Como escrever um formulário de solicitação de folga do funcionário + modelo gratuito

Como gerente, acompanhar as solicitações de folga de toda a equipe pode ser uma verdadeira dor de cabeça. Você tem que conciliar a acomodação das necessidades individuais dos funcionários com a garantia de uma equipe adequada. É por isso que é essencial ter um processo de solicitação de folga claramente definido.

Os formulários de solicitação de folga do funcionário, como parte de uma política de folga mais ampla, são uma ótima ferramenta para padronizar esse processo. Eles oferecem aos funcionários uma maneira formal de pedir folga e simplificam para você ou outros membros da equipe de recursos humanos (RH) aprovar e negar solicitações.

Você também pode registrar a aprovação ou negação em cada formulário. Dessa forma, você pode ver rapidamente quem recebeu licença - e quanto.

Neste artigo, explicamos o que são os formulários de solicitação de folga do funcionário, por que são importantes e como se encaixam em uma política de folga. Além disso, oferecemos um modelo gratuito e explicamos como você pode implementar melhor os formulários de solicitação em sua organização.

O que é um formulário de solicitação de folga?

Um formulário de solicitação de folga do funcionário é um documento escrito que permite que os membros da equipe solicitem qualquer tipo de licença que possam precisar. Os tipos de licença incluem, entre outros:

• Dias de férias
• Licença maternidade
• licença médica
• dias de doença
• licença militar
• Licença por luto
• Licença por lesão
• Licença sob a Lei de Licença Médica e Familiar (FMLA)
• Folga geral não remunerada ou remunerada (PTO) por outros motivos

Esses formulários são enviados aos gerentes, líderes de equipe ou equipe de RH, que aprovam ou negam cada solicitação.

No entanto, nem todas as organizações usam documentos de solicitação de folga. Alguns pedem aos funcionários que solicitem licença por e-mail, solicitações verbais ou por meio de uma plataforma digital.

No geral, esses formulários fazem parte de uma política de folga mais ampla da empresa e ajudam a padronizar o processo de solicitação de folga .

Por que isso é importante?

Uma boa política de folga e um formulário de solicitação de folga para funcionários podem ajudar sua organização com:

Conformidade

Os empregadores estão sujeitos a requisitos legais para fornecer certos tipos de licença, como licença médica ou licença familiar. Por exemplo, a Lei de Licença Médica e Familiar (FMLA) exige que os empregadores forneçam 12 semanas de licença não remunerada protegida pelo emprego para trabalhadores que precisam de licença médica ou precisam cuidar de um membro da família com doença crônica.

Ao usar um formulário de solicitação de folga, você pode garantir que sua empresa cumpra os requisitos legais e documente as solicitações de folga dos funcionários de maneira consistente e confiável.

Além disso, ter um registro das solicitações e aprovações de folgas dos funcionários pode ajudar a demonstrar que a política de folgas da sua empresa está em conformidade com os regulamentos trabalhistas e de manutenção de registros.

Gerenciamento de licenças de funcionários e necessidades trabalhistas

Os formulários de solicitação permitem que você veja quem está usando a folga remunerada (PTO). Eles permitem que você planeje com antecedência para reduzir o risco de falta de pessoal . Os formulários também permitem rastrear quem foi aprovado para licença e garantir que nenhum pedido de licença seja esquecido.

Apoiando seus funcionários

Os trabalhadores americanos estão entre os mais sobrecarregados do mundo, com mais de 20% dos funcionários do setor privado sem acesso ao PTO. Isso os deixa com um equilíbrio ruim entre vida profissional e pessoal, o que pode contribuir para problemas como esgotamento e desengajamento.

Uma boa política de folga dá aos funcionários acesso ao tempo de inatividade muito necessário, e os formulários padronizados permitem que eles solicitem folga com muito mais facilidade. Por sua vez, os funcionários se sentem apoiados sabendo que têm um caminho claro para tirar um tempo do trabalho para recarregar as energias.

Redução do turnover e absenteísmo

Em uma nota semelhante, uma pesquisa da Deloitte com 1.000 profissionais descobriu que 42% de todos os trabalhadores e quase metade dos trabalhadores da geração do milênio relataram deixar o emprego por causa do esgotamento. A Harvard Business Review relata que, quando os funcionários estão sobrecarregados, as empresas experimentam maior rotatividade, maior absenteísmo e custos de seguro mais altos.

Com os formulários de solicitação, os membros da equipe podem facilmente solicitar uma folga quando precisarem . Dessa forma, eles podem ficar menos tentados a faltar ao trabalho - ou pior, desistir.

O que incluir em um formulário de solicitação de folga

Aqui está o que um bom formulário de solicitação de licença pode incluir.

