Como Calcular o Custo Real de um Funcionário

Os empregadores precisam fazer um orçamento muito maior do que o salário base ao considerar uma nova contratação. Benefícios e impostos são adicionados ao custo total do empregador por funcionário.

Além disso, cada trabalhador precisa de recursos para realizar seu trabalho, como equipamentos, materiais de treinamento ou até mesmo combustível para colocar em um veículo da empresa.

Isso tudo se soma. Então, quanto custa um funcionário? E como você pode calculá-lo?

Neste artigo, discutimos os componentes dos custos de funcionários e fornecemos algumas fórmulas para calcular o custo real de um funcionário.

Também analisamos os custos ocultos dos funcionários que muitos empregadores não percebem.

Fórmula para calcular o custo real de um funcionário

Uma fórmula comumente usada para calcular o custo do funcionário foi cunhada pela primeira vez pelo professor sênior do Instituto de Tecnologia de Massachusetts, Joseph Hadzima.

Hadzima propõe que o verdadeiro custo do empregador para um empregado está entre 1,25 e 1,4 vezes o salário-base do trabalhador . Isso leva em consideração os impostos sobre a folha de pagamento por funcionário e os custos de benefícios dos funcionários.

Quando um novo funcionário ingressa na sua empresa, você pode determinar o custo calculando:

Salário base x 1,25

Salário base x 1,4

O custo real do funcionário deve estar entre esses dois números .

Por exemplo, digamos que um novo funcionário seja contratado em sua empresa com um salário-base de $ 45.000. Calcule o seguinte:

$ 45.000 (salário base) x 1,25 = $ 56.250

$ 45.000 (salário base) x 1,4 = $ 63.000

Seu custo real será entre US$ 56.250 e US$ 63.000.

A mesma fórmula se aplica a funcionários horistas . Simplesmente multiplique sua taxa de salário por hora por 1,25 e 1,4 para determinar o intervalo de seu custo real.

Por exemplo, imagine que você contrata um novo funcionário a uma taxa de $ 20 por hora.

$ 20 x 1,25 = $ 25

$ 20 x 1,4 = $ 28

O custo real do trabalhador fica entre US$ 25 e US$ 28 por hora.

Lembre-se de que esta fórmula exclui outras despesas, como custos de recrutamento, espaço de escritório, equipamento de funcionários e integração e treinamento. Abaixo, discutimos fatores comuns que afetam o custo por funcionário do empregador para que você possa fazer cálculos mais precisos.

O que pode afetar os custos dos funcionários

Vários fatores afetam os custos com funcionários – alguns são internos à empresa, enquanto outros são influências externas. É importante entender esses fatores para calcular com precisão os custos dos funcionários.

Impostos sobre os salários

Sua empresa é responsável pelo pagamento dos impostos sobre a folha de pagamento com base no salário de cada funcionário. Isso inclui Seguro Social, Medicare e imposto estadual de desemprego. Os impostos são pagos aos governos federal e estadual, dependendo de onde o trabalho é realizado.

Verifique o site do IRS para obter ajuda com cálculos de impostos federais. Você também pode encontrar detalhes de contato para entidades fiscais estaduais.

Benefícios do empregado

Os benefícios dos funcionários desempenham um papel significativo no custo geral de um funcionário. Isso inclui seguro saúde, planos de aposentadoria, folga remunerada e outros seguros e vantagens que sua empresa oferece aos funcionários.

Calcule o custo médio por funcionário dos benefícios dos funcionários dividindo o custo total do seu pacote de benefícios pelo número total de funcionários. Aqui está a fórmula escrita:

Custo total do pacote de benefícios / Número total de funcionários = Custo dos benefícios por funcionário

Lembre-se de que os benefícios são custos contínuos e benefícios como PTO e outros seguros geralmente são renovados em determinados períodos. Isso significa que eles não pagarão o custo dos benefícios por funcionário apenas uma vez. Tenha isso em mente durante os cálculos.

Localização

A localização é um dos maiores fatores externos que afetam os custos com funcionários. Por exemplo, o mesmo funcionário fazendo o mesmo trabalho em Denver, Colorado, exigirá um salário-base mais alto em Los Angeles, Califórnia, para compensar a diferença no custo de vida. De acordo com a calculadora de custo de vida da CNN Money, o custo de vida de Los Angeles é 31,5% maior do que o de Denver.

