O Guia Completo para Avaliações de Desempenho de Funcionários (+ Modelo Gratuito)

Como líder ou profissional de RH, você é responsável por garantir um processo robusto de avaliação de desempenho que ajude os funcionários a receber feedback, definir e atingir metas e desenvolver suas carreiras. Sem avaliações de desempenho, os funcionários não têm clareza sobre seu desempenho e perdem oportunidades de melhorar.

Realizar avaliações regulares de desempenho pode ajudar você e seus funcionários a permanecerem alinhados, mas por onde começar? Este guia abrange tudo o que você precisa para criar, gerenciar e documentar seu processo de avaliação de desempenho. Também incluímos um modelo gratuito útil e explicamos como simplificar o processo com o software de gerenciamento de desempenho. Vamos mergulhar.

O que é uma avaliação de desempenho do funcionário?

Uma avaliação de desempenho do funcionário é o processo no qual os líderes avaliam o desempenho de um funcionário e fornecem feedback e orientação formais.

Uma avaliação de desempenho típica compreende a autoavaliação do funcionário, o feedback do gerente sobre os sucessos e as áreas de melhoria, uma avaliação geral do desempenho e o estabelecimento de metas.

Embora os gerentes devam fornecer feedback consistente aos funcionários à medida que surgem, uma avaliação de desempenho oferece tempo e espaço dedicados para troca de feedback e trabalho em conjunto para definir metas e áreas de crescimento.

Ao reservar um tempo específico para discutir desempenho, conquistas e metas, você garante que seus funcionários sintam que você se dedica ao crescimento e ao sucesso deles.

Tipos de avaliações de desempenho

Embora existam alguns tipos de avaliações de desempenho, é importante decidir sobre uma estrutura e nível de frequência e cumpri-los para todos os funcionários.

Por mês

Se você deseja um ponto de contato frequente com seus funcionários, uma revisão mensal permite que você forneça feedback formal com mais frequência, dando a seus funcionários a chance de melhorar continuamente. Uma maneira de estruturá-los é com uma estrutura 30-60-90, na qual você concorda com as metas a serem alcançadas em 30, 60 e 90 dias.

No entanto, as avaliações de desempenho mensais podem ser demoradas. Com avaliações frequentes e sessões de feedback, pode parecer que você está sempre trabalhando em avaliações de desempenho, o que pode ser estressante. Essas revisões frequentes também podem levar os funcionários a se concentrarem mais em metas de curto prazo do que no crescimento de longo prazo.

Trimestral

Uma avaliação trimestral tem a vantagem de consumir menos tempo, pois ocorre apenas 4 vezes por ano, ao mesmo tempo em que fornece feedback frequente. A coleta de feedback ao longo de um trimestre permite uma revisão mais abrangente e um foco em metas estratégicas de longo prazo.

Por outro lado, com um ciclo trimestral, seu feedback aos funcionários pode ser adiado. Isso pode atrapalhar as melhorias. Os trabalhadores também precisam esperar mais tempo pelo reconhecimento positivo formal.

Anual ou semestral

Para uma avaliação mais abrangente, muitas empresas optam por uma revisão de desempenho anual ou semestral (ou seja, duas vezes por ano). Isso permite uma avaliação de longo prazo do trabalho de um funcionário e uma definição de metas mais aprofundada e um planejamento de crescimento de carreira. Também reduz a carga administrativa, pois as revisões ocorrem apenas uma ou duas vezes por ano.

No entanto, com feedback formal menos frequente, correções de curso ou melhorias de desempenho podem levar mais tempo.

Quem executa uma avaliação de desempenho do funcionário?

Normalmente, os gerentes realizam análises de desempenho com o apoio do RH ou de outra liderança.

Como gerente, você conhece melhor o trabalho de seus funcionários. Além disso, o relacionamento de um funcionário com você provavelmente é mais forte do que com o RH ou seu chefe. Na maioria das empresas, uma vez que existe um processo de avaliação de desempenho documentado, ele é supervisionado pelo departamento de RH.

Por que as avaliações de desempenho são importantes?

As pessoas costumam achar as avaliações de desempenho intimidadoras. Uma reunião oficial para discutir o desempenho com o chefe pode causar ansiedade. No entanto, as avaliações de desempenho têm uma função importante e devem ser tratadas como uma experiência positiva.

As avaliações de desempenho oferecem a oportunidade de você compartilhar feedback — tanto construtivo quanto positivo — com seus subordinados diretos.

