O que é treinamento de compliance para funcionários? Guia completo e as melhores ferramentas para usar

Em média, as empresas nos EUA gastam quase US$ 15 milhões por ano em questões de conformidade. Além das multas, as empresas costumam enfrentar grandes consequências pelo descumprimento. Eles podem gastar milhões em batalhas legais, perder licenças de empresas e enfrentar danos permanentes à sua reputação.

É por isso que é essencial estar em conformidade com os regulamentos do setor e as leis trabalhistas. Você precisa garantir que todos os funcionários de sua empresa conheçam as regras e sejam bem treinados para segui-las.

Neste guia, explicamos o que é o treinamento de compliance para funcionários e por que ele é fundamental para o sucesso da empresa. Além disso, compartilhamos nossas principais dicas sobre como criar e executar um programa de treinamento de conformidade eficaz em sua empresa.

O que é o treinamento de conformidade do funcionário?

O treinamento de conformidade é o processo de educar os funcionários sobre as práticas de trabalho às quais eles são legalmente obrigados a aderir. Isso abrange o cumprimento de:

• Regulamentos externos , como leis da indústria, políticas anti-assédio, regulamentos de segurança, etc.
• Regulamentos internos , como políticas da empresa, práticas éticas, código de conduta e assim por diante.

O objetivo do treinamento de conformidade é garantir que os funcionários entendam as regras e saibam como segui-las .

Isso ajuda você a fornecer produtos e serviços de alta qualidade e mantém seus funcionários e clientes seguros. Além disso, reduz consideravelmente o risco de ser processado por funcionários, clientes e outras partes interessadas ou de enfrentar pesadas multas por não conformidade por parte dos órgãos reguladores.

Exemplos de problemas de conformidade que exigem treinamento

Aqui estão alguns exemplos de problemas de conformidade e o treinamento necessário para resolvê-los.

Saúde e segurança Ocupacional

Muitas empresas—por exemplo, na indústria da construção—operam em ambientes perigosos. Além disso, algumas indústrias lidam com produtos e serviços que podem apresentar riscos à segurança dos funcionários. Por exemplo, práticas de saúde incorretas podem colocar em risco a saúde dos trabalhadores devido à propagação de doenças.

As empresas nesses tipos de indústrias devem seguir regras rígidas de saúde e segurança. Essas regras são obrigatórias por lei sob a Lei de Administração de Segurança e Saúde Ocupacional (OSHA). A não conformidade pode levar à perda de licenças dos funcionários e danos à reputação de trabalhadores e empresas.

O treinamento de conformidade de saúde e segurança se concentra em educar os funcionários sobre esses regulamentos. Envolve o treinamento de trabalhadores em:

• Os riscos e perigos dentro de sua linha de trabalho
• Segurança contra incêndios
• Medidas preventivas para reduzir acidentes, lesões e outros riscos à saúde
• Uso adequado de equipamentos ou máquinas
• Procedimentos de emergência
• Como criar relatórios de incidentes

Regulamentos específicos do setor

Diferentes setores podem ter requisitos de conformidade específicos . A Organização Internacional de Padronização (ISO) estabelece os padrões exigidos para vários setores.

Por exemplo, empresas de alimentos e bebidas devem seguir práticas específicas para garantir que os alimentos sejam seguros para consumo. O treinamento de conformidade ensinaria aos trabalhadores de serviços de alimentação sobre:

• Regulamentos de segurança alimentar
• Manuseio de alérgenos
• Armazenar alimentos preparados
• Práticas adequadas de limpeza e higienização
• Regulamentos ambientais
• Gestão de resíduos

Órgãos reguladores, como a Food and Drug Administration (FDA), estabelecem e fazem cumprir essas leis. O descumprimento pode colocar em risco a saúde dos clientes e resultar na perda do alvará do estabelecimento e até em ações judiciais.

Padronização, controle de qualidade e segurança do produto

Indústrias como a manufatura têm regras rígidas quando se trata de qualidade de produção. Por exemplo, os produtos podem precisar ser feitos usando uma certa qualidade de material. Além disso, eles precisam estar aptos para uso e sem defeitos.

