Seu plano de contingência: o que é e como fazer um

Você, como proprietário de uma empresa, não tem ideia do que está por vir. Pode ser a ruína financeira total (espero que não), ou até mesmo algo como uma pandemia global!

Seja qual for o desastre, a fortuna de uma empresa pode mudar drasticamente, descarrilando completamente suas operações.

E, portanto, você precisa de um plano de contingência.

Ou seja, um plano reserva, para toda e qualquer eventualidade.

Vamos detalhar exatamente o que é um plano de contingência, seus benefícios e como usar as ferramentas certas para criar o seu próprio.

A Definição de um Plano de Contingência

Em suma, um plano de contingência é um plano bem pensado que abrange todas as áreas da sua empresa.

Ele foi projetado para corrigir erros relativamente pequenos antes que eles se transformem em desastres completos.

Claro, você provavelmente já ouviu falar do termo “Plano B”. E é exatamente isso. Plano de “contingência” é o termo profissional.

Quando executado corretamente, um plano de contingência ajuda sua empresa a se recuperar rapidamente. Não apenas isso, mas também foi projetado para evitar que problemas semelhantes ocorram novamente.

Por que um plano de contingência é importante?

Um equívoco clássico das empresas é o seguinte: se você cometer um erro, pode simplesmente corrigi-lo e nunca mais acontecerá. No entanto, a realidade é que essa complacência significa que o problema continuará voltando continuamente. Se isso não for tratado adequadamente, esses problemas recorrentes podem ter consequências devastadoras, incluindo o fechamento de negócios.

Como comprovado nos últimos anos, a vida profissional e pessoal pode mudar muito rapidamente e, no entanto, as empresas podem ainda não estar preparadas para essas mudanças. Estudos mostram que impressionantes 39% dos profissionais de RH não tinham um plano de contingência para lidar com o COVID-19 no início da pandemia. Isso, junto com vários outros motivos, mostra como é importante pensar rápido e ter planos de contingência em vigor.

• Ajuda a reduzir os danos aos negócios – um plano de contingência dá às empresas uma vantagem inicial, minimizando possíveis danos. Por exemplo, se você trabalha no varejo e um produto precisa ser recolhido, um plano de contingência garantirá que nem todos os gerentes de loja precisem lidar com isso. Digamos que três clientes reclamam do mesmo item. Os gerentes de loja simplesmente precisam remover o item em questão e informar os clientes sobre sua remoção. Este plano de contingência acabará por proteger a reputação da loja.
• Sua empresa se recupera mais rápido – não há como negar que a pandemia nos pegou desprevenidos. Porque as empresas sofreram, recuperaram e redesenharam vários fluxos de trabalho na era pós-pandemia, têm planos de contingência para o caso de um evento desta envergadura voltar a acontecer. E isso se aplica a praticamente todos os cenários. Assim que tiver um procedimento em vigor, será mais rápido implementá-lo na próxima vez.
• A confiança dos funcionários aumenta – os planos de contingência garantem que até mesmo o funcionário mais novo esteja preparado para um possível problema. Os funcionários podem simplesmente chegar para trabalhar sem se preocupar, pois já saberão como lidar com várias possibilidades. Por exemplo, se você trabalha na construção e possui um plano de contingência para um risco de segurança, sua equipe já sabe como lidar com isso no futuro para garantir que ninguém mais seja exposto a ele.

5 etapas para criar um plano de contingência

Verdade seja dita, elaborar seu plano de contingência não é fácil. Leva tempo e é o resultado de pesquisa detalhada e brainstorming. Aqui estão algumas etapas essenciais que todos os gerentes devem seguir ao criar um plano de contingência.

Em primeiro lugar, é importante sentar-se como uma equipe e decidir o que você acha que poderia ser os desafios potenciais que você enfrenta como empresa. Como gerente, as coisas que você considera desafios podem ser diferentes daquelas que seus funcionários enfrentam diariamente. Ao envolvê-los no processo de brainstorming, todos os membros da equipe podem estar na mesma página. Se todos os membros da equipe não puderem participar de uma reunião, você sempre poderá abrir uma caixa de sugestões para garantir que a voz de todos seja ouvida, de uma forma ou de outra.

