O que é comunicação digital no local de trabalho? (+ Melhor Software para Usar)

As ferramentas de comunicação digital desempenham um papel essencial nas operações comerciais diárias. Eles permitem que você mantenha contato com sua equipe durante todo o dia de trabalho para que possa responder a perguntas, obter atualizações sobre o trabalho e muito mais. Eles também facilitam a comunicação, permitindo que seus funcionários conversem entre si sem que eles precisem estar na mesma sala.

Neste guia, explicamos os benefícios de usar um software para se comunicar no local de trabalho e destacamos 3 de nossas ferramentas favoritas para manter sua equipe informada.

O que é comunicação digital?

A comunicação digital inclui qualquer forma de comunicação que ocorra digitalmente, principalmente em um computador, smartphone ou outro dispositivo móvel, como um tablet. Inclui tudo, desde e-mails e mensagens de texto até videochamadas e interações em redes sociais .

Sua empresa provavelmente já usa algumas formas de comunicação digital. É raro encontrar hoje uma empresa que funcione sem e-mail, por exemplo. E, na era do trabalho remoto, as plataformas de videoconferência e mensagens instantâneas são cada vez mais comuns.

Uma das principais características da comunicação digital é que a informação é transmitida instantaneamente. Assim que você enviar uma mensagem, ela será entregue à sua equipe e eles poderão trabalhar.

Em termos de produtividade, este é um grande avanço em relação a deixar uma nota manuscrita na mesa de cada funcionário ou ter que rastrear seus funcionários no escritório para compartilhar informações.

Quais são os benefícios da comunicação no local de trabalho da era digital?

Os benefícios da comunicação digital no local de trabalho são tão numerosos que quase nenhum negócio hoje funciona inteiramente com comunicação analógica. Vamos dar uma olhada em alguns dos principais benefícios que as ferramentas digitais oferecem.

Compartilhamento instantâneo de informações

O benefício número um das ferramentas de comunicação digital é que elas permitem que você compartilhe informações instantaneamente. Você pode conversar com um funcionário por mensagem de texto em tempo real. Você também pode participar de uma videochamada para discutir ideias mais complexas.

Ambos os métodos transmitem informações muito mais rapidamente do que se você tivesse que ir até o escritório de um funcionário para conversar cara a cara com ele ou deixar um recado. Você pode simplesmente trocar informações e voltar ao trabalho rapidamente.

Produtividade aumentada

A velocidade das comunicações digitais tem um grande impacto na produtividade. Os funcionários podem obter as informações de que precisam assim que precisam - não perca mais tempo esperando por reuniões presenciais.

Como as informações são transmitidas com eficiência, há menos tempo de inatividade durante o dia de trabalho. Isso traz enormes benefícios para sua empresa, pois funcionários mais produtivos podem ajudar a realizar mais trabalhos em uma escala de tempo mais rápida. Isso gera mais receita, ajuda você a cumprir os prazos e aumenta a satisfação do cliente.

Maior flexibilidade

Com as comunicações digitais, você e seus funcionários não precisam estar no mesmo lugar para compartilhar informações de maneira eficaz. Você pode estar no escritório trocando mensagens de texto com funcionários em campo, por exemplo. As ferramentas de comunicação digital também auxiliam os funcionários que trabalham remotamente ou em casa.

Além disso, com as ferramentas de comunicação digital, os funcionários não precisam necessariamente trabalhar ao mesmo tempo . As plataformas de comunicação assíncrona permitem que você envie uma mensagem, nota de voz ou vídeo para os funcionários, que podem responder mais tarde quando tiverem tempo.

Melhor retenção de informações

Outro benefício das ferramentas de comunicação digital é que elas facilitam o armazenamento de informações. Onde uma nota de papel pode se perder na confusão, uma mensagem digital dura para sempre.

Você pode organizar e-mails e outras comunicações digitais em pastas e pesquisá-las posteriormente. Isso garante que as informações sejam preservadas em sua empresa para qualquer pessoa que possa precisar delas posteriormente. Também simplifica o cumprimento das normas trabalhistas que exigem a guarda de determinados documentos ou registros de comunicação.

Melhor experiência do cliente

Além de ajudar seus funcionários, a comunicação digital ajuda seus clientes.