As empresas neste espaço devem realizar uma verificação de garantia de qualidade antes de vender seus itens. Eles podem vender um produto com defeito ou perigoso de usar se não cumprirem. Eles também se colocariam em risco de serem processados ​​por clientes ou outras partes interessadas.

Além de regras externas, as empresas também podem ter processos internos para garantir consistência em seus produtos . Por exemplo, em um restaurante, os funcionários precisam seguir uma receita exata e usar os mesmos ingredientes ao preparar algo. Dessa forma, eles podem garantir que estão fornecendo alimentos que atendem a um alto padrão e são sempre os mesmos.

O treinamento de controle de qualidade e padronização educa os trabalhadores sobre:

• Processo de fabricação ou criação do produto
• Manuseio adequado de materiais
• inspeções de produtos
• Processo e medidas de controle de qualidade

Licenças e requisitos de certificação

Em certas indústrias, os trabalhadores são legalmente obrigados a ter licenças ou certificações para poder realizar seus trabalhos. Enfermeiros e médicos, por exemplo, precisam de uma licença médica para trabalhar. Da mesma forma, em muitos estados, os eletricistas também exigem licenças e certificações.

Outro exemplo são as empresas de construção, onde tanto os trabalhadores quanto a própria empresa precisam de licenças para operar. Você pode enfrentar multas legais pesadas ou até mesmo ser acusado de um crime se operar sem licença.

O treinamento em licenciamento e certificação educaria trabalhadores e gerentes sobre :

• Quais certificações ou licenças eles precisam
• Como obtê-los
• Cursos de treinamento para se preparar para possíveis testes ou exames
• A importância da renovação de documentos e como renová-los

Assédio, violência e discriminação no local de trabalho

Além das políticas da empresa, existem regulamentos legais que os trabalhadores precisam seguir quando se trata de assédio, violência e discriminação. Seguindo essas leis, as empresas podem promover um ambiente de trabalho seguro para todos os funcionários.

Eles também garantem que todos os trabalhadores sejam tratados de forma justa e igual, sem qualquer discriminação com base em raça, sexo, idade, gênero, nacionalidade, deficiência e assim por diante.

A maioria dos estados exige que as empresas incluam políticas antiassédio e antidiscriminação em seus manuais de funcionários. A não conformidade pode resultar em empresas sendo processadas por seus funcionários e perdendo sua reputação com as partes interessadas.

O treinamento antiassédio e antidiscriminação educa os trabalhadores sobre:

• Quais comportamentos constituem assédio, violência e discriminação
• Como prevenir a discriminação por meio do treinamento em diversidade, igualdade e inclusão (DEI)
• Prevenir o bullying e a violência no trabalho, incluindo o cyberbullying
• Relatar incidentes de discriminação e assédio, incluindo assédio sexual
• Os procedimentos da empresa para lidar com esses casos
• Direitos legais dos funcionários quando se trata de assédio e discriminação

Privacidade e segurança dos dados

As empresas são obrigadas a proteger certos dados ao fazer negócios.

Por exemplo, as empresas de assistência médica precisam garantir que as informações confidenciais dos clientes, incluindo dados pessoais e históricos médicos, sejam armazenadas com segurança. Os trabalhadores recebem treinamento focado na proteção de Informações de Saúde Protegidas (PHI) sob a Lei de Portabilidade e Responsabilidade de Seguro de Saúde (HIPPA).

As empresas garantem a proteção de dados por meio de criptografia de dados de ponta a ponta, autenticação de dois fatores, controles de permissão de acesso, armazenamento seguro de dados baseado em nuvem e outras medidas. As violações de dados podem resultar em ações legais por parte dos clientes ou das autoridades.

Muitas vezes, as empresas também têm uma política interna para proteger informações confidenciais . Essas informações podem ser registros pessoais, dados de clientes, práticas de trabalho ou qualquer outro documento importante da empresa. A maioria dos funcionários encontrará uma seção sobre confidencialidade e não divulgação em seus contratos de trabalho.

