Como escrever uma carta de verificação de emprego + modelos gratuitos

Como empregador, seus funcionários podem solicitar que você confirme os detalhes de seu emprego para credores hipotecários, proprietários ou até mesmo outro empregador.

Embora as cartas de verificação de emprego sejam normalmente curtas e fáceis de preparar, é importante fazê-las corretamente.

Dar um passo em falso não apenas reflete mal em sua empresa, mas também pode afetar a capacidade de um funcionário de obter um empréstimo, moradia ou um novo emprego.

Neste guia, mostramos como preparar uma verificação da carta de emprego, incluindo quais informações cobrir.

Para ajudá-lo, também incluímos alguns exemplos de cartas de verificação de emprego e preparamos dois modelos prontos para uso.

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Formulário de verificação do funcionário - Funcionário atual

Formulário de verificação do funcionário - Ex-funcionário

O que é uma carta de verificação de emprego?

Uma carta de verificação de trabalho é a prova do emprego atual ou anterior de alguém. Ele confirma que um funcionário trabalha - ou trabalhou - para sua empresa e inclui detalhes como datas de emprego, função e salário.

Uma carta de verificação de emprego às vezes também é chamada de:

• carta de emprego
• uma prova de carta de emprego
• uma carta de verificação de trabalho
• uma carta de verificação de salário
• carta de comprovante de renda
• um formulário de verificação de emprego

Essas cartas fornecem verificação independente dos principais detalhes do emprego para terceiros. Uma solicitação de carta pode vir de um funcionário ou diretamente de um terceiro, como um banco, proprietário, agência governamental ou outro empregador.

As cartas de verificação de trabalho são diferentes das cartas de referência ou cartas de recomendação que descrevem o desempenho de um funcionário em uma função. Em vez disso, as cartas de comprovação de emprego fornecem informações neutras sobre o tempo de um funcionário na sua empresa.

De onde vêm as solicitações de cartas de verificação de funcionários?

A solicitação de carta de comprovação salarial pode partir de um funcionário, que a encaminhará ao terceiro que requer a informação.

Os funcionários não precisam dizer por que estão solicitando a carta. No entanto, eles precisam informar quais informações devem ser incluídas quando solicitarem uma carta em nome de terceiros.

As solicitações também podem vir diretamente de terceiros. Esses incluem:

• Instituições financeiras. Por exemplo, quando um funcionário solicita uma hipoteca ou outro empréstimo, o banco precisa confirmar sua capacidade de reembolsar. Se um funcionário solicitar a reestruturação de um empréstimo existente ou adiar pagamentos devido a dificuldades financeiras, o banco também precisará confirmar sua renda antes de decidir se concederá sua solicitação.
• Senhores da terra. Quando um funcionário solicita o aluguel de um imóvel, o proprietário pode querer verificar se ele tem a capacidade de pagar o aluguel, o depósito e outras taxas de serviço.
• Outros empregadores. Se um funcionário enviar uma solicitação de emprego para outra empresa, o empregador em potencial pode solicitar uma carta de verificação de trabalho para verificar as informações no currículo do funcionário.
• Os advogados de imigração podem solicitar uma carta de um empregador ao preparar um pedido de visto para um funcionário ou seu familiar. Por exemplo, uma carta de verificação de salário pode ser usada como prova da capacidade de um funcionário de patrocinar o pedido de residência permanente de um membro da família.
• Às vezes, as agências de cobrança de dívidas entram em contato com os empregadores solicitando cartas de verificação de trabalho para incentivar o pagamento. Você deve procurar aconselhamento jurídico sobre como responder a esses tipos de solicitações, pois muitas vezes você só pode liberar informações limitadas por lei.
• As agências governamentais podem solicitar uma verificação da carta de emprego para identificar casos de fraude na previdência social ou para confirmar salários para uma decisão judicial. É melhor falar com um advogado para orientação se você receber uma solicitação como essa.

Também é importante procurar aconselhamento jurídico para entender quando você é obrigado por lei a responder a solicitações de comprovante de carta de emprego.

Muitas vezes você não precisa fazer isso. No entanto, pode ser uma boa ideia fornecer uma carta se ela apoiar um funcionário, por exemplo, ajudando-o a obter uma hipoteca, assinar um contrato de arrendamento ou encontrar um novo emprego.

