Por que você não está se conectando com seus funcionários dispersos e sem mesa

Com toda a honestidade, comunicar-se com os funcionários sem escritório nunca foi tão fácil. A tecnologia ajudou muito, mas mesmo com nossa cultura de trabalho mudando cada vez mais para a mobilidade, o teletrabalho e a economia freelance, os desafios de comunicação também evoluíram, se multiplicaram e se tornaram muito complexos.

Para não ser muito dramático, uma pequena empresa ainda pode superar esses obstáculos comunicativos com facilidade, desde que você evite essas 10 armadilhas muito comuns:

Para se conectar melhor com os funcionários remotos, primeiro você precisa entendê-los. Garçons, vendedores, trabalhadores da construção civil, profissionais de saúde, motoristas e artistas são apenas alguns dos trabalhos que não exigem uma mesa. (Além disso, super-heróis.)

O que torna os funcionários sem escritório únicos são seus processos de trabalho, que têm um efeito direto em sua escolha preferencial de comunicação .Estes podem ser drasticamente diferentes dos funcionários estacionários. Trabalhadores sem escritório muitas vezes fazem malabarismos com várias tarefas em movimento, operam fora do horário comercial e precisam ser excelentes autogerenciadores, pois, em muitos casos, não são supervisionados diretamente durante a maior parte do dia.

É por isso que decidimos montar um processo básico para entender as necessidades do funcionário deskless e, também, fornecer uma solução:

• Defina quem são seus funcionários remotos.
• Responda como eles são diferentes do resto de sua força de trabalho.
• Mapeie as opções de comunicação disponíveis para você (e também aquelas que não estão disponíveis – empregue um pensamento inovador aqui).
• Proponha uma solução
• Sugira as etapas iniciais necessárias

Você não se conecta e se comunica com parentes distantes como faz com seus familiares diretos que moram com você na mesma casa. Da mesma forma,a mesma mensagem e meio que você usa para conectar-se a funcionários fixos não funcionará necessariamente para seu funcionário fixo .

Funcionários sem escritório não ficam sentados ao lado do telefone esperando sua ligação ou têm tempo para ler PDFs longos. Alguns deles nem sequer têm um endereço de e-mail corporativo ou acesso aos recursos da empresa. Portanto, cabe a você encontrar canais, formatos e processos de comunicação que funcionem com funcionários remotos.

Cada funcionário tem suas próprias preferências na comunicação. Você também. Alguns preferem telefonemas, outros dependem de conversas face a face quando comunicam informações importantes ou confidenciais. Quando se trata de trabalhadores sem escritório, você precisa considerar suas necessidades e preferências como um grupo.

Por exemplo, os funcionários mais jovens nem sempre verificam seus e-mails, mesmo que tenham uma conta, e raramente consomem conteúdo relacionado ao trabalho em seus PCs .Eles têm seus amados telefones celulares, por outro lado, e os verificam cerca de 46 vezes por dia, muitas vezes durante o horário de trabalho, quer você goste ou não. Portanto, para se conectar com trabalhadores sem escritório, sua estratégia de comunicação deve ser móvel primeiro.

Ao redigir suas comunicações internas e memorandos para toda a empresa, considere seus funcionários remotos. Se as informações que você está incluindo e fornecendo não são relevantes para eles, você está simplesmente desperdiçando seu precioso tempo. Como todos nós, os trabalhadores sem escritório são inundados com conteúdo e mensagens de todas as direções. O que torna os funcionários sem escritório diferentes é que sua capacidade de consumir e digerir conteúdo também é limitada.

Mas não apenas isso, enquanto seus funcionários de mesa recebem um ambiente razoavelmente estéril, na maior parte livre de distrações externas, seus funcionários sem mesa também precisam lidar com muito mais estímulos externos.Se você bombardeá-los com muitas informações que não agregam valor, eles vão parar de prestar atenção .Eles realmente não têm escolha se quiserem permanecer razoavelmente eficazes. Chamamos isso de efeito “lobo chorando” e você deve fazer o possível para evitá-lo.

