As 5 principais práticas recomendadas de pesquisa de funcionários para feedback eficaz

Muitas empresas usam pesquisas para coletar feedback dos funcionários, mas os resultados geralmente são falhos, enganosos e difíceis de analisar. A má interpretação de coisas como satisfação, engajamento e desempenho do funcionário pode ter sérias consequências.

Por exemplo, os resultados podem mostrar que os funcionários se sentem menos capacitados no trabalho. Você pode resolver isso fornecendo a eles mais propriedade e independência. Mas se eles estavam procurando por mais treinamento e suporte, você os preparou para o fracasso.

Da mesma forma, os trabalhadores que têm medo de ser verdadeiros podem dizer que estão satisfeitos no trabalho. A próxima coisa que você sabe é que eles desistiram, deixando você confuso.

Ao criar e administrar pesquisas, é importante seguir as melhores práticas de pesquisa de funcionários. Isso ajuda a garantir resultados robustos e confiáveis. Abaixo, compartilhamos 5 dicas de design de pesquisa de especialistas para ajudá-lo a aumentar a participação e coletar informações honestas e significativas para sua empresa.

Planejar antecipadamente

Defina o propósito

As pesquisas com funcionários podem ser usadas por vários motivos diferentes. As empresas os usam para medir os níveis de engajamento dos funcionários. Os funcionários também podem usá-los para obter feedback de seus gerentes, colegas de trabalho e subordinados diretos.

Certifique-se de definir um objetivo claro para sua pesquisa, seja ele qual for. Um estudo da Forbes descobriu que 78% das empresas falharam em obter resultados de qualidade em suas pesquisas de engajamento de funcionários, e uma das principais razões para isso foi que elas estavam lidando com muitos problemas ao mesmo tempo.

É melhor restringir seu objetivo a alguns tópicos-chave. Dessa forma, você não está esgotando os funcionários com muitas perguntas. Além disso, ao ter um foco claro para a pesquisa, você pode obter insights mais significativos para gerar resultados de negócios específicos.

Estabeleça seu público-alvo e garanta que eles sejam “representativos”

Identifique de quem você deseja coletar respostas. Seu público-alvo, ou “amostra”, varia de acordo com o que sua pesquisa está medindo.

Quando se trata de pesquisas com funcionários, as melhores práticas incluem coletar feedback de uma “amostra representativa”. Isso se refere a um grupo que reflete todas as pessoas relevantes às quais as perguntas da pesquisa podem se aplicar. Você pode acabar com resultados de pesquisa enganosos se não coletar feedback de uma amostra representativa.

Por exemplo, enviar uma pesquisa apenas para membros da equipe altamente engajados não produzirá resultados objetivos. Esses membros da equipe não representam todos os seus funcionários, que provavelmente têm níveis variados de envolvimento. Neste exemplo, você não teria a oportunidade de ouvir os trabalhadores menos engajados e, portanto, não seria capaz de trabalhar para resolver os problemas subjacentes.

Por fim, certifique-se de ter um bom tamanho de amostra. Isso significa que você deve ter um número mínimo de respostas para que sua pesquisa seja considerada representativa de toda a população.

Os tamanhos das amostras variam de acordo com o tamanho da sua empresa. Existem muitas ferramentas on-line para ajudá-lo a calcular qual seria um bom tamanho de amostra.

Como regra geral, para empresas maiores com mais de 1.000 funcionários, 10% costuma ser um bom tamanho de amostra. Mas para empresas menores com menos de 100 funcionários, você deve tentar que todos respondam à pesquisa.

Decida se um modelo de pesquisa funciona para você

Antes de projetar sua pesquisa, avalie se você precisa criá-la do zero. Algumas empresas usam modelos de pesquisa novos ou usados ​​anteriormente. Por exemplo, você poderia usar a pesquisa de satisfação do funcionário do ano passado novamente este ano, se funcionou bem. Isso também permitiria que você comparasse os resultados de forma mais significativa.

Outra opção é começar com um modelo existente e ajustá-lo para atender às suas necessidades. Por exemplo, você pode adicionar ou remover perguntas com base no que é importante para sua pesquisa. Ou você pode adicionar uma caixa de comentários para sugestões dos funcionários, se é isso que você está procurando.

Considere uma pesquisa piloto ou obtenha feedback de grupos focais

Algumas empresas realizam uma pesquisa piloto antes de enviar a pesquisa para todo o público-alvo. Isso significa que as empresas testam uma pesquisa de experiência do funcionário com um pequeno grupo para garantir que os entrevistados possam entender todas as perguntas.

