Como usar um sistema de mensagens de funcionários para uma melhor comunicação no local de trabalho

No ambiente atual de trabalhadores dispersos e sem escritório, a comunicação eficiente com seus funcionários é mais desafiadora do que nunca. Muitos funcionários estão em campo a maior parte do dia ou trabalhando em fusos horários diferentes, então os métodos de comunicação tradicionais nem sempre funcionam. Um sistema de mensagens para funcionários pode ajudá-lo a superar esses desafios para que você possa alcançar sua força de trabalho, não importa onde ou quando eles estejam trabalhando.

O que é um sistema de mensagens para funcionários?

Um sistema de mensagens para funcionários é uma ferramenta para se comunicar com todos em sua organização usando uma plataforma central. Com um sistema de mensagens para funcionários, você pode se comunicar com mensagens instantâneas, bate-papos, chamadas de voz, quadros de avisos, feeds sociais e muito mais. Os funcionários podem facilmente compartilhar informações, colaborar e gerenciar tarefas diárias.

Recursos de um sistema eficaz de mensagens para funcionários

Nem todos os sistemas de mensagens para funcionários são igualmente úteis. Para tirar o máximo partido do seu, procure uma solução que tenha as seguintes características:

Interface Amigável

Se a IU do seu sistema de mensagens for desajeitada e desatualizada, você terá dificuldade em fazer com que seus funcionários a usem. Um bom sistema de mensagens será parte integrante de quase todos os fluxos de trabalho, portanto, escolher um que seja fácil de usar deve ser uma prioridade.

Idealmente, o sistema deve ter um design intuitivo - todos devem ser capazes de descobrir como ele funciona no painel ou no ponto de acesso. Você pode precisar fornecer a seus funcionários algum treinamento em seu sistema, mas não deve ser tão complicado a ponto de causar mais problemas do que valer a pena.

Acesso móvel

As pessoas usam dispositivos móveis muito mais do que laptops ou computadores de mesa – principalmente os trabalhadores sem escritório. Seus funcionários provavelmente sempre têm um dispositivo móvel com eles, portanto, um sistema eficaz permitirá que eles se comuniquem e recebam notificações em seus telefones ou tablets.

Integrações

Seu sistema de mensagens deve ser incorporado à sua rotina diária para que os funcionários possam usá-lo sem esforço durante o dia de trabalho. Um bom sistema se integrará às ferramentas que você já usa, como e-mail e software de gerenciamento de projetos.

Costumização

Cada empresa é diferente e seu sistema de mensagens para funcionários precisa ser capaz de acomodar essas diferenças, permitindo que você personalize a plataforma. Ser capaz de configurar diferentes canais ou grupos com base em projetos, tópicos – até mesmo interesses comuns – tornará seu sistema mais útil.

Funcionalidade de pesquisa

As mensagens mais antigas não necessariamente perdem sua importância à medida que as mais novas as enterram, então “desaparecido” não deveria significar “esquecido”. Pesquisar conversas antigas é extremamente útil quando você precisa de informações sobre projetos anteriores.

Compartilhamento de arquivos

Quando seus funcionários estão colaborando em um projeto, poder compartilhar arquivos no sistema de mensagens pode acelerar o progresso.

Segurança e privacidade

Você discutirá informações comerciais confidenciais em seu sistema de mensagens, portanto, escolha um que proteja sua privacidade e forneça recursos avançados de segurança.

Como escolher o sistema de mensagens certo para funcionários

Sua empresa é única, assim como suas necessidades de comunicação. Antes de começar a avaliar os fornecedores, pense em como você se comunica atualmente e como poderia melhorar suas comunicações atuais. Você precisará de recursos diferentes se seus funcionários estiverem principalmente no campo do que se eles estiverem todos no mesmo escritório.

Pergunte a seus funcionários o que eles acham do seu sistema atual e como eles preferem se comunicar. Quando eles sentem que têm voz na escolha do sistema, é mais provável que o implementem e se envolvam ao usá-lo.

Depois de entender o que seus funcionários desejam e quais recursos podem ajudá-lo a melhorar as comunicações, você pode começar a comparar fornecedores. Procure os recursos que você identificou como mais importantes, certifique-se de que seus dados estarão protegidos e compare os preços dos planos que você precisa. Muitas empresas oferecem versões gratuitas simplificadas, mas podem não ser a melhor escolha.