É também uma chance de alinhar metas e expectativas , para que seus funcionários saiam da reunião com clareza e percepção sobre o progresso de suas carreiras.

Além disso, as avaliações são uma excelente oportunidade para reconhecer o alto desempenho e as realizações. Uma avaliação de desempenho pode servir como um catalisador para a promoção de funcionários de alto desempenho e é uma oportunidade para pensar sobre o planejamento de sucessão.

Claro, uma avaliação de desempenho também é um momento para se conectar com os funcionários que não estão atendendo às expectativas . Uma discussão aberta e honesta sobre as expectativas e onde o funcionário fica aquém pode ajudá-lo a definir estratégias de melhoria ou entender as necessidades de treinamento adicional.

Como conduzir uma avaliação eficaz do desempenho do funcionário

Para tornar suas avaliações de desempenho eficazes e motivadoras, existem algumas dicas a serem lembradas.

Reúna-se com os funcionários em particular e, de preferência, pessoalmente

As avaliações de desempenho dos funcionários são estressantes e podem ser emocionais, portanto, um toque pessoal é importante . Faça a revisão em um local privado, como seu escritório, para garantir a confidencialidade. É melhor conduzir a revisão pessoalmente também, mas se isso não for possível, tente uma videoconferência.

Falar cara a cara – seja por vídeo ou pessoalmente – limita mal-entendidos, falhas de comunicação e distrações.

Seja específico e detalhado

Uma das dicas de avaliação de desempenho mais importantes é ser específico. Assim como o feedback nunca deve ser uma surpresa, também nunca deve ser ambíguo. Dê aos funcionários a clareza necessária sobre seu desempenho, discutindo exemplos específicos com eles.

Isso se aplica tanto ao feedback positivo quanto ao construtivo. É tão importante dar exemplos específicos de conquistas quanto compartilhar áreas claras de melhoria. O feedback específico deixa claro que sua avaliação é baseada em fatos.

Aqui estão alguns exemplos úteis de palavreado de avaliação de desempenho de funcionários antes e depois :

• “Você está trabalhando muito devagar e não atende às expectativas.” → “Nossa expectativa é que você embalasse 70 widgets por hora, e sua média era de 50 por hora. Para atender às expectativas da função, você precisará atingir uma média de 70 por hora.”

• “Você é ótimo em ajudar a equipe.” → “Você gastou 25% do seu tempo este ano nos ajudando a treinar novos funcionários. Você tomou a iniciativa de fazer isso por conta própria e os novos contratados começaram a trabalhar uma semana mais rápido do que costumavam. Ótimo trabalho!"

Seja honesto, direto e gentil

Nem sempre é fácil dar um feedback construtivo, mas uma avaliação de desempenho serve para ajudar os funcionários a crescer. Portanto, ser honesto sobre o desempenho é parte fundamental do processo e uma das maiores dicas de avaliação de desempenho para os gestores.

Para fazer isso, lembre-se de seu objetivo: treinar seus funcionários para serem o melhor que podem ser.

Preparar o cenário para isso começa bem antes da revisão. O primeiro passo é construir um relacionamento forte ao longo do tempo e mostrar a seus funcionários que você se importa com o crescimento deles. Você pode conseguir isso realizando reuniões regulares com os funcionários, proporcionando-lhes oportunidades de crescimento e desenvolvimento, como treinamento e mentoria, e demonstrando empatia no dia a dia.

Então, durante as avaliações de desempenho, certifique-se de que seu feedback seja honesto, direto e gentil. Algumas maneiras de conseguir isso incluem:

• Usando declarações “eu” . Isso pode ajudá-lo a evitar soar como se estivesse apontando o dedo ou colocando a culpa no funcionário.
  • Por exemplo: “Você faz seus colegas de trabalho se sentirem mal quando fala sobre eles nas reuniões”. → “Em nossas últimas 2 reuniões, notei que você falou sobre alguns de seus colegas de trabalho, o que os impediu de compartilhar totalmente seus pensamentos.”

• Compartilhamento de exemplos . Isso contextualiza o feedback e ajuda os funcionários a ver onde estão se destacando e onde precisam melhorar.
  • Por exemplo: “Você nunca chega na hora.” → “No último trimestre, vejo que você se atrasou pelo menos 15 minutos em 20% de seus turnos agendados.”

