Como criar um manual de treinamento de funcionários em 10 etapas

A criação de um manual eficaz de treinamento de funcionários ajuda você a oferecer uma integração consistente de novas contratações, garantir que todos em sua empresa estejam alinhados com as metas e valores de negócios e equipar seus funcionários com o conhecimento necessário para serem bem-sucedidos em suas funções.

Você pode usar manuais de treinamento para várias finalidades e eles podem abranger uma variedade de tópicos, fluxos de trabalho, práticas recomendadas e muito mais. No entanto, por mais importantes que sejam e por mais versáteis que possam ser, criar um desses manuais pode ser complicado.

Neste artigo, orientamos você pelas 10 etapas para criar e implementar seu próprio manual de treinamento de funcionários. Também explicamos como o Connecteam pode agilizar o processo.

O que é um manual de treinamento e qual é a sua finalidade?

Um manual de treinamento é um documento abrangente que oferece instruções e informações sobre um processo, fluxo de trabalho ou assunto .

Não existe um formato padrão para esses manuais. Alguns oferecem instruções passo a passo, alguns fornecem recursos visuais como fluxogramas e outros são documentos de formato longo.

Muitas empresas fornecem manuais de treinamento para os funcionários para que eles possam acessar facilmente as informações relacionadas ao trabalho - não importa se são novos contratados ou se estão na empresa há anos.

Alguns dos momentos mais comuns para usar um manual de treinamento incluem:

• Integração de novos contratados. À medida que os funcionários ingressam na empresa, um manual de treinamento facilita a atualização dos requisitos de função, expectativas, sistemas que a empresa usa e políticas e procedimentos da empresa.
• Aprendizagem continuada. Mesmo funcionários experientes precisam de uma atualização de vez em quando. É importante fornecer manuais de treinamento para que os trabalhadores possam consultar as melhores práticas e processos.
• Compliance e treinamento regulatório. Manuais de treinamento sobre tópicos como assédio sexual, discriminação, treinamento interno, segurança cibernética e segurança no trabalho ajudam a manter sua empresa alinhada com os requisitos legais.
• Treinamento de produtos ou sistemas. Quando você implementa um novo sistema ou produto em sua empresa, os funcionários precisam saber como usá-lo corretamente. Equipe-os com essas informações criando um manual de treinamento com instruções passo a passo para o uso ideal.

Além do treinamento de funcionários, muitas vezes há necessidade de manuais de treinamento para informar os clientes sobre como usar os produtos ou serviços de sua empresa.

Os benefícios dos manuais de treinamento

Forneça consistência à sua equipe

Um bom manual de treinamento permite que todos os funcionários experimentem o mesmo treinamento, reduzindo a probabilidade de confusão ou erros.

Quando processos ou procedimentos importantes são documentados para toda a equipe, você pode confiar que todos trabalham com o mesmo manual e seguem as mesmas instruções. Isso também garante à equipe que está seguindo as etapas corretas.

Simplifique o processo de integração

Usar um manual de treinamento permite que você economize tempo na integração de novas contratações . Você pode garantir que todos os funcionários recebam as mesmas informações padrão e sejam configurados com o pé direito desde o primeiro dia. Quanto mais cedo os funcionários aprenderem os detalhes de sua função, mais cedo poderão começar a agregar valor.

Os funcionários podem ser integrados de forma mais rápida e produtiva com material de treinamento eficaz, quer precisem entender políticas, processos e procedimentos ou passar por um treinamento aprofundado sobre os produtos ou serviços de sua empresa.

Promover desenvoltura, desempenho e independência

Os funcionários terão mais recursos ao resolver problemas e aprender novas habilidades quando souberem que existem manuais de treinamento eficazes e onde encontrá-los.

Eles podem consultar o manual em vez de procurar você ou outro gerente para pedir ajuda. Isso economiza o tempo de todos e aumenta a confiança e a independência dos membros da equipe, pois eles encontram soluções com sucesso por conta própria.

Funcionários bem treinados e confiantes em seu conhecimento de seu trabalho provavelmente terão um desempenho melhor, serão mais produtivos e permanecerão engajados.

