Organize-se: formulário de disponibilidade de funcionários + modelo gratuito

Gerenciar os horários de trabalho dos trabalhadores pode ser uma tarefa cansativa. Apenas um erro pode levar à falta de pessoal, perda de prazos e prejuízo ao relacionamento com o cliente. Além disso, tentar preencher lacunas de última hora também pode ser problemático. Pode atrapalhar os horários de outros trabalhadores, reduzir a produtividade e levar ao ressentimento.

É por isso que é tão importante planejar os horários da equipe com antecedência. Um formulário de disponibilidade do funcionário ajuda você a coletar as preferências e a disponibilidade de seus funcionários. Ter essas informações de antemão facilita a criação de cronogramas de turnos eficientes.

Neste artigo, nos aprofundamos nos formulários de disponibilidade de funcionários, por que eles são importantes e como você pode criar um. Também fornecemos um modelo gratuito e compartilhamos as melhores práticas para implementá-lo.

O que é um formulário de disponibilidade de funcionários?

Um formulário de disponibilidade do funcionário é um documento que ajuda os empregadores a coletar informações sobre a disponibilidade de seus funcionários . É usado em setores como manufatura, construção, saúde e muito mais.

Um formulário de disponibilidade de trabalho geralmente cobre:

• Disponibilidade. O formulário pede aos trabalhadores que indiquem os dias e horas da semana em que estão definitivamente disponíveis para trabalhar.
• Preferências. Alguns formulários permitem que os funcionários compartilhem solicitações e preferências. Por exemplo, um funcionário pode estar disponível para trabalhar às sextas-feiras, mas sexta-feira também pode ser seu dia de folga preferido.
• Restrições. O formulário também possui um espaço onde os funcionários podem inserir quaisquer restrições de agendamento. Por exemplo, um indivíduo pode não conseguir trabalhar no turno da manhã devido à falta de disponibilidade de creche naquele horário.

Por que isso é importante?

Um formulário robusto de disponibilidade de trabalho ajuda você a:

Cumpra as metas de negócios

Ter as pessoas certas no lugar certo na hora certa é a chave para atender às suas necessidades de negócios e maximizar a produtividade. Rastrear a disponibilidade dos funcionários em seu horário de trabalho garante que seus projetos tenham cobertura suficiente.

Ele também permite que você ajuste os turnos com antecedência se determinados funcionários não estiverem disponíveis. Isso evita a falta de pessoal. Também reduz o risco de trabalho de baixa qualidade, tarefas incompletas e prazos perdidos.

Apoiar o trabalho flexível

A Harvard Business Review informou que 96% dos trabalhadores americanos desejam flexibilidade no trabalho. Mas é complicado oferecer trabalho remoto para trabalhadores não administrativos porque eles precisam estar fisicamente presentes para o trabalho. Com o formulário de disponibilidade do trabalhador, no entanto, você pode oferecer agendamento flexível para suas equipes de linha de frente.

Ter as preferências dos trabalhadores com antecedência permite criar agendas que as consideram. A troca de turno também é viável quando você ou sua equipe sabem quem mais está disponível naquele dia ou nas horas necessárias.

Evite o esgotamento dos funcionários

Compreender a disponibilidade da equipe permite que você dê aos funcionários um merecido tempo de inatividade sem prejudicar a produtividade. Por exemplo, você pode querer oferecer um dia ou algumas horas de folga para aqueles que trabalharam além do horário contratual. Saber quem mais poderia preencher a lacuna pode tornar mais fácil para você fazer isso. Funcionários energizados são mais produtivos e menos propensos a ficar doentes.

Reduzir o absenteísmo

Quando os colaboradores indicam a sua disponibilidade, o trabalho não colide com os seus compromissos pessoais. Isso ajuda a reduzir o absenteísmo e atrasos, minimizando a interrupção das operações comerciais.