As plataformas digitais permitem que os clientes cheguem ao seu negócio com mais facilidade com perguntas. Eles podem obter respostas instantâneas de um chatbot ou enviar perguntas para sua equipe por e-mail.

Você também pode trabalhar de forma colaborativa com os clientes por meio de plataformas de comunicação digital, como aplicativos de mensagens. Por exemplo, você pode ter um canal de mensagens compartilhado que inclua sua equipe e representantes da empresa do seu cliente. Isso dá aos clientes uma voz maior no trabalho que sua empresa faz por eles.

Colaboração simplificada

A comunicação digital aprimora a colaboração dentro de sua equipe de várias maneiras importantes.

Primeiro, permite que os funcionários trabalhem juntos em tempo real sem estarem na mesma sala . Os funcionários podem compartilhar informações sobre um projeto por meio de mensagens ou e-mails em grupo, ou debater ou resolver problemas por meio de videoconferências.

Além disso, as ferramentas digitais permitem que os funcionários trabalhem de forma assíncrona . Em vez de exigir que todos os funcionários reservem um tempo para uma reunião, eles podem trabalhar em um projeto colaborativo sempre que for mais adequado à sua agenda.

As plataformas de comunicação digital também oferecem maneiras de organizar a comunicação em torno de diferentes tarefas e projetos. Isso torna mais fácil para os funcionários que podem estar trabalhando em vários projetos juntos acompanhar informações importantes.

Comunicação face a face versus comunicação digital

Embora haja muitos benefícios para a comunicação digital no local de trabalho, as trocas digitais ainda não podem substituir totalmente a comunicação face a face . De acordo com um estudo, as comunicações pessoais têm um efeito diferente e mais forte nas conexões neurológicas do cérebro em comparação com as trocas virtuais. Ou seja, a comunicação presencial é mais eficaz para o brainstorming do que a comunicação virtual.

Porém, nem toda troca de informações precisa ser presencial . Na verdade, muitas vezes é muito mais eficiente manter a maioria das comunicações digitalmente, mantendo algum grau de interações face a face. Por exemplo, você pode reservar reuniões presenciais para tomar grandes decisões em equipe.

À medida que a tecnologia avança, a linha entre as comunicações digitais e face a face está se tornando tênue. A videoconferência percorreu um longo caminho nos últimos anos. Além disso, a nova tecnologia de realidade virtual pode fazer com que as reuniões remotas pareçam reuniões presenciais em um futuro próximo.

Exemplos de Canais de Comunicação Digital no Local de Trabalho

canais de texto

Os canais de texto são o tipo de comunicação digital com o qual a maioria das pessoas está familiarizada. Eles incluem mensagens de texto, e-mails e mensagens enviadas em aplicativos de bate-papo de negócios.

A intranet da sua empresa também pode servir como um canal para comunicações de texto. Por exemplo, um manual do funcionário digitalizado publicado em sua intranet é uma forma de comunicação digital.

Notas de áudio

As notas de áudio estão se tornando cada vez mais populares como uma forma de comunicar informações rapidamente. Muitas plataformas que oferecem suporte a mensagens de texto, como aplicativos de SMS para smartphones e aplicativos de bate-papo de negócios, agora também oferecem suporte a notas de áudio.

Vídeo conferência

As ferramentas de videoconferência oferecem uma variedade de recursos. Você pode realizar uma chamada de vídeo bidirecional ou uma reunião maior. Você também pode hospedar um webinar ou gravar um vídeo e compartilhá-lo por e-mail ou aplicativo de bate-papo.

Mídia social

Você pode estar mais acostumado com a mídia social em sua vida pessoal, mas pode ser um canal muito útil para se conectar com os clientes. Você também pode usar um feed de estilo de mídia social em sua empresa para compartilhar os principais anúncios.

pesquisas

As pesquisas são uma ferramenta digital eficaz para coletar feedback ou ideias de seus funcionários. Com uma plataforma como o Connecteam, você pode decidir se as pesquisas devem ser anônimas ou ter os nomes dos funcionários anexados.

