Como Escrever um Formulário de Ação Disciplinar de Funcionário + Modelo Gratuito

A ação disciplinar é uma tarefa infeliz, mas essencial, ao gerenciar funcionários. Isso garante que você resolva a conduta problemática imediatamente e oferece ao funcionário a oportunidade de corrigir seu comportamento. Mas um processo disciplinar eficaz precisa ser justo, consistente e documentado.

Os formulários de ação disciplinar do funcionário são ferramentas úteis para registrar instâncias de má conduta do funcionário ou outras questões disciplinares e detalhar como elas serão tratadas. Esses formulários ajudam a garantir que seus processos disciplinares não sejam discriminatórios, pois o mesmo processo será aplicado a cada funcionário individualmente.

Além disso, eles criam um registro no caso de qualquer ação legal futura de um funcionário. Por exemplo, dependendo da situação, os formulários disciplinares podem ser evidências que ajudam você a contestar uma alegação falsa de um funcionário.

Neste artigo, orientamos você sobre como escrever um formulário disciplinar, incluindo as práticas recomendadas a serem seguidas. Também fornecemos um modelo fácil de usar para começar.

O que é um formulário de disciplina do funcionário?

Um formulário disciplinar de funcionário é um aviso por escrito a um funcionário sobre sua conduta . Ele registra as preocupações sobre o comportamento de um funcionário no trabalho, descreve o que ele precisa fazer para lidar com seu comportamento e detalha as consequências de não fazê-lo.

Este formulário é usado quando um funcionário se comporta de forma inadequada ou viola uma política ou procedimento da empresa. Por exemplo, você pode emitir um formulário disciplinar de funcionário para abordar:

• Conduta ou linguagem imprópria.
• Violações de segurança.
• Ausências inexplicáveis, chegadas tardias ou saídas antecipadas.
• Problemas de qualidade do trabalho.
• Desobediência.
• Violações do código de vestimenta.
• Violações das políticas ou procedimentos da empresa.

Os formulários disciplinares são normalmente preparados pelo supervisor ou gerente imediato do funcionário ou pelo RH. Você deve colocar uma cópia no arquivo do funcionário para referência futura. Você também precisa dar uma cópia ao funcionário para seus registros.

Tipos de ação disciplinar

Convém que uma organização defina seu processo disciplinar em seu manual de políticas e procedimentos. Isso garante que os funcionários entendam o que se espera deles e estejam cientes das consequências da não conformidade.

As etapas específicas de um processo disciplinar variam dependendo da organização e das leis trabalhistas relevantes. Eles podem incluir:

• Uma advertência verbal. Na primeira instância de não conformidade ou se a conduta do funcionário for perturbadora, mas não uma violação grave, o gerente poderá dar-lhe uma advertência verbal. Durante essa conversa, o gerente deve encaminhar o funcionário para a política ou procedimento relevante e discutir como corrigir seu comportamento.
• Notificação por escrito. Para uma violação posterior envolvendo a mesma conduta ou uma violação mais grave, um gerente pode dar a um funcionário uma advertência por escrito. Algumas organizações emitem vários avisos por escrito antes de passar para o próximo nível de disciplina.
• Revisão formal. Para violações repetidas ou uma primeira violação grave, uma revisão do comportamento do funcionário pode ser conduzida em uma reunião com o funcionário e um representante de RH.
• Suspensão. Uma organização pode suspender temporariamente um funcionário de suas funções, com ou sem pagamento, por uma violação grave ou quando o funcionário não corrigir seu comportamento, apesar de repetidas advertências.
• Terminação. Em resposta a uma violação muito grave ou como último recurso para violações repetidas, o empregador pode rescindir o contrato de trabalho do trabalhador.

Por que você deve usar um formulário disciplinar do funcionário?

Existem vários motivos para usar esses formulários como parte de seu processo disciplinar.

Lida com o comportamento negativo dos funcionários

Permitir que os funcionários continuem com mau comportamento ou baixo desempenho pode impactar negativamente o funcionário individual, bem como sua força de trabalho como um todo.

Por exemplo, quando um funcionário deixa de seguir os procedimentos de segurança, ele coloca a si mesmo e a seus colegas em risco de ferimentos. O mau comportamento de um funcionário também pode afetar a cultura de seu local de trabalho e o moral de outros funcionários.

Um formulário disciplinar adverte um funcionário de que seu comportamento é inaceitável e o ajuda a entender como lidar com isso. Ao abordar problemas como baixo desempenho ou violações de políticas, você ajuda a criar um ambiente de trabalho mais positivo e seguro para toda a sua força de trabalho.

Reduz o volume de negócios

Abordar a conduta inadequada também ajuda a reduzir a rotatividade de funcionários. Emitir aos funcionários um formulário de ação disciplinar permite que eles corrijam seu comportamento. Isso reduz a necessidade de você tomar outras medidas, que podem resultar na rescisão do contrato de um funcionário.