Reduza os custos de circunstâncias imprevistas

Mudanças de agendamento de última hora são inevitáveis. Mas saber com antecedência a disponibilidade dos trabalhadores ajuda a resolver o problema com muito mais facilidade.

Por exemplo, se um trabalhador ligar dizendo que está doente, você pode usar as informações de disponibilidade para encontrar um substituto adequado dentro de sua força de trabalho. Sem isso, você pode ter que contratar um empreiteiro ou pagar horas extras aos trabalhadores existentes para fazer o trabalho. O custo para fazer isso pode ser muito alto.

Além disso, ausências imprevistas podem colocar em risco o moral da equipe. Quando você não consegue substituir trabalhadores ausentes, os membros da equipe ficam sobrecarregados com o cumprimento de prazos com menos recursos. Isso pode criar ressentimento dentro da equipe. Também pode promover uma cultura de culpar os outros quando os prazos não são cumpridos.

Com os formulários de disponibilidade de funcionários, você pode evitar isso garantindo cobertura e suporte suficientes para sua equipe.

Contrate de forma eficaz

Além de preencher as lacunas de habilidades, as empresas costumam contratar para preencher as lacunas de turno. Depois que todos os formulários de disponibilidade forem preenchidos, você poderá identificar quais turnos correm o risco de ter poucos recursos. Em seguida, você pode contratar funcionários que estejam especificamente disponíveis para trabalhar durante esse período.

Identifique a desistência silenciosa

Monitorar a disponibilidade dos funcionários ao longo do tempo pode ajudar a identificar desistentes silenciosos. Estes são os trabalhadores que cumprem suas funções designadas, mas não vão além de suas funções.

Procure padrões em que os trabalhadores mostram menos disponibilidade ao longo do tempo. Estes podem ser desistentes quietos que desistiram mentalmente ou estão se envolvendo em uma agitação lateral.

Você pode fornecer a eles treinamento, planos de melhoria de desempenho ou outras formas de suporte. Se tudo mais falhar, você pode substituí-los por outro trabalhador que esteja disponível para fazer seus turnos.

O que incluir em um formulário de disponibilidade do funcionário

Um bom formulário de disponibilidade do funcionário deve incluir:

Validade

Indique para qual período o formulário é válido - por exemplo, o primeiro trimestre do ano. Dessa forma, os trabalhadores podem fornecer suas disponibilidades e preferências apenas para aquele horário específico.

Informações de contato do funcionário

Forneça espaço para o nome completo, endereço de e-mail e número de telefone do funcionário, no mínimo. Você precisará disso para se comunicar com eles e informá-los sobre as mudanças de horário.

Instruções claras

Forneça instruções claras sobre como preencher o formulário. Diga aos trabalhadores se eles precisam cruzar ou marcar caixas. Ou você pode instruí-los a usar termos específicos como “disponível” ou “indisponível” para indicar suas preferências. Além disso, lembre-os de adicionar AM e PM ao indicar as preferências de horário para evitar mal-entendidos.

Disponibilidade de horário

Esta parte do formulário - importante para um agendamento eficaz - é onde os funcionários podem inserir sua disponibilidade de trabalho. Você pode formatar esta seção como uma tabela que eles podem colorir ou adicionar texto. Ou inclua uma lista de verificação que eles possam usar para marcar sua disponibilidade de horário e dia.

Seja qual for o formato escolhido, mantenha-o simples e intuitivo . Você pode incluir um exemplo para ajudar os funcionários a entender como devem ser suas respostas.

Turnos preferidos

Forneça espaço para os funcionários indicarem se eles têm horários ou dias de turno preferidos. Eles também podem adicionar preferências sobre dias ou slots que gostariam de evitar.

A diferença entre disponibilidade e preferência é que as preferências são coisas que os trabalhadores precisam ter. Você pode não conseguir atender a todas as solicitações, mas pode considerá-las quando apropriado.