O treinamento de privacidade e segurança de dados ensina os funcionários sobre:

• A importância de proteger dados sensíveis
• Práticas recomendadas de tratamento de dados
• Prevenção de violação de dados
• Uso adequado de canais de comunicação e tecnologia para manter a segurança dos dados
• Configurando a permissão correta e os controles de acesso

Cíber segurança

Cibersegurança é a prática de proteger os sistemas e redes online de uma empresa contra ataques digitais, como hackers.

A maioria das empresas que usam sistemas on-line precisa garantir que os dados da empresa e informações confidenciais não vazem. Caso contrário, eles correm o risco de perder os segredos da empresa. Em casos mais extremos, as empresas também podem ser vítimas de roubo financeiro por meio de ataques cibernéticos.

O treinamento em segurança cibernética visa educar os funcionários sobre:

• Potenciais ameaças cibernéticas, como hacking, ataques de phishing, malware e muito mais
• Como reconhecer e relatar atividades suspeitas
• Criando senhas fortes
• Praticar hábitos de navegação seguros

negócios éticos

A maioria das empresas visa aderir a regulamentos focados em práticas comerciais éticas.

Isso ajuda a promover o comportamento ético e a integridade no trabalho.

Os regulamentos podem ser externos, como regulamentos contra lavagem de dinheiro, leis de informações privilegiadas, a Lei Sarbanes-Oxley (Prevenção de Fraude Contábil) e assim por diante. Isso afeta os trabalhadores e as empresas como um todo.

Os regulamentos também podem ser políticas internas da empresa, como conflitos de interesse, antissuborno e muito mais. Os trabalhadores que não cumprirem essas regras podem ter seu contrato rescindido e, em alguns casos, enfrentar acusações criminais.

O treinamento em ética empresarial ajuda os funcionários a entender:

• Suas responsabilidades éticas de uma perspectiva legal e interna da empresa
• Quais ações/comportamentos são e não são permitidos
• Denúncia e denúncia de práticas de trabalho antiéticas
• As consequências do não cumprimento

Leis trabalhistas

Qualquer empresa que tenha funcionários precisa garantir que eles cumpram as leis trabalhistas locais, estaduais e federais.

Por exemplo, existem leis específicas em vigor para garantir o salário mínimo por hora, pausas para descanso, folgas e muito mais. Outro exemplo diz respeito aos benefícios da empresa. Nos Estados Unidos, qualquer empresa com 50 ou mais funcionários deve fornecer aos trabalhadores licença não remunerada de acordo com a Lei de Licença Médica e Familiar (FMLA).

Existem muitas leis trabalhistas em vigor para proteger os trabalhadores. As empresas que não cumprirem podem ser vítimas de pesadas multas ou até mesmo ações legais.

O treinamento jurídico de RH visa ajudar os profissionais de RH ou líderes da empresa a entender:

• Principais regulamentos trabalhistas
• Leis trabalhistas relacionadas à contratação, gestão de funcionários e rescisão
• Formação em igualdade de oportunidades
• Padrões trabalhistas justos
• Práticas recomendadas para manter a conformidade

Benefícios do Treinamento de Conformidade

Evita penalidades legais e financeiras

O treinamento de conformidade garante que os trabalhadores saibam quais regras e regulamentos precisam seguir em seus trabalhos. Também os ajuda a entender o que podem e o que não podem fazer para manter a conformidade. Além disso, garante que os trabalhadores tenham os certificados e licenças de que precisam para realizar seus trabalhos.

Com o treinamento de conformidade, os funcionários têm menos probabilidade de cometer erros dispendiosos que podem resultar em multas ou processos para sua empresa.

Protege os segredos comerciais e dados confidenciais da empresa

O treinamento de conformidade ensina os funcionários sobre as melhores práticas para proteger a empresa contra fraudes, vazamentos de dados e muito mais . Também os ajuda a entender quais ferramentas podem usar para fazer isso, por exemplo, controles de permissão e autenticação de dois fatores. Dessa forma, sua empresa pode manter seus dados seguros e, com isso, sua vantagem competitiva.

