Integração digital de funcionários: vantagens, desafios e ferramentas

Principais conclusões

• Com a integração digital de funcionários, você usa ferramentas e tecnologia para integrar novas contratações. Não há necessidade de cursos presenciais, treinamentos ou reuniões.
• Os benefícios da integração digital incluem maior eficiência, redução de custos e maior conveniência.
• Os desafios associados à integração digital incluem novos funcionários se sentindo isolados, achando o processo chato e experimentando sobrecarga de informações.
• Otimize seu processo de integração digital usando diferentes tipos de conteúdo, fazendo com que os novos contratados se sintam parte da equipe e usando um aplicativo de integração dedicado.

A integração adequada dos funcionários os ajuda a entender o escopo de sua função, a se sentir confortável com sua equipe e a se familiarizar com os objetivos de sua empresa e a cultura da empresa. Sem a integração adequada, os novos funcionários podem ter dificuldade para encontrar seu lugar e se desengajar. Isso pode impactar negativamente sua produtividade e pode até levá-los a desistir no futuro.

A integração tradicional envolve muita papelada, procedimentos genéricos e pouco suporte contínuo. Pode levar muito tempo e esforço, e é difícil manter os funcionários envolvidos durante todo o processo. A integração digital de funcionários, no entanto, muda tudo isso.

Neste guia, explicamos o que é onboarding digital, suas vantagens e desafios. Também discutimos as melhores ferramentas a serem usadas para otimizar seu processo de onboarding digital.

O que é integração digital de funcionários?

A integração digital de funcionários envolve o uso de ferramentas e tecnologia para integrar novos funcionários. Enquanto o onboarding tradicional é feito pessoalmente, o onboarding digital pode ser feito totalmente online.

As empresas podem usar software de integração baseado na Web ou em dispositivos móveis, como aplicativos ou plataformas da Web, para criar um programa de integração totalmente personalizado. Você pode usar essas ferramentas para criar e publicar cursos de treinamento, apresentar novos funcionários à equipe, compartilhar políticas, reunir documentação e muito mais.

Os benefícios da integração digital de funcionários

Em comparação com a integração tradicional, a integração digital oferece muitos benefícios. Esses incluem:

Eficiência melhorada

A integração tradicional costuma ser um processo demorado que envolve muita papelada e longas sessões de treinamento. A integração digital automatiza muitas tarefas repetitivas e mantém o processo em andamento sem atrasos.

Ele também permite que você armazene tudo em um banco de dados que os novos contratados podem acessar a qualquer momento. Isso permite que eles preencham e enviem documentos de maneira rápida e fácil e garante que a equipe de RH tenha todas as informações necessárias em um só lugar.

A integração digital também permite um início imediato sem a necessidade de uma reunião presencial. No momento em que o novo funcionário começa seu primeiro dia, ele pode ter todo o conhecimento e recursos necessários para começar a trabalhar imediatamente.

Custos reduzidos

Com o software de integração digital, você não precisa se preocupar com o custo de imprimir e armazenar documentos de integração ou criar e ministrar sessões de treinamento presenciais.

Os sistemas digitais permitem que você armazene e gerencie automaticamente os arquivos dos funcionários em um único local. Eles também permitem que você crie e publique cursos de treinamento on-line abrangentes, para que você não precise dedicar tempo e dinheiro a treinamentos presenciais. Você pode desenvolver cursos em minutos e publicá-los instantaneamente para os novos contratados concluírem.

A integração digital também pode melhorar a retenção de funcionários, o que reduz os custos de recrutamento e contratação. Uma boa experiência de integração ajuda os funcionários a se sentirem apoiados e reforça a ideia de que eles fizeram uma boa escolha ao ingressar na sua organização. Isso aumenta sua satisfação no trabalho e diminui a chance de uma saída precoce.

Melhor conveniência

A integração digital é conveniente para todos os envolvidos. Você pode acessar o software de integração 24 horas por dia, 7 dias por semana . Os novos contratados podem concluir os cursos de integração em seu próprio ritmo, diretamente de seus dispositivos móveis ou desktop.

Além disso, os funcionários não terão que vasculhar pilhas de papéis para encontrar informações importantes. Dentro do sistema digital, eles podem acessar qualquer documento que precisem em segundos.