Intervalo

Os trabalhadores podem usar esta seção para compartilhar férias, consultas médicas, dias pessoais, etc., se já souberem a data ou hora específica para isso. No entanto, isso é opcional e não exige que os trabalhadores compartilhem antecipadamente todas as suas solicitações de folga remunerada.

Comentários adicionais

Forneça espaço para que os trabalhadores forneçam qualquer outra informação sobre sua disponibilidade. Por exemplo, alguém pode estar disponível apenas em quartas-feiras alternadas. Esta seção captura nuances que não se encaixam na seção de disponibilidade.

Agradecimentos

Inclua uma declaração para confirmar que o trabalhador forneceu informações precisas . Além disso, declare que eles são responsáveis ​​por atualizá-lo sobre quaisquer alterações. Deixe espaço para que eles assinem o formulário e acrescente a data da assinatura.

Como criá-lo (modelo de formulário gratuito incluído)

Você pode criar um modelo de formulário de disponibilidade de trabalhadores usando o Microsoft Word, Google Docs ou ferramentas semelhantes. Salve o formulário em formato PDF para que não possa ser alterado antes de enviá-lo aos trabalhadores.

Sabemos que criar um formulário do zero pode ser demorado. Portanto, use nosso modelo de formulário de disponibilidade de funcionários gratuito para evitar complicações. Você pode ajustá-lo para atender às suas necessidades.

Modelo de Formulário de Disponibilidade de Funcionário Gratuito

Modelo de Formulário de Disponibilidade de Funcionário Este formulário é válido de ________ a _______. Nome Completo: __________________________ E-mail: __________________________ Telefone: _________________ Instruções: Adicione uma marca de seleção () aos turnos em que você está disponível para trabalhar. Para quaisquer turnos em que você não esteja disponível para trabalhar , por favor , deixe o espaço em branco . Preferências de turno/dia: Você tem alguma preferência por dias ou turnos específicos?________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________ * Observação: Faremos o possível para acomodá-los, dependendo da carga de trabalho, prazos e disponibilidade de outros funcionários. Não podemos garantir que todas as preferências serão refletidas na programação final. Informações de folga: Há algum dia ou horário específico que você tenha ou solicitará para decolar?________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________ *Nota: Esta seção é opcional. Inclua apenas informações das quais você tem certeza. Comentários adicionais: _____________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________ Reconhecimento: Eu, ________________ (Nome por extenso), confirmo que forneci informações precisas sobre minha disponibilidade de trabalho neste formulário. Entendo que é minha responsabilidade informar a empresa sobre quaisquer alterações em minha disponibilidade. Também confirmo que, embora minhas preferências sejam consideradas, nem sempre é garantido que minha agenda as reflita. Data de assinatura do funcionário

Melhores práticas para implementar formulários de disponibilidade de funcionários de forma eficaz

Limitar mudanças

Limite a frequência com que os trabalhadores podem fazer alterações em seus formulários. Mudanças frequentes na disponibilidade de uma pessoa podem ter um efeito cascata na programação de toda a equipe. Isso pode ser frustrante e difícil de gerenciar.

Distribuir formulários para funcionários existentes e novas contratações

Além de coletar a disponibilidade de sua equipe existente, peça a todos os novos membros que preencham o formulário. Isso pode ajudá-lo a planejar e organizar os cronogramas de forma mais eficiente para toda a sua equipe.

Mantenha os formulários atualizados

Peça aos funcionários que revisem e atualizem seus formulários em intervalos regulares – por exemplo, trimestralmente ou a cada 6 meses. Quando as preferências mudam, é responsabilidade deles atualizá-lo.

Enfatize a importância do formulário

Comunique regularmente a importância de preencher e atualizar o formulário de disponibilidade do funcionário. Torne-o parte das expectativas padrão da empresa em seu manual do funcionário. Acompanhe os trabalhadores até que todos tenham preenchido seus formulários. Se o formulário de um trabalhador estiver faltando, incompleto ou desatualizado, isso pode prejudicar a eficácia de toda a prática.