Instruções para o formulário

Estes devem explicar ao trabalhador como preencher o formulário. Você também pode indicar com que antecedência os funcionários devem solicitar uma licença.

Data do pedido

É importante que as equipes e os gerentes de RH vejam quando um funcionário solicitou folga para que possam aprovar ou negar o formulário em tempo hábil.

Informação do empregado

O formulário deve incluir o nome e a assinatura do funcionário. Dependendo da organização, também pode incluir o número do funcionário, a função e o departamento para ajudar a empresa a identificar o funcionário.

As datas solicitadas e por quê

Deve haver uma seção no formulário em que um funcionário possa indicar os dias ou horários exatos em que está solicitando folga e o número total de dias ou horas que está solicitando.

Também é importante rastrear por que um trabalhador está solicitando licença. Isso pode ajudar o RH a decidir se deve ou não aprovar solicitações de folga.

Esta seção também pode incluir um espaço para comentários adicionais, caso o trabalhador queira fornecer mais informações sobre sua solicitação.

Uma seção para rastrear se a solicitação foi aprovada

Deve haver uma área onde a equipe de RH possa indicar se a solicitação foi aprovada ou não. Esta seção também deve ter um espaço para a assinatura do gerente ou da equipe de RH.

Modelo de Solicitação de Folga Gratuita do Funcionário

Você pode criar um formulário de solicitação de folga usando o Google Docs, Adobe Acrobat, Microsoft Word ou outro processador de texto. Você pode adicionar o logotipo e as cores da sua empresa e salvar o formulário no formato PDF . Recomenda-se salvar o formulário em PDF, pois é mais fácil preenchê-lo digitalmente nesse formato.

Ao criar seu formulário, use uma linguagem simples e concisa . Isso ajudará os trabalhadores a preencher o formulário mais rapidamente e evitar qualquer confusão. Você também vai querer adotar um tom ligeiramente formal. Mesmo que seu ambiente de trabalho seja casual, um tom formal e factual transmite a importância do documento.

Pode ser desafiador criar um formulário do zero, então baixe nosso modelo de formulário de solicitação de folga gratuito e use-o como ponto de partida. Você pode personalizá-lo de acordo com suas necessidades.

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Melhores práticas para a implementação eficaz de formulários de solicitação de folga do funcionário

Tenha uma política de folga em vigor

Seu formulário de solicitação de folga deve fazer parte de uma política de folga mais ampla para garantir que as solicitações sejam tratadas de maneira justa. Sua política de folga deve ser facilmente acessível aos trabalhadores. Inclua-o no manual do funcionário e armazene-o onde os membros da equipe possam consultá-lo facilmente.

Você pode explicar o seguinte em sua política:

• Os diferentes tipos de ausências, como licença médica, licença familiar, PTO, etc.
• Quando os funcionários podem tirar folga.
• Como os funcionários podem solicitar folga.
• Usos apropriados de formulários de solicitação de férias.
• O que os funcionários devem fazer se tiverem uma emergência ou doença de última hora que não permita um formulário de solicitação de licença.
• Quantos trabalhadores podem estar ausentes do trabalho ao mesmo tempo. Isso pode ser expresso como uma porcentagem, como 20% de uma equipe ou departamento.
• Quem revisa, aprova e nega solicitações.
• Onde os funcionários devem procurar, ou quem devem contatar, se tiverem dúvidas sobre pedidos de folga.
• O que os trabalhadores podem fazer se sua solicitação for negada.

Sua política de folga também deve detalhar:

O(s) período(s) de notificação para solicitações

Os trabalhadores devem entender com que antecedência precisam solicitar licença. Algumas empresas querem pelo menos 2 semanas a 1 mês de antecedência para folga.

Quanto aviso você pede pode depender de quão flexível é o horário da sua empresa. Por exemplo, você pode pedir aos funcionários que o avisem com pelo menos 2 meses de antecedência para licenças mais longas, como 4 semanas ou mais.

Ter um aviso substancial ajuda a planejar os horários dos funcionários de acordo. Também lhe dá tempo para contratar um substituto temporário, se necessário.

Seu cronograma de resposta

Idealmente, você deve ser capaz de responder aos formulários de solicitação de licença em 3 dias ou menos . Não deve demorar mais de uma semana. Se você tiver funcionários enviando solicitações digitalmente por meio de uma plataforma online, poderá responder às solicitações ainda mais rapidamente.

Regras para modificar solicitações

Considere quais são as regras sobre a modificação de formulários de solicitação se os planos de um funcionário mudarem. Você pode querer que os membros da equipe enviem um e-mail a um gerente específico ou membro da equipe de RH para modificar seu formulário. Ou você pode exigir que os trabalhadores enviem um novo formulário de solicitação.