Quando as empresas usam aplicativos de bate-papo como iMessage ou Whatsapp para suas comunicações internas, elas misturam negócios com prazer de uma forma que pode diminuir a produtividade do trabalho e criar sérios riscos de segurança para a empresa e seus funcionários. Uma ótima maneira de evitar isso é erguer um “jardim murado”, na forma de um aplicativo de funcionário, onde funcionários sem escritório (e todos os outros na organização) possam colaborar e se comunicar sem nenhuma distração externa.

Se precisar de mais informações sobre como escolher um aplicativo de comunicação interna da empresa, confira: Como escolher um aplicativo de comunicação interna para sua empresa.

O efeito “lobo chorando” não acontece apenas quando o conteúdo é irrelevante.Também acontece quando é chato .Por exemplo, uma introdução pessoal a um novo sistema de software e sessões de treinamento no escritório geralmente não são relevantes para funcionários sem escritório. Portanto, quando as comunicações internas são enviadas, elas precisam ser relevantes para os funcionários remotos ou você precisa segmentar seus funcionários e enviar a eles conteúdos diferentes.

Todos nós encontramos problemas e obstáculos ao realizar nossas tarefas diárias de trabalho. A questão é como lidamos com esses problemas.Um funcionário sem escritório não pode simplesmente espiar por cima da parede do cubículo e pedir ajuda ou conselho ao supervisor .O supervisor ou gerente nem sempre está por perto, ou a pessoa certa na organização a ser contatada para resolver o problema em questão. Isso cria obstáculos e atrasos desnecessários.

Faça o possível para fornecer aos seus funcionários remotos ferramentas, guias, fluxos de trabalho e perguntas frequentes que eles possam usar para resolver quaisquer problemas por conta própria. Além disso, certifique-se de fornecer a seus funcionários remotos vários pontos de contato na organização para resolução de problemas. Por exemplo, um trabalhador da construção civil que está sofrendo com o colapso do equipamento não deveria ter que passar por seu supervisor ou fazer um número interminável de telefonemas para comprar uma nova furadeira e disponibilizá-la para ela.

Quando você está fazendo malabarismos com uma dúzia de tarefas e nem sempre está disponível para conversar, geralmente prefere comunicações curtas e diretas. Para trabalhadores sem escritório, esse estado é praticamente uma constante.A comunicação com os funcionários remotos deve ser fluida e dinâmica.Você não está em uma reunião e não deveria usar e-mails.Seja rápido e vá direto ao ponto .

Funcionários em trânsito não podem realizar as mesmas tarefas que seus irmãos estacionários. Às vezes, eles não têm as ferramentas à sua disposição e, às vezes, estão ocupados com outra tarefa exigente em seu local. Certifique-se de fazer solicitações que você sabe que eles podem atender e peça feedback e esclarecimentos .

Uma das principais táticas que funcionam na retenção de funcionários é fazer com que eles se sintam “parte da família”. Envolvê-los com os objetivos e a visão da empresa e transformá-los de maneira ideal não apenas em funcionários leais, mas também em embaixadores da marca. O que é crucial, pois muitas vezes são eles que se conectam com seus clientes.

Ser paciente. Trabalhar sem supervisão direta é difícil. Não porque seus funcionários sem escritório sejam maus trabalhadores irresponsáveis. Porque eles são humanos. Distrações, múltiplas tarefas e a natureza fluida do trabalho sem mesa requerem alguns ajustes no estilo, meio e frequência de comunicação. Se você não receber uma resposta instantânea a um texto, não se apresse em ligar .Talvez eles estejam com um cliente, talvez estejam no meio de uma tarefa particularmente urgente, ou talvez simplesmente tenham as mãos sujas no momento.

Funcionários sem escritório são uma parte importante de sua força de trabalho, mesmo que você não veja todos eles todos os dias. Conectar-se com eles é crucial não apenas para eficácia e produtividade, mas também para sua difícil retenção. Ao fornecer-lhes as ferramentas certas, definindo os processos certos e comunicando-se de forma eficaz, você pode aproveitar ao máximo seus recursos.