Digitalize os formulários de relatório de incidentes e transforme os incidentes no local de trabalho

Quer seja uma pequena empresa ou uma grande empresa,você sempre deseja evitar e estar à frente de incidentes no local de trabalho , como lesões e acidentes ocupacionais, quase acidentes fatais ou menores, casos ambientais, falhas nas instalações ou no ambiente de trabalho.Além disso, você deve incentivar uma boa cultura de relatórios de incidentes para criar um local de trabalho mais seguro e ajudar a identificar como melhorar continuamente o ambiente de trabalho.

Além de garantir a segurança de seu funcionário, vocêtambém deve garantir que sua empresa esteja sempre em conformidade com os padrões regulatórios da OSHA.Como gerente, você deve ter documentação suficiente para mostrar que fez todo o possível para evitar um incidente no local de trabalho e quais foram as medidas que você tomou quando ocorreu um.

Tudo isso leva às seguintes perguntas, especialmente se você ainda estiver usando papel e caneta para lidar com incidentes no local de trabalho:

• Mas qual é o seu processo quando um incidente acontece?
• Como um funcionário relata o incidente?
• É tratado em tempo real?
• Os funcionários têm um manual em mãos que podem consultar e agir de acordo?
• Como você, como gerente, pode compartilhar rapidamente o incidente com outros funcionários?
• E como você pode ter certeza de que TODOS os seus funcionários entenderam a mensagem?
• Além de tudo isso, como os novos funcionários podem aprender sobre incidentes antigos?

Não há como negar que, a partir das perguntas acima e quão rigorosos devem ser seus procedimentos de segurança, existe uma maneira de lidar com perigos e incidentes e é isso que detalhamos abaixo.

Como Lidar com Perigos e Incidentes

Antes de um Incidente:

Antes mesmo de ocorrer um acidente, você deseja que seus funcionários o alertem sobre um perigo potencial!Por exemplo, uma escada amassada, piso molhado ou cabos expostos – esses são perigos que você deseja conhecer com antecedência, pois ajudarão a evitar acidentes futuros.

Durante um Incidente:

Se um funcionário estiver envolvido em um acidente, uma lista de verificação deve estar pronta para cada tipo de acidente, para que seu funcionário saiba o que fazer em cada tipo de incidente.

O primeiro passo é passar pela lista de verificação, chamar uma ambulância e notificar o contato de emergência relevante. Em seguida, preencha o formulário de relatório de incidente. (Claro, você é responsável por criar uma lista de verificação eficiente do que fazer quando ocorrer um determinado incidente no local de trabalho.) É importante obter os dados o mais rápido possível com o máximo de informações, como fotos do perigo e arredores, juntamente com localização GPS.

Elementos importantes a incluir em um relatório de incidente

• Detalhes e descrições específicos e factuais, mas permanecem objetivos – informações do funcionário, data, hora e circunstâncias do incidente.
• Localização do GPS.
• O que leva ao incidente.
• Anexar fotos do incidente e arredores.
• Elabore qual parte do corpo foi ferida e qual tratamento você precisará.
• Equipamentos danificados, materiais, etc.
• Inclua depoimentos de testemunhas sempre que possível.
• Mantenha algumas informações confidenciais.
• Assinaturas de todas as partes relevantes.

Após um Incidente:

O mais rápido possível, compartilhe uma atualização sobre o incidente (o que aconteceu e como evitá-lo) com todos os funcionários que possam ser expostos a um incidente semelhante, como piso molhado ou escada quebrada. Desta forma, você pode evitar que incidentes semelhantes aconteçam novamente.Alguns dias após o incidente, você pode compartilhar uma nova atualização processual detalhada sobre como lidar com esse incidente, caso ele ocorra.

No entanto, se você ainda estiver usando formulários de relatório de incidente desatualizados, como papel e caneta, é hora de fazer a troca!Em 2021, listas de verificação e procedimentos em papel são irrelevantes, você precisa mudar para o celular.

Com todos os itens acima destacados, também é importante que você saiba que as empresas preenchem um relatório de incidente porque ele comprova:

• A empresa reconhece o incidente
• A empresa investigou o incidente
• A empresa tomou todas as medidas necessárias para cumprir os regulamentos estaduais ou federais relacionados ao incidente
• A empresa certificou-se de que todos os envolvidos no incidente foram incluídos no relatório do incidente e seu relatório foi reconhecido
• A empresa realizou uma análise de causa raiz para descobrir por que o incidente ocorreu
• A empresa tomou as medidas necessárias para evitar que isso aconteça novamente.