O procedimento para negar um pedido de folga

Crie um procedimento formal que os gerentes ou a equipe de RH devem seguir ao negar pedidos de folga. Em seguida, descreva isso em sua política de folga.

Por exemplo, você pode pedir à pessoa que negou o pedido que entre em contato diretamente com o funcionário para explicar sua decisão. Você pode observar na política que os gerentes ou o RH oferecerão aos funcionários dias ou horas de folga alternativos como um compromisso.

Ou você pode pedir aos funcionários que enviem um determinado número de solicitações adicionais depois que uma foi negada, por exemplo, 1 ou 2. Você pode exigir que os funcionários listem dias ou horas diferentes nos formulários de solicitação subsequentes.

Use uma solução digital de gerenciamento de folgas

O software de gerenciamento de folga digital, como o Connecteam, pode ajudá-lo a criar facilmente uma política de folga e gerenciar solicitações de folga.

O Connecteam é uma solução abrangente de gerenciamento de funcionários que oferece uma variedade de recursos projetados para ajudá-lo a gerenciar sua força de trabalho com mais eficiência.

Usando o recurso de gerenciamento de folga do Connecteam, seus funcionários podem enviar solicitações de folga de seus dispositivos móveis e os gerentes podem aprovar ou rejeitar as solicitações com apenas alguns cliques. O sistema rastreia automaticamente todas as solicitações e aprovações de folgas, portanto, não há necessidade de rastrear solicitações manualmente ou usar planilhas.

Você também deve ler nossa análise detalhada dos melhores rastreadores de pto de funcionários

Com o Connecteam, você pode definir regras sobre quanto tempo de folga os funcionários podem tirar, quanto aviso eles precisam fornecer e se determinados períodos do ano estão bloqueados ou não para solicitações de folga.

O melhor de tudo é que o recurso de gerenciamento de folgas do Connecteam é perfeitamente integrado ao restante da plataforma Connecteam, permitindo que você gerencie todos os aspectos de sua força de trabalho a partir de uma única plataforma. Isso facilita o agendamento de turnos, a comunicação com os funcionários e o controle de tempo e presença, tudo a partir de um local central.

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Planeje com antecedência para gargalos e problemas

Durante grandes eventos e em épocas de feriados, é comum que muitos funcionários peçam licença pelo mesmo período.

Você pode planejar isso comunicando-se com seus funcionários um mês ou mais antes do feriado para descobrir quem está disposto a trabalhar. Crie um banco de funcionários com quem você possa contar durante esse período. Você também pode considerar dar folga a esses trabalhadores durante o próximo feriado. Dessa forma, você não depende dos mesmos funcionários para cobrir muitos dias ou horas.

Você também deve estabelecer um nível mínimo de pessoal . Considere qual porcentagem de sua equipe você precisa ter para cada turno. Além disso, garanta que essa quantidade de funcionários possa oferecer a qualidade de serviço que seus clientes esperam em qualquer outra época do ano.

Se a sua organização trabalha durante as férias ou está mais ocupada porque todos querem folga, você pode querer arranjar soluções temporárias de pessoal antes das férias para preencher as lacunas.

Além disso, existem algumas maneiras de garantir que as solicitações de folga sejam tratadas de maneira justa durante os períodos de férias populares. Você pode adotar como política priorizar as solicitações por antiguidade, por ordem de chegada ou observando quem tem menos folga. Você pode até oferecer bônus para trabalhadores dispostos a trabalhar em feriados importantes também.

Doenças e emergências

Os funcionários podem ficar doentes repentinamente ou passar por uma emergência. Nesses casos, eles geralmente não terão tempo para pedir férias com dias ou semanas de antecedência com um formulário de solicitação. É por isso que é essencial ter uma política para folgas de última hora.

Sua política deve incluir:

• Uma definição do que constitui uma doença ou emergência.
• Uma explicação de quem seu funcionário deve contatar nessas situações, seja você, outra pessoa ou um membro do RH.
• O aviso prévio mínimo que o funcionário deve dar antes do início do dia de trabalho. Por exemplo, 2 horas.
• Se o funcionário precisa de um atestado de saúde se retornar. Muitas organizações exigem um atestado médico após uma ausência de 3 dias.
• Se a folga de última hora é paga ou não.

Além disso, você desejará criar uma política interna para lidar com ausências de última hora. Você deve saber como preencherá uma lacuna repentina em um turno. Você pode ter uma lista de funcionários de plantão que pode contatar para entrar em contato no último minuto. Você também pode enviar uma solicitação de texto ou e-mail em grupo para seus funcionários para descobrir se alguém está disponível.

