Como criar um programa PTO (Paid Time Off) para o seu negócio

Antes de contratar um novo funcionário, você já deve ter uma política de folga remunerada em vigor. Essa política desempenha um papel importante na atração de novas contratações, aumentando o engajamento e a produtividade e está incorporada à cultura da empresa. Agora, você não é obrigado a oferecer folga remunerada, no entanto, mais de 60% dos funcionários de pequenas empresas têm acesso ao PTO (folga remunerada) para férias, feriados e doença - mas dependendo do estado em que você está, o regras e políticas podem variar.

Não é nenhum segredo que o PTO pode ser difícil de mapear e é por isso que respondemos às suas perguntas mais urgentes sobre o PTO. Neste blog, vamos nos aprofundar no que é PTO, as vantagens e desvantagens, as regras variáveis ​​por estado e como criar um programa de PTO que funcione melhor para sua empresa e seus funcionários.

O que é PTO?

A folga remunerada ou folga pessoal (PTO) combina dias de licença médica, dias de férias e dias pessoais para os funcionários usarem como quiserem, precisarem ou desejarem. Sempre que um funcionário precisa ou quer se ausentar, a política do PTO permite que ele use um número de horas como horas remuneradas e cabe ao funcionário usar esse tempo como quiser. Desde pegar os filhos, deixar um técnico entrar, ir ao médico e assim por diante. Como o empregado usa esse tempo não é da conta do empregador.

Qual é a diferença entre PTO e férias?

Mais comumente, quando um funcionário tira uma folga do trabalho, ele o faz com férias. Agora, as férias são folgas remuneradas que são tiradas sem condição, o que significa que os salários são devidos por causa das leis estaduais ou da política do empregador, e também o funcionário tem liberdade para decidir quando as férias são tiradas e por qual motivo.

PTO, por outro lado, é qualquer momento em que um funcionário é pago enquanto não está trabalhando. Basicamente, é qualquer licença remunerada. PTO é muito mais amplo do que férias, pois férias é basicamente um exemplo de PTO, mas PTO não é exatamente férias. Uma PTO sem férias inclui licença-maternidade, serviço de jurado, licença médica ou pagamento de férias.

Um empregador é obrigado a oferecer PTO como um benefício do funcionário?

De jeito nenhum. No nível federal, os empregadores não são obrigados a oferecer PTO a seus funcionários. Tendo isso em mente, seu estado, município e cidade podem ter requisitos fixos para férias e licença médica. Observe que essas leis estão em constante mudança, portanto, verifique o site do Departamento do Trabalho do seu estado e os sites do condado e da cidade para se manter atualizado sobre as regras que podem se aplicar ao seu negócio.

O empregado e o empregador estão protegidos

Antes do PTO, seus funcionários podem ter mentido sobre como estavam usando seu tempo livre. Por exemplo, eles levaram seus filhos ao médico ou precisaram deixar um técnico entrar o dia todo, mas alegaram que era um dia de doença. Com o PTO, seus funcionários têm mais flexibilidade para criar um equilíbrio saudável entre vida profissional e pessoal e não se sentem pressionados a inventar histórias; em vez disso, eles podem ser honestos sobre seu tempo.

Os gerentes devem garantir que tenham diretrizes claras em vigor quando se trata de sua política de PTO. Inclua isso no manual do funcionário para que sua equipe possa consultar a política de PTO conforme necessário. As orientações deixarão o processo claro, por exemplo, a PTO deve ser solicitada dois dias antes, a menos que o funcionário esteja gravemente doente.

Antes de implementar sua política de PTO, certifique-se de que seus funcionários entendam por que essa é a nova política e explique o processo de pensamento por trás dela para que eles não resistam à nova política. Esse nível de transparência ajuda a garantir uma adoção tranquila.

Posso oferecer diferentes políticas de PTO para diferentes funcionários?

Sim, os empregadores podem oferecer diferentes políticas de folga remunerada para diferentes funcionários. No entanto, o motivo NÃO PODE ser por discriminação (raça, sexo, religião etc.). permitido.

