Quanto custa contratar um funcionário?

Introdução

O custo para contratar um novo funcionário pode ser significativo, portanto, entender quais despesas estão envolvidas ajuda a evitar surpresas nas contas e a contratar trabalhadores qualificados com mais confiança. As pequenas empresas, em particular, se beneficiam de um orçamento de contratação claro, pois as ajuda a identificar o que podem e o que não podem gastar.

O custo médio por contratação é de US$ 4.683, de acordo com um estudo realizado pela Society for Human Resource Management (SHRM). No entanto, os custos de contratação de sua empresa variam de acordo com seu setor, localização geográfica, funções para as quais você está contratando e outros fatores.

Neste artigo, abordaremos os custos comuns antes e depois da contratação de um funcionário, forneceremos exemplos de custos internos e externos e detalharemos o custo de recrutamento. Também compartilhamos dicas sobre como obter o máximo valor de seus custos de contratação.

Custos antes de contratar um funcionário

Antes de contratar um novo funcionário, grande parte do seu custo está no recrutamento, incluindo recursos gastos com candidatos malsucedidos. Calcular seu custo médio por nova contratação ajudará você a encontrar áreas onde você pode estar gastando demais ou de menos. Da mesma forma, pode ajudá-lo a entender como seu investimento compensa a longo prazo por meio da produtividade e retenção da força de trabalho.

Uma das métricas de recrutamento mais úteis é a fórmula de custo por contratação , descrita abaixo. Também fornecemos exemplos de custo de recrutamento interno e externo que você pode adaptar às circunstâncias do seu negócio.

Fórmula de custo por contratação

Para calcular o custo por contratação, some seus custos de recrutamento interno e externo. Em seguida, divida isso pelo número total de contratações.

Aqui está o que parece como uma fórmula:

Custo por contratação = (Custos de recrutamento interno + Custos de recrutamento externo) / Número total de contratações

Por exemplo, digamos que seus custos de recrutamento interno sejam de $ 50.000, seus custos de recrutamento externo sejam de $ 70.000 e seu número total de contratações seja de 2.000. Seu custo por contratação é:

Custo por contratação = (US$ 50.000 + US$ 70.000) / 2.000 = US$ 6.000

Isso significa que custa à sua empresa $ 6.000 para contratar 1 novo trabalhador.

Custos de recrutamento interno

Estes incluem quaisquer custos gastos em recursos dentro de sua empresa. Eles respondem por:

Recrutadores internos

O tempo que sua equipe de RH gasta em atividades de recrutamento é contabilizado no custo de contratação de um novo funcionário. Isso abrange a elaboração de uma descrição de função, compartilhá-la em quadros de empregos, triagem de currículos, redação de contratos de trabalho e tudo mais.

Você pode calcular os custos de recrutamento interno de algumas maneiras diferentes.

Por exemplo, digamos que sua empresa pague a um funcionário de RH um salário por hora. Suponha que eles trabalhem 50 semanas por ano, tirando 2 semanas de férias por ano. Um valor anual para custos de recrutamento interno seria assim:

Custo de recrutamento interno = Salário por hora x (Número de horas gastas no recrutamento por semana x 50)

Por exemplo, digamos que o salário por hora do funcionário seja $ 20/hora e ele gaste 10 horas por semana no recrutamento. O custo anual para esse funcionário é:

$ 20 x (10 x 50) = $ 10.000

No entanto, imagine que um funcionário de RH receba um salário fixo e o recrutamento seja apenas uma de suas responsabilidades. Você ainda pode calcular quanto o recrutamento interno está custando ao seu negócio.

Primeiro, calcule a taxa horária do funcionário com base em seu salário anual e no número de semanas por ano que ele trabalha. Use a seguinte fórmula:

Custo por hora = Salário anual / (Número total de horas trabalhadas por semana x Número de semanas trabalhadas por ano)

Digamos que um membro da equipe de RH tenha um salário anual de $ 40.000, trabalhe 40 horas por semana e trabalhe 50 semanas por ano. Seu custo por hora é:

Custo por hora = $ 40.000 / (40 x 52) = $ 19,23

Em seguida, descubra as horas que eles trabalham a cada semana no recrutamento - por exemplo, 15. Em seguida, complete o valor anual dos custos de recrutamento interno:

$ 19,23 x (15 x 50) = $ 14.422,50

É importante calcular os custos de recrutamento interno para cada funcionário de RH que trabalha no recrutamento . Isso lhe dará o custo total de recrutamento interno.