As empresas também usam pesquisas-piloto para identificar qualquer viés - por exemplo, todos classificam o primeiro ou o último item de uma lista como sua opção preferida. Isso é chamado de viés primário (quando os entrevistados selecionam o primeiro item) ou viés de recência (quando eles escolhem o último item).

Além disso, usar o método de pesquisa piloto permite que você faça as alterações necessárias antes que sua pesquisa vá para um grupo maior.

Mas as pesquisas-piloto não são sua única opção. Você também pode organizar um grupo focal em que pede a um pequeno grupo que leia as perguntas e forneça feedback.

Escolha o tempo e a frequência certos

Considere cuidadosamente quando você deseja enviar a pesquisa. Por exemplo, as pesquisas de desempenho geralmente são enviadas ‌ anualmente ou a cada 6 meses. Você pode administrar pesquisas de engajamento ou satisfação de funcionários com mais frequência, por exemplo, a cada trimestre. Estes também são conhecidos como pesquisas de pulso.

Claro, você pode enviar pesquisas com a frequência que precisar. Mas o tempo é importante, pois fornece contexto. Por exemplo, você pode enviar uma pesquisa de satisfação aos funcionários durante um período desafiador para os negócios. As respostas dos funcionários podem ser mais negativas do que seriam se a pesquisa fosse enviada quando o negócio estava indo bem. Certifique-se de levar em consideração o tempo ao analisar as respostas da pesquisa.

Decida quem será o dono

A pesquisa deve ser administrada por uma pessoa ou equipe específica. Pode ser RH, comunicações ou outra equipe relevante.

Isso garante que a pessoa ou equipe relevante seja responsável pela administração das pesquisas no prazo, bem como pela análise e apresentação dos resultados às partes interessadas relevantes.

Maximize a participação e incentive a honestidade

Torne-o curto e fácil de usar

Certifique-se de que sua pesquisa seja curta, intuitiva e agradável aos olhos. Idealmente, os funcionários devem ser capazes de concluir a pesquisa em 20 minutos. Dessa forma, eles podem se concentrar em uma única sessão sem distrações.

Além disso, mantenha todos os elementos visuais, como logotipos, números de página, status do progresso da pesquisa e assim por diante, limpos e simples. Evite o uso excessivo de muitas cores, pois isso pode ser uma distração. Além disso, considere a fonte que você usa ao criar sua pesquisa. Use uma fonte sem serifa, como Arial, tamanho 12 para que os funcionários possam ler as perguntas com clareza.

Um questionário longo com muitos elementos de distração pode ser assustador e diminuir as taxas de participação dos funcionários.

Estabelecer anonimato e/ou confidencialidade

Os entrevistados devem saber antecipadamente se a pesquisa é anônima ou não. Os trabalhadores normalmente responderão mais abertamente se souberem que suas respostas são anônimas. Enquanto alguns argumentam que o anonimato desencoraja a franqueza e a transparência no trabalho, estudos também mostraram que pesquisas anônimas recebem taxas de resposta dos funcionários de mais de 90%.

Algumas pesquisas não são anônimas, mas as respostas ainda são mantidas em sigilo. Isso significa que apenas a parte administradora sabe como os trabalhadores responderam. É fundamental informar os funcionários se esse for o caso e assegurar-lhes que suas respostas não serão compartilhadas com mais ninguém.

Use linguagem fácil e ofereça explicações quando necessário

Para melhorar a precisão das respostas, certifique-se de usar uma linguagem simples que todos entendam da mesma maneira. Especialmente com pesquisas de engajamento de funcionários, as melhores práticas incluem o uso de uma pesquisa piloto ou grupos focais para verificar se nenhuma pergunta é ambígua. Isso ocorre porque é mais provável que essas pesquisas contenham termos de RH que outras pessoas não entendem.

Para qualquer coisa que possa ser potencialmente confusa, ofereça uma explicação clara para isso. Dessa forma, os funcionários podem se concentrar em responder às perguntas, em vez de tentar entender seu significado.

Comece e termine com perguntas fáceis

Crie uma experiência positiva para o funcionário no início da pesquisa, fazendo perguntas simples. Por exemplo, “Por exemplo, “Tenho orgulho de fazer parte desta empresa”. Perguntas iniciais fáceis deixarão os funcionários à vontade e farão com que se sintam à vontade para responder ao restante da pesquisa.