Além disso, muitas soluções de software de integração digital têm funções de chat que você pode usar para fornecer suporte contínuo aos novos contratados. Você pode responder às perguntas deles rapidamente, mesmo após a conclusão da integração.

Economize tempo e esforço atualizando facilmente os recursos de integração

Com o software de integração digital de funcionários, você pode facilmente carregar novos recursos de integração e atualizar os existentes. Adicione novos documentos ou arquivos importantes com apenas alguns cliques ou toques no seu dispositivo ou atualize os recursos existentes em minutos .

Além disso, as ferramentas de integração digital são flexíveis e permitem que você personalize a forma como apresenta as informações . Você pode ajustar facilmente seu processo se suas necessidades ou metas de integração mudarem. Você pode adicionar itens como áudio, links, vídeos, questionários e vários outros arquivos ou agrupar determinados cursos uns com os outros.

Isso economiza muito tempo e esforço, eliminando a dor de cabeça de atualizar e gerenciar seu processo de integração.

Melhor percepção para dar suporte aos funcionários e otimizar seu processo de integração

A integração digital também permite que as empresas acompanhem o progresso dos funcionários durante a integração. Normalmente, o progresso é mostrado em um painel.

Este painel permite que você veja quem iniciou um curso e quem está em andamento . Ele também monitora a conclusão do curso. Isso ajuda você a garantir que os funcionários estejam progredindo bem e garante que os novos contratados enviem a documentação correta no prazo.

Além disso, acompanhar o progresso facilita ver se os funcionários estão tendo dificuldades com determinadas tarefas de integração ou cursos de treinamento. Você pode usar esse insight para ajustar seus materiais de integração e ajustar seu processo.

Os desafios da integração digital de funcionários

Embora a integração digital de funcionários tenha muitas vantagens, também existem alguns desafios dos quais você deve estar ciente.

Novos funcionários podem se sentir isolados

Durante a integração digital, os novos funcionários não terão tempo presencial com gerentes ou membros da equipe. Isso pode fazer com que se sintam isolados ou como se não fossem uma parte “real” da equipe.

Pode ser pouco inspirador ou chato

Os processos de integração geralmente contêm pouco mais do que um e-mail e alguns documentos para atualizar o novo contratado. Eles fazem o trabalho, pois os funcionários têm as informações de que precisam. Mas eles não são empolgantes e não fazem muito por engajamento dos funcionários .

Um processo básico de integração que envolve apenas a revisão de políticas, preenchimento de papelada e leitura de documentos não entusiasmará os novos contratados nem os animará com sua função. Isso os coloca em risco de se tornarem desengajados, o que pode levar à diminuição da produtividade e ao aumento da rotatividade.

Novas contratações podem experimentar sobrecarga de informações

Quando um novo contratado está passando pela integração, há muito o que fazer e aprender. Existem documentos para revisar e assinar, pessoas com quem falar e deveres para entender. Isso pode ser muito opressor para os novos funcionários e levar a uma sobrecarga de informações durante os primeiros dias.

Maneiras de melhorar o processo de integração digital

Abaixo estão algumas dicas para otimizar e melhorar sua experiência de integração digital de funcionários.

Leve a pré-integração a sério

Um processo bem-sucedido de integração digital de funcionários começa com a pré-integração. Isso inclui todas as atividades que ocorrem antes que o novo contratado inicie oficialmente seu primeiro dia de trabalho. Você precisa levar a pré-integração a sério se quiser que seu processo seja executado sem problemas.

Os itens de ação pré-integração podem incluir:

• Configurar a conta de e-mail do novo contratado e/ou o acesso à plataforma
• Criando um pacote de boas-vindas
• Envio de informações do funcionário, como organograma da empresa ou política de benefícios
• Informar ao restante da equipe que um novo membro está entrando.

Use diferentes tipos de conteúdo durante a integração e o treinamento

Muitas vezes, a integração pode ser menos empolgante, portanto, melhore sua experiência de integração digital usando diferentes tipos de conteúdo.

Em vez de enviar dezenas de PDFs ou documentos de texto, considere o uso de vídeos, infográficos e até questionários para transmitir informações importantes. Isso pode manter a integração interessante e garantir que seus novos contratados permaneçam engajados.

Discutir metas

Compartilhar uma lista de metas com os funcionários durante a integração é outra ótima maneira de otimizar seu processo de integração digital.

