Empresas com uma política de 'Porta Aberta' ou empresas que procuram permitir que os funcionários tenham um canal para abordar RH e gerentes seniores, geralmente criam uma caixa de canal direto, permitindo que o funcionário envie uma consulta/pensamento que vai como um resumo em pdf diretamente para o e-mail de a pessoa designada, seja o CEO da empresa ou um profissional de RH.

Ter os dados de contato da sua equipe em mãos é muito útil. As empresas utilizam o diretório de funcionários para tornar as informações de contato disponíveis e pesquisáveis ​​com facilidade, para que os membros da equipe possam encontrar os contatos de que precisam com rapidez e facilidade.

Algumas coisas que vale a pena ter em mente ao usar o diretório de funcionários:

1. Ações rápidas: ligue, converse, envie mensagens de texto ou e-mail facilmente para os membros da sua equipe com um clique, sem a necessidade de armazenar o número de telefone.
2. Preenchido automaticamente: a configuração do diretório de funcionários ocorre com o clique de um botão.Você não precisa inserir dados, pois eles já fazem parte do seu aplicativo.
3. Totalmente pesquisável: se você está procurando alguém usando seu título, nome ou localização, todas as informações no diretório são pesquisáveis, tornando mais fácil encontrar a pessoa de que você precisa.
4. Personalizado para privacidade: para organizações com necessidades específicas de privacidade, você pode escolher quais informações mostrar, ocultar indivíduos específicos ou ocultar informações específicas de indivíduos.Assim, você pode escolher facilmente se deseja apresentar números de celular ou não e quais informações deseja disponibilizar sobre o CEO.
5. Contatos de trabalho adicionais: além de seus funcionários, você pode adicionar contatos de trabalho relevantes, como números de escritório, refeitório ou terceiros com quem trabalha com frequência – facilitando para suas equipes encontrar as informações de que precisam.

Recrutar funcionários é sempre um grande investimento para a empresa. Seu aplicativo de funcionário é uma ferramenta muito poderosa quando se trata de obter referências para possíveis candidatos de sua força de trabalho já existente. Uma prática recomendada comum para obter referências de funcionários inclui:

1. Compartilhamento de informações sobre o programa de incentivo de indicação
2. Publicar um formulário de 'Recomendações de Funcionários' que os funcionários possam recomendar a familiares e amigos
3. Postar links/informações sobre vagas em aberto espalhando a palavra pela organização.

Quando se trata de eventos, com seu aplicativo de funcionário, você pode notificar as pessoas sobre os próximos eventos e permitir que elas façam uma pré-inscrição para que você saiba quem deve comparecer.

O uso do FAQ não é novidade, mas a capacidade de disponibilizá-lo para suas equipes com um clique é uma ferramenta poderosa. Dessa forma, grande parte da frustração e da comunicação contínua pode ser tratada com rapidez e eficiência. Muitas vezes as empresas optam por criar uma seção de FAQ no App, para tirar dúvidas sobre férias e licença médica, protocolos, bem-estar e benefícios, e muito mais.