Como criar um manual do funcionário para sua pequena empresa: o guia definitivo

Um manual do funcionário é um documento que abrange os valores, políticas, procedimentos e obrigações legais da empresa. Sem um, os gerentes gastam mais tempo respondendo a perguntas e os funcionários não sabem ao certo o que se espera deles. Além disso, os empresários podem enfrentar problemas legais se não tiverem um processo claro para lidar com questões delicadas dos funcionários.

Um manual do funcionário bem escrito fornece à sua equipe clareza sobre os padrões, procedimentos e expectativas da empresa. Além disso, você terá um guia prático e confiável a seguir para qualquer funcionário ou questões trabalhistas.

Neste artigo, fornecemos orientações passo a passo sobre como criar o manual do funcionário para pequenas empresas e um exemplo abrangente de manual do funcionário que você pode baixar e personalizar de acordo com suas necessidades.

Por que você precisa de um manual do funcionário

Com um manual do funcionário, os proprietários e gerentes de pequenas empresas podem:

• Fique em conformidade. Todas as empresas precisam aderir às leis trabalhistas locais, estaduais e federais, portanto, seu manual do funcionário deve estar alinhado com os requisitos legais e os direitos do funcionário. Esta é uma ótima maneira de garantir que você não está infringindo a lei e ajuda a proteger seus negócios caso um funcionário processe.

• Defina expectativas claras. Um manual do funcionário para pequenas empresas permite que você compartilhe a cultura, os valores e os padrões da empresa com seus funcionários. Sua equipe será clara sobre o que se espera deles e as consequências se as regras forem quebradas.

• Estabeleça consistência. Os manuais do funcionário para pequenas empresas fornecem regras de trabalho claras e consistentes. Isso se aplica a todos na empresa, independentemente de seu departamento, localização ou antiguidade. É uma boa maneira de garantir que todos os funcionários recebam o mesmo tratamento.

• Reduzir o risco jurídico. Os manuais do funcionário fornecem transparência sobre discriminação, assédio, demissão de funcionários e outros requisitos legais. Isso não apenas reduz o risco de ações judiciais, mas também protege você se for processado, desde que siga os procedimentos legais.

• Ofereça integração fácil. Novos contratados podem usar um manual do funcionário para entender a missão, as políticas, os benefícios do funcionário e muito mais da sua empresa. Isso os ajuda a se adaptar rapidamente e obter respostas para quaisquer perguntas que possam ter sobre as práticas de trabalho de sua empresa.

• Economizar tempo. Com um manual abrangente do funcionário, os gerentes de pequenas empresas podem economizar muito tempo quando se deparam com problemas de funcionários. Eles podem consultar instantaneamente o manual para obter orientação, em vez de gastar um tempo valioso tentando encontrar uma solução.

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Como criar um manual do funcionário para sua pequena empresa

Passo 1: Inclua o essencial

O primeiro passo para escrever um manual do funcionário para pequenas empresas é decidir quais tópicos serão abordados. Abaixo estão os elementos essenciais que recomendamos incluir.

Valores da empresa e declaração de missão

Para que seus funcionários estejam comprometidos com o seu negócio, eles precisam se relacionar com sua missão, objetivos e princípios fundamentais. Priorize-os no início do manual para que os trabalhadores saibam a importância desses elementos e possam acessá-los facilmente.

Esta primeira seção deve começar com a declaração de missão da sua empresa. Certifique-se de que sua declaração de missão seja clara, concisa e reflita o objetivo geral do seu negócio. Deve inspirar e motivar funcionários, clientes e outras partes interessadas.

Em seguida, você deve delinear os valores e princípios fundamentais de sua empresa — por exemplo, excelência, integridade e inovação. Defina claramente cada um deles, explique por que eles são importantes para a empresa e discuta como eles se refletem nas operações diárias. Dessa forma, os funcionários sabem como devem exibir esses valores em seu trabalho.

Políticas e informações gerais de emprego

Todos os manuais de funcionários para pequenas empresas contêm uma seção de políticas gerais de emprego. Aqui, os funcionários podem encontrar informações críticas sobre as práticas de emprego na empresa, incluindo:

Políticas de contratação

Use esta subseção para informar os funcionários sobre o processo de contratação em sua empresa, incluindo o processo de inscrição, os requisitos de integração e a verificação de antecedentes.

Além disso, use este espaço para explicar quais tipos de emprego sua empresa oferece, como emprego por conta própria. É quando você ou seus trabalhadores são livres para rescindir o contrato de trabalho a qualquer momento, sem justa causa e com ou sem aviso prévio.

Finalmente, este é um bom lugar para discutir quaisquer períodos de experiência para novas contratações. Discuta a duração da liberdade condicional, além de se eles têm ou não direito a folga e benefícios durante a liberdade condicional.