Ao manter os dados seguros, os funcionários também protegem outros dados confidenciais, como informações de clientes ou funcionários. Isso ajuda a proteger sua empresa de enfrentar problemas legais sob as leis de proteção de dados.

Cria um ambiente de trabalho seguro para os funcionários

O treinamento de conformidade educa os funcionários sobre tópicos como assédio no local de trabalho, discriminação, violência e assim por diante. Os trabalhadores são ensinados sobre seus direitos no trabalho e como identificar e denunciar sinais de alerta. Isso ajuda a criar um ambiente de trabalho seguro em sua organização.

Ajuda a defender valores de práticas éticas e honestas

O treinamento de conformidade ajuda os funcionários a entender a importância de conduzir negócios éticos. Os trabalhadores aprendem o que constitui práticas antiéticas – por exemplo, suborno e informações privilegiadas.

É mais provável que os funcionários trabalhem com honestidade e integridade quando estão totalmente cientes do que é e do que não é permitido. Além disso, eles recebem as ferramentas necessárias para denunciar se detectarem qualquer atividade suspeita na empresa. Dessa forma, eles são treinados para ajudar a defender os valores essenciais da empresa.

Aumenta as vendas com produtos de melhor qualidade

As empresas que cumprem os padrões da indústria, verificações de qualidade e outras regras de conformidade provavelmente criarão produtos sólidos e confiáveis.

Bons produtos falam por si. Eles trazem mais receita e criam uma boa reputação para a empresa no mercado, ajudando você a atrair mais clientes.

Constrói uma boa reputação externa

Criar produtos de alta qualidade pode ajudar a construir uma boa reputação para sua empresa.

Além disso, práticas comerciais seguras e éticas também ajudam clientes, investidores e outras partes interessadas a se sentirem à vontade para fazer negócios com você.

Finalmente, tratar os trabalhadores de forma justa e ser um empregador compatível pode ajudar a atrair talentos no mercado de trabalho.

Aumenta a produtividade e a eficiência

Os funcionários trabalham mais rápido, melhor e com menos erros quando são bem treinados para criar produtos de alto padrão.

O treinamento de conformidade também ajuda os membros da equipe a entender melhor os valores da empresa. Isso pode estar relacionado a práticas comerciais, como honestidade e integridade. Além disso, pode ajudar a mostrar a posição da empresa em relação a fatores internos, como o bullying.

No geral, os trabalhadores que podem se relacionar com os valores organizacionais e se sentir seguros no trabalho têm maior probabilidade de permanecer engajados e produtivos.

Melhores práticas para programas de treinamento de conformidade

Um programa de treinamento de compliance para funcionários deve ser executado de forma eficaz para que seja benéfico. Aqui estão algumas práticas recomendadas a serem seguidas ao executar seu programa de treinamento de conformidade.

Identifique as necessidades de treinamento e adapte seus módulos de acordo

Entenda quais leis e regulamentos se aplicam à sua empresa.

Primeiro, considere em quais locais você opera, o setor em que está e quantos funcionários possui. Você pode encontrar as leis aplicáveis ​​nos sites dos órgãos reguladores relevantes. Por exemplo, você pode encontrar leis trabalhistas federais no site do Departamento do Trabalho. Da mesma forma, você pode encontrar as leis de segurança no site oficial da OSHA.

Comunique claramente as informações e os prazos de treinamento

Seus funcionários precisam saber qual treinamento precisam concluir e quando .

Por exemplo, você pode enviar um e-mail para compartilhar informações e um link para o curso online. Para treinamento em sala de aula, envie a eles um convite de calendário. Diga a eles qual é o curso, se precisam fazer algum trabalho prévio e quando e onde precisam participar do curso.

Também é fundamental garantir que você defina claramente os prazos para os cursos de treinamento de conformidade dos funcionários. Isso é especialmente relevante para cursos on-line que eles concluem em seu próprio ritmo.