Como usar sistemas de mensagens de funcionários para uma melhor comunicação no local de trabalho

Depois de instalar seu sistema, aqui estão algumas maneiras de usá-lo para otimizar suas operações diárias de negócios:

Integração e Orientação

Seus funcionários têm muito a aprender quando começam a trabalhar com você. Desde onde obter recargas de café até dominar sua nova função, a integração bem-sucedida requer mais do que apenas assinar alguns formulários de RH e assistir a alguns vídeos de treinamento. Você deseja que seus novos contratados adotem a cultura e os valores de sua empresa à medida que aprendem os procedimentos. Você também não quer que eles fiquem parados esperando que alguém lhes diga o que fazer a seguir.

Seu sistema de mensagens para funcionários pode simplificar o processo de integração e facilitar a assimilação de novos funcionários em suas equipes de trabalho. Muitos departamentos diferentes precisam estar envolvidos em trazer novas contratações.

Um fluxo de trabalho de integração em seu sistema de mensagens pode facilitar o rastreamento de atividades de integração e orientação por diferentes departamentos. Dessa forma, os funcionários saberão exatamente o que se espera deles e o que devem fazer a seguir, e os gerentes e seu departamento de RH não terão que duplicar o trabalho para cada funcionário.

Os sistemas de mensagens também tornam mais fácil para os funcionários conhecerem os novos membros da equipe e entrarem em contato com seus mentores e supervisores. Se eles tiverem alguma dúvida, enviar uma mensagem é mais rápido e fácil do que enviar um e-mail ou procurar fisicamente seus supervisores.

Colaboração em equipe

Seus funcionários podem usar sistemas de mensagens para colaborar compartilhando ideias, atualizações e arquivos rapidamente uns com os outros. Os sistemas de mensagens fornecem comunicação em tempo real, para que suas equipes possam discutir e resolver problemas imediatamente, sem a necessidade de longos e prolongados e-mails ou reuniões presenciais.

Use seu sistema de mensagens como um local central para documentos e outras informações relacionadas aos projetos atuais, onde todos os membros da equipe podem acessá-los. Ao manter todos informados, você pode evitar mal-entendidos e prioridades conflitantes. Um sistema robusto de mensagens servirá como uma ferramenta de gerenciamento de projetos em movimento, permitindo que os funcionários se mantenham atualizados sobre o progresso e planejem suas próximas etapas.

Feedback dos Funcionários

A comunicação aberta é essencial para criar uma cultura de trabalho positiva, na qual os funcionários se envolvam e se sintam valorizados. O feedback é uma forma de promover uma comunicação mais aberta e honesta entre gerentes e funcionários e entre colegas.

Usar seus canais de comunicação interna para facilitar o feedback em vários níveis fornece a todos em sua empresa a visão de que precisam para melhorar seu desempenho em suas funções. Os gerentes podem dar feedback aos funcionários para reconhecer um trabalho bem feito e apontar áreas para melhoria. Os sistemas de mensagens são ideais quando um contato individual não é possível. Eles também são ótimos para acompanhamento após uma revisão de desempenho mais formal.

Os colegas podem dar feedback uns aos outros para reconhecer quando alguém foi além. E, embora o feedback de gerente para funcionário e de ponto a ponto seja necessário, não negligencie a importância de solicitar feedback dos funcionários sobre os gerentes e as políticas da empresa.

É caro substituir funcionários - custando em média de metade a duas vezes o salário. Quando você solicita feedback de seus funcionários e age de acordo com isso, eles tendem a se sentir valorizados e mais propensos a se envolver com a empresa e seus trabalhos. Você pode fazer isso com seu sistema de mensagens de várias maneiras.

1. Um feed da empresa dá aos funcionários a chance de reagir em tempo real a eventos e comunicações. Eles podem deixar comentários e emojis nas mensagens para que você possa ter uma ideia do sentimento dos funcionários em relação aos seus anúncios.
2. Você pode usar seu sistema de mensagens para gerar e enviar pesquisas - tudo, desde simples verificações de pulso até pesquisas de satisfação de funcionários mais abrangentes. Acompanhe usando os dados gerados por suas pesquisas para tomar decisões informadas para melhorar a experiência de trabalho de seus funcionários.

Comunicação de Emergência

Felizmente, emergências verdadeiras são raras para a maioria das empresas. Mas quando ocorrem, exigem uma ação rápida para proteger todos os envolvidos. Você não quer tentar descobrir um complicado sistema de comunicação de emergência no meio de uma crise.

Em vez disso, você pode usar seu sistema de mensagens para comunicação de emergência. Definir procedimentos de resposta a emergências e protocolos de segurança com antecedência o colocará à frente do jogo quando ocorrer uma emergência. Você poderá notificar os funcionários sobre quais ações eles devem tomar durante uma crise ou desastre natural. Você também pode enviar alertas e garantir que todos saibam onde se reunir após um alarme de incêndio ou evacuação.