Jornada de trabalho

Defina claramente as horas de trabalho para funcionários em período integral e meio período. Lembre-se de destacar as diferenças no status de emprego, benefícios e políticas de folga entre os dois.

Pausas e refeições

A lei normalmente exige que os empregadores forneçam aos trabalhadores intervalos para refeições e descanso durante o horário de trabalho. Seu manual do funcionário deve descrever os tempos mínimos e máximos para pausas. Você também pode optar por especificar como e quando deseja fornecer esses intervalos, por exemplo, no meio do turno de um funcionário ou em intervalos escalonados para que nem todos os funcionários tenham um intervalo ao mesmo tempo.

Além disso, seja transparente sobre se os funcionários são pagos durante os intervalos de descanso. Além disso, esclareça se eles têm outras restrições, como permanecer em uma determinada área ou local de trabalho durante os intervalos.

Tempo livre e licenças de ausência

Os funcionários devem ser claros sobre quais são seus subsídios de folga. Isso inclui folga remunerada, como férias, dias de licença por doença, licença por luto, dias de folga para serviço de júri ou dias pessoais.

Os funcionários também precisam entender as licenças mais longas que sua empresa oferece. Isso pode incluir licença militar, licença médica estendida, sabáticos ou licença parental.

Certifique-se de estar em conformidade com os requisitos legais de folga e ausências também. Por exemplo, algumas leis estaduais exigem que você ofereça licença maternidade se sua empresa atingir um determinado número de funcionários.

É importante especificar os dias permitidos para todos os diferentes tipos de licenças de longo prazo, quaisquer restrições sobre quando os funcionários podem tirá-las e se as licenças são remuneradas ou não.

Finalmente, esta seção também deve incluir informações sobre como solicitar ausências, critérios de elegibilidade para ausências e o processo de retorno ao trabalho.

Procedimentos de gerenciamento de desempenho

As pequenas empresas devem incluir processos e procedimentos de gerenciamento de desempenho em seu manual do funcionário. Isso deve abranger expectativas de desempenho, critérios de promoção e revisão de desempenho e processo de apelação.

Você também deve explicar seu processo de melhoria de desempenho. Discuta quais medidas você toma para colocar os funcionários com baixo desempenho de volta nos trilhos e quais problemas podem levar à rescisão do contrato de trabalho.

Procedimentos de segurança e proteção

Qualquer manual do funcionário para trabalhadores de pequenas empresas cobrirá regras de segurança para estações de trabalho ou locais de trabalho. Isso inclui informações de segurança sobre simulações de incêndio, procedimentos de evacuação e emergências médicas. Certifique-se de que seu manual esteja em conformidade com os regulamentos relevantes da Occupational Safety and Health Administration (OSHA) e com os regulamentos de compensação dos trabalhadores.

Além disso, os procedimentos de segurança também podem abranger proteção de dados, políticas de senha e medidas de segurança física, como acesso a áreas seguras.

Processos de demissão e rescisão

Os manuais do funcionário devem fornecer orientações claras sobre os procedimentos de demissão e rescisão. Os funcionários precisam saber como pedir demissão e qual é o período de aviso prévio. Você também pode incluir informações sobre transferências, entrevistas de desligamento e devolução de propriedade da empresa.

Para rescisões, forneça detalhes sobre por que os contratos podem ser rescindidos, por exemplo, por má conduta, baixo desempenho ou demissão.

Inclua também a política de indenização de sua empresa, incluindo qual indenização eles podem esperar, como é calculado e as condições de pagamento.

Por fim, você também pode usar esta seção para informar aos funcionários como eles podem acessar cartas de referência de emprego ou ingressar em ex-alunos da empresa.

Acordo de não divulgação ou confidencialidade

Este é um tópico que você encontrará em qualquer modelo de manual do funcionário. Os acordos de não divulgação ou confidencialidade impedem que os funcionários compartilhem informações comerciais confidenciais com terceiros ou as usem para ganho pessoal. Isso pode incluir segredos comerciais, planos de negócios, dados de clientes ou outras informações privadas.

O manual deve indicar quanto tempo dura o acordo de não divulgação, as consequências da violação e quaisquer exceções, como quando a divulgação é exigida por lei.

Leis anti-discriminação e anti-assédio

Esta seção do manual do funcionário é exigida por lei federal e visa prevenir a discriminação e o assédio no trabalho. Ele também deve atender a todos os requisitos legais estaduais relevantes.

Explique claramente como sua empresa define discriminação e assédio, incluindo comportamentos proibidos. Isso pode incluir assédio sexual, discriminação de gênero, discriminação racial ou outras formas de discriminação e assédio.

O manual deve descrever os procedimentos da sua empresa para abordar a discriminação e o assédio. Isso deve abranger como relatar reclamações, quais investigações são realizadas e quais são as consequências para os infratores. Além disso, você pode optar por discutir a abordagem de sua empresa para treinar funcionários sobre discriminação e assédio no trabalho.