E se não deixarmos isso claro, usar métodos desatualizados como papel e caneta não resolverá mais.

Por que mudar para formulários de relatórios de incidentesmóveisé uma obrigação

Ao usar um formulário de relatório de incidente móvel, você está utilizando uma solução digital que permite priorizar tarefas diárias e agilizar as operações. Isso significa que você não ficará sobrecarregado com montanhas de papelada; em vez disso, poderá administrar sua empresa com eficiência a partir de seu smartphone. Tudo pode ser rastreado e gerenciado em movimento, listas de verificação e relatórios digitais ajudam a reduzir o atrito das atividades diárias, automatizar o fluxo de informações e permitir que você tenha uma melhor supervisão.

Por que outro motivo você deveria mudar para um formulário de relatório de incidente móvel? O abaixo deve lançar um pouco mais de luz.

• Fácil de enviar informações sobre perigos e relatórios de incidentes. Além disso, tudo é relatado em tempo real.
• Basta adicionar fotos e localização GPS. Não há necessidade de escrever uma longa explicação quando uma imagem vale mais que mil palavras.
• Acessível a todos os funcionários e eles sempre têm acesso a listas de verificação e formulários.
• O envio de um procedimento atualizado leva um clique.
• Todos os dados são mensuráveis ​​e armazenados com segurança.
• Compartilhe vídeos sobre como usar o equipamento corretamente e lidar com perigos e incidentes.
• 100% de conformidade, pois você pode ver quem fez o quê.
• Os documentos estão sempre acessíveis para treinamento e solicitações regulatórias e, sempre que são atualizados, todos os funcionários têm imediatamente a versão mais recente disponível.
• Melhore e atualize regularmente os formulários de relatório de incidentes, conforme necessário.

Com tudo isso em mente, você precisa saber o que deve procurar quando se trata de software de relatório de incidentes. É muito mais do que apenas os recursos que oferece e o preço – ambos são importantes, mas você precisa de um software de relatório de incidentes que possa ir além para que você possa se concentrar no que importa.

O que procurar em um software de relatório de incidentes

• Disponível no celular

Dessa forma, seus funcionários estão sempre conectados à natureza do relatório de perigos e incidentes, pois é conveniente e super fácil fazê-lo. Quando você tem funcionários sem escritório, eles não têm tempo para se sentar atrás de um computador para informá-lo sobre um incidente ou perigo. Mas quando está disponível diretamente em seu smartphone, isso significa que eles podem estar no controle de tudo enquanto estão em movimento.

• Muito fácil de usar

Você não deveria ter que passar por um longo processo de treinamento, deveria ser tão simples quanto 1-2-3 (especialmente se você tiver funcionários menos experientes em tecnologia). Ninguém quer perder tempo aprendendo a usar um aplicativo, apenas para descobrir que é supercomplicado. Se os relatórios não forem fáceis de fazer, seus funcionários não ficarão motivados a usá-los!

• Fácil de implementar

O download de um aplicativo leva segundos e não é um processo complicado, então você economiza tempo e pode começar a usar imediatamente o novo software de relatórios de incidentes.

• Inclui recursos de comunicação

Você e seus funcionários nunca perderão o ritmo, pois podem abrir bate-papos privados ou em grupo sobre vários tópicos. Envie atualizações com ou sem recursos de comentários para garantir que a mensagem seja entregue e ninguém se incomode com muitas notificações.

• Formulários digitais estão disponíveis

Escolha um modelo ou crie seu próprio formulário digital personalizado.Isso garante que os formulários sejam semelhantes à aparência da empresa, para que seus funcionários não sejam pegos de surpresa.

• Acessível

Dependendo do tamanho da sua empresa, você precisa escolher o software que faz mais sentido para a sua empresa e para o seu bolso.

Com tudo isso em mente, como você escolhe o software de relatório de incidente certo? Nós arregaçamos as mangas e fizemos o trabalho para você! Abaixo, você encontrará 12 opções de software de relatório de incidentes que podem ser perfeitas para sua empresa.