Condições de mercado

Os mercados de contratação mudam à medida que a oferta e a demanda mudam. Quando o mercado favorece os empregadores, é possível encontrar os melhores talentos por custos mais baixos. No entanto, quando o mercado favorece os funcionários, pode ser necessário aumentar a remuneração e os benefícios para atrair o talento de que você precisa.

Indústria

Compreender o seu setor é necessário para entender o que os funcionários esperam em sua remuneração total. Os funcionários de alguns setores esperam pagar parte ou a totalidade de seus planos de saúde. Em outras indústrias, os funcionários esperam que o empregador ofereça um seguro de saúde totalmente pago pela empresa.

Benefícios corporativos, como descontos em academias, também são mais comuns em alguns setores, enquanto outros oferecem benefícios muito limitados ou inexistentes aos funcionários.

Tipo de papel

Os custos com funcionários também variam de acordo com as normas esperadas por diferentes funções dentro de uma empresa. Funcionários seniores e aqueles com habilidades sob demanda têm maior probabilidade de esperar remuneração e benefícios melhores em comparação com funcionários iniciantes ou com habilidades gerais. Os processos de recrutamento também podem ser mais robustos e demorados para funções de alto nível, o que aumenta o custo do funcionário.

A forma como o pagamento do funcionário é calculado também pode afetar o custo do funcionário. Funcionários que recebem por hora – e alguns cargos assalariados – são elegíveis para horas extras. Isso pode ser mais difícil de orçar, a menos que você tenha um sistema de controle de tempo eficiente.

Tamanho da empresa

Às vezes, empresas maiores conseguem garantir custos mais baixos por funcionário, pois os custos gerais são distribuídos por mais trabalhadores.

Além disso, em empresas maiores, os custos de serviços de suporte de TI e sistemas digitais, como rastreamento de tempo e software de folha de pagamento, podem ser distribuídos por mais funcionários. Isso também ajuda a reduzir o custo de cada funcionário.

custos de recrutamento

Encontrar o funcionário certo para uma função requer investimentos significativos em recrutamento, incluindo custos de recrutamento internos e externos.

Custos de recrutamento interno

Esses são os custos para pagar a equipe de recrutamento e a contratação de gerentes por seu tempo.

Recrutamento de pessoal

Por exemplo, vamos considerar um generalista de RH que gasta 15 horas por semana em tarefas de recrutamento. Esse funcionário ganha $ 20 por hora e trabalha 50 semanas a cada ano, depois de tirar 2 semanas de férias. Seu cálculo ficará assim:

15 [horas gastas em recrutamento] x $ 20 [taxa horária] x 50 [semanas trabalhadas por ano] = $ 15.000 por ano em recrutamento interno

Para funcionários assalariados, primeiro calcule sua taxa horária efetiva com esta fórmula:

Salário / (Horas semanais trabalhadas x Semanas por ano) = Taxa horária

Se o seu funcionário regular em tempo integral trabalhar 40 horas por semana, ele trabalhará 2.080 horas por ano (40 x 52). Com um salário de $ 45.000, sua taxa horária efetiva é de $ 21,63 ($ 45.000 / 2.080).

Se sua empresa tiver vários funcionários gerenciando o recrutamento, você precisará somar suas contribuições individuais aos custos de recrutamento interno. Por exemplo, dois funcionários de RH gastando 15 horas por semana em tarefas de recrutamento, como em nosso exemplo acima, resultariam em $ 30.000 em custos de recrutamento interno para o ano.

Contratação de gerentes

Os gerentes de contratação podem estar envolvidos no recrutamento apenas esporadicamente, mas seu tempo também deve ser considerado ao calcular seus custos internos de recrutamento.

Por exemplo, vamos considerar um gerente de contratação que gasta em média 5 horas por mês em tarefas de recrutamento. O salário do gerente de contratação é de $ 50.000, com uma taxa horária efetiva de $ 24,04. Com isso em mente, seu cálculo ficará assim:

US$ 24,04 [taxa por hora] x (5 [horas de recrutamento] x 12 [meses]) = US$ 1.442,40 [custo anual]

Assim como no recrutamento de pessoal, combine o custo anual total para cada gerente de contratação para atingir o custo anual total de recrutamento do tempo do gerente de contratação.

