Como criar um formulário de avaliação de funcionário + modelos gratuitos

Os formulários de avaliação dos funcionários ajudam as empresas a manter a consistência e a justiça nas avaliações, fornecem uma maneira para os gerentes comunicarem as expectativas e oferecem aos funcionários a chance de receber feedback e melhorar seu desempenho. Eles também ajudam os gerentes a determinar quais perguntas devem ser feitas durante as avaliações de desempenho. Como esses formulários também garantem justiça, eles protegem até as empresas de disputas legais.

Neste artigo, exploramos o que é um formulário de avaliação de funcionários e seus benefícios e fornecemos alguns modelos úteis para criar formulários de avaliação de funcionários. Também passamos por algumas dicas importantes para criar um ótimo formulário de avaliação de funcionários.

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O que é um formulário de avaliação do funcionário?

Um formulário de avaliação de funcionários é um formulário que os gerentes e supervisores usam para avaliar o comportamento dos funcionários e avaliar e gerenciar seu desempenho . Eles são normalmente preenchidos por um supervisor ou gerente que é responsável por supervisionar o trabalho do funcionário e está familiarizado com seu desempenho. Dessa forma, eles podem fornecer feedback construtivo sobre os pontos fortes e as áreas de melhoria do funcionário.

Os formulários de avaliação são usados ​​durante o processo de avaliação de desempenho e geralmente têm entre 1 e 3 páginas, dependendo do que você espera avaliar. Você também pode fazer com que os funcionários façam autoavaliações como parte do processo de avaliação.

Os formulários podem avaliar as habilidades dos funcionários, como comunicação, conhecimento do trabalho, trabalho em equipe e iniciativa. Eles também podem incluir o quão bem os funcionários atendem aos principais indicadores de desempenho (KPIs), metas, acordos de nível de serviço (SLAs) e muito mais. O benefício de criar seu próprio formulário de avaliação de funcionários é que você pode adaptá-lo para medir quaisquer competências que sejam importantes para o seu negócio.

Depois de preencher os formulários de avaliação do funcionário, você pode identificar as áreas em que um funcionário pode precisar de treinamento ou desenvolvimento adicional. Da mesma forma, você pode usar esse insight para definir metas para os membros de sua equipe. Em seguida, você normalmente realizará uma reunião com seus funcionários para discutir os resultados da avaliação. Isso geralmente acontece durante revisões mensais ou trimestrais, mas você também pode usar os formulários para definição de metas pontuais ou para reuniões de capacidade.

Por que usar um formulário de avaliação de funcionários?

Há uma série de razões para usar formulários de avaliação de funcionários. Você pode usá-los para:

Manter a imparcialidade nas avaliações de desempenho

Os formulários de avaliação de funcionários fornecem um processo padronizado para avaliar trabalhadores na mesma função com base nos mesmos critérios. Isso ajuda a criar consistência e justiça. Por sua vez, elimina a possibilidade de viés ou favoritismo.

Você pode usar diferentes formulários de avaliação para diferentes funções para garantir que os trabalhadores sejam avaliados de forma justa em relação às suas responsabilidades específicas de trabalho.

Apoiar o desenvolvimento profissional

Os formulários de avaliação do funcionário fornecem uma maneira justa e objetiva de avaliar o desempenho do funcionário e identificar áreas em que os funcionários precisam de treinamento adicional ou oportunidades de desenvolvimento. Isso pode ajudar os funcionários a desenvolver novas habilidades e progredir em sua organização.

As oportunidades de desenvolvimento profissional nem sempre precisam ser promoções. Eles também podem incluir mudanças laterais para outra função ou departamento, um funcionário hospedando uma nova contratação ou treinamento em grupo ou um funcionário assumindo responsabilidades extras.

Documente o progresso do funcionário

Realizar avaliações regulares dos funcionários e manter um registro dos formulários de avaliação cria um registro por escrito do progresso do funcionário. Isso é benéfico quando você está concluindo avaliações de desempenho ou decidindo quem merece uma promoção ou aumento.

Em vez de basear suas decisões no desempenho dos funcionários recentemente, este banco de documentação pode ajudá-lo a tomar decisões justas e imparciais com base em dados históricos.

Dica profissional: use um software de gerenciamento de funcionários como o Connecteam para acompanhar todas as avaliações e toda a linha do tempo dos funcionários em sua empresa. Isso torna muito fácil para sua equipe de RH realizar revisões regulares baseadas em fatos.

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Aumente o feedback e a comunicação

Os formulários de avaliação oferecem uma maneira estruturada de fornecer feedback documentado aos seus funcionários. Esse feedback pode incluir os pontos fortes de um funcionário, áreas de melhoria e contribuição para o negócio. Você também pode incluir feedback sobre cronometragem, dias perdidos devido à ausência, conduta geral no trabalho, metas de carreira e muito mais.

Oferecer feedback no trabalho é fundamental para o sucesso do funcionário . Uma pesquisa da Gallup descobriu que os funcionários que analisam o feedback regularmente têm 3,6 vezes mais chances de dizer que estão motivados para fazer um trabalho excelente. Isso beneficiará seus clientes, toda a sua equipe e, por fim, seus resultados.