Por exemplo, você pode criar um Plano de 30-60-90 dias para um novo contratado. Isso descreve o que eles farão, aprenderão e realizarão durante os primeiros três meses em seu novo emprego.

No entanto, não sobrecarregue os novos contratados com informações ou os force a atingir metas irrealistas. Lembre-se de que todas as metas definidas para os funcionários devem ser SMART : específicas, mensuráveis, atingíveis, realistas e com prazo.

Melhorar a comunicação

Você quer começar as coisas com o pé direito com novos contratados, então faça um esforço para se comunicar bem com eles. Você pode ligar, enviar e-mail ou texto‌.

No entanto, você também deve tentar maneiras envolventes de manter contato com os novos contratados. Você pode criar questionários divertidos, criar questionários, compartilhar GIFs ou criar quebra-gelos para ajudar o fluxo das conversas. Você pode até jogar uma rodada de curiosidades ou trocar curiosidades com novos contratados.

Além disso, você pode adicionar novos contratados a um bate-papo em grupo para que eles possam conversar com colegas de trabalho durante o processo de integração.

Dê boas-vindas aos novos contratados

Apresente os novos funcionários ao restante da equipe por meio de uma mensagem em um bate-papo em grupo ou um e-mail para toda a empresa para dar-lhes as boas-vindas. A videoconferência é outra ótima maneira de fazer isso.

Isso ajuda os novos contratados a sentirem imediatamente um sentimento de pertencimento à empresa. Quando se sentem assim, é muito mais provável que se envolvam no trabalho. Isso é ótimo para manter sua taxa de rotatividade baixa, pois é menos provável que as pessoas saiam de uma empresa na qual estão felizes.

Forneça mentores ou amigos de integração

Você também deve considerar fornecer aos novos contratados um mentor ou um “amigo de integração”. Combine um novo funcionário com um funcionário atual que esteja em sua posição ou que tenha amplo conhecimento da função do novo contratado para garantir que ele possa ser o mais útil possível.

Com alguém para mostrar a eles como funciona, os novos funcionários se acostumam com o trabalho mais rapidamente e se sentem menos sobrecarregados. Além disso, isso os ajuda a construir relacionamentos importantes com colegas de trabalho desde o início.

Personalize a experiência

Faça um esforço para personalizar o processo de integração. Você pode fazer isso integrando novos contratados de forma diferente com base em suas funções . Por exemplo, contratados independentes precisarão de informações de integração sobre cobrança e benefícios diferentes das recebidas por funcionários de meio período e período integral. Enquanto isso, os supervisores precisarão de uma integração focada nas políticas e processos da empresa, para que possam supervisionar adequadamente a equipe.

Você também pode adaptar as experiências de integração dos funcionários com base em seus estilos de aprendizagem . Por exemplo, você pode implementar diferentes métodos de integração para alunos auditivos e visuais. Você pode ter vídeos ou gravações de áudio explicando certos deveres e políticas para alunos auditivos. E você pode ter infográficos e guias visuais passo a passo para alunos visuais.

Durante a pré-integração, você pode enviar um questionário e perguntar aos novos contratados como eles preferem aprender. Em seguida, você pode usar os métodos de integração apropriados para tornar a experiência deles positiva.

Use um aplicativo para integração

Integrar funcionários digitalmente é mais fácil quando você usa um aplicativo ou solução de software dedicado.

Com o software digital de integração de funcionários, você pode criar cursos de treinamento com rapidez e facilidade, e os novos contratados podem concluí-los em seus dispositivos móveis ou desktop. Os funcionários também podem revisar e assinar documentos e acessar as bases de conhecimento da empresa.

Como empregador, você pode usar ferramentas de rastreamento para obter informações sobre como as novas contratações estão progredindo na integração. Você também pode definir prazos para tarefas de integração e enviar notificações instantâneas a novos contratados para concluí-las. Alguns aplicativos de integração também têm enquetes ao vivo, pesquisas e caixas de sugestões que podem ajudá-lo a obter feedback valioso.

O melhor de tudo é que você e seus funcionários podem usar um aplicativo de integração de qualquer lugar, a qualquer momento.

Melhores ferramentas para integração digital de funcionários

Falando em aplicativos, vamos examinar algumas das melhores ferramentas para integração digital de funcionários.

