Melhores dicas para marcar o ponto no trabalho (+6 maneiras de controlar o tempo)

Publicados: 2023-05-29

O rastreamento preciso do tempo pode ajudar a evitar roubo de tempo , excesso de horas extras e problemas de comparecimento dos funcionários.

No entanto, pode ser difícil implementar uma estratégia eficaz de entrada e saída - especialmente se você estiver usando papel e caneta ou outro sistema manual.

Os relógios de ponto digitais são mais fáceis de usar e mais precisos, mas ainda podem apresentar problemas se forem usados ​​incorretamente.

Para ajudá-lo a manter as horas dos funcionários precisas em todos os níveis, explicamos por que você deve rastrear as horas dos funcionários, as formas populares de fazer isso e os benefícios de usar aplicativos de entrada e saída.

Também listamos algumas dicas importantes para ajudá-lo a aproveitar ao máximo seu software de relógio de ponto.

Principais conclusões

  • O rastreamento de tempo ajuda a evitar roubo de tempo, garante que você esteja faturando os clientes com precisão e garante que seus funcionários sejam pagos corretamente.
  • Rastrear as horas dos funcionários é um requisito legal para trabalhadores horistas e você deve manter registros precisos do quadro de horários.
  • Existem várias maneiras de controlar o tempo, inclusive com um sistema manual de caneta e papel, por meio de um aplicativo móvel ou de desktop ou por meio de um quiosque de relógio de ponto dedicado.
  • Um relógio de ponto digital multiplataforma oferece mais flexibilidade e versatilidade, permitindo que você rastreie com precisão as horas dos funcionários em diferentes tipos de dispositivos.
  • Crie uma política de controle de tempo abrangente que explique como entrar e sair e descreva exatamente o que se espera de seus funcionários.

Você deve acompanhar as horas dos funcionários?

Você deve sempre rastrear as horas dos funcionários que recebem uma taxa por hora. Também pode ser útil rastrear as horas de outros funcionários por vários motivos.

Conformidade FLSA

Para começar, o Fair Labor Standards Act (FLSA) exige que você rastreie e mantenha registros precisos das horas e salários dos funcionários. Ele também afirma que os funcionários devem receber pagamento de horas extras se trabalharem mais de 40 horas durante uma semana de trabalho. O rastreamento de tempo preciso ajuda você a manter a conformidade com essas e quaisquer regulamentações estaduais.

Evite roubo de tempo

O rastreamento preciso do tempo ajudará a evitar o roubo de tempo . O uso de ferramentas como geofencing (que coloca bordas virtuais em torno dos locais de trabalho e restringe o ponto de entrada e saída nesses locais) e a adição de camadas extras de verificação (como verificação de selfie) ajudará você a garantir que os funcionários estejam entrando e saindo adequadamente.

Digamos, por exemplo, que um único funcionário esteja marcando ponto 15 minutos antes e saindo 15 minutos atrasado todos os dias. Isso significa que você pagaria por 30 minutos extras por dia de trabalho não remunerado. Isso é igual a 2,5 horas por semana, ou 130 horas por ano. Se vários funcionários estiverem fazendo isso, isso pode custar dezenas de milhares de dólares por ano.

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Melhore a precisão de cotação e cobrança

Rastrear as horas dos funcionários ajudará você a entender exatamente quanto tempo é gasto em cada trabalho . Isso é útil para cobrança e para garantir que você possa criar cotações e estimativas precisas no futuro.

Simplifique o controle de tempo e o agendamento de funcionários

Por fim, o controle de tempo pode ajudá-lo a garantir que o trabalho seja distribuído de maneira justa em toda a empresa. O uso de uma ferramenta de agendamento de funcionários vinculada ao seu sistema de rastreamento de tempo pode ajudá-lo a manter horas consistentes em todos os níveis e garantir que um único funcionário não fique preso a todas as horas extras.