Terminar com perguntas fáceis também fará com que os funcionários se sintam positivos. Isso provavelmente aumentará sua vontade de participar de pesquisas futuras.

Use a tecnologia para administrar pesquisas e rastrear respostas

Tradicionalmente, as pesquisas eram administradas em formato de papel. Embora algumas empresas ainda façam isso, isso pode levar a uma menor participação, respostas perdidas e perguntas perdidas. Além disso, é preciso muito tempo e esforço para analisar os resultados manualmente.

Use tecnologia como software de pesquisa de funcionários para criar e administrar pesquisas de funcionários online. Todas as respostas são salvas na nuvem para que você nunca perca dados. Você também pode tornar certas perguntas obrigatórias se quiser que todos as respondam. Além disso, você pode acompanhar e analisar facilmente as respostas em tempo real.

Como alternativa, você pode enviar pesquisas em formato Microsoft Word ou Google Docs e enviá-las por e-mail aos funcionários. Embora isso ainda use tecnologia, ele tem suas limitações. Você terá que agrupar respostas individuais e analisar manualmente os dados.

É importante ressaltar que o uso da tecnologia permite que os funcionários participem de qualquer lugar com uma conexão à Internet. Esta é uma excelente maneira de melhorar as taxas de resposta dos funcionários para equipes distribuídas.

Torne-o compatível com dispositivos móveis

A administração de pesquisas em dispositivos móveis facilita ainda mais a participação dos funcionários. Eles podem acessar a pesquisa em qualquer lugar, salvar e continuar mais tarde se precisarem fazer uma pausa.

Estudos mostram que 90% dos millennials e 98% dos trabalhadores da geração Z usam smartphones. É por isso que as pesquisas otimizadas para dispositivos móveis são uma maneira eficaz de coletar feedback hoje.

Nosso conselho: Use um software de gestão de equipes que também tenha um aplicativo móvel, como o Connecteam.

O Connecteam possui recursos de pesquisa integrados que permitem criar e atribuir pesquisas e acompanhar as respostas em tempo real. Você também pode enviar notificações aos funcionários para lembrá-los quando precisam concluir as pesquisas. Além disso, a ferramenta de relatórios do Connecteam permite visualizar e analisar facilmente as tendências da pesquisa. Inscreva-se para uma avaliação gratuita para conferir hoje.

Ofereça incentivos ou torne as pesquisas obrigatórias

Tornar uma pesquisa obrigatória ajuda a aumentar a participação dos funcionários. Também fornece uma amostra justa e representativa.

Como alternativa, considere oferecer recompensas para incentivar os trabalhadores a concluir a pesquisa. Por exemplo, você pode oferecer um desconto corporativo para varejo, restaurantes e assim por diante. Ou faça um sorteio em que um respondente ganha um prêmio.

Agradeça aos respondentes por seu tempo

Pedir aos funcionários que respondam a um monte de perguntas não é o fim das pesquisas com funcionários. As melhores práticas incluem agradecer aos participantes por seu tempo e esforço.

Você pode adicionar uma nota de agradecimento no final da pesquisa ou enviar um e-mail. Ou você pode marcar publicamente e agradecer aos entrevistados em um feed de notícias em toda a empresa. Isso pode motivar mais trabalhadores a participar no futuro.

Os funcionários que se sentirem respeitados e apreciados terão mais chances de participar de pesquisas futuras.

Crie perguntas significativas, relevantes e objetivas

Escreva cada pergunta para cobrir um tópico

Você pode abordar vários tópicos em uma pesquisa, mas cada pergunta deve se concentrar em apenas uma ideia ou tópico específico.

Por exemplo, se você perguntar aos funcionários o quanto eles estão satisfeitos com as oportunidades de treinamento e orientação, não será possível separar suas avaliações para esses tópicos individuais. Assim, você não conseguirá usar esses insights de forma eficaz. Em vez disso, use uma pergunta para focar no treinamento e outra para focar na orientação.

Evite perguntas abertas e concentre-se nos fatos, não nos sentimentos

Ao segmentar vários tópicos diferentes com um grande grupo-alvo, é melhor limitar as perguntas abertas. Cada funcionário responderá de maneira diferente, e a análise de comentários inconsistentes e prolixos consome muito tempo. Você também achará complicado escolher temas importantes e decidir como agir com base no feedback.

Por outro lado, as perguntas quantitativas são mais fáceis de responder e analisar. Os designers de pesquisa geralmente usam uma escala de classificação para coletar dados claros que podem ser analisados ​​estatisticamente.