Mesmo para emergências menores, seu sistema de comunicação pode salvar vidas. Deixe seus funcionários saberem que eles não precisam se preocupar em tentar dirigir para o trabalho em estradas geladas ou enviar dicas de preparação para emergências durante a temporada de furacões.

Agendamento de turnos e lembretes

Manter-se atualizado com as mudanças de cronograma é um desafio para funcionários e gerentes. Seu sistema de comunicação pode ajudar todos a acompanhar, fornecendo turnos e horários em um local central.

Os gerentes podem elaborar cronogramas rapidamente e enviar lembretes aos funcionários de que seu turno começará em breve. Os funcionários podem trocar de turno diretamente sem precisar passar pelos gerentes. Os funcionários também podem solicitar folgas diretamente pelo sistema de mensagens, para que não haja enganos ou mal-entendidos. Você pode duplicar horários para evitar trabalho repetitivo e enviar a todos uma notificação quando um novo horário for publicado.

Comunicação com funcionários não administrativos

Funcionários sem escritório podem se sentir isolados do restante da equipe se você não priorizar a comunicação. Embora os trabalhadores sem escritório não sejam novidade, a tecnologia agora oferece os meios para se comunicar com eles de forma mais eficaz do que nunca. Trabalhadores da área da saúde, restaurantes, manufatura e construção nem sempre têm o acesso fácil ao e-mail que os funcionários de escritório têm, então eles precisam de formas de comunicação mais imediatas.

Os sistemas de mensagens fornecem contato direto com os trabalhadores remotos para que eles possam se manter atualizados e se sentirem incluídos nos eventos da empresa. Eles também podem verificar rapidamente dúvidas ou preocupações e atualizar seu supervisor sobre seu progresso sem fazer ligações.

Pesquisa e compartilhamento de informações

Informe seus funcionários sobre os eventos da empresa, como:

• Vagas de emprego
• Novas políticas
• Prazos de inscrição no benefício
• Eventos sociais

Se você está planejando um evento, envie uma enquete rápida para saber a opinião de todos. Por exemplo, se você está planejando uma festa de Natal da empresa, forneça opções - seus funcionários querem uma festa junina, uma troca de biscoitos ou sair para um karaokê? Faça uma pesquisa rápida para descobrir.

Reconhecimento dos Funcionários e Elevação da Moral

Você também pode usar o feed da sua empresa para reconhecimento e elogios dos funcionários. Todo mundo gosta de se sentir valorizado por seu trabalho, e criar uma cultura de reconhecimento melhorará a retenção de funcionários.

Para ser eficaz, o reconhecimento deve ser oportuno e estar vinculado aos valores da empresa. O reconhecimento que vem meses depois de um bom trabalho não será tão eficaz quanto uma mensagem imediata. Use o feed da sua empresa para reconhecer e recompensar seus melhores desempenhos imediatamente.

Você também pode capacitar os funcionários a recompensar uns aos outros configurando um programa de recompensa para funcionários. Gerentes e funcionários podem dar recompensas que podem ser trocadas por vales-presente.

Embora haja um enorme valor em recompensas públicas, também é importante enviar mensagens pessoais de agradecimento. Como um ambiente de trabalho sem mesa significa que os funcionários estão constantemente em movimento, é menos provável que você encontre um funcionário para elogiá-lo. Incentive os gerentes a enviar mensagens privadas de incentivo aos indivíduos para ajudar a construir relacionamentos.

Comunicação com novas contratações

Ajustar-se a um novo emprego pode ser opressor e seus novos funcionários são particularmente vulneráveis ​​durante as primeiras semanas. Facilite o processo mantendo contato próximo por meio de seu sistema de mensagens.

Deixe seus novos contratados saberem como usar o sistema de mensagens e adicione-os a qualquer canal em que sua equipe esteja para promover um senso de comunidade. Os gerentes devem manter contato próximo durante todo o período de treinamento, certificando-se de que os funcionários possam fazer qualquer pergunta que tenham e que estejam progredindo nas atividades de integração conforme o esperado.

Configure mensagens automatizadas para se comunicar com novos contratados com base em gatilhos específicos. Por exemplo, você pode enviar uma nota de parabéns junto com uma recompensa quando eles concluírem o treinamento de orientação. No entanto, verifique se o gerente também envia mensagens personalizadas e faz check-in com frequência.