• Evitando a subjetividade . Seja justo e objetivo com sua linguagem em vez de usar absolutos como “sempre” ou “nunca” ou caprichos como “bom” ou “ruim”.
  • Por exemplo: “Você sempre comete erros.” → “Percebi que seus últimos 3 relatórios continham alguns erros, o que dificultava o entendimento do restante da equipe.”

• Compartilhamento de sugestões de melhoria . Prepare os funcionários para o sucesso com sugestões e recursos acionáveis ​​para ajudá-los a melhorar.
  • Por exemplo: “Você precisa melhorar nas apresentações”. → “Achei que sua última apresentação não foi tão clara e estruturada quanto poderia ser. Enviarei por e-mail alguns recursos sobre como falar em público que recomendo que você analise. Vamos também marcar uma sessão de treinamento individual para a próxima semana.”

Também recomendamos evitar o “sanduíche de elogios”, pois pode parecer enigmático e ineficaz. É quando você compartilha feedback positivo, feedback negativo e feedback positivo novamente. Em vez disso, considere dividir a avaliação de desempenho em uma seção sobre realizações e uma seção sobre áreas de melhoria.

Não deixe que o preconceito se infiltre

Pode ser fácil usar linguagem tendenciosa involuntariamente nas avaliações de desempenho. Por exemplo, descritores como “abrasivo” ou “legal” podem ter conotações negativas para as mulheres. Embora o pior preconceito possa resultar em racismo ou discriminação por idade, esteja ciente de outros preconceitos comuns.

Os gerentes podem oferecer uma avaliação mais favorável a alguém com quem sentem afinidade (viés semelhante a mim) ou alguém com quem passaram muito tempo recentemente (viés de recência).

Se um gerente valoriza fortemente uma determinada característica ou habilidade, ele pode cair na armadilha do efeito halo ou chifres - dando uma avaliação excelente para alguém que incorpora essa habilidade ou uma avaliação ruim para alguém que não o faz, mesmo que não esteja relacionado ao trabalho.

Usar exemplos e garantir que seu feedback seja honesto e objetivo são ótimas maneiras de evitar preconceitos durante as avaliações de desempenho. Dê um passo adiante reunindo feedback de várias fontes para garantir que sua avaliação de um funcionário não seja distorcida por sua própria perspectiva pessoal. Fale com os colegas de trabalho, subordinados diretos e outros gerentes do funcionário.

Não se esqueça de pedir feedback sobre seu próprio desempenho

Dedique alguns minutos para solicitar feedback de seus funcionários : Existem maneiras de apoiá-los ou reconhecê-los melhor? O que os ajudaria a ter mais sucesso?

Certifique-se de ouvir e levar seus comentários a sério. Se você fizer alguma alteração, defina um lembrete para verificar depois de algumas semanas ou meses para saber como as coisas estão indo.

Termine com um sentimento de encorajamento e um caminho claro a seguir

Se a revisão tendeu para o positivo ou negativo, termine com uma nota positiva . Reitere os pontos gerais da avaliação e o que você espera daqui para frente. Seja claro sobre o que você espera e pergunte ao funcionário o que ele precisa de você.

Eles devem sair se sentindo encorajados, apoiados e como se tivessem algo pelo que trabalhar - mesmo que a avaliação em si não tenha sido totalmente positiva.

Deixe-os saber quando você fará o check-in novamente e agradeça por se encontrarem com você e discutirem seu desempenho. Você também pode acompanhá-los por e-mail ou mensagem direta para que saibam que você aprecia seu tempo e esforços.

Compartilhar comentários entre avaliações

Uma das regras mais importantes das avaliações de desempenho é que elas nunca devem ser surpreendentes . Evite pegar seus funcionários desprevenidos, fornecendo feedback ao longo do ano. Seus funcionários apreciarão a transparência e o feedback regular os ajudará a corrigir o curso conforme necessário.

Isso também o ajudará a redigir a avaliação formal de desempenho. Faça anotações durante o período de revisão e documente o feedback à medida que for dando. Isso evita que você tenha que se lembrar de tudo sozinho e garante que seus funcionários recebam uma avaliação completa e justa.

Exemplos de avaliação de desempenho do funcionário: áreas de foco e perguntas

As especificidades diferem entre as organizações, mas existem elementos comuns em todas as avaliações de desempenho. Use os exemplos de áreas de foco e perguntas descritas abaixo como ponto de partida para determinar como avaliar os funcionários em sua próxima avaliação.