Tenha cuidado para que sua equipe de RH não gaste muito tempo no recrutamento em relação a outras áreas, como folha de pagamento, pois isso pode levar ao esgotamento dos funcionários, prazos atrasados ​​e um efeito dominó nos custos da empresa.

Contratação de gerentes

O gerente de contratação geralmente se envolve desde a fase de entrevista para testar os conhecimentos, habilidades e habilidades (KSA) dos candidatos. Dependendo do nível de envolvimento do gerente e da antiguidade na função, eles podem passar horas ou até dias analisando um candidato pré-selecionado.

Se um gerente de contratação recebe um salário por hora, o custo anual de sua atividade de recrutamento é:

Custo do gerente de contratação = Salário por hora x (Número de horas gastas no recrutamento por mês x 12)

Por exemplo, digamos que ganhem $ 50 por hora e gastem, em média, 3 horas por mês em recrutamento. O custo anual é:

Custo do gerente de contratação = $ 50 x (3 x 12) = $ 1.800

Você pode usar esse cálculo anual para hora para recrutadores internos na fórmula acima, se um gerente de contratação receber um salário.

Referências de funcionários

Pagar aos membros da equipe existentes uma taxa de indicação de funcionários é uma ótima maneira de obter candidatos de alta qualidade em seu grupo de recrutamento. Normalmente, quanto mais sênior for a posição aberta, maior será a taxa de referência.

Você pode pagar ao árbitro uma taxa fixa para cada recruta bem-sucedido ou uma porcentagem do salário anual do recruta como compensação.

Custos de recrutamento externo

Os custos de recrutamento externo incluem pagamentos a empresas terceirizadas ou contratados que apóiam suas metas de recrutamento. Inclua os seguintes itens em seu cálculo de custo externo:

Gestores e agências de recrutamento externo

O uso de um recrutador ou agência externa pode proporcionar uma contratação de maior qualidade. Eles também podem ajudar a acelerar o processo de recrutamento, pois usam habilidades especializadas e redes de candidatos. Você geralmente paga aos recrutadores externos uma taxa fixa, um retentor de prazo fixo ou uma proporção do salário anual do funcionário.

anúncio de emprego

Sites de empregos on-line, como o LinkedIn e o Indeed, permitem que você publique e anuncie descrições de cargos, aumentando seu grupo de candidatos a emprego. Embora existam planos gratuitos por aí, você deve incluir assinaturas pagas do quadro de empregos em seu orçamento se estiver procurando por recursos avançados. Essas soluções geralmente têm taxas mensais ou anuais . Você também pode pagar mais para aumentar seus anúncios de emprego ou adicionar empregos extras.

marca do empregador

Inclua quaisquer custos para promover seu negócio em feiras de carreira ou realizar eventos de empregabilidade para atrair candidatos.

Por exemplo, um organizador de uma feira de carreiras pode cobrar de você uma taxa fixa ou por hora, dependendo do tamanho do estande da sua empresa e do número de recrutadores presentes.

Lembre-se de incluir apenas custos externos e excluir custos internos, como custos de tempo de sua equipe.

software de recrutamento

Além dos quadros de empregos, existem muitas outras soluções de software, como os Sistemas de Rastreamento de Candidatos (ATS) que ajudam você a aumentar seu pool de candidatos, a velocidade de recrutamento e a adequação do candidato.

Geralmente, eles são cobrados por usuário, com assinatura mensal ou anual. No entanto, alguns fornecedores podem ter preços sob medida ou assinaturas vitalícias disponíveis. Contabilize esses custos se sua empresa usar software de recrutamento.

Verificação em segundo plano

As verificações de antecedentes ajudam a confirmar as informações do candidato, como empregos anteriores e registros criminais. É importante adicioná-los aos seus custos de recrutamento.

Algumas soluções cobram por assinatura mensal ou anual por cheques ilimitados, com taxas adicionais para recursos especiais. Outros cobram uma taxa fixa para cada verificação de antecedentes.

Gastos com mudança

Para conseguir a pessoa certa para o trabalho, pode ser necessário incluir as despesas de realocação em sua oferta de emprego. Considere o custo total de realocação do candidato, que pode incluir custos de deslocamento e/ou acomodação. Em seguida, ofereça cobertura total ou parcial desse custo.