Garantir práticas de trabalho justas

Seja justo e imparcial ao oferecer flexibilidade. Certifique-se de que as preferências de todos sejam consideradas igualmente. Qualquer sinal de favoritismo pode criar ressentimento e até mesmo colocá-lo em risco legal de discriminação.

Fique em conformidade

Em algumas jurisdições, os empregadores precisam notificar os trabalhadores quando alterarem seus horários de trabalho. Certifique-se de compreender as leis que se aplicam à sua empresa e cumpri-las.

Avalie a eficácia

Analise o funcionamento do seu formulário de disponibilidade. Faça isso coletando dados sobre absenteísmo, troca de turno e outras mudanças de horário. Pense em como você pode melhorar o formulário. Por exemplo, você precisa atualizá-lo com mais frequência? Ou você precisa solicitar uma informação que está faltando no formulário atual?

Automatize todo o processo com o Connecteam

Coletar e usar informações de disponibilidade de funcionários é uma tarefa trabalhosa. Mas um software como o Connecteam elimina o incômodo .

Mantém a disponibilidade e as preferências atualizadas

Os trabalhadores podem usar o aplicativo móvel da Connecteam para atualizar sua disponibilidade a qualquer momento e de qualquer lugar. Isso evita que você tenha que agrupar manualmente cada resposta em um único documento de disponibilidade da equipe. Além disso, você não precisará revisar e repetir o processo a cada poucos meses porque as informações são atualizadas em tempo real.

Oferece agendamento fácil e flexível

Você pode usar a ferramenta de agendamento de arrastar e soltar do Connecteam para criar e atribuir turnos com base na localização, disponibilidade e muito mais dos funcionários.

Quando as preferências são válidas por mais tempo, você pode usar modelos de turnos reutilizáveis ​​e definir turnos ou programações comuns para ocorrer diariamente, semanalmente ou mensalmente.

Os funcionários podem ver a disponibilidade de toda a equipe em um cronograma compartilhado, facilitando a troca de turnos quando necessário. Isso economiza tempo de ter que encontrar alguém que esteja disposto a trocar turnos.

Fornece alertas inteligentes, notas, arquivos e muito mais

Você pode ver e aprovar todas as mudanças de turno em tempo real. Além disso, os trabalhadores recebem alertas inteligentes se seus turnos mudarem, então você não precisa entrar em contato com todos os trabalhadores afetados para avisá-los. Isso simplifica todo o processo e permite que você ofereça flexibilidade com facilidade.

Você também recebe alertas inteligentes se um funcionário menos qualificado for designado para um turno. O Connecteam também permite anexar arquivos, notas e anexos aos turnos. Portanto, se uma pessoa menos qualificada tiver que substituir um colega de trabalho no último minuto, ela poderá encontrar todas as informações necessárias para realizar o trabalho.

O Connecteam é o melhor balcão único para gerenciar agendas, acompanhar a disponibilidade e muito mais. Inscreva-se para uma avaliação gratuita para verificar todos os seus recursos, incluindo controle de tempo, um bate-papo no aplicativo, um diretório da empresa e muito mais.

Resumo

A disponibilidade dos funcionários é crucial para o planejamento eficaz do trabalho e para atender às demandas dos negócios. Conhecer a disponibilidade dos funcionários permite que você ofereça flexibilidade, lide com ausências imprevistas e mantenha as operações funcionando sem problemas.

O formulário de disponibilidade do funcionário ajuda a coletar informações sobre a disponibilidade e as preferências dos funcionários. Você pode criar um para sua empresa usando nosso modelo gratuito. Neste artigo, também compartilhamos dicas sobre práticas recomendadas para gerenciar e atualizar formulários de disponibilidade.

Embora útil, a prática de coletar e manter formulários de disponibilidade é manual e demorada. Softwares como o Connecteam usam tecnologia para simplificar e automatizar todo o processo. Confira hoje para economizar tempo e reduzir conflitos e erros de agendamento.