As 12 principais soluções de software para relatórios de incidentes

1. Connecteam

O aplicativo móvel tudo-em-um fácil de usar do Connecteam agiliza e facilita a geração de relatórios e o tratamento de um incidente. Crie um relatório antes que um acidente aconteça (como um piso molhado), preencha um formulário de relatório de incidente após um acidente, abra uma biblioteca para ver o checklist do que você deve fazer após um incidente e envie o novo protocolo para todos em minutos, em vez de dias ou semanas após um incidente. Além disso, todos os números de trabalho são armazenados no diretório de funcionários do Connecteam para que você possa alcançar rapidamente o contato de emergência designado.

• Conjunto robusto de recursos: o editor intuitivo de arrastar e soltar facilita a criação de qualquer formulário em minutos. Obtenha informações de sua equipe sem escritório com recursos avançados, incluindo imagens, assinaturas, carimbos de localização, listas suspensas, gravações de voz, anexos de arquivos, etc.
• Acesso 24 horas por dia, 7 dias por semana: quando estiver em trânsito, sua equipe pode acessar o aplicativo para preencher e enviar qualquer formulário para que você não precise lidar com a papelada e caligrafia confusa, formulários desatualizados e evite esperar dias (se não semanas) por papelada chave a ser preenchida.
• Notificações em tempo real: seja notificado em tempo real sobre cada entrada feita por sua equipe e revise em seu smartphone ou no escritório. Além disso, acompanhe as taxas de conclusão, defina lembretes automáticos e acompanhe qualquer pessoa que não tenha preenchido um formulário.
• Processamento rápido de informações: as coisas que você precisa saber como gerente acontecem rapidamente com filtragem avançada e uma interface pesquisável. Sinalize exceções, analise dados históricos e exporte informações quando necessário. Além disso, todas as entradas anteriores estão documentadas e disponíveis sempre que você precisar delas.
• Automatize o fluxo de trabalho: baixe e envie automaticamente relatórios do Excel quando necessário, obtenha uma cópia em PDF para cada entrada e muito mais para manter sua equipe e sua empresa organizadas e proativas.
• Feche o ciclo: forneça feedback imediato e direto à sua equipe sobre os envios com notas e status com cores coordenadas para cada inscrição.
• Tudo em um: você não precisa pagar mais para administrar seu negócio no piloto automático, o Connecteam oferece ainda mais recursos para agilizar seus negócios. Beneficie-se do diretório de funcionários, bate-papo no aplicativo, notificações push, ferramenta de atualizações da empresa, ferramenta dedicada de gerenciamento de tarefas e muito mais.

Preço: por um preço mensal fixo, o Connecteam oferece o melhor retorno possível.O preço começa em apenas $ 29 por mês. Comece com o plano gratuito vitalício do Connecteam para testar seus incríveis recursos.

2. Tipo de formulário

Se você tem a maioria dos funcionários do escritório que estão na frente do computador, o Typeform é uma ótima opção. É semelhante ao Formulários Google e não é específico da empresa. Escolha um modelo de formulários existente para que seus funcionários possam preencher um formulário de relatório de incidente.

Preço: Typeform tem três planos de preços para oferecer: grátis (que é seriamente limitado), Pro por US$ 35/mês/para 1 usuário e Pro+ por US$ 70/mês/1 ou mais usuários.

3. Freshservice

O Freshservice é um serviço de gerenciamento de TI (ITSM) na nuvem. Ele hospeda vários recursos de gerenciamento de incidentes que podem ser integrados a outros processos de ITSM, como gerenciamento de problemas, mudanças, liberações e ativos. Abra tíquetes por meio de vários canais, como e-mail, portal de suporte, bate-papo e assim por diante. O departamento de TI da sua empresa pode então automatizar as atribuições de tíquetes e emitir respostas prontas.

Preço: Inicie um teste gratuito de 21 dias e depois escolha entre quatro planos mensais que o Freshservice oferece.Seus quatro planos de preços incluem US$ 29/mês, US$ 59/mês e dois planos de US$ 99/mês – para grandes equipes e empresas.

4. Rastreador A1

Personalize este software de gerenciamento de incidentes de acordo com a aparência da sua empresa. Implemente facilmente para obter métricas e gráficos do painel, um portal da Web, relatórios de incidentes, execuções de perda e muito mais. Você também pode oferecer módulos para rastrear eventos, incidentes, contratos, seguros, sinistros, lesões, dados de folha de pagamento e ativos.

Preço: converse com um representante de atendimento ao cliente para descobrir quais são os custos mensais ou anuais.