• Proficiência da função: o funcionário está ciente e cumprindo os requisitos da função? O trabalho deles atende ou supera as expectativas do cargo? Consulte a descrição do cargo ou a escada da carreira para avaliar o desempenho do seu funcionário.

• Liderança: O funcionário lidera pelo exemplo e toma iniciativa? Eles compartilham conhecimento com outras pessoas da equipe? Eles oferecem novas ideias e soluções?

• Métricas e KPIs: O funcionário é capaz de atingir as metas de seu cargo? Se houver indicadores-chave de desempenho (KPIs) específicos para sua função, eles os atendem ou os excedem? De que maneira o funcionário vai além?

• Trabalho em equipe e colaboração: como o funcionário colabora? Eles buscam e oferecem feedback regularmente e aprendem com as percepções dos membros da equipe? Eles trabalham em direção ao objetivo comum da equipe ou da empresa?

• Atendimento ao cliente: Os clientes, clientes ou partes interessadas do funcionário estão satisfeitos com o serviço prestado?

• Impacto: Existem exemplos do impacto que o funcionário teve na equipe, departamento ou empresa?

• Comunicação: O funcionário se comunica de forma clara e eficaz em todos os níveis, incluindo escuta ativa e respostas rápidas?

• Valores da empresa: O funcionário incorpora os valores e princípios da empresa?

Você pode economizar tempo e esforço no processo de avaliação de desempenho usando um modelo . Nós fornecemos um para você abaixo.

Modelo de Amostra de Avaliação de Desempenho do Funcionário

Como se preparar para realizar uma avaliação de desempenho

A preparação para avaliações de desempenho não precisa ser difícil, mas é importante ser diligente. Você precisa:

Definir objetivos

Seja claro sobre os objetivos da revisão e o que você espera alcançar . Isso pode abordar questões de desempenho, discutir o desenvolvimento da carreira ou reconhecer um trabalho bem feito.

Guarde e revise a documentação

Assim como você deseja documentar o feedback contínuo, lembre-se de documentar as revisões formais. A manutenção de registros adequada permite que você consulte revisões anteriores e rastreie a documentação de quaisquer problemas de desempenho.

Antes da revisão, dê uma olhada nas informações de desempenho anteriores e atuais e prepare exemplos específicos para acompanhar seu feedback. Considere solicitar informações dos colegas de seus funcionários, subordinados diretos e outros supervisores.

Entenda o sistema de avaliação

Todos os funcionários devem ser avaliados na mesma escala . Muitas empresas usam uma escala de 5 pontos para medir o desempenho dos funcionários. A escala exata varia entre as organizações, mas uma divisão geral da escala pode ser assim:

• 5 – Frequentemente supera as expectativas
• 4 – Às vezes supera as expectativas
• 3 – Atende às Expectativas
• 2 – Às vezes atende às expectativas
• 1 – Não Atende às Expectativas

Você e outros gerentes devem realizar sessões de calibração para garantir a consistência entre as avaliações dos funcionários. Nessa reunião, cada gerente pode explicar a justificativa das pontuações de sua equipe e garantir que as decisões sejam objetivas e justas.

Forneça treinamento de gerente

Para garantir um processo justo para todos os funcionários, os gerentes devem receber treinamento de avaliação de desempenho. É uma boa ideia oferecer uma atualização antes de cada revisão para que as informações estejam frescas na mente de todos. Este também é um bom momento para fazer considerações legais, como evitar preconceitos e discriminação e aderir às regras de privacidade.

Entre para rever as sessões abertas e focadas

Ao se preparar para realizar uma avaliação de desempenho, esteja pronto para receber feedback sobre seu desempenho. Embora possa ser difícil ouvir um feedback construtivo, seja positivo e mantenha um diálogo aberto.

As análises de desempenho nem sempre são diretas, portanto, prepare-se para surpresas também. Não se surpreenda se um funcionário reagir mal, fizer perguntas agressivas ou até mesmo chorar. Permaneça o mais calmo e neutro possível e faça o possível para direcionar a conversa de volta para o desempenho deles. Concentre-se em fatos objetivos em vez de declarações, opiniões e sentimentos subjetivos.

Finalmente, limpe seu calendário. Uma revisão é uma conversa bidirecional que gera confiança, por isso é imperativo não se distrair e não se apressar com a revisão para atender a outro compromisso.

