O guia completo para gerenciamento de registros de funcionários + melhores ferramentas

Entre planilhas de horas, registros de folha de pagamento e análises de desempenho, gerenciar os registros dos funcionários pode ser uma tarefa árdua para a maioria dos departamentos de RH. E nem sempre é fácil acertar.

Na melhor das hipóteses, o gerenciamento inadequado de registros é um inconveniente, dificultando a localização de documentos quando você precisa deles. Na pior das hipóteses, torna-se um passivo com sérias consequências legais. É por isso que é essencial usar um sistema eficaz de gerenciamento de registros de funcionários.

O software de gerenciamento de documentos de RH é ideal para isso. Ele economiza tempo e esforço ao automatizar os processos de manutenção de registros e localização. Ele fornece acesso a documentos de RH de qualquer lugar, enquanto os armazena de acordo com suas obrigações de conformidade. Além disso, torna mais fácil manter os documentos dos funcionários atualizados e precisos.

Neste artigo, explicamos como configurar um sistema de gerenciamento de registros de funcionários e as melhores ferramentas digitais para ajudá-lo a fazer isso.

O que é gerenciamento de registros de funcionários?

O gerenciamento de registros de funcionários refere-se ao gerenciamento do ciclo de vida dos registros de funcionários de acordo com as leis e regulamentos relevantes. Também conhecido como gerenciamento de documentos de RH, inclui o armazenamento, acesso, manuseio e destruição de documentos de funcionários.

A melhor maneira de lidar com registros de funcionários é com um sistema de gerenciamento de documentos. Normalmente baseado em software, um sistema de gerenciamento de documentos armazena, organiza e rastreia documentos eletronicamente.

Tipos de registros de funcionários

Os registros dos funcionários incluem:

• Informações pessoais , como nomes completos, endereços, detalhes de contas bancárias e contatos de emergência.
• Informações médicas , incluindo registros de saúde, cartas de médicos, informações sobre deficiências e solicitações de acomodações.
• Registros de recrutamento , como descrições de cargos, aplicativos, currículos, notas de entrevista, cartas de oferta e verificações de referências.
• Históricos de empregos , como registros de contratação, informações de integração e formulários I-9.
• Folha de pagamento e benefícios , incluindo planilhas de horas, registros de frequência, documentos fiscais, planos de benefícios de saúde e formulários de inscrição em benefícios.
• Registros de pessoal , incluindo advertências ou outras ações disciplinares, prêmios e documentos de separação, como entrevistas de desligamento.
• Registros de desenvolvimento profissional , incluindo avaliações de desempenho, promoção e documentos de transferência.
• Deixar registros , incluindo folgas solicitadas e aprovadas.
• Contratos e acordos , como contratos de trabalho, acordos de confidencialidade e manuais de funcionários assinados
• Documentos de RH , como políticas escritas.
• Registros de segurança e proteção , incluindo materiais de treinamento de segurança, relatórios de incidentes e documentos de compensação dos trabalhadores.
• Materiais de treinamento, licenças profissionais e certificações.

Por que o gerenciamento eficaz de registros é importante?

É necessário para fins de conformidade

Um sistema de gerenciamento de registros de funcionários geralmente é exigido por lei. Um conjunto de leis de manutenção de registros se aplica às empresas. Isso exige que os empregadores mantenham registros precisos dos funcionários por um determinado período - conhecido como "período de retenção".

Nos EUA, existem várias leis federais que obrigam os empregadores a manter registros de funcionários. Estes incluem:

• Lei de discriminação de idade
• Lei de Igualdade de Pagamento
• Lei de Padrões Justos de Trabalho (FLSA)
• Lei de Licença Médica e Familiar (FMLA)
• Lei de Segurança e Saúde Ocupacional (Lei de SST)
• Título VII da Lei dos Direitos Civis

Por exemplo, de acordo com a FLSA, os empregadores devem manter todos os registros usados ​​para calcular o pagamento, incluindo planilhas de horas e horários, por dois anos.