Aqui está um exemplo de uma escala de classificação comumente usada em perguntas de pesquisa:

P: Meu gerente me fornece um feedback eficaz.

1. Discordo fortemente
2. Discordo
3. Neutro
4. Concordar
5. Concordo plenamente

No entanto, mesmo esse tipo de pergunta pode ser problemática. Ele se concentra em como um funcionário se sente , e não em quais são os fatos observáveis. Tudo se resume ao que um funcionário considera ser um “feedback eficaz”.

Uma opção alternativa poderia ser o uso de um sistema baseado em números .

Aqui está um exemplo de uma pergunta de pesquisa baseada em números:

P: Durante o ano passado, meu gerente me forneceu feedback eficaz e acionável

1. Nunca ……………………………………………………………………… 10. Sempre

Esta questão agora se concentra em fatos observáveis ​​e é mais objetiva. As respostas numéricas fornecerão dados mais poderosos do que as respostas com palavras.

Em última análise, o objetivo da sua pesquisa e o tamanho do seu grupo-alvo determinarão quais perguntas e escalas de classificação fornecerão os resultados mais significativos.

O feedback qualitativo tem seu lugar

Na maioria dos casos, as pesquisas incluem pelo menos 1 a 2 perguntas que permitem aos funcionários fornecer feedback qualitativo, como comentários, além de feedback quantitativo.

Isso é mais eficaz quando você está procurando sugestões de funcionários. O feedback qualitativo também permite que você tenha mais contexto e uma compreensão mais profunda das opiniões dos funcionários. Além disso, é uma ótima maneira de fazer com que os funcionários se sintam ouvidos e valorizados.

Mantenha-se neutro e evite perguntas indutoras

As perguntas principais são formuladas para guiar o entrevistado em direção a uma determinada resposta desejada. Por exemplo, “Você se sente com falta de pessoal?” encoraja o participante a se concentrar no negativo.

Perguntas neutras e não emotivas obtêm feedback mais eficaz e objetivo. Em vez disso, considere: “Até que ponto você está satisfeito com o tamanho da equipe?”

Da mesma forma, as empresas costumam polvilhar as pesquisas com declarações positivas, como: “Meu gerente me apoia”. Os resultados de pesquisas carregadas de declarações emotivas geralmente não são confiáveis. Assim, o melhor é evitá-los.

Mantenha as perguntas significativas para o desempenho e o sucesso da empresa

Para manter a pesquisa curta e concisa, atenha-se às perguntas que sejam significativas para o propósito da pesquisa. Evite encher sua pesquisa com perguntas interessantes que não são uma prioridade imediata. Isso ajudará você a coletar insights significativos com mais facilidade para que possa agir.

Evite viés de primazia e recência com perguntas de classificação

As perguntas de classificação fornecem aos funcionários uma lista de opções que eles devem classificar. Por exemplo, “Classifique os benefícios da empresa em ordem de importância para você”.

Isso pode resultar em viés de primazia e/ou recência nos funcionários. Isso significa que é mais provável que eles se concentrem no primeiro e/ou no último item da lista, prestando pouca atenção aos intermediários.

É melhor evitar perguntas de classificação e, em vez disso, usar perguntas independentes.

Altere o texto ocasionalmente para tornar a resposta desejada negativa

Mantenha os funcionários engajados e atentos, alterando a resposta desejada para negativa de vez em quando.

Por exemplo: “Meu gerente não me fornece feedback eficaz”. Isso elimina a tendência de “concordar” com tudo – um viés que se torna mais poderoso no final da pesquisa.

Formate para minimizar o viés

Evite rótulos de seção e tente randomizar a ordem das perguntas

Evite rotular seções ou colocar conjuntos de perguntas em caixas. Por exemplo, algumas empresas agrupam questões relacionadas a benefícios. A visão de um trabalhador sobre o trabalho flexível pode influenciar a forma como ele avalia outros benefícios, como seguro de saúde. Os funcionários tendem a responder ou classificar as respostas de maneira semelhante para perguntas dentro de uma caixa ou seção.

Você pode randomizar a ordem das suas perguntas para que não fiquem agrupadas. Por exemplo, não tenha todas as perguntas relacionadas a benefícios seguidas. Espalhe-os pela pesquisa para obter respostas imparciais que se aplicam a apenas um benefício por vez.