Crie um processo de admissão para responder prontamente às solicitações de folga

Quando os funcionários solicitam licença, provavelmente aguardam ansiosamente uma resposta. Sua empresa também precisa saber quais solicitações foram aprovadas para que você possa preencher quaisquer horários ou turnos afetados por uma ausência.

Um processo de admissão pode ajudar. Isso significa apenas um processo de envio e tratamento de formulários de solicitação . Isso anda de mãos dadas com sua política de folga.

Ao criar seu processo de admissão, você deve levar em consideração:

• Onde e como os formulários são enviados.
• Quem é responsável por revisá-los.
• Como as decisões de folga são tomadas.
• Como arquivar formulários preenchidos.

Por exemplo, você pode pedir aos funcionários que enviem formulários preenchidos por e-mail ou pessoalmente, seja para você, um membro designado da equipe ou seu departamento de RH. Você também pode solicitar que os funcionários enviem formulários digitalmente por meio de uma plataforma de gerenciamento de trabalho on-line ou de uma solução de software de compartilhamento de arquivos.

Você pode criar seu processo de admissão manualmente, criando um conjunto de instruções passo a passo para compartilhar com a equipe de RH que cuidará dos formulários de solicitação. Mas isso pode ser difícil e demorado.

Ao utilizar uma plataforma digital como o Connecteam, você pode automatizar grande parte do processo de solicitação de folgas. Os trabalhadores podem solicitar folgas de qualquer dispositivo e você pode receber solicitações em tempo real. Essas plataformas permitem que você analise as licenças solicitadas pelos funcionários imediatamente.

Eles também notificam os funcionários quando uma decisão é tomada sobre sua solicitação. Além disso, você pode ver rapidamente quem solicitou licença e qual solicitação ainda precisa ser atendida.

Algumas plataformas digitais também se conectam diretamente a recursos de agendamento, para que você possa atualizar rapidamente turnos e horários, perguntar aos membros da equipe quem pode cobrir um funcionário ausente e receber notificações se um turno precisar de mais funcionários.

Revise sua política de folga para conformidade

Você pode revisar sua política de licença com um advogado para garantir que ela não viole nenhuma lei .

Por exemplo, os empregadores não têm permissão para negar licença FMLA a um funcionário na maioria dos casos. No entanto, nos casos em que um empregador tem menos de 50 funcionários ou o trabalhador que solicita a licença trabalhou para a empresa por menos de 1.250 horas ou 12 meses, eles podem não ter direito a licença. Compreender os detalhes desta lei é importante.

Qualquer pessoa que tome decisões sobre férias em sua empresa deve entender quando as solicitações de folga devem ser aprovadas e quando os trabalhadores podem não se qualificar para licença.

Avalie a eficácia de seus formulários de solicitação de folga

Os formulários de solicitação de licença devem reduzir as ausências e os funcionários que não ligam e não comparecem. Se não o fizerem ou se os funcionários rotineiramente não enviarem os formulários corretamente, reavalie sua política .

Considere se você precisa solicitar informações extras dos funcionários. Ou veja se há instruções adicionais que você pode fornecer nos formulários para ajudar os funcionários a preencher os formulários de solicitação corretamente e enviá-los no prazo.

Por exemplo, se seus formulários forem muito complicados, os funcionários podem não se sentir confiantes em preenchê-los. Simplificar os formulários de solicitação para 1 a 2 páginas e usar uma linguagem simples pode ajudar. Fornecer um espaço para anotações adicionais no formulário pode dar aos funcionários a chance de explicar, com suas próprias palavras, por que precisam de folga.

Se você está tendo muitas ausências de última hora, também pode querer olhar mais de perto sua linha do tempo. Você exige que os trabalhadores dêem meses de aviso prévio? Alguns trabalhadores podem não estar fazendo planos com tanta antecedência. Permitir que os trabalhadores solicitem folga com algumas semanas de antecedência pode oferecer mais flexibilidade.

Resumo

Um formulário de solicitação de folga ajuda os funcionários a se comunicarem quando precisam de férias, dias de licença médica ou qualquer outro tipo de licença. Ele também permite que você priorize essas solicitações e informe aos funcionários se e quando eles podem tirar dias específicos de folga.

Um formulário eficaz de solicitação de folga do funcionário também pode reduzir a confusão e mal-entendidos entre os funcionários e a gerência e garantir a conformidade com os requisitos legais.

Ao utilizar nosso modelo gratuito e as práticas recomendadas descritas neste artigo, você pode aliviar o estresse de gerenciar solicitações de folga e criar um formulário de solicitação que funcione perfeitamente para sua empresa.

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