Existem também leis e regulamentos de manutenção de registros nos níveis estadual e local. Estes estabelecem diferentes períodos de retenção e requisitos de armazenamento.

É essencial que você entenda suas obrigações legais em relação aos registros dos funcionários para evitar penalidades. Isso pode envolver uma estrutura legal complexa, portanto, você deve procurar aconselhamento profissional sobre as leis que se aplicam ao seu negócio.

Armazena com segurança informações confidenciais

O gerenciamento de documentos dos funcionários envolve o manuseio das informações pessoais dos funcionários. Isso inclui os detalhes da conta bancária, informações fiscais e documentos médicos. Esses documentos confidenciais geralmente são regidos por leis de proteção de dados pessoais. Portanto, é essencial que você os armazene com segurança e garanta que eles só possam ser acessados ​​pelas pessoas apropriadas.

Um bom sistema de gerenciamento de registros é ideal para proteger documentos confidenciais. Os sistemas de gerenciamento de documentos digitais, em particular, oferecem uma variedade de recursos de segurança. Isso inclui proteção por senha, criptografia, controles de permissão e histórico de acesso.

Recursos como esses garantem que os documentos só possam ser acessados ​​por pessoas aprovadas. Eles também criam um mapa digital do histórico do documento, mostrando quando ele foi criado, quem o acessou e quando.

Medidas de segurança, como controles de acesso e criptografia, ajudam a reduzir o risco de ataques cibernéticos ou violações de dados. Os controles de versão também podem detectar tentativas de hackear seu sistema de gerenciamento de documentos, permitindo que você responda rapidamente.

Melhora a eficiência e mantém sua empresa em conformidade

O gerenciamento manual de registros pode ser demorado. Envolve a busca em arquivos ou unidades de armazenamento contendo centenas ou milhares de documentos para encontrar o que você está procurando. Em uma pesquisa da Wakefield Research, 54% dos entrevistados disseram que gastam mais tempo procurando os documentos de que precisam do que respondendo a e-mails ou mensagens.

O software de gerenciamento de registros digitaliza o processo de armazenamento e recuperação de documentos. Com arquivos digitais armazenados e organizados em um local central, você pode encontrar os documentos de que precisa com rapidez e facilidade. Dessa forma, seu tempo é liberado para trabalhos mais importantes.

Ter acesso rápido aos documentos também é essencial para produzir documentos para relatórios de auditoria ou outros fins regulatórios. Também é relevante para responder a reclamações ou ações judiciais. Muitas vezes, há prazos envolvidos nessas situações, portanto, a recuperação rápida de documentos é crucial.

O gerenciamento de registros digitais também permite automatizar alguns estágios do processo de gerenciamento de registros, por exemplo, a categorização e arquivamento de documentos. Isso faz o trabalho mais rápido do que lidar manualmente com a papelada. Também reduz os riscos de erro humano, incluindo a destruição acidental de documentos.

Melhora o compartilhamento de informações

Documentos bem organizados e acessíveis facilitam o compartilhamento de informações com as pessoas certas em sua organização.

Com os documentos armazenados em um local centralizado, os funcionários sempre têm acesso aos documentos de que precisam para realizar seus trabalhos. Também evita a duplicação de trabalho. Os funcionários podem verificar se existe um documento antes de criá-lo.

Além disso, um sistema eficaz de gerenciamento de documentos facilita a colaboração dos funcionários. Eles podem compartilhar e atualizar documentos em tempo real.

Também ajuda sua equipe a tomar melhores decisões de negócios com mais rapidez. Todos têm as informações mais atualizadas ao seu alcance para tomar decisões informadas.

Como configurar um sistema de gerenciamento de documentos digitais

Categorize seus documentos de RH

A primeira etapa ao configurar seu sistema de gerenciamento de documentos é identificar quais tipos de arquivos de RH ele precisa armazenar. Para ajudar no arquivamento, divida-os de acordo com as categorias. Por exemplo, registros de pessoal, registros de segurança, registros de treinamento e reclamações.

