Como fluxos de trabalho e formulários digitais podem impulsionar a eficiência operacional

Automatizar processos e padronizá-los é algo importante para todos os negócios. Os fluxos de trabalho permitem que seus funcionários preencham relatórios, formulários, listas de verificação, solicitações e muito mais, tudo a partir de seu aplicativo móvel.

Com fluxos de trabalho diários, os funcionários podem fazer seu trabalho com mais eficiência e eficácia, além de garantir a conformidade com as regras e regulamentos.

Mudar de caneta e papel, pranchetas e diários de bordo para gerenciamento de tarefas oferece muitas vantagens de automatizar processos. Por exemplo:

• CEOs e gerentes gastam quase 20% de seu tempo em trabalhos que podem ser automatizados, incluindo análise de dados operacionais e revisão de relatórios de status.
• Em relação aos processos de negócios, 60% das empresas poderiam economizar cerca de 30% de seu tempo com a automação. Gerar leads de vendas, aprovar documentos e processar documentos são apenas algumas das tarefas que podem economizar seu tempo por meio da automação.
• A empresa de pesquisa de mercado IDC diz que as empresas perdem de 20 a 30% da receita a cada ano devido a processos ineficientes.
• 1/2 dos funcionários especificaram que gostariam de acessar e editar documentos em trânsito.

Acreditamos que os fluxos de trabalho digitais e as listas de verificação operacionais têm 4 qualidades principais que fornecem valor para a automação da operação:

Seja uma lista de verificação semanal, um relatório de incidente ou uma confirmação de uma versão recente de política, os fluxos de trabalho estão sempre disponíveis para sua equipe e são fáceis de preencher com apenas alguns cliques, tornando muito mais fácil aumentar a automação das operações de negócios.

Por padrão, todas as entradas do fluxo de trabalho são arquivadas, fornecendo acesso a todas as informações históricas de maneira pesquisável e organizada, para que você possa pesquisar, exportar ou gerar relatórios relevantes a partir das informações coletadas.

Os fluxos de trabalho não apenas coletam as informações, mas também as encaminham automaticamente para as partes interessadas relevantes para que possam agir. Reduzindo a sobrecarga de resposta e comunicação, tornando seu negócio mais eficiente e produtivo.

Como gerente, os fluxos de trabalho fornecem a capacidade de rastrear status, confirmar entradas com assinatura e muito mais, para que você possa acompanhar a ação de acompanhamento acionada pelos membros de sua equipe.

Agora vamos ver alguns exemplos reais de fluxos de trabalho digitais.

Para trazer tudo isso à realidade, vamos ver alguns exemplos reais de fluxos de trabalho digitais de clientes. Fluxos de trabalho e formulários digitais podem ser amplamente segmentados em algumas categorias principais:

Exemplos de fluxo de trabalho : 'Lista de verificação de abertura do local', 'Lista de verificação pré-condução', 'Lista de verificação de segurança mensal'.

Vantagens: As listas de verificação operacionais, por padrão, determinam a padronização em toda a organização, pois todos os membros da equipe seguem o mesmo formato de relatório.Eles impulsionam a eficiência operacional, melhoram o nível de serviço e ajudam você a sinalizar exceções que podem exigir mais atenção.

Como exemplo, Bob, o gerente da loja, pode ver em seu celular a qualquer momento a lista de verificação de abertura do dia e tomar providências em relação a possíveis exceções, mesmo que ele não esteja na loja.

Exemplos de fluxo de trabalho : 'Relatório de incidente', 'Relatório de perigo de segurança', 'Relatório de acidente'

Vantagens: Os fluxos de trabalho de geração de relatórios permitem relatórios detalhados rápidos a qualquer momento e em qualquer lugar e possibilitam uma resposta rápida.

Por exemplo, quando Jessie relata um incidente ocorrido, seu gerente é notificado automaticamente em tempo real e obtém uma cópia em PDF dos detalhes, imagens e locais do incidente em campo.

Exemplos de fluxo de trabalho : 'Auditoria do local', 'Inspeção de saúde e segurança', 'Auditoria de desempenho da equipe'

Vantagens: Os relatórios de auditoria facilitam para o auditor documentar descobertas, padronizar o processo de inspeção e também rastrear resultados ao longo do tempo e em toda a organização, digitalizando todas as auditorias de toda a organização, tornando-as acessíveis e comparáveis.

Como exemplo, quando Rob realiza uma auditoria de Saúde e Segurança em um restaurante, ele primeiro analisa a auditoria do ano anterior para avaliar os resultados anteriores e, em seguida, pode incluir em seu relatório se há uma tendência de melhoria ou ação adicional é necessário para elevar os padrões da equipe.

Exemplos de fluxo de trabalho : 'Reconhecimento do livro de funcionários, 'Declaração diária de saúde COVID19', 'Aceitação uniforme da política'.

Vantagens: Os fluxos de trabalho Read & Sign são muito eficientes para obter uma resposta rápida e documentada de sua equipe, para garantir que você atenda aos padrões de conformidade e que sua equipe esteja atualizada com seus protocolos e diretrizes internas.Os fluxos de trabalho de leitura e assinatura fornecem visibilidade total de quem completou o formulário e facilita o acompanhamento com notificações push apenas com os membros da equipe que não o fizeram, para que você alcance 100% de conformidade de sua equipe.

Como exemplo, Elise, do RH, deseja que toda a sua equipe esteja atualizada com as últimas atualizações do Manual do Funcionário da empresa. Assim, ela emite um fluxo de trabalho de leitura e assinatura detalhando as informações relevantes e consegue obter o reconhecimento de toda a sua equipe em menos de 24 horas. Ela também baixa uma cópia em PDF de cada formulário preenchido para garantir a documentação para fins de conformidade.

Exemplos de fluxo de trabalho : 'Abrir um ticket de manutenção', 'Formulário de reembolso', 'Pedido de estoque', 'Relatar um ticket de velocidade'.

Vantagens: Com fluxos de trabalho de tíquetes, cada membro da equipe pode preencher e documentar todas as informações relevantes com facilidade, incluindo o upload de imagens de suporte e qualquer outra informação necessária.Todos os tíquetes são automaticamente documentados, arquivados e organizados para que a equipe possa responder posteriormente e agir conforme necessário.

Como exemplo, James é um controlador responsável por reembolsar os membros da equipe em despesas aprovadas. Na hora de fazer a folha de pagamento, ele apenas olha para sua tabela de fluxo de trabalho de reembolso e vê todos os lançamentos do último mês, ele pode marcar todas as despesas que foram pagas e até pedir esclarecimentos aos membros da equipe relevantes, se necessário. Ele baixa todas as faturas para manutenção de registros e passa para a próxima tarefa.

O poder dos fluxos de trabalho digitais para automação de operações de negócios

Os fluxos de trabalho são uma ótima ferramenta para todas as equipes, oferecendo grande valor em termos de economia de tempo, padronização, fluxo de informações, conformidade e muito mais. Eles são fáceis de configurar e são altamente adotados pelos membros da equipe, pois facilitam as coisas para todos.