Abaixo estão os cenários mais comuns para a necessidade ou desejo de oferecer diferentes políticas de folga remunerada para diferentes funcionários:

• Posse: PTO pode ser diferente para funcionários que trabalham há mais tempo na empresa.Por exemplo, um novo contratado pode receber apenas 14 dias de PTO no primeiro ano. Já o empregado com mais de três anos de empresa recebe 21 dias de PTO.
• Promoções: Funcionários mais antigos, ou funcionários que foram promovidos recentemente, podem receber mais dias de PTO.
• Funcionários de tempo integral x meio período: Quando se trata de empregar funcionários de período integral ou meio período, o número de PTO pode variar.Por exemplo, um funcionário em tempo integral pode começar com 14 dias, enquanto um funcionário em meio período começa com 10 para o ano.

Quais são as leis estaduais sobre PTO e férias?

Quando se trata de férias, existem inúmeras leis estaduais. Por exemplo, eles cobrem:

• Salários ganhos: alguns estados consideram o tempo de férias acumulado como salários ganhos e exigem que o empregador pague isso quando um funcionário é demitido.
• Use-o ou perca-o: alguns estados permitem que uma política de férias tenha uma “data de validade”.
• Uma combinação dos dois.

Os estados não exigem que o empregador conceda férias remuneradas a seus funcionários; no entanto, a maioria regula o PTO. A maioria dos estados tem uma política de folga remunerada que se aplica apenas às férias ganhas.

Mesmo que seu estado exija um pagamento de férias acumuladas ou não, você é obrigado a abordá-lo nas políticas de sua empresa. Isso significa que você pode escolher a política que melhor se adapta a você e aos seus funcionários quando se trata de pagar pelo tempo acumulado.

Quais são as leis do PTO por estado?

Califórnia

Os empregadores não estão autorizados a implementar uma política de usar ou perder, no entanto, eles podem incluir um limite nas provisões. Os empregadores são obrigados a pagar os funcionários que foram demitidos por férias acumuladas em seu pagamento final. Na Califórnia, o pagamento de férias é uma forma de salário que o empregador pode optar por oferecer aos funcionários.

A lei de tempo acumulado da Califórnia se aplica ao tempo de férias ou tempo de férias que é combinado com tempo de doença sob uma política de PTO.

Para obter mais informações, consulte o site do estado da Califórnia.

Colorado

No Colorado, os empregadores devem pagar a seus funcionários pelo período de férias acumulado quando forem demitidos. O pagamento de férias é considerado uma forma de salário no Colorado. Além disso, esta lei se aplica apenas ao tempo de férias e não ao tempo de doença.

Para obter mais informações, consulte o site do estado do Colorado.

Illinois

Os empregadores não têm permissão para a política de usar ou perder em Illinois. No entanto, é regulamentado. Os empregadores podem exigir que seus funcionários usem o período de férias até uma determinada data, mas somente se o funcionário receber uma quantidade razoável de tempo.

Além disso, a lei de Illinois exige que os empregadores ofereçam pagamento de PTO aos funcionários que foram demitidos.

Para mais informações, visite o site de Illinois.

Indiana

Em Indiana, os empregadores são obrigados a pagar seus funcionários pelo período de férias acumulado quando o funcionário é demitido. No entanto, a política de férias é deixada para os empregadores decidirem e os empregadores podem especificar as condições que os funcionários devem cumprir para receber o pagamento por acúmulo de férias.

Para obter mais informações, visite o site do estado de Indiana.

Luisiana

A Louisiana não permite que os empregadores paguem aos funcionários pelo tempo de folga acumulado. Em vez disso, exige que os empregadores que fornecem férias remuneradas paguem o tempo acumulado quando um funcionário é demitido.

Para obter mais informações, consulte as políticas da Louisiana.

Maryland

Em Maryland, os empregadores não são obrigados a pagar aos funcionários as folgas acumuladas. No entanto, os empregadores são obrigados a pagar aos funcionários pelo período de férias não utilizado se o empregador não tiver uma política de caducidade que estabeleça o contrário.

Para obter mais informações, consulte o site do estado de Maryland.

Massachusetts

Em Massachusetts, os empregadores não podem forçar seus funcionários a perder o tempo ganho, eles podem definir políticas de usar ou perder. Os empregadores podem determinar uma data de vencimento para as férias acumuladas, no entanto, deve ser razoável. Além disso, os empregadores podem limitar a quantidade de férias que os funcionários acumulam ou ganham.

Os empregadores em Massachusetts também devem fornecer o pagamento de férias acumuladas aos funcionários que se demitirem da empresa.

Para obter mais informações, consulte as políticas de Massachusetts.