Aumente a conformidade e a segurança

A melhor maneira de garantir que sua equipe siga os regulamentos é garantir que ela esteja munida das informações corretas e das etapas a seguir. A elaboração de um manual de treinamento é uma excelente forma de delinear esses procedimentos e protocolos para evitar problemas de conformidade ou processos judiciais .

Você pode até fornecer vídeos de treinamento juntamente com um manual escrito para que os funcionários tenham uma representação ao vivo e real de como cumprir os requisitos.

Reduzir erros

Um programa de treinamento detalhado coloca informações importantes diretamente nas mãos dos funcionários. Você não terá que se preocupar com a possibilidade de um funcionário esquecer como executar corretamente uma tarefa, documentar um trabalho ou seguir protocolos e procedimentos.

Evitar erros minimiza a necessidade de refazer o trabalho e ajuda a melhorar a qualidade geral do trabalho.

Também ajuda a evitar o pagamento de multas ou horas extras . Por exemplo, o treinamento adequado torna mais provável que o trabalho seja feito corretamente na primeira vez. Isso evita que você tenha que pagar horas extras para um funcionário ficar até tarde e consertar. Também mantém os colaboradores informados sobre os procedimentos adequados, principalmente no que diz respeito à segurança ou compliance, o que limita o risco de multas por infrações.

Economize dinheiro em custos de treinamento

Os manuais de treinamento podem ajudar sua empresa a economizar dinheiro. Em primeiro lugar, fornece uma maneira consistente de treinar todos em um tópico específico. Você não precisará pagar para criar e fornecer sessões de treinamento individualizadas ou vídeos de treinamento. Em vez disso, você pode condensar essas informações em uma única fonte que todos os seus funcionários podem usar.

Além disso, como os funcionários sempre podem consultar um manual de treinamento, você não precisará gastar dinheiro criando cursos de atualização ou sessões de microaprendizagem para atualizar os funcionários se eles esquecerem informações.

Como criar um manual de treinamento de funcionários em 10 etapas

Embora o processo exato possa variar dependendo das necessidades da sua empresa, criar um manual de treinamento é tão fácil quanto seguir 10 etapas gerais.

Etapa 1: identificar os objetivos de treinamento e conhecimento

A primeira coisa que você precisa fazer é descobrir qual conhecimento deseja ensinar por meio desse treinamento . Pense nos objetivos mais importantes que você deseja que os funcionários alcancem. Que habilidades eles devem aprender ou desenvolver? Que informações eles devem aprender?

É útil anotar alguns objetivos específicos. Por exemplo: “Depois de ler este manual, os funcionários entenderão o processo exato para se inscrever nos benefícios do funcionário”. Ou “Este treinamento fornecerá aos membros da equipe instruções específicas para preencher sua autoavaliação de desempenho”.

Passo 2: Defina o público-alvo

Em seguida, pense no público-alvo. Considere quem precisa desse conhecimento ou quem se beneficiará com essas instruções.

Você deve considerar coisas como nível de experiência, função e histórico . Por exemplo, um funcionário sênior provavelmente tem conhecimentos diferentes de um funcionário júnior, portanto, esteja ciente de que tipo de treinamento cada funcionário pode se beneficiar.

Da mesma forma, funcionários em cargos diferentes terão habilidades e entendimentos diferentes. Por exemplo, você pode incluir informações técnicas em um manual de treinamento para engenheiros, mas provavelmente causaria confusão em um manual para profissionais de RH.

Ao definir seu público, você também deve pensar nos objetivos que definiu. Por exemplo, o maior objetivo pode ser melhorar a segurança do seu armazém. Seu público-alvo será qualquer pessoa que passe algum tempo trabalhando lá. Ou talvez você pretenda construir uma equipe de gestão cheia de excelentes treinadores. Seu público-alvo seriam os trabalhadores que já estão na gestão ou interessados ​​em uma promoção.

Etapa 3: reunir recursos e informações

Antes de estar pronto para criar seu manual de treinamento, certifique-se de ter todas as informações necessárias.

Por exemplo, para um manual de treinamento sobre um procedimento específico da empresa, reúna toda a documentação existente do procedimento e quaisquer processos relevantes. Para treinamento de software ou sistema, você deve ter manuais ou guias de implementação à mão. Para criar um manual de treinamento de segurança, certifique-se de procurar quaisquer regulamentos ou códigos.