O processo de emissão de uma advertência por escrito também pode identificar motivos subjacentes para a conduta ou mau desempenho do funcionário. Isso lhe dá a oportunidade de apoiar o funcionário e intervir antes que ele decida sair .

Por exemplo, se um funcionário disser que não estava ciente do regulamento de segurança que violou, você pode oferecer a ele mais treinamento em segurança no local de trabalho. Isso aborda a causa raiz do problema e oferece suporte ao funcionário, em vez de deixá-lo descobrir por conta própria.

Documenta ação disciplinar

É importante documentar a ação disciplinar em sua organização. Os formulários disciplinares dos funcionários criam um registro imediato da ação disciplinar, explicando quando e por que ela foi tomada. Ele também documenta as oportunidades que o funcionário teve para responder e corrigir seu comportamento, bem como as etapas que sua organização tomou para apoiá-lo.

Este registro é essencial para proteger sua organização contra qualquer reclamação ou ação legal relacionada à disciplina do funcionário.

Esses formulários podem servir como prova se um funcionário processar você, por exemplo, por discriminação ou demissão sem justa causa. Eles podem ajudá-lo a responder às alegações do funcionário ou refutar alegações falsas.

Os formulários disciplinares também podem ajudar a combater qualquer sugestão de discriminação, pois você pode mostrar que aplica seu processo disciplinar de forma consistente e justa a todos os funcionários.

Mantém a ação disciplinar consistente e profissional

Ao documentar sua ação disciplinar, você pode garantir que está aplicando o processo de forma consistente para todos os funcionários. Você registra o mesmo tipo de informação todas as vezes.

Colocar esses detalhes por escrito e fornecer uma cópia ao funcionário também incentiva a transparência. Isso mostra aos funcionários que seus processos disciplinares são honestos e abertos , em vez de sigilosos ou conduzidos sem o envolvimento deles.

O uso de um formulário também oferece aos gerentes, supervisores e RH uma estrutura para disciplinar os funcionários de maneira profissional. Isso os ajuda a focar as discussões com o funcionário sobre o assunto em questão.

Os formulários disciplinares também garantem justiça ao funcionário. O funcionário pode entender claramente por que está sendo disciplinado e tem a chance de responder às alegações de má conduta.

O que você precisa incluir em um formulário de disciplina do funcionário?

Você pode adaptar um formulário disciplinar para atender às necessidades de sua organização e quaisquer leis trabalhistas relevantes.

Geralmente, esses formulários incluem:

• Nome completo do funcionário.
• Seu papel.
• O nome do supervisor ou gerente do funcionário.
• A data em que o formulário foi preenchido e entregue ao funcionário.
• O tipo de violação. Por exemplo, assiduidade, segurança, qualidade do trabalho, desobediência, assédio ou outros.
• Uma descrição detalhada do problema ou violação, incluindo datas, horários, locais e detalhes de quaisquer testemunhas. Isso deve ser específico e fornecer informações detalhadas. Por exemplo, em vez de dizer “O funcionário violou a política de segurança no local de trabalho”, o formulário deve explicar como ele violou a política, quando e onde ocorreu e o impacto da conduta em outros funcionários ou na organização.
• A política e/ou procedimento que a conduta do funcionário violou . Isso ajuda o funcionário a entender o contexto do aviso e os padrões de comportamento esperados.
• Detalhes de quaisquer violações recentes e relevantes . Violações recentes são geralmente aquelas nos últimos 5 anos.
• As etapas que o funcionário deve seguir para lidar com a conduta , incluindo os prazos para fazê-lo. Por exemplo, “O funcionário deve realizar 6 horas de treinamento adicional de segurança nas próximas 4 semanas”. Essas ações geralmente são decididas pelo gerente do funcionário, pelo RH ou por ambos, de acordo com as políticas relevantes da empresa.
• Qualquer acompanhamento proposto. Por exemplo, uma reunião de check-in daqui a 2 meses.
• As possíveis consequências se o funcionário não abordar sua conduta . Por exemplo, “Se o funcionário deixar de participar do treinamento extra de segurança ou cometer outras violações da política de segurança, ele deverá comparecer a uma reunião de revisão com o RH”.
• Comentários do gerente , por exemplo, para expandir os detalhes já no formulário ou observar a recusa de um funcionário em assinar o formulário.
• Comentários do funcionário . Permitir que o funcionário responda por escrito ao aviso envolve-o no processo e garante que sua opinião seja ouvida. Seus comentários podem fornecer ‌contexto para a conduta ou problema e ajudá-lo a identificar maneiras de apoiar o funcionário. Por exemplo, se o funcionário disser que chegou atrasado a vários turnos devido a problemas com as crianças, você pode falar com o funcionário sobre os turnos posteriores.
• A assinatura do funcionário , reconhecendo que leu o formulário, recebeu uma cópia e concorda em tomar a ação corretiva.
• A assinatura do gerente . Alternativamente, uma assinatura de outra pessoa responsável por ações disciplinares, como um representante de RH.