Por fim, se você é um empregador de oportunidades iguais, este é um bom lugar para destacar isso. Discuta sua abordagem para contratar, promover e remunerar funcionários sem discriminação.

Código de Conduta

Esta parte do manual do funcionário enfoca o comportamento e a conduta do funcionário dentro de uma empresa. Espera-se que os funcionários cumpram as regras estabelecidas no código de conduta. Certifique-se de destacar também as consequências de quebrar o código.

Veja o que incluir:

• Profissionalismo: como os funcionários devem tratar colegas, clientes e outras pessoas no trabalho.

• Código de vestimenta: o que os funcionários podem e não podem usar no trabalho. Inclua quaisquer restrições específicas, como a proibição de médicos e enfermeiras operacionais de usar roupas de mangas compridas ou esmalte de unha.

• Ética: definições e padrões da empresa sobre desonestidade, fraude e comportamento ilegal.

• Uso de drogas e álcool: Regras sobre o uso de drogas e álcool dentro e fora do trabalho. Destaque as consequências de quebrar as regras.

• Uso de tecnologia: regras relacionadas a como os funcionários usam telefones celulares da empresa, e-mails de trabalho, internet em uma estação de trabalho ou local de trabalho ou aplicativos relacionados ao trabalho.

• Política de mídia social: o que os funcionários podem e não podem postar sobre sua empresa ou seus empregos nas mídias sociais. Isso também pode incluir outras restrições, como o fato de a empresa não tolerar que funcionários postem discursos de ódio ou comentários inapropriados em suas contas de mídia social.

• Conflitos de interesse: a política da empresa em situações em que os interesses pessoais ou financeiros de um funcionário interferem em sua capacidade de agir no melhor interesse da empresa.

Isso deve incluir políticas de aceitação de presentes de clientes, possíveis funcionários ou fornecedores. Também deve incluir a postura de sua empresa em relacionamentos românticos entre funcionários ou com clientes ou outras partes interessadas, além da contratação de parentes, amigos, ex-colegas ou conhecidos.

Além disso, deve abranger o tópico de funcionários com participação financeira na empresa ou funcionários envolvidos em atividades que competem com o negócio.

• Solicitação: a política da sua empresa em relação à solicitação de qualquer tipo, incluindo suborno, tentativa de vender serviços a outros funcionários ou clientes para ganho pessoal ou recrutamento furtivo de colegas para uma nova empresa quando os funcionários se mudam.

• Despesas e reembolsos: O processo para reivindicar despesas relacionadas ao trabalho. Seja específico sobre o que conta como despesa relacionada ao trabalho, como viagem ou treinamento.

• Relatar violações: como os trabalhadores devem relatar quaisquer violações da política ou do código da empresa e como elas serão tratadas.

Compensação e benefícios

Os funcionários frequentemente consultam a seção de remuneração e benefícios. Ele fornece informações importantes sobre a remuneração dos funcionários e os benefícios da empresa.

Nesta seção, aborde como os funcionários são pagos, por exemplo, por hora, diariamente, semanalmente ou mensalmente. Você também deve explicar quando os funcionários podem esperar receber o pagamento em caso de feriado ou outras circunstâncias que possam atrasar o pagamento. Por exemplo, se o dia de pagamento cair em um feriado nacional ou fim de semana, os trabalhadores serão pagos no próximo dia útil.

Além disso, aborde como os salários são calculados - por exemplo, como os funcionários horistas devem registrar seu tempo e as taxas de pagamento por suas horas de trabalho. Certifique-se de estar alinhado com os requisitos legais, como salário mínimo, pagamento de horas extras e políticas de intervalo para descanso.

Você também pode incluir os diferentes métodos de pagamento disponíveis, como depósitos diretos, cheques ou cartões de pagamento.

Além disso, descreva quais deduções os funcionários podem esperar de seus contracheques. Podem ser deduções obrigatórias, como impostos federais e estaduais, ou deduções voluntárias para benefícios como contas de poupança de saúde. Além disso, é crucial mencionar se sua empresa deduz o pagamento de licença médica ou outras ausências.

Embora você não precise listar os detalhes de cada benefício que oferece, você deve abordar o básico. Por exemplo, especifique quais planos de seguro saúde são oferecidos, se os dependentes estão cobertos e quando ocorre a inscrição anual aberta.

Da mesma forma, forneça informações básicas sobre outros benefícios, incluindo folga remunerada (PTO), planos de aposentadoria, seguro de vida, descontos em academias e assim por diante. Essa é uma ótima maneira de informar aos funcionários para o que eles são elegíveis e mostrar as vantagens no trabalho que você oferece.