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6 maneiras de controlar as horas dos funcionários

O melhor método para rastrear as horas dos funcionários deve ser fácil de usar, preciso e confiável. Aqui estão 6 opções populares de rastreamento de tempo (sem ordem específica).

Caneta e papel

Caneta e papel de rastreamento de tempo ainda é um método amplamente utilizado devido à sua simplicidade. Envolve um funcionário anotando a hora em que entra e sai. No entanto, esse método é suscetível a roubo de tempo, pois os funcionários podem facilmente alterar seus horários de entrada e saída.

Aplicativo móvel

Usar um aplicativo de relógio de ponto móvel, como o Connecteam, é uma das maneiras mais fáceis de manter um registro preciso das horas dos funcionários. A maioria das opções é simples de usar, com um recurso de entrada e saída com um toque que permite que os funcionários marquem ponto com rapidez e eficiência.

Um entregador no aplicativo Connecteam

aplicativo de desktop

Aplicativos de rastreamento de tempo de área de trabalho também são populares, especialmente com funcionários de escritório ou de mesa. Estes são muito semelhantes aos aplicativos móveis, com um relógio de um toque. Alguns também vêm com recursos como rastreamento de atividades e capturas de tela periódicas para ajudar os empregadores a validar as horas dos funcionários.

Quiosque de controle de tempo

Alguns locais de trabalho são mais bem atendidos por um único quiosque de entrada e saída que é compartilhado por vários funcionários . Cada funcionário terá seus próprios detalhes de login que lhes permitem acessar sua conta e podem entrar e sair com um único toque.

Você sabia?

Connecteam pode ser usado como um quiosque de tempo. Ele permite que cada funcionário tenha um código PIN personalizado para inserir e retirar em segundos, e você pode definir prazos específicos para entradas e saídas para evitar roubo de tempo.

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Relógio biométrico

O software de cronometragem biométrica é projetado para identificar funcionários usando biometria, como digitalização de impressões digitais ou reconhecimento facial. Esta é uma maneira muito eficaz de eliminar o soco de amigos, uma das principais causas de roubo de tempo.

Buddy punching ocorre quando um funcionário faz com que um amigo ou colega entre ou saia para ele quando não está realmente no trabalho. Isso é quase impossível com verificação biométrica.

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Extensões do navegador

As extensões do navegador de rastreamento de tempo são úteis para trabalhos que são executados principalmente usando um computador. Os funcionários podem registrar o tempo diretamente de seus navegadores da web. Essas ferramentas geralmente incluem recursos como rastreamento de URL e rastreamento de atividades para ajudar a verificar o horário dos funcionários.

Bônus: Geofencing e rastreamento por GPS

Alguns programas de rastreamento de tempo móvel incluem geofencing e funcionalidade de rastreamento de localização GPS. Embora não possam ser usados ​​para rastrear o tempo, eles andam de mãos dadas com o registro de entrada e saída .

Com geofencing, você pode restringir os locais de entrada e saída dos funcionários, garantindo que eles estejam no local antes de começarem a rastrear suas horas.

A funcionalidade de GPS permite que você rastreie a localização dos funcionários quando eles estiverem trabalhando. Isso permite que você verifique se eles estão trabalhando no local ou local de trabalho correto.

Dica Profissional:

Certifique-se de criar um guia claro de controle de tempo do funcionário que explique exatamente como seu sistema funciona e quais são as responsabilidades dos funcionários. Aprender a marcar ponto no trabalho é importante, e ter um guia claro garantirá que todos estejam na mesma página.

Benefícios dos aplicativos de entrada e saída

Facilidade de uso e economia de tempo

Uma das melhores coisas sobre os aplicativos de entrada e saída é a facilidade de uso. A maioria está disponível em Android e iOS, o que significa que seus funcionários podem acessá-los de seus smartphones ou outros dispositivos móveis.