Este também é um ótimo momento para consultar qualquer especialista interno ou externo no assunto . Aqueles que estão intimamente envolvidos com o tema do treinamento podem fornecer informações, ideias e melhores práticas nas quais você pode não ter pensado.

Etapa 4: escolha um formato e uma estrutura

Em seguida, decida como formatar e estruturar seu manual.

Escolha o melhor formato

Existem vários tipos de materiais de treinamento por aí, então você tem muitos formatos para escolher.

Você pode redigir um documento, criar uma apresentação de slides (como uma apresentação do PowerPoint ou do Planilhas Google) ou usar um sistema interativo de gerenciamento de aprendizado (LMS) para criar seu manual.

Por fim, escolha o que funciona melhor para o tipo de treinamento que você está oferecendo e seu público-alvo.

Por exemplo, você pode usar uma apresentação de slides para um manual que inclua muitos recursos visuais, como fluxos de trabalho e infográficos para um manual com foco em segurança. Para um manual que os funcionários de RH podem consultar conforme necessário, um documento facilita a localização das informações de que precisam.

Estruture seu manual

Não importa como você apresenta as informações, você precisará de um esboço forte do conteúdo em si. Crie um esboço que divida o conteúdo em partes pequenas e fáceis de digerir .

Comece criando títulos para cada seção, incluindo uma introdução ao treinamento para explicar o que o usuário pode esperar aprender, um sumário e uma conclusão que resume o que foi abordado.

Ao criar seu manual, concentre-se em um design simples e acessível . Você não quer que o conteúdo do treinamento se perca entre muitas cores ou estilos. Atenha-se ao estilo da marca da sua empresa ou use apenas algumas cores diferentes. Isso ajuda a facilitar a leitura do manual.

Além disso, certifique-se de usar a mesma fonte facilmente legível . Uma fonte sem serifa como Arial é uma opção segura. Use apenas alguns tamanhos de fonte diferentes conforme necessário para títulos, títulos, subtítulos, texto principal, etc.

Incluir recursos visuais

O material de treinamento eficaz inclui recursos visuais. Mesmo que seu treinamento seja principalmente baseado em texto, incluir alguns recursos visuais é uma maneira útil de transmitir informações, especialmente para aqueles que são aprendizes visuais.

Considere adicionar imagens que mostrem como executar um processo, como fluxogramas ou diagramas explicativos, ou ilustrações para manter os funcionários envolvidos. As tabelas podem ajudá-lo a exibir grandes quantidades de informações de maneira digerível.

As imagens podem tornar seu manual visualmente mais interessante, mas evite usar muitos arquivos . Eles podem desviar a atenção de informações mais importantes e fazer com que seu conteúdo pareça confuso.

Passo 5: Rascunhe e edite o conteúdo

Consulte o esboço que você criou e comece a preencher os espaços em branco . Aprimore-o conforme necessário, especialmente se você descobriu novas informações ao falar com SMEs ou revisar documentos.

Use o resultado final desejado como seu guia. Para que um funcionário saia totalmente treinado, o que ele precisa aprender? O que você precisa explicar para eles?

Tenha em mente a sequência das informações para que elas fluam de maneira lógica. Comece do início e desenvolva o tópico ao longo do treinamento.

Por exemplo, digamos que você esteja criando um manual de treinamento sobre procedimentos de segurança. Você pode:

• Comece com uma introdução sobre por que a segurança é importante e como esses procedimentos aumentam a segurança em sua empresa.
• Mergulhe na “carne” do treinamento para explicar tudo o que seus funcionários precisam saber.
• Termine com um resumo e etapas. O que seus funcionários devem fazer a seguir? Como eles devem proceder agora que foram treinados?

Além disso, lembre-se de considerar seu público ao redigir seu conteúdo. Evite jargões excessivamente específicos ou técnicos se estiver treinando um público geral. Além disso, mantenha tudo no treinamento relevante para o público em questão.