Seja consistente e regular nos treinos

O treinamento de conformidade não é um requisito único. As leis podem mudar , por isso é importante manter os trabalhadores atualizados com as regras mais recentes e como segui-las.

Fale regularmente com seu especialista interno em conformidade ou com um consultor externo para entender se há alguma alteração nas leis que se aplicam ao seu negócio.

Se as leis foram alteradas, é importante atualizar o conteúdo do curso para refletir quaisquer alterações feitas.

Se as leis permanecerem inalteradas, você pode repetir os mesmos cursos de conformidade regularmente, por exemplo, a cada 6 meses. Como alternativa, você pode criar e atribuir cursos de atualização para manter os tópicos atualizados e relevantes.

Use uma variedade de métodos de treinamento

O aprendizado combinado — ou misto — é a melhor maneira de ajudar os funcionários a reter as informações. Esse tipo de aprendizado envolve o uso de diferentes técnicas de aprendizado, como treinamento em sala de aula, treinamento on-line e aprendizado no trabalho.

Você também pode usar diferentes formas de aprendizado para equipes diferentes. Por exemplo, no caso de um restaurante, você pode querer ensinar os funcionários a padronizar receitas por meio de uma combinação de treinamento em sala de aula e aprendizado no trabalho.

Torne-o envolvente

O treinamento de conformidade abrange tópicos que são extremamente importantes, mas nem sempre são muito empolgantes. Torne seus módulos mais envolventes adicionando questionários, simulações da vida real, elementos de gamificação e muito mais.

Isso ajuda a tornar o aprendizado divertido - mas você também pode usá-los como uma maneira de testar a compreensão dos conceitos-chave de seus funcionários.

Avalie a eficácia do treinamento

Reúna feedback regular sobre seus programas de treinamento de compliance. Você pode fazer isso por meio de check-ins com os funcionários. Alternativamente, você pode enviar aos funcionários uma pesquisa online para coletar seus comentários e sugestões.

Automatize o processo

Com tantos tópicos para cobrir, criar e executar módulos de treinamento de conformidade pode ser uma tarefa manual e demorada. Você também precisa ser capaz de monitorar se os funcionários estão concluindo seus programas no prazo.

A melhor maneira de executar seus programas de treinamento de conformidade é automatizando o processo. Isso significa conduzir o treinamento de conformidade dos funcionários digitalmente. Você pode fazer isso usando um software de treinamento especializado .

Normalmente, este software permite que você crie cursos de treinamento de conformidade personalizados usando modelos ou construtores fáceis de arrastar e soltar. Você também pode adicionar questionários para testar o aprendizado por meio dos módulos.

Uma vez publicado, os trabalhadores são notificados sobre o curso de treinamento de conformidade que precisam concluir. Você pode acompanhar o progresso e enviar lembretes para concluir o treinamento.

Abaixo, detalhamos como você pode executar seu treinamento de conformidade de ponta a ponta usando o Connecteam, a melhor solução de treinamento de conformidade completa .

Configurando um Programa de Treinamento de Conformidade com o Connecteam

Vamos dar uma olhada nos principais recursos de treinamento de compliance do Connecteam.

Crie módulos de treinamento personalizados em minutos

O Connecteam permite criar cursos de treinamento de conformidade rapidamente usando modelos. Você também pode criar módulos de treinamento personalizados do zero com apenas alguns toques ou cliques no seu dispositivo.

O recurso de treinamento oferece suporte a imagens, vídeos, PDFs e muito mais. Dessa forma, você pode usar diferentes métodos para tornar o conteúdo divertido e envolvente.

Além disso, você pode dividir os cursos em partes pequenas e personalizar a formatação de acordo com sua preferência. Você também pode adicionar questionários aos seus módulos de treinamento de conformidade para verificar como os funcionários estão retendo as principais informações.

A abordagem mobile-first da Connecteam garante que os funcionários possam acessar e concluir os cursos de qualquer lugar. Eles recebem lembretes automáticos para terminar o treinamento e você pode ver seu progresso em tempo real no painel central.