Melhores práticas para usar sistemas de mensagens de texto para funcionários

Os sistemas de mensagens para funcionários são ferramentas de comunicação poderosas. No entanto, como qualquer ferramenta, eles podem ser mal utilizados. Para garantir que o seu esteja sendo usado para beneficiar sua empresa e seus funcionários, você deve estabelecer as melhores práticas para usá-lo.

Defina Diretrizes Claras

Tente não abusar do privilégio de poder entrar em contato com seus funcionários. Se sua organização tiver horário de trabalho livre, não use seu sistema de mensagens fora do horário. Se sua empresa opera em horários estendidos, certifique-se de que seus funcionários saibam que não devem verificar ou responder a mensagens durante o horário de folga.

Você não deseja necessariamente restringir o uso do sistema de mensagens apenas para conversas de trabalho - configurar canais para interesses compartilhados é uma ótima maneira de promover a comunidade e a inovação - mas você deve esperar que todas as mensagens sejam respeitosas e profissionais. Deixe as expectativas claras e informe a todos que, se não diriam isso na frente de seu supervisor, não deveriam dizer no sistema de mensagens.

Mantenha a privacidade e a segurança

Você não precisa apenas proteger as informações confidenciais da empresa, mas seus funcionários também precisam saber que suas comunicações serão mantidas em sigilo quando apropriado. Se um funcionário enviar ao seu gerente uma mensagem sobre um assunto pessoal, ele deve poder confiar que será tratado de forma confidencial.

Evite distrações

Seu sistema de mensagens deve melhorar a produtividade dos funcionários, não prejudicá-la. Evite usar demais seu sistema e distrair seus funcionários de fazer seu trabalho principal. O cérebro humano não foi projetado para multitarefa, então deixe seus funcionários se concentrarem em tarefas de alto valor.

Além disso, se você enviar mensagens de texto em excesso, sua equipe começará a ignorá-lo. Quando tudo é importante, nada é importante. Notificações infinitas sobre cada problema menor perderão seu impacto. Mantenha pequenas atualizações no feed da empresa e limite as notificações a mensagens realmente importantes e informações urgentes.

Os 3 melhores sistemas de mensagens para funcionários

O Connecteam é um sistema completo de mensagens para funcionários com recursos avançados de bate-papo para que você possa manter contato com sua equipe, independentemente da localização. Com o Connecteam, você pode enviar mensagens de áudio, vídeos, imagens e arquivos. O recurso de geolocalização permite que você saiba exatamente onde seus funcionários estão enquanto trabalham.

Com um aplicativo da web e acesso móvel, você não precisa de nenhum equipamento especial para manter contato, tornando o Connecteam ideal para trabalhadores sem escritório.

Você pode criar grupos inteligentes personalizados com base em critérios no diretório de funcionários incorporado. Adicione todos os membros de uma equipe específica a um bate-papo em grupo e todos os gerentes a outro. Você não precisa adicionar pessoas manualmente, uma de cada vez.

Mantenha as conversas no caminho certo e profissionais, nomeando um moderador. O administrador pode remover conteúdo impróprio e definir controles para restringir o acesso a determinados recursos.

Com recursos de segurança aprimorados, o Connecteam mantém suas mensagens e outros dados seguros. Quando os funcionários deixam sua organização, eles perdem automaticamente o acesso ao Connecteam. Os dados não são baixados para dispositivos individuais e as informações não podem ser salvas ou exportadas do sistema.

O Connecteam vai muito além do envio de mensagens e oferece um sistema completo de gestão de funcionários. Você pode lidar com agendamento, RH, gerenciamento de projetos e comunicação, tudo na mesma plataforma acessível.

O Slack foi projetado para comunicação empresarial. Seu fluxo de trabalho e recursos de bate-papo permitem que você colabore e se comunique em tempo real. Você pode configurar diferentes canais no Slack com base no projeto, local, equipe ou qualquer outra categoria.

Com o Slack, seus bate-papos em grupo são organizados em tópicos, delineando uma estrutura clara. Você pode editar e excluir mensagens e enviar respostas rápidas. O Slack se integra a outras ferramentas comerciais comuns e oferece uma assinatura gratuita.

O WhatsApp é um sistema de mensagens gratuito de propriedade da Meta. O WhatsApp é frequentemente usado para comunicação segura devido à sua autenticação de dois fatores, criptografia e mensagens que desaparecem. Você pode criar chats em grupo para enviar textos, notas de voz, arquivos, fotos e vídeos. O WhatsApp permite que você saiba quem está online e quem viu suas mensagens.

Além de seu plano gratuito, o WhatsApp também possui um plano de negócios para comunicação interna e mensagens de texto em massa para seus funcionários, bem como mensagens de texto diretas com clientes.