Como criar quadros de horários no Excel
Publicados: 2021-10-28Divulgação completa, nunca tive que criar um quadro de horários no Excel. Até agora. E deixe-me dizer uma coisa, eu queria arrancar meu cabelo depois de 10 minutos!
Sim, é verdade que rastrear com precisão as horas de seus funcionários e criar quadros de horários é uma parte necessária do gerenciamento de negócios, e o Excel parece ser a escolha lógica, visto que é gratuito.
No entanto, apenas porque o Excel é gratuito, não o torna a melhor ferramenta para criar quadros de horários de funcionários e calcular a folha de pagamento. Não é um método simples de rastreamento de tempo. E aqui está o porquê.
Por que você não deve usar o quadro de horários do Excel para criar quadros de horários e calcular a folha de pagamento
Usar o Excel para criar quadros de horários pode ser uma boa solução no início, mas não é um quadro de horários eficiente a longo prazo.
Existem algumas desvantagens importantes ao criar um quadro de horários com o Excel…
- Eles levam muito tempo para serem criados, especialmente se você não estiver familiarizado com o Excel.
- Como as horas precisam ser inseridas manualmente, elas podem estar cheias de erros e enganos. O que só leva a multas pesadas do IRS.
- Sem supervisão, os funcionários podem manipular horas, também conhecido como roubo de tempo.
- As fórmulas devem ser usadas para contar as horas regulares trabalhadas, o total de horas trabalhadas e as horas extras trabalhadas. As fórmulas também devem ser usadas para calcular a folha de pagamento desses quadros de horários no final do mês.
- Criar relatórios é difícil porque o Excel não foi criado como uma ferramenta de relatórios.
Estes são apenas alguns exemplos de algumas das desvantagens de criar quadros de horários do Excel. No final, usar o Excel para criar quadros de horários pode custar milhares de dólares à sua empresa devido a erros bobos e descuidados.
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Usar um aplicativo de rastreamento de tempo de funcionário é realmente a melhor escolha. Com um aplicativo de rastreamento de tempo de funcionários, como o Connecteam, os proprietários de empresas podem rastrear com precisão as horas de trabalho dos funcionários e criar quadros de horários com um aplicativo de relógio de ponto digital para funcionários. Chega de processos manuais, chega de erros e chega de roubo de tempo.
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Como criar um modelo de quadro de horários no Excel
Criar um quadro de horários do Excel é muito fácil, se você já o usou antes. Ele inclui a maioria dos detalhes que você veria em um quadro de horários normal, como informações dos funcionários, data, tarefas concluídas, horário de início e término, horas regulares trabalhadas, horas extras trabalhadas e ausências.
Depois de adicionar todos os detalhes que você deseja que seus funcionários preencham no quadro de horários do Excel, você precisa colocar fórmulas dentro da célula de horas trabalhadas regulares, célula de horas extras trabalhadas e célula de horas totais trabalhadas; para que o Excel possa calcular as horas que foram inseridas.
Além disso, você deve formatar as células que têm as horas de entrada e saída no formato de hora e o total de horas trabalhadas por período de pagamento, horas regulares trabalhadas e horas extras trabalhadas no formato numérico. Além disso, qualquer célula que tenha “valor ganho” precisa estar no formato contábil.
É importante lembrar que, se os valores escritos por seus funcionários estiverem incorretos, você pode acabar pagando a mais ou a menos os salários dos funcionários na hora da folha de pagamento.
Como calcular o total de horas trabalhadas no Excel
Aqui é onde fica um pouco complicado. Para que o Excel calcule o total de horas trabalhadas, você deve digitar uma fórmula “=(horário final – horário inicial*24)” usando as células correspondentes desse funcionário.
Como calcular horas de trabalho regulares no Excel
Calcular as horas regulares trabalhadas exige que você defina quantas horas regulares seus funcionários podem trabalhar antes que se transformem em horas extras. Para fazer isso, insira a fórmula "=SE(total de horas >= (máximo de horas regulares), (máximo de horas regulares), (máximo de horas regulares). Neste exemplo, as horas normais normais permitidas para trabalhar são 9.
Como Calcular Horas Extras no Excel
Para calcular horas extras no Excel, você também deve inserir outra fórmula. Para isso, insira a fórmula “=if(total de horas<=max horas regulares, 0, (total horas – max horas regulares)).
Como calcular a folha de pagamento com fórmulas do Excel
Você também pode usar o Excel para calcular a folha de pagamento. É crucial lembrar que, se as horas inseridas por seus funcionários estiverem incorretas, sua folha de pagamento também estará incorreta.