Organizar documentos assim ajuda a arquivá-los facilmente, especialmente se o seu software de gerenciamento de registros tiver um recurso de arquivamento automático. Ele também garante que os documentos sejam armazenados separadamente, facilitando a atribuição de direitos de acesso a eles.

Definir permissões de acesso

Você pode então decidir quem precisa de acesso a cada tipo de documento. Como regra geral, quanto mais confidenciais forem os registros, menos pessoas precisarão acessá-los.

Os gerentes de RH geralmente têm acesso a uma ampla variedade de registros de funcionários. Por exemplo, eles devem poder ver os registros de pagamento, bem como as informações pessoais e médicas dos funcionários.

Um trabalhador por turnos, por outro lado, não precisa de acesso a esta informação. Em vez disso, eles precisam acessar formulários, relatórios de segurança e políticas de RH.

Ao definir permissões, você pode controlar quem tem acesso a qual documento. Portanto, embora todos do departamento de RH possam ver os registros de pagamento e funcionários, você pode impedir que todos os outros funcionários os abram.

É importante verificar a legislação pertinente a respeito de permissões de documentos. Algumas leis especificam quem pode acessar determinados documentos ou informações contidas nos registros dos funcionários.

Defina períodos de retenção e acione eventos

Em seguida, identifique por quanto tempo você manterá os tipos de documentos e quando o relógio começa a correr naquele horário (ou seja, o evento de disparo). Por exemplo, os eventos de gatilho podem incluir a criação de um registro, a data de uma avaliação de desempenho ou o desligamento de um funcionário.

Os períodos de retenção e os eventos de acionamento geralmente são definidos por lei. Por exemplo, nos EUA, em nível federal, os empregadores são obrigados a manter:

• Pedidos de emprego e currículos por 1 ano.
• Registros de folha de pagamento por 3 anos após sua criação.
• Registros da Administração de Segurança e Saúde Ocupacional (OSHA) por 5 anos após o ano a que os registros se referem.

Verifique as leis e regulamentos em nível federal e estadual que se aplicam ao seu negócio.

Embora você possa optar por manter os registros além do período de retenção legal, é melhor limpar regularmente os registros expirados. Guardar registros desnecessariamente pode dificultar o gerenciamento de documentos. Eles podem aumentar os custos de armazenamento de documentos e tornar mais lenta a recuperação de documentos, especialmente cópias impressas.

Você também precisa decidir como descartar os documentos no final do período de retenção. As soluções de gerenciamento de registros digitais geralmente automatizam esse processo. Eles destroem registros eletrônicos com segurança na data de vencimento, para que não possam ser reconstruídos.

Se você também tiver registros físicos, considere se pode simplesmente jogar fora os documentos ou se eles precisam ser descartados com segurança. Pode ser necessário contratar uma empresa de destruição de documentos com procedimentos rígidos de cadeia de custódia para coletar, triturar e destruir documentos confidenciais, como aqueles que contêm dados pessoais de funcionários.

Adicione medidas extras de segurança

Por fim, considere maneiras de adicionar segurança extra ao seu sistema de gerenciamento de documentos.

Com um sistema de gerenciamento de registros digitais, você pode definir permissões de acesso de acordo com o tipo de documento. Mas você também deve verificar se os registros dos funcionários estão criptografados. Isso significa que eles estão protegidos contra leitura ou edição se terceiros os acessarem enquanto seus funcionários os estiverem usando, compartilhando ou fazendo upload.

Como uma camada adicional de segurança, você também pode adicionar senhas ou autenticação de dois fatores para usuários que acessam determinados documentos.

O backup regular dos registros de seus funcionários também é importante caso o sistema fique inoperante. Use arquivos criptografados para armazenar backups digitais em servidores locais seguros ou baseados em nuvem. Os backups impressos devem ser mantidos em arquivos trancados ou em uma área de armazenamento trancada.

Outra forma de proteger o sistema de gerenciamento de documentos de seus funcionários é educá-los sobre segurança de dados, por exemplo, por meio de cursos de treinamento online. Isso os ajuda a entender os riscos e como identificar possíveis ameaças cibernéticas que podem comprometer os registros dos funcionários.