Montana

Em Montana, os empregadores que fornecem férias remuneradas a seus funcionários também não podem ter políticas de usar ou perder. No entanto, eles podem limitar o limite de quanto um funcionário pode acumular. Além disso, os empregadores devem pagar aos funcionários por qualquer período de férias acumulado quando forem dispensados ​​da empresa.

Para mais informações, acesse o site do estado de Montana.

Nebraska

Os empregadores de Nebraska não podem estabelecer uma política de usar ou perder. Os funcionários dispensados ​​devem ser pagos pelas férias ganhas e não utilizadas.

Para mais informações, visite o site da Nebraska.

Nova Iorque

Em Nova York, os empregadores não são obrigados a pagar aos funcionários as folgas acumuladas. No entanto, os empregadores são obrigados a pagar aos funcionários pelas férias acumuladas quando são demitidos da empresa, a menos que tenham uma política que estabeleça o contrário.

Para obter mais informações, consulte o site de Nova York.

Carolina do Norte

Na Carolina do Norte, os empregadores não são obrigados a pagar aos funcionários as folgas acumuladas. Além disso, os empregadores são obrigados a pagar aos funcionários pelas férias acumuladas quando o funcionário é demitido da empresa se a política da empresa não abordar o que acontece com ele.

Para obter mais informações, consulte o site do estado da Carolina do Norte.

Dakota do Norte

A lei de Dakota do Norte afirma que os funcionários têm direito ao pagamento de férias não utilizadas quando são demitidos da empresa; no entanto, há algumas exceções.

Empregadores com funcionários que deixam a empresa voluntariamente podem reter o pagamento de férias acumuladas se:

• O empregador forneceu ao empregado uma notificação por escrito sobre as condições do pagamento da PTO.
• O empregado trabalhou para o empregador por menos de um ano.
• O empregado avisou o empregador com menos de cinco dias de antecedência.

Para obter mais informações, consulte o site do estado de Dakota do Norte.

Oregon

No Oregon, os empregadores são obrigados a incluir o tempo de férias acumulado no salário final de seus funcionários se a política estiver aberta a interpretações.

Para obter mais informações, consulte o site do estado de Oregon.

Wisconsin

Os empregadores em Wisconsin podem determinar se fornecerão ou não o pagamento de férias acumuladas quando um funcionário for demitido da empresa. No entanto, os empregadores que não têm uma política de multa por escrito geralmente são responsáveis ​​pelo pagamento das férias não remuneradas do funcionário.

Para obter mais informações, consulte o site do estado de Wisconsin.

Wyoming

Em Wyoming, os empregadores não são obrigados a pagar aos funcionários as folgas acumuladas. Os empregadores também devem pagar aos funcionários dispensados ​​pelo tempo de férias acumulado se não tiverem uma política de confisco por escrito que tenha sido reconhecida pelo funcionário.

Para obter mais informações, acesse o site do estado de Wyoming.

Benefícios de oferecer uma apólice de PTO

Quando se trata de oferecer uma política de folga remunerada, funcionários e empregadores se beneficiam.

Benefícios PTO para Funcionários:

• Os funcionários podem usar o PTO a seu critério e não são bombardeados com supervisão, o que gera confiança e felicidade.
• Os funcionários podem agendar seu PTO com antecedência, o que ajuda os gerentes a garantir que seu turno seja coberto com antecedência.
• Os funcionários podem usar o PTO quando for mais necessário, como cuidar de um filho doente, consultar seu próprio médico ou apenas estar em casa para relaxar.

Benefícios do PTO para os empregadores:

• Os empregadores não são colocados em uma posição desconfortável de “policiar” seus funcionários quando se trata de relatar como eles usaram suas folgas remuneradas.
• Os empregadores podem ter mais controle sobre as ausências não programadas, o que ajuda a reduzir os custos e garante a satisfação dos clientes.
• Os empregadores podem lidar com o comparecimento dos funcionários com aqueles que estão abusando do sistema ou têm problemas para comparecer. Em vez de ter regras rígidas, eles podem abordar questões únicas. Por exemplo, alguns aplicativos com rastreamento geográfico usam a tecnologia Breadcrumbs. Isso basicamente coleta pontos de localização aleatórios durante o turno de um funcionário, certificando-se de que os gerentes tenham uma compreensão decente da localização do trabalhador enquanto marcam o ponto – evitando roubo de tempo no processo.