Custos depois de contratar um funcionário

O custo total para contratar um novo funcionário também deve incluir os custos pós-contratação. Certifique-se de contabilizar:

Salário base ou salário

O salário base - ou salário base, se seus funcionários forem pagos por hora - é a remuneração mínima recebida por um funcionário antes dos impostos. Exclui benefícios e pagamento de horas extras.

Normalmente, você orça esse custo anualmente e o paga mensalmente, semanalmente ou quinzenalmente.

Participação nos impostos do empregador

Como empregador, você deve pagar os impostos federais aplicáveis ​​ao seu negócio. Muitas empresas pagam impostos, incluindo Seguro Social e Medicare, e impostos federais de desemprego (FUTA). Verifique quais impostos federais sua empresa precisa pagar no site do IRS.

Além disso, verifique as leis trabalhistas locais e estaduais para ver se você é responsável por quaisquer contribuições adicionais, como impostos estaduais de desemprego.

Benefícios opcionais

Considere o custo de benefícios opcionais, como seguro saúde e odontológico, contribuições para planos de aposentadoria e bônus relacionados ao desempenho. As leis estaduais e locais podem exigir que você ofereça certos benefícios aos funcionários.

Considere também folga remunerada (PTO), licença remunerada por família e invalidez e outros tipos de licença remunerada, pois você está pagando salários diários enquanto o funcionário está ausente. Considere o custo de outros benefícios opcionais que sua empresa oferece, como mensalidades de academia, vales-presente e estipêndios de desenvolvimento profissional fornecidos pela empresa.

Integração

Uma experiência de integração eficaz é essencial para preparar seu novo contratado para o trabalho. Você deve acompanhar quanto custa para sua equipe de RH realizar tarefas como preencher a papelada do emprego e planejar a primeira semana do iniciante.

Calcule seu custo anual de integração por funcionário de RH com a seguinte fórmula:

Custo de integração = Salário por hora x (Número de horas gastas em integração por mês x 12)

Por exemplo, digamos que um funcionário de RH receba $ 20 por hora e gaste uma média de 10 horas por mês na integração. Seu custo anual de integração é:

Custo de integração = $ 20 x (10 x 12) = $ 2.400.

Adicione o custo de integração de cada funcionário de RH ao seu custo de integração anual total. Em seguida, divida isso pelo número de funcionários que você contrata em um ano para obter seu custo anual de integração por funcionário.

Para planejar melhor esses custos, leia nossa lista de verificação de integração .

Treinamento

O treinamento aprimora o conhecimento, as habilidades e a produtividade de sua força de trabalho. Abrange treinamento de saúde e segurança, workshops baseados em habilidades e sessões específicas de funções com líderes de equipe experientes.

Se o treinamento for fornecido por especialistas externos, poderá ser cobrada uma taxa de retenção por um determinado período de tempo ou uma taxa por sessão.

No entanto, se os gerentes internos ministrarem o treinamento, use a fórmula abaixo para calcular quanto você está pagando anualmente pelo tempo deles. Para funcionários que recebem por hora, use a fórmula anual para hora fornecida na seção Gerentes de contratação deste artigo para descobrir o custo por hora.

Custo de treinamento = Custo por hora x (Número de horas gastas ministrando treinamento por mês x 12)

Por exemplo, digamos que um gerente receba $ 50 por hora e gaste 4 horas por mês fornecendo treinamento. Seu custo anual de treinamento é:

Custo de treinamento = $ 50 x (4 x 12) = $ 2.400

Os custos de treinamento também devem contabilizar o custo de qualquer equipamento, ferramentas, software, etc. que você usa ao ministrar as sessões.

Equipamentos e softwares de TI

Considere o custo de qualquer equipamento de TI fornecido a um novo contratado, como um telefone celular, tablet ou laptop. Além disso, inclua quaisquer taxas pagas a profissionais de TI externos ou internos se esses dispositivos exigirem configurações especializadas.

Além disso, inclua quaisquer custos de assinatura de software associados a novas contratações. Estes podem ser cobrados por usuário ou como uma taxa mensal fixa.

Como otimizar seu custo de contratação

Muito pouco investimento financeiro na contratação coloca você em risco de não contratar as melhores pessoas para os cargos em sua empresa. Por outro lado, muito investimento financeiro desperdiça recursos que beneficiariam outras áreas de RH.