Solicitações de agências governamentais geralmente são a exceção a isso. Você pode ser obrigado por lei a responder a eles e a solicitação normalmente estabelece o regulamento ou lei relevante.

O que deve ser incluído em uma carta de verificação de emprego?

Há algumas informações básicas que você sempre deve incluir ao escrever uma carta de verificação de emprego. Detalhes específicos dependem da solicitação, bem como da política de sua empresa e das leis e regulamentos relevantes.

Certifique-se de que sua carta inclua:

• A data em que a carta foi escrita , para que o destinatário saiba que as informações nela contidas são atuais.
• Nome e endereço da sua empresa.
• Uma saudação. Se você souber os detalhes do destinatário, poderá abordá-lo diretamente. Caso contrário, use "A quem possa interessar".
• Nome completo do funcionário.
• Suas datas de emprego , incluindo as datas de início e término. Você pode anotar a data final como “presente” se o funcionário ainda trabalhar para sua empresa.
• Seu nome e informações de contato , caso o destinatário tenha alguma dúvida ou precise de mais informações.
• Sua assinatura.

Se especificamente solicitado e permitido por lei, você também pode precisar incluir:

• Nome e endereço da empresa destinatária, se conhecidos.
• O cargo e o departamento do funcionário.
• Uma breve descrição das funções do funcionário.
• O salário do empregado.
• Evidências de suporte de seu salário, como contracheques ou planilhas de horas.
• Frequência de pagamento, por exemplo, semanal ou mensal.
• O número de horas que o funcionário trabalha em uma semana ou mês.
• Seu tipo de emprego (tempo integral, meio período ou contrato)
• Por que o emprego deles está terminando.
• Se o trabalho deles deve continuar.
• Elegibilidade do funcionário para recontratação.

Dependendo da solicitação, você pode fornecer uma verificação da carta de emprego em formato digital ou impresso e enviá-la por correio, e-mail ou fax.

Como formatar uma carta de prova de emprego

Prepare a carta em papel timbrado da empresa ou estacionário com o logotipo da sua empresa. Isso confirma sua autenticidade para o destinatário.

A melhor maneira de apresentar essas cartas é em formato de carta comercial.

Coloque o nome e o endereço da sua empresa, a data e o endereço do destinatário (se conhecido) no canto superior esquerdo da carta. Em seguida, inclua sua saudação, o conteúdo de sua carta e uma assinatura formal, como "sinceramente" ou "melhores cumprimentos". Sua assinatura, nome e função devem seguir.

Política e Procedimento de Carta de Verificação de Trabalho

Como empregador, seus funcionários podem solicitar regularmente um formulário de verificação de emprego. Por esse motivo, é útil criar uma política de verificação da carta de emprego e definir o procedimento para solicitá-la e prepará-la.

Criar uma política e um procedimento garante que sua empresa adote uma abordagem consistente para comprovar as cartas de emprego.

Políticas e procedimentos também economizam tempo para você e seus funcionários. Você pode adicioná-los ao seu manual de políticas e procedimentos para que seus funcionários os encontrem facilmente. Ao definir claramente as etapas, você obtém todas as informações necessárias do funcionário sem ter que ir e voltar.

Política

Uma política de formulário de verificação de funcionários define como as solicitações de cartas são tratadas e quem é responsável por prepará-las.

Antes de redigir sua apólice, é importante confirmar suas obrigações legais nos níveis federal e estadual. A verificação das cartas de emprego envolve a divulgação de informações confidenciais dos funcionários a terceiros.

Muitas vezes, existem leis e regulamentos sobre quais informações do funcionário você pode ou não divulgar e o processo para fazê-lo. Por exemplo, em alguns estados dos EUA, os empregadores não podem compartilhar o histórico salarial com terceiros.

Você pode precisar obter o consentimento assinado do funcionário para liberar suas informações antes de fornecer uma prova de carta de emprego. Também é uma boa ideia exigir solicitações por escrito. Solicitações por escrito e formulários de liberação assinados criam um registro em caso de disputas posteriores, por exemplo, se um funcionário se opuser às informações que você divulgou.

Por esses motivos, os Recursos Humanos (RH) geralmente recebem a tarefa de responder a solicitações de cartas de verificação de funcionários. Eles podem garantir que a carta esteja em conformidade com a política interna da empresa e com quaisquer leis relevantes.