Por exemplo, evite o jargão específico da função em um manual de treinamento destinado a toda a empresa. Em vez disso, use uma linguagem que todos entenderão, independentemente de sua posição. Por outro lado, para treinamentos focados em um processo que se aplica apenas a 1 equipe, você pode adequar o manual para ser mais específico ao conhecimento dessa equipe.

Depois de escrever seu conteúdo, leia-o e faça as edições necessárias .

Etapa 6: Entregar um manual de teste e fazer as alterações necessárias

Antes de fazer um lançamento em toda a empresa, teste-o com um pequeno subconjunto da empresa. Você pode escolher membros de um departamento específico, membros da liderança ou até mesmo 1-2 pessoas de equipes multifuncionais para obter um grupo completo.

Peça-lhes que leiam o manual de treinamento e, em seguida, peça seu feedback. Envie a eles uma pesquisa , fazendo perguntas como:

• O que você tirou desse treinamento?
• Depois de ler o manual, como você avaliaria sua compreensão do tópico?
• Quão relevante é este treinamento para sua função? Como isso o ajudará a melhorar no trabalho?
• Houve alguma coisa que você esperava aprender, mas não aprendeu?
• Que sugestões você tem para futuros acréscimos ou alterações a este treinamento?

Depois de coletar o feedback, analise as respostas para entender os temas e áreas de melhoria. Use essas informações para fazer alterações no manual antes de publicá-lo para todos.

Etapa 7: distribuir para todos os funcionários

Parabéns, seu manual de treinamento está pronto para publicação! Agora é hora de compartilhar com seus funcionários.

Comece comunicando o novo recurso à sua equipe . Explique por que o manual existe, como ele pode ajudá-los e onde eles podem acessá-lo.

Considere o uso de uma estratégia de comunicação multifacetada . Envie um e-mail, compartilhe o manual no aplicativo de mensagens de sua empresa e publique-o em sua base de conhecimento interna ou página wiki. Isso cobre todas as bases e garante que ninguém perca a informação. Ele também oferece aos funcionários várias opções de onde eles podem acessar o manual.

Etapa 8: acompanhar o progresso

À medida que os funcionários trabalham no manual de treinamento, pode ser útil acompanhar seu progresso e conclusão.

Você não precisará acompanhar o progresso de cada manual. Depende do tipo de treinamento . Os manuais que devem ser referidos conforme necessário ou aqueles que ensinam os usuários a usar um software específico normalmente não exigem acompanhamento do progresso.

No entanto, você desejará acompanhar o progresso do treinamento exigido por motivos regulatórios ou de conformidade ou manuais que oferecem novas informações.

Passo 9: Teste o conhecimento dos funcionários

Considere adicionar questionários ou outros elementos interativos ao seu manual de treinamento. Isso ajuda a testar o conhecimento dos funcionários e a mantê-los engajados .

Consulte os principais objetivos de conhecimento que você anotou e, em seguida, crie seu questionário e inclua perguntas para avaliar esse conhecimento. Você pode definir os questionários para serem exibidos ao longo do manual ou apenas no final. Você pode até exigir que os funcionários passem em um teste antes de terminar oficialmente o manual de treinamento.

Passo 10: Colete feedback e atualize ao longo do tempo

Assim como você fez quando fez um teste de seu manual, você vai querer solicitar feedback dos funcionários para fazer melhorias em seu manual de treinamento.

Uma pesquisa funciona bem aqui também. Você pode até considerar a realização de 1 pesquisa antes que os funcionários leiam o manual e 1 depois.

Um exemplo da pesquisa inicial pode incluir perguntas como:

• O que você espera aprender com este manual de treinamento?
• Em uma escala de 1 a 5, como você classificaria sua compreensão atual do tópico?

Para a pesquisa pós-treinamento, você pode usar perguntas semelhantes àquelas usadas em sua pesquisa de teste. Você pode avaliar o quanto eles aprenderam e coletar qualquer feedback ou sugestão que possam ter.

Analise essas respostas e atualize o manual de treinamento conforme necessário .

Como a Connecteam pode te ajudar com o treinamento

O Connecteam é uma plataforma de gerenciamento de trabalho tudo-em-um que inclui tudo o que você precisa para oferecer um treinamento envolvente aos funcionários .