Aqui estão nossas principais dicas para garantir que você gaste a quantia certa na contratação. Além disso, compartilhamos dicas sobre como garantir que o dinheiro gasto na contratação não seja desperdiçado.

Crie incentivos de referência interna

As indicações de funcionários internos têm 4 vezes mais chances de receber uma oferta de emprego em comparação com os candidatos online. Eles também representam entre 30-50% de todas as contratações em uma empresa, segundo pesquisa da Zippia. Uma recompensa de indicação única é mais barata do que pagar pelos processos de recrutamento de especialistas de RH internos ou externos.

As recompensas por indicação podem ser um valor definido em dólares para cada indicação bem-sucedida ou uma porcentagem do salário do novo contratado. Ofereça um valor atraente o suficiente para ser um incentivo, mas inferior ao que você pagaria a um recrutador interno ou externo por candidato.

Divida os custos fixos entre as novas contratações

Alguns custos de contratação são fixos, como salários da equipe de RH e assinaturas de quadros de empregos, até um determinado número de candidatos. Sempre que possível, use seus recursos internos e externos para gerenciar vários candidatos ao mesmo tempo para reduzir o custo por contratação.

Você também pode contratar entrevistados para a mesma função na mesma semana para facilitar a tomada de decisões dos gerentes de contratação. Além disso, você pode reservar novos iniciantes para integração em grupo ou sessões de treinamento para economizar nos custos pós-contratação.

Priorize a retenção de funcionários

A retenção eficaz ajuda a evitar o custo de contratação de substitutos de funcionários devido à saída voluntária da equipe. Os principais motivos pelos quais os funcionários deixam seus empregos incluem salários e benefícios não competitivos, falta de oportunidades de desenvolvimento profissional, não se sentir apreciado e ter um gerente que não dá suporte.

Para combater isso, comece tornando seus pacotes de remuneração mais atraentes, incluindo coisas como férias remuneradas e benefícios de aposentadoria. Você também deve oferecer oportunidades para que os funcionários aprendam e cresçam dentro de sua empresa. Por exemplo, considere a possibilidade de oferecer cursos de treinamento para que os funcionários possam aprimorar suas habilidades.

Além disso, demonstre apreço usando recompensas baseadas em desempenho, como prêmios. Além disso, treine os gerentes em habilidades de colaboração para que seus funcionários se sintam apoiados e incluídos.

Minimize o esgotamento dos funcionários

Os funcionários podem sofrer esgotamento devido à quantidade de trabalho que precisam fazer ou à pressão que sentem no trabalho. Funcionários esgotados podem ficar fisicamente e mentalmente indispostos e tirar uma folga para se recuperar. Assim, você pode precisar encontrar trabalhadores temporários no curto prazo, ou corre o risco de interromper o negócio.

Em vez de pagar o custo de contratar substitutos de funcionários em curto prazo, certifique-se de que sua equipe não se esgote.

Faça isso fornecendo licença remunerada suficiente, incluindo licença médica remunerada, quando apropriado, e oferecendo dias de folga para saúde mental. Você também pode considerar oferecer arranjos de trabalho flexíveis, como permitir que os funcionários escolham seu próprio local de trabalho ou decidam seus próprios horários.

Finalmente, crie uma cultura de apoio onde os funcionários possam compartilhar seus pensamentos e sentimentos abertamente. Verifique regularmente com seus funcionários, seja por e-mail, telefonema ou mensagem. Deixe-os saber que podem vir até você com quaisquer preocupações que possam ter.

Conclusão

É importante saber quanto custa contratar um funcionário na sua empresa. Antes de contratar, você deve calcular o pagamento dos recrutadores internos e externos, o custo do tempo dos gerentes de contratação, as taxas do quadro de empregos e os custos de realocação. Depois de contratar, você precisa contabilizar o salário base do funcionário, benefícios opcionais, sua parcela de impostos, treinamento, integração e custos de TI.

Tanto gastos insuficientes quanto gastos excessivos em contratações podem levar a consequências negativas para os negócios. No entanto, entender seus custos de contratação ajuda você a usar os recursos de negócios com mais eficiência e até mesmo a obter melhores candidatos . Para otimizar seus custos, você deve incentivar referências internas e distribuir seus custos fixos entre novas contratações. E, a longo prazo, priorize a retenção de funcionários e evite o esgotamento para garantir que seus custos não sejam desperdiçados.