Proteja sua empresa de disputas legais

Os formulários de avaliação de funcionários também podem fornecer proteção legal para o seu negócio.

Por exemplo, digamos que você precise demitir um funcionário por mau desempenho. No entanto, esse funcionário afirma que teve um bom desempenho e acredita que você o demitiu por motivos discriminatórios. Eles podem tentar fazer uma reclamação legal contra você. Você estará em uma situação legalmente melhor se puder fornecer evidências do fraco desempenho do trabalhador por meio de formulários de avaliação do histórico do funcionário.

Certifique-se de que os funcionários assinem seus formulários de avaliação de funcionários depois de realizar a reunião de avaliação. Você também deve assinar o documento e, em seguida, fotocopiar o formulário. Dê a seus funcionários uma cópia do formulário e mantenha a outra em seus arquivos. Além disso, você pode fazer backup do registro em um software de gerenciamento de RH seguro e baseado em nuvem.

Dicas para criar um formulário de avaliação de funcionário

Tenha um foco específico

Certifique-se de que seu formulário de avaliação tenha um foco claro, como desempenho no trabalho, competências ou metas e objetivos.

Por exemplo, se estiver avaliando o desempenho do trabalho, você pode incluir perguntas que avaliam a capacidade do trabalhador de atingir KPIs e cumprir as responsabilidades básicas de sua função.

Defina os critérios de avaliação

Considere quais competências, responsabilidades, habilidades e/ou comportamentos são mais importantes para avaliar o sucesso em sua organização. Você pode fazer isso revisando as descrições de cargo e atualizando sua memória sobre a missão e os valores da empresa.

Por exemplo, os critérios de avaliação podem incluir fortes habilidades de comunicação, uma atitude positiva e uma vontade de colaborar com os outros.

Personalize formulários para diferentes funções

Adaptar os formulários para cada posição que você está avaliando garante que você está avaliando as habilidades e competências mais importantes para esse trabalho. Por sua vez, isso garante que suas avaliações sejam justas . Os funcionários não serão avaliados com base em critérios que não sejam relevantes para suas funções.

Por exemplo, digamos que você esteja avaliando um vendedor. Em seu formulário, inclua perguntas que avaliem a capacidade do funcionário de atingir as metas de vendas e construir relacionamentos com os clientes.

Inclua o período de revisão

No formulário, anote o período de tempo que você fará referência durante sua avaliação. Por exemplo, se você estiver analisando o desempenho de um funcionário nos últimos 3 meses, anote as datas exatas no formulário, por exemplo, 3 de janeiro de 2023 a 3 de abril de 2023.

Use um sistema de avaliação

Um sistema de classificação é uma escala predefinida para medir o desempenho, os comportamentos ou as competências de um funcionário de maneira padronizada . Isso ajuda você a fornecer avaliações objetivas e garante que suas avaliações sejam justas.

Uma escala de classificação pode ser:

• Numérico. Por exemplo, uma escala de 1 a 5, onde 1 significa desempenho ruim e 5 significa desempenho excelente.
• Descritivo. Por exemplo, “muito ruim”, “ruim”, “regular”, “muito bom” e “excelente”.
• Visual. Por exemplo, uma escala de estrelas ou rostos sorridentes, geralmente 5 ou 10 no total.
• Luzes de trânsito. Por exemplo, vermelho significa baixo desempenho, amarelo significa atender às expectativas e verde significa superar as expectativas.

Use uma linguagem clara e objetiva

Evite frases complexas ou jargões técnicos em seus formulários de avaliação de funcionários. Use uma linguagem clara e fácil de entender.

Da mesma forma, é importante usar uma linguagem objetiva. Evite linguagem subjetiva ou emocional que possa estar aberta a interpretações.

Por exemplo, não inclua uma pergunta como: “Você acha que o funcionário é preguiçoso?” “Preguiçoso” é um termo subjetivo e emocional demais para ser usado em um formulário de avaliação de funcionários. Em vez disso, você pode perguntar: “Com que consistência o funcionário atinge suas metas de desempenho?”

Use perguntas fechadas e abertas

Incluir perguntas fechadas e abertas nesses formulários é uma ótima maneira de garantir a coleta de dados quantitativos e qualitativos sobre o desempenho dos funcionários.

As perguntas fechadas têm respostas limitadas. Normalmente, você responde com “sim” ou “não”, “verdadeiro” ou “falso” ou alguma outra resposta predeterminada de uma variedade de opções (como em uma escala de avaliação). Eles geralmente fornecem informações quantitativas.

Um exemplo de pergunta fechada seria: “Em uma escala de 1 a 10, quão bem o funcionário colabora com os colegas de trabalho?” As respostas podem variar de “1: Precisa de melhorias significativas” a “10: Supera consistentemente as expectativas”.

Perguntas abertas não podem ser respondidas com “sim” ou “não”. Eles fornecem informações qualitativas. Um exemplo de pergunta aberta é: “Em que áreas você acha que o funcionário precisa melhorar?”