Capacite a equipe para fazer sugestões para seu plano de contingência

Saber mais

Depois de identificar os principais desafios/riscos, você pode começar a entender por que eles acontecem. Você pode então pensar em soluções para esses problemas para que eles não aconteçam novamente. Em preparação para qualquer incidente futuro, anote os contatos de emergência para os quais os membros da equipe devem ligar. Você também pode anotar os procedimentos do plano de contingência e quais recursos você pode precisar para cada um.

Depois de listar os procedimentos do seu plano de contingência, você precisará listá-los em ordem de prioridade. Qualquer que seja a indústria, a segurança deve estar sempre no topo da lista. Por exemplo, se você trabalha na construção, precisa decidir como os andaimes devem ser dispostos. Se o andaime for construído de forma inadequada, o procedimento de segurança será executado de acordo com o plano de contingência. Avisar os trabalhadores com antecedência evitará que eles se exponham a riscos, potencialmente salvando vidas no processo.

Para que seu plano de contingência seja o mais eficaz possível, é hora de se livrar dos grandes empecilhos que levam horas dos gestores para encontrar os procedimentos certos. Aplicativos como o Connecteam têm tudo o que você precisa para que sua equipe tenha fácil acesso aos procedimentos de contingência e alerte outros membros da equipe antes que ocorram possíveis desafios.

• Os membros da equipe podem usar a caixa de sugestões para enviar ideias para o plano de contingência, melhorando o engajamento dos funcionários.
• Com o centro de conhecimento do Connecteam, você pode enviar todos os seus procedimentos junto com fotos, vídeos, etc. Isso ajudará sua equipe a saber exatamente o que fazer quando ocorrer uma situação. Os funcionários podem ver visualmente o que fazer sem precisar conversar com os gerentes por telefone. Caso contrário, eles podem entrar em contato com seu gerente com comunicação interna (1:1 ou bate-papo em grupo).

• Use o gerenciamento de tarefas para permitir que os membros da equipe executem o plano de contingência seguindo os procedimentos.
• Envie atualizações para informar toda a sua equipe de que o plano de contingência está pronto para ser lido e seguido, se necessário. Os funcionários devem ler todas as páginas antes de prosseguir, certificando-se de que todos leram e entenderam.
• A programação de turnos remove a carga mental e a possibilidade de erro humano. Por exemplo, esse recurso alerta automaticamente os funcionários sobre conflitos. Os gerentes podem ver quem está disponível/indisponível se o pior cenário acontecer e garantir que todos os turnos necessários sejam preenchidos.
• Use formulários/listas de verificação para garantir que tudo seja verificado antecipadamente, minimizando o potencial de erro humano. Envie facilmente formulários de avaliação de risco aos funcionários. Isso é especialmente benéfico para os profissionais de segurança e saúde.

Mesmo quando seu plano de contingência estiver pronto para ser divulgado, é importante revisá-lo e garantir que ele seja o mais eficaz e eficiente possível. À medida que sua empresa cresce, seu plano de contingência também deve crescer. É um trabalho em processo que precisará ser avaliado e editado com o tempo.

Por exemplo, desastres naturais e pandemias globais podem exigir que os gerentes alterem os procedimentos de acordo com o protocolo de saúde e segurança.

O resultado final dos planos de contingência

Quando tudo estiver dito e feito, um plano de contingência não precisa ser algo para o qual os funcionários precisem de horas de treinamento. Também não requer a concentração de todos os seus funcionários em uma sala, o que pode ser particularmente desafiador para os que não trabalham em uma mesa.

A verdade é que não vai precisar de imprimir o seu plano de contingência num monte de folhas. Em vez disso, basta usar um aplicativo completo para colocar seu plano em ação e fazer as alterações relevantes à medida que avança.

Depois de usar o Connecteam, você não vai mais se perguntar o que é um plano de contingência ou como vai resolver uma grande variedade de problemas futuros. Você estará se perguntando o seguinte: “Por que não criei um antes?”