Leia mais sobre os principais aplicativos de controle de tempo dos funcionários

Desvantagens de oferecer políticas de folga remunerada

Funcionários e empregadores também experimentam desvantagens de tomada de força.

Desvantagens do PTO para Funcionários:

• Os funcionários consideram o PTO um benefício e realmente usarão todas as folgas, enquanto no passado não usariam o tempo para folgas, licenças médicas e férias.
• Os funcionários podem considerar o período de PTO como período de férias e irão trabalhar mesmo quando estiverem doentes. De acordo com uma pesquisa da Glassdoor, o americano médio tira apenasmetadede suas férias e, quando tira folga remunerada, 61% dizem que trabalham.

Desvantagens do PTO para os empregadores:

• Os empregadores que oferecem políticas de folga remunerada oferecerão a seus funcionários menos dias gerais do que antes. Isso também significa que novas contratações acumulam PTO mais lentamente.

Agora, a pesquisa mostra que, quando os funcionários tiram uma folga, eles são muito mais produtivos porque têm muito tempo para recarregar. Não ofereça apenas PTO e férias, incentive seus funcionários a tirar folga! Afinal, um funcionário mais produtivo, descansado e feliz é melhor para os resultados. Algumas empresas até oferecem incentivos aos funcionários para que dediquem o tempo necessário.

As empresas com melhor classificação incluem essas políticas em suas políticas de PTO

Médias de uma Política de PTO

A Society for Human Resource Management (SHRM) realizou uma pesquisa em 2016 sobre a política de folga remunerada em várias empresas e aqui está o que eles descobriram,

“A maioria das organizações oferecia planos de PTO (87%) e planos de férias pagas (91%) aos funcionários com base no tempo de serviço na organização. Para os planos PTO, a média de dias de férias concedidos por ano com base no tempo de serviço do funcionário variou de 13 a 26 dias e de oito a 22 dias para planos de férias pagas.”

De acordo com a WorldatWork Association, os empregadores ofereciam o seguinte número médio de dias de PTO a seus funcionários:

• Menos de um ano de serviço: 16 dias
• 1-2 anos de serviço: 18 dias
• 3-4 anos de serviço: 19 dias
• 5-6 anos de serviço: 22 dias
• 7-8 anos de serviço: 23 dias
• 9-10 anos de serviço: 24 dias
• 11-15 anos de serviço: 26 dias
• 16-19 anos de serviço: 27 dias
• Mais de 20 anos de serviço: 28 dias

Agora, o Bureau of Labor Statistics informou que o trabalhador médio nos Estados Unidos recebeu 10 dias de folga remunerada anualmente após terminar o primeiro ano. No entanto, este tempo não incluiu dias de folga e feriados. O número de PTO sobe e desce, dependendo do setor e da região, porém, 10 é a média nacional.

Quanto mais tempo um funcionário permanece na empresa, mais dias de PTO ele acumula. Além disso, a maioria das empresas permite que os funcionários acumulem tempo adicional, mas estabelecem um limite de quantos dias podem ser ganhos durante o emprego.

Quais indústrias dão mais dias de férias nos EUA?

Os funcionários que desejam mais férias todos os anos devem trabalhar no setor sem fins lucrativos/fundações – a média aqui é de 17,5 dias de férias pagas por ano. Considerando que, funcionários do governo e militares ocupam o segundo lugar em 17,3 dias. O setor de trabalho de classificação mais baixa é marketing e relações públicas, pois muito poucos recebem um único dia de folga a cada ano.

Crie sua própria política de tomada de força

Com todas as informações acima em mente, pode parecer complicado criar sua própria política de folga remunerada. No entanto, não se preocupe! Criamos um modelo gratuito que você pode baixar para facilitar o processo. (Recomendamos que seu consultor jurídico revise a política de PTO para garantir que ela atenda aos requisitos das leis estaduais e à cultura da empresa.)

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O resultado final de uma política de folga remunerada

Implementar uma política de PTO em sua empresa é uma obrigação daqui para frente. Seus funcionários esperam isso, especialmente à medida que mais trabalhadores da geração do milênio e da geração Z se juntam à força de trabalho. Além disso, como mencionamos, uma política de folga remunerada ajuda a aumentar o engajamento, atrai os melhores talentos para ingressar na sua empresa e ajuda nos seus resultados. É um acéfalo realmente! Use todas as informações destacadas acima para criar a política de folga remunerada perfeita para sua empresa e seus funcionários. Boa elaboração!