Ferramentas de gerenciamento de projetos

Muitas ferramentas de gerenciamento de projetos incluem recursos que ajudam sua equipe a se comunicar sobre o trabalho em andamento. Por exemplo, você pode anexar documentos e notas a uma tarefa e atribuí-la a um funcionário, que receberá uma notificação de que tem uma nova atribuição.

calendários

Os calendários oferecem uma maneira de comunicar sobre reuniões, prazos e outros eventos. Por exemplo, você pode enviar um convite de calendário aos funcionários sobre uma próxima videoconferência.

Diretrizes de comunicação digital no local de trabalho

Para ajudá-lo a aproveitar ao máximo as comunicações digitais em seu local de trabalho, aqui estão algumas diretrizes a serem seguidas.

Use vários canais para se comunicar

O uso de vários canais para se comunicar com sua equipe oferece mais flexibilidade e permite que você compartilhe informações com mais eficiência. Por exemplo, você pode usar mensagens de texto para um simples bate-papo com um funcionário, mas optar por uma videoconferência para brainstorming ou tomada de decisões em equipe.

Como regra geral, concentre-se em usar de 2 a 4 canais de comunicação que funcionem melhor para sua equipe.

Dedique tempo ao treinamento

Dependendo das ferramentas de comunicação digital que você usa, pode demorar um pouco para se acostumar. Portanto, é importante que você gaste tempo treinando os funcionários sobre como usá-los adequadamente. O treinamento pode incluir explicar não apenas como um software funciona, mas também como você espera que os membros de sua equipe o usem ao longo do dia.

Não sobrecarregue os funcionários com notificações

Algumas ferramentas tornam a comunicação tão perfeita que é fácil sobrecarregar os funcionários com notificações. Uma maneira de evitar isso é direcionar suas mensagens para os funcionários específicos que precisam de uma informação. Se um tópico exigir muitas trocas de mensagens, pode ser mais fácil fazer uma chamada rápida de voz ou vídeo.

Organize suas mensagens

Muitos aplicativos de bate-papo de negócios permitem que você organize suas conversas em canais. Você pode criar um novo canal para cada projeto ou equipe em que você e seus funcionários trabalham. Isso não apenas torna mais fácil encontrar informações posteriormente, mas também garante que suas mensagens cheguem apenas aos funcionários para quem as informações são relevantes.

Desenvolva uma política de comunicação em toda a empresa

Toda empresa deve ter uma política de comunicação clara e a sua deve estar incluída no manual do funcionário.

Sua política de comunicação pode definir quais ferramentas de comunicação você usa e quando usá-las. Ele também pode estabelecer diretrizes para quais tipos de discurso são permitidos e quais tópicos estão fora dos limites em suas comunicações comerciais. Isso é importante para garantir que seu local de trabalho seja inclusivo para todos os funcionários.

Melhores ferramentas e software de comunicação digital para 2023

Existem dezenas de plataformas para comunicação digital no local de trabalho e as reduzimos a nossas 3 principais escolhas.

O Connecteam é uma plataforma de operações de trabalho completa que inclui vários recursos para se comunicar com sua equipe.

Para começar, o Connecteam oferece um recurso de bate -papo fácil de usar, integrado ao aplicativo. Você pode enviar mensagens, anotações de voz, fotos e vídeos, anexos e muito mais. Ele oferece suporte a conversas individuais e em grupo, e você pode organizar seus chats em tarefas ou canais baseados em equipe.

Uma coisa que separa o Connecteam de outros aplicativos de bate-papo é o nível de controle que ele oferece aos gerentes. Você decide quais funcionários podem participar e postar em quais canais e pode moderar as conversas para garantir que eles permaneçam no tópico e profissionais.

Para anúncios de departamento ou empresa, Connecteam oferece um feed de atualizações de estilo de mídia social . Ele suporta comentários e curtidas, embora você também tenha a opção de desativá-los para qualquer postagem. Você também pode agendar postagens com antecedência e acompanhar quem visualizou suas atualizações.

O Connecteam também agiliza o processo de coleta de feedback dos funcionários com pesquisas e enquetes personalizáveis . As pesquisas oferecem suporte a respostas anônimas e você pode até realizar pesquisas ao vivo para coletar feedback instantaneamente.

Outros recursos de comunicação no Connecteam incluem um diretório de funcionários, centro de conhecimento e calendário de eventos. O centro de conhecimento permite que você armazene documentos importantes, como o manual do funcionário, documentos de operações e muito mais.