Outras práticas recomendadas a serem lembradas

Entenda os direitos dos seus funcionários

Além das leis sobre armazenamento de documentos e períodos de retenção, é importante entender os direitos dos funcionários em relação aos seus registros.

As leis de proteção de dados pessoais dão aos funcionários o direito de saber como suas informações pessoais são coletadas, tratadas e compartilhadas. Certifique-se de que seu departamento de RH e seus funcionários recebam treinamento sobre isso. Por exemplo, conduza uma série de webinars sobre proteção de dados pessoais e certifique-se de abordar esse tópico em seu manual do funcionário. Isso ajuda todos em sua organização a entender seus direitos e obrigações de proteção de dados pessoais.

Também é importante estabelecer processos para que os funcionários solicitem acesso ou alterações em suas informações pessoais, por exemplo, por meio de um formulário online. Em seu manual de políticas e procedimentos, identifique qual pessoa ou departamento é responsável por isso para que os funcionários saibam a quem perguntar.

Desenvolva políticas e processos de gerenciamento de documentos claros e escritos

Seu plano de gerenciamento de documentos deve ser apoiado por políticas e processos escritos. Eles orientam seu departamento de RH sobre como criar, organizar e armazenar registros de funcionários.

Ao escrever, certifique-se de explicar os diferentes tipos de documentos de funcionários, como arquivar esses documentos, quem tem acesso a eles e quando e como eles devem ser destruídos.

Também é essencial compartilhar essas políticas e processos com seus funcionários. Você pode fazer isso incluindo-os em seu manual de políticas e procedimentos, incorporando-os ao seu processo de integração e enviando e-mails regulares para toda a empresa para lembrar os funcionários sobre os procedimentos de manutenção de registros.

Escrever esta orientação e comunicá-la com sua equipe garante consistência em todo o gerenciamento de registros de sua organização. Ele também fornece ao seu departamento de RH um ponto de referência fácil para que eles possam tomar as decisões corretas ao lidar com registros de funcionários.

Mantenha-se atualizado com a conformidade legal

As leis e regulamentos sobre gerenciamento de registros mudam com frequência. Isso é especialmente verdadeiro quando se trata da evolução da tecnologia em torno do gerenciamento de registros digitais.

Certifique-se de manter-se atualizado com essas alterações e ajustar suas políticas e procedimentos conforme necessário. Ao fazer isso, você pode limitar o risco de não conformidade, que pode resultar em penalidades como multas ou ações legais.

Revise regularmente os registros de seus funcionários

As informações dos funcionários mudam regularmente, muitas vezes como resultado de rotatividade, promoções e mudanças nas circunstâncias pessoais. Implemente sistemas para revisar os registros de seus funcionários regularmente para confirmar se eles contêm informações precisas.

As ferramentas de gerenciamento de registros digitais geralmente têm recursos para ajudar nisso. Por exemplo, você pode configurar um lembrete anual recorrente para os membros da equipe atualizarem seus detalhes pessoais e de contato de emergência.

3 melhores ferramentas de gerenciamento de documentos para funcionários

Com uma variedade de softwares de gerenciamento de registros de funcionários disponíveis, pode ser difícil decidir qual é o melhor para o seu negócio. Aqui estão nossas recomendações para as três melhores ferramentas de gerenciamento de documentos.

O Connecteam simplifica o gerenciamento de todos os tipos de documentos de funcionários, desde a criação até o descarte. Os recursos de gerenciamento de documentos do Connecteam armazenam com segurança documentos confidenciais, simplificam suas operações e ajudam você a manter a conformidade.

Usando o aplicativo móvel completo do Connecteam, você e seus funcionários podem fazer upload de documentos em qualquer lugar. Você pode acessar os registros dos funcionários de seu local seguro por meio de um painel centralizado.

Além disso, o Connecteam oferece armazenamento ilimitado. Armazene o quanto for necessário e guarde seus documentos pelo tempo exigido por lei.