Crie materiais e cursos personalizados de treinamento para funcionários

Com o Connecteam, você pode criar facilmente cursos de treinamento completos, vídeos curtos, manuais de treinamento personalizados e outros materiais.

Use modelos ou crie materiais e cursos do zero. Você pode incluir PDFs, vídeos, formulários, imagens, infográficos e muito mais e dividir os cursos em módulos facilmente digeríveis.

Além disso, à medida que as coisas mudam, é fácil revisar e atualizar seu conteúdo de treinamento conforme necessário.

Os funcionários podem usar o aplicativo móvel Connecteam para acessar informações de treinamento de qualquer lugar , a qualquer momento. Isso incentiva o aprendizado contínuo e pode ajudar a aumentar sua confiança e independência.

Armazene todas as informações em um só lugar

Ao usar o Connecteam para criar materiais de treinamento, você pode armazenar com segurança todas as informações em uma base de conhecimento central .

Os funcionários podem consultar os materiais de treinamento — e quaisquer outros documentos importantes da empresa — sempre que precisarem. Essa única fonte de verdade significa que ninguém precisa perder tempo procurando informações de vários locais.

Acompanhe o progresso e teste o conhecimento

O Connecteam facilita o acompanhamento do progresso do treinamento dos funcionários . Basta visualizar o painel central para ver o andamento do treinamento de cada funcionário. O Connecteam permite que você envie lembretes automáticos aos funcionários para incentivá-los a concluir o treinamento.

Além disso, questionários interativos permitem que você verifique o conhecimento dos membros da equipe para garantir que eles recebam o que precisam do treinamento.

À medida que os funcionários terminam o treinamento e são aprovados em testes no aplicativo, você pode recompensar suas conquistas com distintivos de reconhecimento ou tokens digitais.

Pedir feedback é um piscar de olhos

O recurso de pesquisas e enquetes do Connecteam permite que você obtenha feedback dos funcionários de maneira rápida e fácil. Você pode criar e compartilhar pesquisas e enquetes diretamente no aplicativo, e os funcionários podem responder de qualquer lugar.

Use modelos ou crie suas próprias pesquisas personalizadas com perguntas de sim/não, escala de avaliação, perguntas abertas e de múltipla escolha. Visualize os resultados em tempo real diretamente do seu dispositivo móvel e envie alertas inteligentes aos funcionários, lembrando-os de preencher a pesquisa antes do prazo.

Sem limites para treinamento de funcionários

Com a capacidade de criar treinamento ilimitado e compartilhá-lo com usuários ilimitados , o Connecteam cresce com sua empresa, quer você tenha 10, 100 ou 10.000 funcionários. Nunca se preocupe em ficar sem espaço de armazenamento ou ter que pagar mais por mais alunos.

Conclusão

A criação de manuais de treinamento de funcionários leva a uma integração mais fácil, desempenho mais forte do funcionário, melhor consistência e menos erros. Com este guia, você está pronto para seguir 10 etapas para criar e implementar seu próprio manual de treinamento.

Você pode usar o Connecteam para todas as necessidades de treinamento de seus funcionários, desde a criação de materiais até a coleta de feedback. Seus funcionários apreciarão a facilidade de acessar os materiais em qualquer lugar e você se beneficiará de ter funcionários qualificados e com conhecimento. Os planos começam em apenas $ 29 por mês para até 30 usuários, e pequenas empresas com 10 ou menos funcionários podem usar o Connecteam 100% grátis por toda a vida.

perguntas frequentes

O que deve ser incluído nos materiais de treinamento?

Os materiais de treinamento dos funcionários devem incluir conteúdo escrito, recursos visuais para ilustrar processos e fluxos de trabalho e demonstrações em vídeo. Uma boa prática é incluir também testes ou questionários para verificar o conhecimento dos funcionários.

Quais ferramentas são usadas para treinar os funcionários?

Existem muitas ferramentas digitais que você pode usar para treinamento de funcionários. No entanto, é importante selecionar um que ofereça opções de personalização, conteúdo escrito e visual, usuários ilimitados e acesso em qualquer lugar. Connecteam é uma excelente escolha para uma solução de treinamento tudo-em-um.

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