O que fazer se um funcionário se recusar a assinar um formulário disciplinar

Um funcionário pode se recusar a assinar um formulário disciplinar, por exemplo, quando contesta que a violação ocorreu ou discorda da ação corretiva sugerida.

Nessas situações, você pode querer modificar o reconhecimento do funcionário para refletir sua posição para que ele assine o formulário.

Por exemplo, a confirmação pode confirmar que o funcionário recebeu uma cópia do formulário, mas discorda do aviso. Você também pode permitir que o funcionário responda por escrito , explicando sua discordância. Você pode anexar a declaração deles ao formulário.

No mínimo, é importante obter a assinatura do funcionário para acusar o recebimento de uma cópia do formulário.

Dicas para escrever um formulário disciplinar

Aja imediatamente

É importante emitir um aviso por escrito imediatamente após a ocorrência da violação ou do surgimento do problema. Isso permite que o funcionário tome medidas para resolver o problema imediatamente, em vez de deixá-lo piorar.

Responder imediatamente também ajuda o funcionário a entender o vínculo entre a violação e a ação disciplinar. Tornar esse link claro reduz as chances de o funcionário sugerir que o aviso é retaliatório ou assédio.

Seja detalhado e específico

Certifique-se de que as informações em seus formulários forneçam detalhes suficientes. Isso é especialmente importante quando se trata de descrever o problema ou incidente. Uma descrição clara garante que o funcionário entenda a conduta que precisa abordar e por que ela não é aceitável.

Por exemplo, em vez de dizer que o funcionário “saiu do trabalho mais cedo”, o formulário poderia dizer: “O funcionário saiu 2 horas antes do dia 1º de abril de 2023, sem aprovação prévia ou notificação ao gerente. Isso deixou a equipe júnior sem supervisão e aumentou o risco de incidentes de segurança.”

A descrição do incidente também deve ser objetiva . Posteriormente, pode ser usado como um relato em tempo real do que aconteceu, caso um funcionário aja judicialmente contra a empresa.

Embora seja importante ser detalhado, você deve incluir apenas informações diretamente relevantes para o problema no formulário. Não entre em questões mais amplas. Isso pode confundir seu funcionário.

Armazene formulários preenchidos com segurança

Processos disciplinares em geral – e formulários disciplinares especificamente – devem permanecer confidenciais. Os formulários preenchidos devem ser adicionados ao registro do funcionário. É importante armazenar esses registros com segurança para que apenas as pessoas necessárias tenham acesso a eles.

Armazenar registros digitalmente é uma ótima maneira de garantir que os formulários disciplinares sejam mantidos com segurança e que apenas algumas pessoas dentro de sua organização possam acessá-los. O gerenciamento de registros digitais também facilita a localização de documentos quando você precisar deles.

Como alternativa, você pode armazenar cópias impressas dos formulários nos arquivos de seus funcionários em um arquivo trancado ou em um local de armazenamento seguro.

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Criar um modelo

Dependendo do tamanho de sua força de trabalho, você pode precisar usar formulários disciplinares semi-regularmente. É útil criar um modelo para usar em toda a organização para que quaisquer problemas ou incidentes sejam registrados de forma consistente. Também é importante garantir que seu modelo esteja em conformidade com as leis trabalhistas relevantes. Isso garante que seu processo disciplinar esteja em conformidade com as leis e regulamentos necessários.

Um modelo também economiza seu tempo. Você simplesmente precisa preencher os campos obrigatórios em vez de escrever o formulário do zero todas as vezes. Ao adicionar o modelo ao seu manual de políticas e procedimentos ou manual do funcionário, os gerentes e supervisores sempre terão fácil acesso a ele.

Para ajudá-lo, criamos um modelo de formulário de ação disciplinar para usar como ponto de partida. Certifique-se de que adapta o formulário às necessidades da sua empresa e a quaisquer requisitos legais.

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Formulários de ação disciplinar protegem você e seus funcionários

Os formulários disciplinares são uma parte importante do processo disciplinar de uma organização. Eles registram casos de má conduta de funcionários ou falha em seguir a política e documentam as medidas tomadas para resolvê-los.

Isso não é apenas necessário no caso de uma disputa ou contestação legal, mas também garante que o processo disciplinar seja justo, consistente e transparente para seus funcionários, protegendo-os contra preconceito e discriminação.

Os formulários disciplinares do funcionário precisam incluir todas as informações relevantes para o problema ou incidente, incluindo os detalhes do funcionário, uma descrição da conduta e a ação corretiva acordada. Ao manter registros disciplinares detalhados, você pode criar uma cultura de responsabilidade em sua organização, levando a um ambiente de trabalho mais seguro e positivo.

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