Com um chat de equipe integrado , o Connecteam também permite que você compartilhe e discuta documentos com seus funcionários em tempo real. Há também recursos avançados de notificação que você pode usar para manter seus documentos atualizados e precisos. Por exemplo, Connecteam pode notificá-lo quando os contratos de trabalho estão prestes a expirar.

As permissões de acesso e a criptografia de ponta a ponta protegem ainda mais os documentos confidenciais dos funcionários, evitando qualquer violação de dados.

O Connecteam também possui uma interface intuitiva e suporte abrangente ao cliente. É fácil para sua equipe começar e eles podem entrar em contato facilmente com o atendimento ao cliente se tiverem alguma dúvida ou preocupação.

Mas o Connecteam é muito mais do que um aplicativo de gerenciamento de registros de funcionários. É uma solução digital completa de gerenciamento de funcionários que inclui recursos para agendamento, comunicação, reconhecimento de funcionários e treinamento.

É também uma solução de gerenciamento de documentos muito acessível. O plano Small Business gratuito para sempre da Connecteam oferece a até 10 usuários acesso aos seus recursos mais populares, incluindo gerenciamento de documentos de funcionários. Os planos pagos começam em $ 29 por mês para até 30 usuários, então apenas $ 0,50 por mês para cada usuário adicional.

Preços

• A partir de apenas US$ 29/mês para os primeiros 30 usuários
• Teste gratuito de 14 dias
• Plano gratuito disponível

DynaFile é um software de gerenciamento de documentos em nuvem que pode ser usado para gerenciamento de arquivos de funcionários. Ele fornece armazenamento centralizado baseado na Web e digitaliza os processos de gerenciamento de registros das empresas.

Ele inclui um recurso de digitalização automatizado que oferece suporte à digitalização em lote de um grande número de documentos. Os usuários também podem compartilhar arquivos por meio de links de documentos públicos ou privados.

DynaFile atribui códigos de barras a arquivos durante a digitalização que podem ser usados ​​posteriormente para localizar registros. Ele também oferece um recurso que permite que os documentos sejam arquivados automaticamente.

Outros recursos incluem permissões de acesso do usuário, controles administrativos e assinaturas eletrônicas. No entanto, o DynaFile não oferece um aplicativo móvel.

Preços

• Entre em contato com o fornecedor para obter o preço
• Teste: Não
• Plano gratuito: Não

Avokaado é uma ferramenta digital para gerenciamento do ciclo de vida de contratos. Ele ajuda os usuários a redigir, negociar, assinar e gerenciar seus contratos.

Os usuários podem redigir contratos com base em modelos e automação baseados em cláusulas. Eles também podem automatizar o rastreamento de prazos e definir lembretes sobre datas importantes relacionadas a documentos, como datas de renovação.

Avokaado usa armazenamento em nuvem privada. Isso permite que os empregadores rastreiem e colaborem em contratos originais ou baseados em modelos. A plataforma também permite que os usuários gerenciem o acesso a arquivos e adicionem assinaturas eletrônicas aos contratos.

Avokaado é um sistema autônomo de gerenciamento de contratos. No entanto, oferece integrações com o software existente dos usuários, incluindo Persona e Salesforce.

Preços

• A partir de $ 312,40/mês (Preços listados apenas em euros: € 290/mês)
• Teste: Sim
• Plano gratuito: Sim

Para mais informações, confira nosso artigo sobre os 10 melhores softwares de gerenciamento de documentos de RH.

Uma solução de gerenciamento de registros digitais para o seu negócio

O software de gerenciamento de registros de funcionários é a melhor maneira de armazenar e acessar os registros de seus funcionários. Ele permite que você faça isso de forma rápida e fácil, com um nível de segurança que o manuseio manual de dados não pode igualar.

Um dos aspectos mais importantes do gerenciamento dos registros de seus funcionários é entender suas obrigações legais. Verifique as leis e regulamentos em nível federal e estadual para descobrir quais registros você deve manter, por quanto tempo você deve mantê-los e quem tem acesso a eles.

Você pode configurar um sistema de gerenciamento de documentos digitais que não apenas cumpra as leis relevantes, mas também atenda às necessidades do seu negócio.