Abra espaço para comentários

Além das perguntas fechadas e abertas, inclua espaço para comentários e feedback geral para os funcionários. Você pode incluir uma pequena seção para feedback após cada pergunta ou colocar uma caixa maior no final do formulário de avaliação.

É uma boa ideia anotar no formulário que o avaliador deve incluir feedback positivo e negativo e usar linguagem direta, mas educada ao fazê-lo. Isso garante que o feedback seja equilibrado e construtivo.

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Por exemplo, “Excelente trabalho ao lidar com as preocupações dos clientes e fornecer soluções que satisfizessem suas necessidades. No entanto, você usou alguns termos com os quais os clientes podem não estar familiarizados, o que pode ter causado confusão. Aconselho usar termos mais simples para tornar as explicações mais fáceis de entender. No geral, agradeço seus esforços para garantir a satisfação de nossos clientes.”

Além disso, os avaliadores devem apontar exemplos do mundo real ao deixar comentários no formulário. Por exemplo, ao dar feedback negativo sobre cronometragem, forneça instâncias específicas de quando o funcionário se atrasou.

Inclua uma seção para discutir as metas SMART

Em seu formulário, adicione um espaço para delinear as metas pelas quais o funcionário pode trabalhar após sua avaliação. Essas metas devem ser SMART:

• Específico . Por exemplo, “melhorar a cronometragem” não é específico. No entanto, um funcionário chegar 5 minutos adiantado para cada turno é específico.
• Mensurável. Por exemplo, um funcionário pode almejar aumentar sua receita de vendas em 20% do primeiro para o segundo trimestre.
• Atingível. A meta é alcançável a partir do ponto em que o funcionário está agora? Por exemplo, eles não podem ir de assinar 1 cliente por mês para assinar 10 clientes por mês durante a noite. Uma meta alcançável poderia ser passar da assinatura de 1 cliente para 3 clientes por mês no próximo trimestre. Isso pode ser aumentado posteriormente para que o funcionário continue progredindo.
• Relevante. A meta é relevante para o funcionário e para o seu negócio? Por exemplo, uma meta relevante seria que um gerente de hotel aumentasse as pontuações de satisfação do cliente em 10% nos próximos 3 meses.
• Tempo limite. Por exemplo, um gerente de projeto pode ter como objetivo concluir um projeto de construção comercial em 6 meses. Essa meta é temporal porque tem um prazo específico.

Garanta a confidencialidade

É vital que as avaliações de desempenho dos funcionários permaneçam confidenciais. Os detalhes não devem ser discutidos com ninguém além do funcionário e seu gerente ou supervisor. Da mesma forma, os trabalhadores não devem ter acesso a formulários físicos de avaliação de funcionários que não sejam deles.

Para garantir a confidencialidade, armazene com segurança as cópias dos formulários de avaliação de funcionários preenchidos. Você pode fazer isso armazenando-os em um arquivo trancado ou armazenando formulários digitalmente, como em um sistema de gerenciamento de documentos.

Se você seguir a rota digital, certifique-se de que os formulários sejam protegidos por senha e defina as permissões de acesso apropriadas para cada formulário. Somente os trabalhadores e seus gerentes ou supervisores devem ter acesso às suas fichas de avaliação.

Modelos de formulário de avaliação de funcionários

Incluímos 2 modelos gratuitos de avaliação de funcionários que você e seus funcionários podem usar para avaliar o desempenho no trabalho.

Um deles é um modelo para um formulário de avaliação padrão que você, como gerente, preencherá. O outro é um modelo para um formulário de autoavaliação que os funcionários podem preencher durante a autoavaliação.

Formulário padrão de avaliação de desempenho do funcionário

Faça o download do modelo de formulário de avaliação de desempenho do funcionário

Formulário de autoavaliação

Com os formulários de autoavaliação, a pista está no nome: os membros de sua equipe os preenchem sozinhos. A partir da pontuação deles, você pode iniciar uma conversa sobre por que eles se classificaram dessa maneira. Por exemplo, se um funcionário se classificou mal para atendimento, mas nunca perdeu um dia de trabalho, pergunte a ele por quê.

Normalmente, um formulário de autoavaliação usará um sistema de classificação predeterminado. Os funcionários se classificarão em relação às competências-chave para sua função.

Faça o download do modelo de formulário de autoavaliação do funcionário

Resumo

Os formulários de avaliação de funcionários fornecem uma maneira direta de avaliar o desempenho e o comportamento de seus funcionários. Usando esses formulários, você também pode fornecer feedback construtivo aos funcionários, definir e compartilhar metas e identificar os pontos fortes e as áreas de melhoria dos funcionários.

Como esses formulários fornecem uma maneira padronizada de avaliar os funcionários, eles garantem a imparcialidade nas avaliações. Isso ajuda a protegê-lo no caso improvável de uma disputa legal.

Seguindo as dicas descritas neste artigo e usando nossos modelos gratuitos, você pode garantir a criação de formulários de avaliação de funcionários justos, eficientes e fáceis de seguir.

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