Gerentes ou supervisores também podem preparar formulários de verificação de funcionários. No entanto, o RH ainda deve revisá-los antes de enviá-los.

Procedimento

A criação de um procedimento padrão para solicitar a verificação de cartas de emprego economiza tempo para você e seus funcionários. Os funcionários sabem a quem fazer a solicitação e quais informações são necessárias.

Em seu procedimento, explique:

• A quem funcionários e terceiros devem fazer a solicitação.
• Quem é responsável por preparar as cartas.
• Quais informações são necessárias para preparar a carta.
• Se uma carta digital ou impressa é necessária e para onde enviá-la.
• Os prazos para responder às solicitações.
• Links para quaisquer políticas ou formulários relacionados.

Pode ser útil criar um formulário de amostra que os funcionários possam usar para solicitar uma carta. Adicionar o formulário ao manual de políticas e procedimentos ou ao manual do funcionário facilita a localização dos funcionários. Eles simplesmente preenchem as informações necessárias e as enviam para a pessoa ou departamento relevante.

Dica profissional: use um sistema de gerenciamento de documentos de RH dedicado, como o Connecteam, para gerenciar facilmente todos os documentos e informações importantes dos funcionários.

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Dicas para preparar uma carta de verificação de trabalho

Ao escrever uma carta de verificação de salário, lembre-se desses pontos.

Mantenha-o curto e direto ao ponto

Essas cartas não precisam ser longas ou complicadas. Eles simplesmente precisam apresentar as informações solicitadas de forma neutra. Essas cartas não devem conter opiniões — por exemplo, sobre o desempenho ou o caráter de um funcionário.

Revise sua carta antes de enviá-la

Como qualquer comunicação externa, uma carta de comprovação de emprego é um reflexo do seu negócio. Deve ser livre de erros e profissional.

Além disso, verifique se a carta contém todas as informações solicitadas. É um documento importante para um funcionário que o ajuda a obter uma hipoteca, moradia ou emprego futuro. Fornecer informações incompletas pode atrasar sua inscrição.

Certifique-se de que as informações contidas na carta são precisas e verdadeiras

Os detalhes em sua carta devem ser baseados em registros de RH. Terceiros podem usar sua carta para tomar decisões sérias sobre seu funcionário, como conceder ou negar um visto a um membro da família de um funcionário.

A precisão também ajuda a protegê-lo contra quaisquer reclamações posteriores de funcionários que estejam insatisfeitos com as informações que você forneceu.

Forneça a carta a tempo

Os pedidos de carta de verificação do funcionário geralmente são urgentes. Por exemplo, um banco considerando um pedido de hipoteca pode exigir as informações dentro de dois dias úteis.

Se um funcionário solicitou uma carta de confirmação de emprego, você deve tentar respondê-la o mais rápido possível. Você pode delinear o tempo de resposta em sua política e procedimento. Os funcionários então entendem com que antecedência precisam fazer suas solicitações.

Amostras de Carta de Verificação de Emprego

Abaixo estão dois exemplos de cartas de verificação de trabalho para funcionários atuais e antigos.

Esta verificação do modelo de carta de emprego atual é formatada como uma carta comercial formal. Personalize o texto para corresponder às suas informações relevantes. Guarde uma cópia para sua referência e mantenha sua futura correspondência de verificação de emprego rápida, clara e concisa.

Baixar Modelo de Carta de Verificação de Emprego Atual

documentos Google

Esta verificação do modelo de carta de emprego anterior é formatada como uma carta comercial formal. Personalize o texto para corresponder às suas informações relevantes. Guarde uma cópia para sua referência e mantenha sua futura correspondência de verificação de emprego rápida, clara e concisa.

Faça o download do modelo de carta de verificação de empregos anteriores

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Simplifique o processo

Seus funcionários podem precisar regularmente de formulários de verificação de funcionários, por isso é útil ter uma política e um procedimento para lidar com suas solicitações. Isso padroniza o processo, ajudando você a fornecer cartas em tempo hábil. Ele também garante que você inclua as informações necessárias, como a função do funcionário, a descrição do cargo e o salário.

Ao escrever formulários profissionais e precisos de verificação de emprego, você pode ajudar seus funcionários a comprar suas próprias casas, alugar acomodações e encontrar um futuro emprego.

Siga nosso guia passo a passo e use nossos modelos de carta de verificação de emprego para produzir facilmente cartas de comprovação de emprego sob demanda.

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