Além disso, o Connecteam inclui ferramentas de gerenciamento de projetos que permitem que os funcionários compartilhem anotações sobre tarefas em andamento.

O Connecteam é totalmente gratuito para empresas com até 10 funcionários . Para empresas maiores, o preço começa em apenas $ 29 por mês para até 30 usuários.

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O Zoom é uma solução de videoconferência amplamente usada que pode ajudar equipes remotas a colaborar. Os gerentes podem realizar reuniões individuais ou hospedar até 1.000 participantes por vez. Os usuários podem hospedar enquetes ao vivo durante reuniões ou compartilhar telas para apresentações.

As reuniões de zoom incluem quadros brancos virtuais, que permitem aos usuários compartilhar ideias e tomar decisões juntos. Os quadros brancos oferecem suporte à edição simultânea e podem ser personalizados com modelos para ajudar a iniciar o processo de criação de ideias.

O software também permite que os hosts dividam os participantes em salas de descanso durante uma reunião. Isso permite que os funcionários trabalhem em ideias em pequenas equipes e, em seguida, relatem para todo o grupo.

Além disso, o Zoom inclui um cliente de e-mail, calendário compartilhado e um bate-papo em equipe.

O Zoom oferece um plano gratuito que limita os usuários a reuniões de 40 minutos. Os planos pagos começam em $ 15,99 por usuário, por mês.

O Google Workspace é um pacote de produtividade que inclui aplicativos como Google Drive, Gmail, Meet e muito mais. O Drive é especialmente interessante como ferramenta de comunicação por facilitar a colaboração dentro das equipes.

Com o Google Drive, vários funcionários podem editar o mesmo documento, planilha ou apresentação ao mesmo tempo. Eles também podem deixar comentários em um documento.

Os comentários permitem que os funcionários trabalhem de forma assíncrona, o que é útil para equipes espalhadas por vários fusos horários. Os comentários são encadeados para que os funcionários possam ter conversas de ida e volta.

Além disso, como o Google Drive faz parte do Google Workspace, os funcionários podem iniciar videochamadas com o Meet quando precisam discutir uma tarefa com mais detalhes.

O Google Drive também permite que os usuários organizem arquivos em pastas e os compartilhem com grupos de funcionários. Os gerentes podem deixar uma nota ao compartilhar arquivos, bem como controlar quem tem permissão para editar o conteúdo de um arquivo.

O Google Workspace começa em US$ 6 por usuário, por mês.

Conclusão

As comunicações digitais incluem mensagens, mídia social, videoconferência e muito mais. No local de trabalho, as ferramentas de comunicação digital podem facilitar a colaboração dos funcionários, além de ajudar a melhorar a produtividade e auxiliá-lo na organização das informações.

Existem inúmeras opções por aí, mas três de nossas ferramentas de comunicação digital favoritas para empresas são Connecteam, Zoom e Google Workspace. Comparando as 3 plataformas, o Connecteam se destaca como a melhor solução tudo-em-um . Ele oferece um plano gratuito para empresas com 10 funcionários ou menos, além de planos pagos acessíveis para equipes de todos os tamanhos.

perguntas frequentes

Qual é a definição de comunicação digital?

Comunicação digital é qualquer tipo de comunicação que ocorre eletronicamente, geralmente pela internet. Inclui e-mail, mensagens instantâneas, chamadas de vídeo e mídias sociais.

Qual é o tipo de comunicação digital mais comum no local de trabalho?

Tipos comuns de comunicação digital no local de trabalho incluem e-mail, mensagens instantâneas e videoconferência. Pouquíssimas empresas poderiam operar sem e-mail, e um número crescente depende de mensagens instantâneas dentro das equipes para compartilhar informações rapidamente. Enquanto isso, as videoconferências permitem que as equipes se encontrem virtualmente.

Por que a comunicação digital é importante para as empresas?

Há uma série de benefícios da comunicação digital no local de trabalho. Em primeiro lugar, as ferramentas de comunicação digital permitem que as empresas compartilhem informações rapidamente. Eles são essenciais também para se comunicar com os clientes, facilitar a colaboração entre funcionários e aumentar a produtividade. Quase todas as empresas hoje dependem de comunicações digitais.

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