Mantenha as perguntas do mesmo tamanho para evitar vieses

Procure escrever perguntas com comprimento aproximadamente semelhante - por exemplo, 1 frase, 5 a 10 palavras ou menos de 20 palavras. Decida um tamanho que funcione para as perguntas que você fará e permaneça consistente ao escrever sua pesquisa.

Os trabalhadores podem presumir que perguntas mais longas ou prolixo são mais importantes para a empresa. Isso pode levá-los a responder de forma mais positiva a essas perguntas, especialmente quando estão preocupados em serem identificados.

Faça perguntas demográficas com cuidado

Questões demográficas sobre gênero, idade, etnia e orientação sexual são importantes. Eles ajudam a identificar bandeiras vermelhas quando se trata de DEI (Diversidade, Equidade e Inclusão) e discriminação.

Por outro lado, facilitam a identificação dos respondentes. Isso pode fazer com que os trabalhadores se abstenham de responder às perguntas com sinceridade.

É melhor tornar as perguntas demográficas opcionais. Dessa forma, os funcionários podem decidir se desejam divulgar seus dados ou não.

Além disso, considere onde na pesquisa você deseja colocar essas perguntas. Nas pesquisas de engajamento de funcionários, as melhores práticas incluem colocar perguntas demográficas no final. Isso ajudará a evitar que os funcionários desistam da pesquisa e a reduzir as respostas tendenciosas.

Certifique-se de que os resultados sejam confiáveis ​​e use-os!

verificações de verificação

Verifique os resultados da sua pesquisa com dados e tendências reais e reais. Por exemplo, imagine que um funcionário observa em uma pesquisa que provavelmente permanecerá na empresa por muito tempo. Mas na vida real, eles pediram demissão logo após concluir a pesquisa. É importante identificar essas inconsistências e entender de onde elas vêm.

avaliação comparativa

Faça uso de dados de benchmarking - resultados para perguntas iguais ou semelhantes - de pesquisas feitas por outras equipes ou empresas do seu setor.

Por exemplo, diga que seus resultados sugerem que seus funcionários estão altamente engajados. Talvez os resultados de outra empresa para a mesma pergunta indiquem que os trabalhadores também são altamente engajados.

Essas comparações podem ajudar a validar seus dados e mostrar como sua equipe está operando em comparação com seus concorrentes.

Descartar perguntas ou pesquisas com poucas respostas

Não confie em dados para pesquisas ou perguntas se o número de respostas for muito baixo e não representar a população-alvo.

Por exemplo, se você tem uma empresa com 50 pessoas e apenas 5 participaram, seus resultados não refletirão as opiniões de todos os membros da equipe. Assim, eles não devem ser usados ​​para tomar decisões importantes.

Respostas distorcidas

Você pode achar que os resultados da pesquisa parecem pender fortemente para um lado. Nesses casos, verifique se os dados da sua pesquisa não foram influenciados por um punhado de respostas extremas.

Por exemplo, se a maioria das pessoas dissesse estar “satisfeita” ou “neutra” com o subsídio de licença, mas um pequeno número de funcionários estivesse “profundamente insatisfeito”, isso poderia levar os resultados gerais a “insatisfeitos”. Isso é chamado de "desvio".

Seguir

A AON revelou que quase 80% dos gerentes não agem com base nos dados da pesquisa com funcionários. Isso estava de acordo com 80% dos funcionários que achavam que responder a uma pesquisa não fazia diferença em suas condições de trabalho.

Com o envolvimento dos funcionários nos Estados Unidos em tendência de queda, é importante que as empresas usem os dados coletados em suas pesquisas com funcionários.

Não o trate como um exercício de caixa de seleção. Essas pesquisas fornecem informações valiosas que você pode usar para melhorar a cultura e as práticas de trabalho em sua empresa.

O resultado final das melhores práticas de pesquisa de funcionários

As pesquisas de funcionários são uma maneira eficaz de coletar feedback de seus funcionários. Eles fornecem informações sobre o envolvimento dos funcionários, níveis de satisfação, integração e muito mais.

Mas os resultados da pesquisa são propensos a vieses e erros e podem ser facilmente mal interpretados. Isso pode levar você a tomar decisões erradas para seus funcionários.

Portanto, você precisa criar pesquisas que sejam eficazes, mas também levem em conta esses erros. Você precisa planejar com antecedência, maximizar a taxa de participação e obter respostas honestas e imparciais de seus funcionários.

Este artigo aborda 5 dicas de especialistas para melhorar o design, a administração e a análise da pesquisa. Com esses insights, você pode usar todo o potencial da pesquisa de funcionários.