5. ServiceDesk Plus

O que você obterá com o ServiceDesk Plus é um software de help desk e gerenciamento de ativos. Ele também apresenta um pacote de gerenciamento de incidentes, como emissão de tíquetes de problemas, compras, gerenciamento de contratos, um portal de autoatendimento e assim por diante.

Preço: você terá que entrar em contato com um representante de atendimento ao cliente para saber mais sobre os preços do ServiceDesk Plus.

6. Incy.io

Use o Incy.io no seu celular, computador ou tablet para emitir um relatório de incidente ou observação. Você pode personalizar o formulário de relatório de incidentes, adicionar imagens, analisar riscos e tendências e todos os dados são apresentados em tempo real.

Preço: Eles oferecem apenas uma taxa anual e você deve entrar em contato com um representante de atendimento ao cliente para apresentar uma cotação, que depende do tamanho da sua organização.

7. Paginação

A PagerDuty se descreve como “uma empresa de computação em nuvem que produz uma plataforma SaaS de resposta a incidentes para departamentos de TI”. Envie notificações por SMS sobre o gerenciamento de incidentes de forma rápida e fácil - personalize para equipes ou indivíduos.

Preço: o preço do PagerDuty começa em US$ 6/mês para apenas 6 usuários, US$ 35/mês, US$ 47/mês e US$ 119/mês.

8. VictorOps

O VictorOps se orgulha de princípios básicos de plantão, colaboração entre equipes e visibilidade simples. Eles usam o sistema de TI e DevOps para enviar alertas automatizados, integram informações e hospedam documentação crucial.

Preço: o preço começa em US$ 9/por usuário/mês, US$ 29/por usuário/mês, US$ 49/por/mês ou obtenha um plano de preços personalizado para todas as suas necessidades de relatórios de incidentes.

9. Conformidade 360 ​​da SAI Global

No que diz respeito aos recursos de relatório de incidentes, o Compliance 360 ​​suporta trilha de auditoria, ações corretivas, relatórios de incidentes, diagnóstico de causa raiz e gerenciamento de tarefas.

Preço: Para obter uma cotação de preço, você precisará falar com um representante de atendimento ao cliente.

10. Sistemas Adashi

As organizações de serviços de emergência usam os Sistemas Adashi para todas as suas necessidades de relatórios de incidentes. Os socorristas podem relatar, responder e gerenciar todos os incidentes com segurança e rapidez.

Preço: fale com um representante de atendimento ao cliente sobre os planos de preços.

11. Gerenciamento de Incidentes do ProcessMAP

O ProcessMAP Incident Management é uma solução baseada na Web que trabalha na investigação, geração de relatórios e também na análise de incidentes ambientais, de lesões/doenças, de propriedade e de frota.

Preço: Converse com um representante de atendimento ao cliente do ProcessMAP Incident Management sobre preços.

12. OnPage – Sistema de Gestão de Incidentes

Trilha de auditoria, diagnóstico de causa raiz, recuperação de desastres, relatórios de incidentes, gerenciamento de segurança, gerenciamento de tarefas e gerenciamento de tíquetes - é por isso que o OnPage Incident Management System oferece suporte no caso de um incidente. Você pode permitir relatórios de incidentes em tempo real e inquérito post-mortem com suas trilhas de auditoria e relatórios. O OnPage também se integra com soluções RMM e PSA e ferramentas de chat como Slack.

Preço: há uma avaliação gratuita de 7 dias com o OnPage, caso contrário, você precisará entrar em contato com um representante de atendimento ao cliente para saber mais sobre preços.

O resultado final das soluções de software para relatórios de incidentes

A necessidade de gerenciar incidentes e riscos no local de trabalho não pode ser negligenciada, e você provavelmente já sabe disso. No entanto, para realmente tornar o processo suave e indolor (trocadilho intencional), você deve usar ferramentas modernas para ficar à frente da curva. Criar um ambiente de trabalho seguro e agradável é OBRIGATÓRIO.

Com acesso em tempo real aos dados, você pode detectar incidentes antes que eles aconteçam e pode facilmente manter todos na mesma página para que a promoção de uma cultura de local de trabalho seguro seja incorporada ao DNA da sua empresa. Portanto, confira nossa lista com as 12 melhores soluções de software para relatórios de incidentes e faça a melhor escolha para sua empresa e funcionários.