Alguns aplicativos, como o Connecteam, também vêm com diversas automações para ajudar você a economizar tempo. Isso inclui geração automática de quadro de horários e gerenciamento automático de folgas, pausas e horas extras.

Supervisão aprimorada

Com um aplicativo de entrada e saída, você supervisiona melhor seus funcionários . Você pode ver quem está no relógio em um determinado horário, quando todos marcaram entrada e saída e qualquer descrição ou notas anexadas às entradas da planilha de horas.

Se o rastreamento por GPS estiver ativado, você também poderá monitorar a localização de seus funcionários enquanto eles marcam o ponto.

Dica Profissional:

Procure um aplicativo como o Connecteam, que para automaticamente de rastrear a localização dos funcionários assim que eles terminam. Isso garante privacidade e dá tranquilidade aos seus funcionários.

Risco reduzido de socos de amigos

A maioria dos aplicativos de relógio de ponto vem com uma camada adicional de verificação, como verificação biométrica, para reduzir o risco de socos de amigos. Alguns sistemas podem exigir que um funcionário tire uma selfie rápida sempre que bater o ponto. Outros aplicativos podem oferecer digitalização de impressões digitais ou reconhecimento facial.

Melhor precisão

Os aplicativos de relógio de ponto são precisos e podem rastrear o tempo até o segundo. Os funcionários não poderão arredondar suas horas ao preencher seus quadros de horários, e os aplicativos permitirão que você revise e aprove quaisquer entradas de horas que os funcionários tenham adicionado manualmente.

Isso significa que você pagará apenas pelas horas exatas que seus funcionários trabalharem, o que torna as coisas mais justas para todos.

Você sabia?

O Connecteam possui uma calculadora útil de horas de folha de pagamento que permite criar planilhas de horas personalizadas gratuitas para folha de pagamento.

Permitir detalhes de entrada de tempo e categorização

Outro recurso interessante é a capacidade de adicionar tags, descrições, notas e outras informações às entradas de tempo . Isso permite que os funcionários detalhem exatamente no que estavam trabalhando e forneçam todas as informações necessárias para justificar suas horas.

Você também pode categorizar as horas por cliente, trabalho, local de trabalho e muito mais. Isso é útil para fins de cobrança e faturamento e pode ajudá-lo a garantir a precisão da cotação.

Habilite o gerenciamento simples de folgas, ausências e horas extras

Alguns aplicativos de relógio de ponto vêm com recursos avançados, como folga, ausência de funcionários, intervalo e gerenciamento de horas extras. Isso pode ajudá-lo a economizar tempo, reduzir os erros de gerenciamento da força de trabalho e garantir a conformidade com as leis trabalhistas relevantes.

Com o Connecteam, por exemplo, você pode criar automações para garantir que as horas extras sejam pagas corretamente e que os funcionários tenham os devidos intervalos nos horários adequados.

Você sabia?

O recurso de relógio de ponto do Connecteam está disponível em dispositivos móveis e desktop. Também é muito fácil de usar e totalmente integrado a um conjunto de outras ferramentas, incluindo gerenciamento de tarefas, agendamento de funcionários, geração automática de quadro de horários, geofencing e muito mais.

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Melhores dicas para usar o software Clock In e Out

Lidere pelo exemplo

Uma das melhores maneiras de encorajar o uso apropriado de seu sistema de relógio de ponto é usá-lo você mesmo . Se seus funcionários virem você e outros gerentes usando-o, eles provavelmente se sentirão mais à vontade para usá-lo.

A experiência em primeira mão com seu software de relógio de ponto também ajudará você a entender exatamente como ele funciona. Isso tornará super fácil treinar novos funcionários e solucionar problemas.

Mantenha simples

É importante manter seu sistema de rastreamento de tempo simples e fácil de usar . Se seus funcionários tiverem problemas com isso, é muito mais provável que parem de usá-lo corretamente ou completamente. Isso pode levar a problemas como horas rastreadas incorretamente e descrições de entrada de tempo ruins.