Primeiro você deve calcular o total de horas trabalhadas, incluindo horas extras. A fórmula para calcular o total de horas é “soma(primeira:última linha)”. Depois disso, você deve usar a mesma fórmula para calcular todas as horas extras. E para calcular o salário, basta multiplicar o valor da hora, pelo número de horas trabalhadas.
Para este exemplo, usaremos uma taxa de pagamento por hora de $ 15,00 por hora.
Repita esse processo para horas extras e horas totais para calcular a folha de pagamento e certifique-se de colocar o salário por hora correto para os funcionários que fazem horas extras. Em seguida, você deve somar a soma do valor recebido e das horas extras recebidas para calcular o total de salários recebidos.
Por que é importante bloquear seus quadros de horários
Ser capaz de bloquear seus quadros de horários é essencial quando se trata de compartilhar quadros de horários com funcionários e criar quadros de horários precisos para folha de pagamento. Os quadros de horários que não travam podem ser alterados ou manipulados, o que causará erros na folha de pagamento.
Com o Excel, você pode bloquear seus quadros de horários permitindo apenas que determinados funcionários acessem a planilha do Excel. Você também pode desativar o compartilhamento em um determinado horário do dia, depois que os funcionários terminarem de inserir suas horas, para que os funcionários não possam alterar ou adicionar horas posteriormente.
A boa notícia é que você não precisa fazer nada disso. Existem incríveis soluções de software de rastreamento de tempo para funcionários que podem criar quadros de horários e exportar para a folha de pagamento com apenas alguns cliques.
Como automatizar o processo com uma solução digital: Connecteam
O Excel tem algumas falhas…
- Leva muito tempo e esforço se você não estiver familiarizado com o Excel.
- Não é organizado.
- As fórmulas podem quebrar e afetar os cálculos.
- É impossível se comunicar facilmente com os funcionários sobre o quadro de horários por meio do Excel.
- Todas as horas devem ser inseridas manualmente.
- O Excel não está online, tornando a colaboração quase impossível.
Se fazer planilhas de horas em Excel é tão difícil para você quanto para mim, ficará feliz em saber que existe uma maneira de automatizar todo esse processo sem usar o Excel! Um software de gerenciamento de funcionários, como o Connecteam, permite que você faça tudo o que o Excel faz e muito mais.
Com o Connecteam, você pode rastrear com precisão as horas dos funcionários das seguintes maneiras:
- Um relógio de ponto com rastreamento por GPS permite que os funcionários marquem entrada e saída diretamente de seu dispositivo móvel.
- Quadros de horários totalmente personalizáveis.
- Economize tempo revisando e aprovando quadros de horários diretamente no painel do administrador.
- Bloqueie facilmente os quadros de horários para que os funcionários não possam alterar as horas sem aprovação e reduza o roubo de tempo dos funcionários.
- Evite também problemas de folha de pagamento, como roubo de tempo e perfuração de amigos, usando a tecnologia de geofence, criando perímetros virtuais nos quais os funcionários podem entrar e sair.
- Defina os períodos da folha de pagamento e notifique automaticamente os funcionários quando for a hora de revisar seus quadros de horários.
- Exporte facilmente quadros de horários para software de folha de pagamento, como a integração do Connecteam com QuickBooks Online e Gusto para folha de pagamento 100% precisa.
- Notificações automatizadas alertam os gerentes sobre horas extras, limitações de tempo, tempo dobrado e muito mais.
- Os gerentes podem entrar em contato facilmente com os funcionários sobre o quadro de horários por meio do bate-papo no aplicativo e resolver quaisquer problemas ou discrepâncias.
Um software de rastreamento de horas de funcionários, como o Connecteam, torna a criação de quadros de horários fácil e eficiente. Com o Connecteam, não há necessidade de criar manualmente um quadro de horários do Excel ou inserir fórmulas confusas. Tudo é automatizado, preciso e simples.
Elimine a dor de cabeça da criação do quadro de horários do funcionário com o Connecteam hoje!
Conclusão: como criar quadros de horários no Excel e por que você não deveria
Conforme mencionado anteriormente, se você ainda não estiver familiarizado com o uso do Excel, criar quadros de horários pode ser difícil e levar muito tempo.
Sem mencionar que eles podem estar cheios de erros ou erros – custando dinheiro na hora de calcular a folha de pagamento.
Há uma luz no fim do túnel! Agora você pode automatizar o processo com uma solução digital como o Connecteam. Elimine a dor de cabeça de criar quadros de horários manuais em Excel e comece a rastrear com precisão as horas dos funcionários, crie quadros de horários em minutos e exporte para a folha de pagamento.