Políticas disciplinares e de má conduta grave

Os empregadores muitas vezes precisam recorrer à ação disciplinar quando os funcionários violam as regras da empresa. O manual deve delinear claramente o que é o processo disciplinar. Explique o processo de investigação e os resultados esperados, incluindo advertências verbais e por escrito ou rescisão em casos de má conduta grave.

Dê exemplos de quais comportamentos contam como má conduta grave, por exemplo, roubo, uso de drogas, discriminação, etc. Além disso, especifique o que significa rescisão devido a má conduta grave em relação ao período de aviso prévio, referências para emprego futuro e bônus não pagos.

Isenção de responsabilidade e assinatura

Inclua um aviso de isenção de responsabilidade afirmando que o manual do funcionário não é um contrato. Isso evitará que os funcionários o processem se os procedimentos do manual não forem respeitados.

Você também pode encontrar uma seção de assinatura opcional em um exemplo de manual do funcionário para trabalhadores de pequenas empresas. É aqui que os funcionários podem assinar para reconhecer que receberam uma cópia do manual e o leram e entenderam. Novamente, isso ajuda a proteger o negócio caso um funcionário entre com uma ação injusta sob o pretexto de não conhecer as regras da empresa.

Passo 2: Certifique-se de que reflete a cultura da empresa

Seu manual do funcionário é uma ótima ferramenta para mostrar o que sua empresa representa e o que os funcionários podem esperar da cultura da empresa.

Use um tom de voz que corresponda à identidade da sua empresa, como caloroso ou formal. Além disso, elabore suas políticas para alinhar com os valores da empresa. Por exemplo, você pode mostrar tolerância zero para a discriminação, mas pode ser mais tolerante com seu código de vestimenta. Ajuste cada seção à medida que avança para que o manual realmente represente sua empresa e sua cultura.

Etapa 3: verifique se está em conformidade com as leis trabalhistas

Os manuais do funcionário escritos por recursos humanos ou proprietários de negócios podem se beneficiar da revisão legal. Isso ocorre porque os regulamentos variam de acordo com fatores como local de trabalho, número de funcionários e tipos de trabalhadores. Um advogado que analisa o documento pode garantir que ele cobre todas as leis federais, estaduais e locais relevantes. Isso ajuda a proteger sua empresa no caso de uma ação judicial.

Etapa 4: torná-lo simples de ler e fácil de encontrar

Esteja atento ao jargão excessivo e a outros termos complexos, especialmente se você estiver usando um modelo de manual do funcionário gratuito para proprietários de pequenas empresas que pode incluir palavras e frases que sua empresa não usaria. Seu manual deve ser simples de ler e fácil de entender.

Além disso, torne o manual acessível. Considere armazená-lo em uma unidade compartilhada onde os funcionários possam encontrá-lo facilmente.

O Connecteam é um ótimo aplicativo para armazenar e compartilhar documentos importantes da empresa. Você pode usá-lo para armazenar seu manual do funcionário com segurança. Além do mais, seus funcionários poderão acessar isso de qualquer lugar em seus telefones celulares. Você pode se inscrever para uma avaliação gratuita para testar esta e muitas outras ferramentas poderosas de operações, RH e comunicações.

Passo 5: Publique-o e revise-o regularmente

Depois de revisar seu manual e decidir onde armazená-lo, você pode publicá-lo para que seus funcionários o leiam.

Além disso, recomendamos que você designe um proprietário ou equipe para revisar e atualizar regularmente o manual com base no feedback dos funcionários e nas mudanças nas leis.

Etapa 6: Use o suporte - baixe nosso manual de amostra abrangente!

Criar um manual do funcionário pode ser esmagador. Felizmente, você não precisa escrever um do zero. Você pode consultar os manuais de outras empresas como referência ou pedir a um profissional pago para escrever um para você.

A maneira mais eficaz de criar um manual, no entanto, seria usar um modelo de manual do funcionário gratuito para pequenas empresas. Baixe nosso modelo abrangente abaixo e simplesmente personalize-o de acordo com as regras e procedimentos da sua empresa.

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Resumo

Criar um manual do funcionário é um passo importante para qualquer pequena empresa. Ele ajuda a definir expectativas claras para os funcionários e garante que você esteja em conformidade com os regulamentos locais, estaduais e federais.

Um bom manual do funcionário será abrangente, abrangendo informações sobre emprego, remuneração e benefícios, políticas de discriminação e assédio, conduta do funcionário e muito mais. Deve ser simples de ler e entender, além de fácil de acessar de qualquer lugar. Também é aconselhável que um advogado revise seu manual do funcionário e designe um proprietário designado para atualizá-lo regularmente, para que esteja sempre alinhado com os requisitos legais e as políticas de negócios.

Ao criar um manual do funcionário eficaz, você pode promover uma cultura de transparência e segurança para seus funcionários e proteger sua pequena empresa contra riscos legais.