Portanto, é crucial escolher um sistema de entrada e saída fácil de usar. Procure uma interface personalizável que não exija muito treinamento ou habilidades técnicas especiais para usar. O Connecteam é um excelente exemplo, pois possui um aplicativo móvel intuitivo e um recurso de entrada e saída com um toque.

Revise os registros de tempo diariamente

Dedicar de 5 a 10 minutos por dia para examinar as entradas do quadro de horários de todos permitirá que você identifique e lide com os problemas imediatamente. Se alguém se esqueceu de marcar o ponto de entrada ou saída, por exemplo, você pode falar com essa pessoa e tomar as providências necessárias.

Crie uma política de rastreamento de tempo

Certifique-se de ter uma política abrangente de controle de horas que descreva como marcar ponto no trabalho e exatamente o que você espera de seus funcionários quando se trata de horas de registro. Deve incluir um tutorial explicando todos os aspectos do relógio de ponto, incluindo como configurá-lo e como usá-lo.

Sua política de controle de tempo também deve incluir informações sobre as consequências de não cumprir as expectativas. Isso pode incluir advertências verbais, advertências por escrito e até mesmo o risco de rescisão por violações repetidas da política.

Certifique-se de que seus funcionários entendam a importância do controle de tempo

Quando seus funcionários entenderem a importância do controle de tempo, eles estarão mais propensos a fazê-lo corretamente. Certifique-se de que seu guia de controle de tempo explique por que você precisa controlar as horas, ou seja, para que os funcionários sejam pagos corretamente e a empresa mantenha a conformidade com as leis e regulamentos trabalhistas.

Ofereça recompensas por cronometragem consistente

Você pode incentivar ainda mais os funcionários a acompanhar suas horas de trabalho corretamente, oferecendo recompensas ou bônus por um acompanhamento consistente do tempo. Por exemplo, você pode dar uma pequena recompensa ou bônus ao membro da equipe mais consistente a cada semana. Como alternativa, você pode ter um pequeno bônus semanal disponível para todos que atendem e superam as expectativas.

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Aproveite as tags e descrições

Certifique-se de aproveitar ao máximo os recursos de tags e descrição de entrada de tempo. Ao marcar as entradas de tempo, você pode classificá-las de maneira rápida e fácil por trabalho, cliente, equipe e muito mais. Isso pode ajudá-lo a entender onde o tempo está sendo gasto.

Descrições mais longas permitem que os funcionários detalhem em que gastaram seu tempo. Isso pode ajudá-lo a verificar os quadros de horários e garantir que todos estejam trabalhando no que deveriam.

Conclusão

O rastreamento preciso do tempo dos funcionários é um requisito legal em muitos casos e garante que todos os funcionários sejam pagos de maneira justa. Existem várias maneiras de controlar o tempo, mas usar um aplicativo de relógio de ponto como o Connecteam é menos demorado, mais preciso e mais fácil para você e seus funcionários entenderem.

O Connecteam pode ajudá-lo a manter uma cronometragem consistente em todo o seu local de trabalho, independentemente do tipo de negócio que você administra.

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perguntas frequentes

Qual é a melhor maneira de os funcionários entrarem e saírem?

Um relógio de ponto digital como o Connecteam oferece uma maneira precisa e fácil de usar para os funcionários entrarem e saírem. O Connecteam é fácil de usar e conta com recursos como gerenciamento de pausas e horas extras, geração automática de quadro de horários, geofencing e rastreamento de localização por GPS.

Qual é a melhor maneira de reduzir o roubo de tempo?

Usar um relógio de ponto digital com recursos como geofencing e verificação de selfie pode ajudar a reduzir o roubo de tempo em sua empresa. A delimitação geográfica restringe os locais onde os funcionários podem entrar e sair, e métodos de verificação adicionais evitam que os amigos marquem pontos, garantindo que cada funcionário entre e saia por conta própria.

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