Custos de recrutamento externo

Depois de calcular seus custos de recrutamento interno, você deve calcular seus custos de recrutamento externo.

Isso pode incluir o custo de pagar recrutadores terceirizados por seu tempo, bem como pagamentos externos por:

• Anuncios de emprego
• Eventos de promoção de negócios, como feiras de emprego
• Software de recrutamento, como sistemas de rastreamento de candidatos
• Verificação em segundo plano
• Custos de realocação
• Bônus de indicação para funcionários existentes

Custos de integração

Depois que um novo funcionário é contratado, ele precisa estar equipado com o conhecimento para contribuir em sua nova função. A integração e o treinamento são custos necessários que podem aumentar rapidamente.

Custos fixos

Estes não estão diretamente relacionados aos funcionários, mas cobrem as despesas necessárias para administrar o negócio .

Tradicionalmente, eles incluem coisas como o custo do aluguel de escritórios, serviços públicos, material de escritório, equipamentos, uniformes de funcionários, telefones celulares para funcionários e muito mais. As despesas gerais também podem incluir tecnologia geral, como software comercial e computadores.

Taxa de rotatividade

As empresas com taxas de rotatividade mais altas têm custos gerais com funcionários mais altos. Isso ocorre porque eles são forçados a investir em recrutamento e integração com mais frequência.

Por que é importante calcular os custos dos funcionários

Calcular os custos com funcionários é essencial para uma gestão empresarial eficaz. Saber o custo de um funcionário permite que você faça um orçamento preciso de suas despesas com pessoal . Esse conhecimento pode ajudá-lo a tomar decisões mais informadas sobre despesas relacionadas a funcionários, como pacotes de benefícios, equipamentos, cursos de treinamento e muito mais.

Da mesma forma, as necessidades de pessoal são mais fáceis de prever quando você sabe quanto custa o cargo de um funcionário para sua empresa. Dessa forma, você pode identificar melhor onde as opções flexíveis, como equipe de meio período ou terceirização, podem beneficiar melhor sua organização.

Compreender o custo do empregador para cada funcionário também informa os preços de produtos e serviços. Ao considerar o custo da mão de obra, sua empresa pode precificar produtos e serviços adequadamente para obter lucro.

Além disso, calcular o custo de um funcionário pode ajudar avaliar o desempenho dos funcionários . Ao comparar o custo de um funcionário com sua produtividade e geração de receita, você pode tomar decisões baseadas em dados sobre promoções, aumentos, bônus e planos de melhoria de desempenho.

Conclusão

Os cálculos de custo do funcionário consideram mais do que o salário-base do funcionário. O custo real de um funcionário está entre 1,25 e 1,4 vezes o salário-base, para contabilizar os benefícios dos funcionários e os custos tributários. É essencial considerar também os fatores adicionais que afetam o custo do funcionário, como os custos de recrutamento da sua empresa, a localização do funcionário, as condições atuais do mercado de trabalho e os custos de integração.

As empresas que entendem o custo real de seus funcionários são mais capazes de orçar com eficiência, incluir custos de mão-de-obra nos preços e avaliar com precisão a produtividade dos funcionários.

perguntas frequentes

Que porcentagem um funcionário deve custar?

O custo médio por funcionário fica entre 1,25 e 1,4 vezes o salário-base. Esse número aumentará ao considerar os custos variáveis, como tempo do recrutador, localização do funcionário e condições do mercado de trabalho.

A maioria das empresas americanas gasta de 15% a 30% de sua receita bruta com folha de pagamento. Esses números variam entre os setores.

Quanto custa substituir um funcionário?

A Society for Human Resource Management (SHRM) descobriu que $ 4.700 é um custo médio por contratação. No entanto, alguns empregadores disseram à SHRM que esperam que uma nova contratação custe de 3 a 4 vezes o salário do cargo. Essa estimativa considera custos intangíveis, como o tempo do supervisor investido no processo de contratação, o que pode fazer o custo de substituição do funcionário disparar.

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