Armazene todo o conteúdo de treinamento de conformidade em um centro de conhecimento centralizado

Connecteam permite que você crie uma base de conhecimento , onde você pode armazenar todos os seus documentos e guias de treinamento de conformidade (e quaisquer outros documentos da empresa). Isso pode incluir manuais de segurança, procedimentos operacionais padrão (SOPs), o manual da empresa e muito mais.

A base de conhecimento oferece suporte a imagens, vídeos, documentos, PDFs e até mesmo clipes de áudio para que você possa armazenar e gerenciar o conteúdo em qualquer formato que desejar. Também não há limite de tamanho de arquivo e nenhum limite de armazenamento geral .

Os trabalhadores podem acessar qualquer orientação de conformidade diretamente de seus dispositivos móveis. Eles obtêm as respostas de que precisam instantaneamente, sem idas e vindas.

Visualize históricos de conformidade e licenças dos funcionários facilmente em sua linha do tempo

O Connecteam também permite que você visualize os históricos de emprego, status de treinamento e certificações e licenças de seus funcionários por meio do recurso de linha do tempo .

Você pode ver quando suas certificações ou licenças estão expirando para que você esteja sempre organizado. Além disso, você pode adicionar módulos de treinamento de conformidade e cursos de atualização a seus cronogramas para que sejam notificados sobre qualquer treinamento que precisem concluir.

Fique em conformidade com os regulamentos do setor usando formulários e listas de verificação

Com as listas de verificação personalizadas do Connecteam, os funcionários se lembram de concluir tarefas essenciais, como protocolo de fim de dia e verificações de segurança. Eles também podem arquivar relatórios de incidentes e muito mais usando o recurso de formulários do Connecteam. Você pode acompanhar o progresso e ver atualizações de formulários e listas de verificação em tempo real.

Além de tudo isso, o Connecteam possui um chat no aplicativo que você pode utilizar para se comunicar com seus colaboradores individualmente ou em grupos. As mensagens são enviadas em tempo real e os dados do bate-papo são armazenados com segurança na nuvem. O feed de notícias da empresa também é uma maneira fácil de informar a todos quando um novo módulo de treinamento foi publicado.

Com todas essas ferramentas e muito mais, o Connecteam facilita a execução de seus programas de treinamento de conformidade.

Conclusão

O treinamento de conformidade educa os funcionários sobre as leis e regulamentos que eles precisam cumprir no trabalho. Sem o treinamento certo, é mais provável que os funcionários cometam erros dispendiosos que resultam em multas pesadas, perda de licenças ou ações legais contra sua empresa.

É por isso que é vital ter um sólido programa de treinamento de conformidade em vigor em sua empresa. Você pode treinar seus funcionários sobre padrões de segurança, trabalho ético, discriminação e muito mais.

Dito isso, pode ser cansativo criar e executar um treinamento de conformidade. Use um software de treinamento dedicado como o Connecteam para automatizar todo o processo. Você pode criar e atribuir conteúdo de treinamento personalizado, armazenar guias de conformidade e visualizar os históricos de treinamento, certificados e licenças de seus funcionários em um só lugar.

Comece a usar o Connecteam gratuitamente hoje!

perguntas frequentes

Como você cria um treinamento online de compliance para funcionários?

Você pode executar cursos de treinamento de conformidade on-line usando um sistema de gerenciamento de aprendizado (LMS) ou uma plataforma de gerenciamento de trabalho tudo-em-um, como o Connecteam. Crie seus cursos facilmente usando modelos, crie cursos personalizados do zero, envie lembretes de conclusão e acompanhe o progresso dos funcionários em tempo real. O Connecteam também oferece aprendizado móvel para que os funcionários possam concluir seus cursos de qualquer lugar.

Quem é responsável pelo cumprimento?

Todos os trabalhadores e gerentes da empresa devem cumprir as regras da empresa e as leis externas. O treinamento de conformidade adequado ajuda os funcionários a entender as regras e como cumpri-las. Ele também enfatiza o papel dos trabalhadores em manter a conformidade e as consequências da não conformidade.

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