Como o software de gerenciamento de desempenho pode ajudar

Embora um modelo possa ajudar, é ainda mais eficaz usar um software de gerenciamento de desempenho   realizar avaliações de desempenho dos funcionários. Uma excelente opção é o Connecteam, que oferece um conjunto de ferramentas para todo o ciclo de vida do funcionário, incluindo a gestão de desempenho.

Este software permite documentar comentários e revisões, fornecer reconhecimento aos funcionários e planejar revisões com facilidade. Também ajuda você:

Reconhecer forte desempenho

Você sabe a importância do feedback e reconhecimento regulares, e um software de gestão de desempenho forte permite que você ofereça reconhecimento e reconhecimento aos seus funcionários. Com o Connecteam, por exemplo, você pode comemorar aniversários ou outros marcos , dar parabéns pelo excelente desempenho e até mesmo enviar aos funcionários tokens digitais que eles podem resgatar como prêmios, como vales-presente.

Desempenho do documento

Ao usar o software para documentar o desempenho e o feedback à medida que ocorrem, você descobrirá que preparar análises de desempenho é muito fácil. Por exemplo, o Connecteam permite que você acompanhe os sucessos e realizações dos funcionários e compartilhe atualizações sobre qualquer coisa, desde conquistas de KPI até histórias de sucesso de clientes. Você também pode usar os cronogramas dos funcionários para manter avaliações de desempenho anteriores, alterações salariais e conquistas ao seu alcance.

Compartilhe informações importantes facilmente

Precisa divulgar as próximas avaliações? O software de gerenciamento de desempenho certo incluirá ferramentas de comunicação que permitem enviar detalhes para toda a empresa em segundos, minimizando a confusão e mantendo todos informados. Você pode simplificar as avaliações de desempenho compartilhando documentação de processo, dicas de avaliação de desempenho para funcionários e lembretes de prazos.

Por exemplo, as ferramentas de comunicação da Connecteam incluem um chat no aplicativo e um feed de atualizações . Você pode compartilhar informações e anúncios — por escrito, vídeo ou até mesmo GIFs engraçados — para funcionários específicos, grupos de pessoas, equipes ou toda a organização de uma só vez.

Comece a usar o Connecteam gratuitamente hoje!

Reúna informações sobre o engajamento dos funcionários

Como gerente, você deve entender o que seus funcionários pensam, seja sobre o processo de avaliação de desempenho ou sobre sua satisfação geral. Há muito tempo para discutir isso durante a revisão em si, mas você pode usar um software de desempenho para capturar todas as informações.

Com uma solução de software como o Connecteam, você pode criar pesquisas e enquetes em segundos e enviá-las para seus funcionários concluírem em tempo real. Algumas plataformas também possuem recursos de formulários e caixa de sugestões para solicitar ainda mais feedback de seus funcionários.

Você pode usar esses dados para refinar sua abordagem de avaliações de desempenho e fazer melhorias significativas em toda a empresa.

Conclusão

Agora você está munido de tudo o que precisa para realizar avaliações de desempenho de funcionários eficientes e eficazes. Ao usar as práticas recomendadas e o modelo de avaliação de desempenho deste artigo, você estará pronto para as avaliações e seus funcionários nunca mais ficarão no escuro sobre seu desempenho.

Ao passar pelo processo de revisão, preste atenção às oportunidades para aumentar a eficiência e lembre-se de que o software de gerenciamento de desempenho pode ser uma ferramenta muito útil. Se você deseja integrar o software de gerenciamento de desempenho em seu processo de revisão, considere usar o Connecteam como uma solução completa de gerenciamento de desempenho.

perguntas frequentes

O que é a escala de 5 pontos para avaliação de desempenho?

Muitas empresas usam uma escala de 5 pontos para medir o desempenho dos funcionários. Embora possa diferir entre as empresas, uma divisão geral da escala é a seguinte:

• 5 – Frequentemente supera as expectativas
• 4 – Às vezes supera as expectativas
• 3 – Atende às Expectativas
• 2 – Às vezes atende às expectativas
• 1 – Não Atende às Expectativas

Quais são as regras de ouro para uma avaliação de desempenho?

Os gerentes devem se preparar com antecedência, acompanhando o desempenho dos funcionários durante o período de revisão. Eles devem reservar bastante tempo para uma conversa sobre desempenho e estar disponíveis para responder às perguntas do funcionário.

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