O Connecteam é uma solução de integração e sistema de gerenciamento de trabalho tudo-em-um premiado .

Ele permite que você crie seu próprio programa de integração com apenas alguns cliques. Você pode gerenciar todo o processo de integração diretamente no aplicativo Connecteam. Novos funcionários também podem fazer a integração diretamente do aplicativo! Eles podem trabalhar em seu próprio ritmo e concluir a integração de onde quiserem.

O Connecteam também simplifica a criação de cursos. Você pode dividir os cursos em seções menores para que os novos contratados não fiquem sobrecarregados com muitas informações de uma só vez.

Você pode personalizar totalmente o conteúdo e a estrutura do curso e fazer atualizações com facilidade. O Connecteam tem questionários, pesquisas e formulários personalizáveis ​​que você pode usar para garantir que os novos contratados retenham o conhecimento. Além disso, você pode adicionar facilmente vídeos, PDFs, links e outros materiais aos seus cursos. Melhor ainda, o Connecteam permite que você reutilize seus materiais de integração e os atualize sempre que precisar.

Além disso, o Connecteam permite reunir documentação de novas contratações e definir prazos e lembretes para a conclusão do curso. Você também pode enviar automaticamente cursos de integração para as pessoas certas com base em sua função ou data de início.

O Connecteam também simplifica o acompanhamento do progresso de integração dos funcionários em tempo real. Você também pode ver quem concluiu os cursos de treinamento. Esses insights ajudam a identificar possíveis áreas problemáticas, para que você possa tomar decisões baseadas em dados para melhorar seu processo de integração.

As pesquisas , enquetes e o recurso de caixa de sugestões de RH do Connecteam também permitem que você colete feedback valioso dos funcionários.

Além disso, o bate-papo no aplicativo do Connecteam facilita que os novos contratados façam perguntas, obtenham respostas e se comuniquem com a equipe mais ampla.

As ferramentas de rastreamento de tempo do Connecteam são outro ótimo recurso para integração e além. Ele tem um relógio de ponto com precisão de segundo, para que os funcionários sejam sempre pagos corretamente.

Connecteam começa em apenas $ 29 por mês para 30 usuários . Ele oferece uma avaliação gratuita e um plano gratuito para sempre para pequenas empresas com até 10 usuários.

O Zenefits é uma solução de software de RH para gerenciar contratações, integração e registros de funcionários. A plataforma pode automatizar os processos de RH e oferece integração automática para que as novas contratações possam ser integradas antes de chegarem ao trabalho pela primeira vez.

O Zenefits também oferece a capacidade de personalizar a integração, enviar ofertas de emprego e realizar verificações de antecedentes. Também simplifica a assinatura de documentos, como contratos. Ele pode lidar com benefícios e folha de pagamento e permite que os administradores acompanhem o progresso da integração.

O Zenefits começa em US$ 8/funcionário/mês para o pacote básico. Oferece uma demonstração gratuita, mas não possui um plano gratuito.

O Bamboo HR é uma solução digital para personalizar a experiência do funcionário durante a integração.

Ele permite que proprietários e gerentes de negócios criem modelos de integração, criem um banco de dados de funcionários, atribuam tarefas e acompanhem o progresso. O Bamboo HR também ajuda a coletar assinaturas de funcionários e pode simplificar tarefas repetitivas de integração. Também pode ser integrado a outras ferramentas e aplicativos de gerenciamento de trabalho.

A Bamboo HR não lista seus preços publicamente. Em vez disso, as empresas devem entrar em contato e solicitar uma cotação de preço.

Embora o Bamboo HR ofereça uma avaliação gratuita, ele não possui um plano gratuito.

Conclusão

A integração inadequada pode frustrar e confundir os novos contratados, o que pode levar a saídas antecipadas da empresa. A integração digital torna o processo mais eficiente, econômico e conveniente para todos os envolvidos.

Embora existam desafios que acompanham a integração digital, você pode enfrentá-los otimizando seu processo. Você pode fazer isso usando diferentes tipos de conteúdo, designando novas contratações com mentores de integração, discutindo metas e muito mais.

Uma das melhores maneiras de criar um programa digital de integração de funcionários é usar uma solução de software dedicada, como o Connecteam. Você pode atualizar seus novos contratados da maneira mais eficiente possível e garantir que eles se sintam engajados desde o início.