14 documentos de integração mais essenciais para novas contratações

Introdução

O objetivo da integração é ajudar os novos funcionários a se sentirem bem-vindos, informados e prontos para começar a trabalhar. Ao tornar o processo direto, divertido e informativo, você preparará o terreno para um relacionamento longo e bem-sucedido com os novos membros da equipe.

Uma grande parte da integração eficiente dos funcionários é fornecer a documentação correta.

Neste artigo, discuto a importância dos documentos de integração no processo de integração e descrevo os 14 documentos que você deve entregar aos novos contratados.

Por que um bom processo de integração é importante?

Um bom processo de integração é essencial para o seu negócio, pois ajuda os novos contratados a se sentirem bem-vindos e facilita a transição para suas novas funções.

Quando novos funcionários têm uma experiência de integração positiva, o engajamento dos funcionários também melhora. É mais provável que os funcionários se sintam comprometidos com seu trabalho, o que pode levar a um melhor desempenho e aumentar as taxas de retenção.

Na verdade, um estudo de 2015 do Brandon Hall Group descobriu que as organizações com um forte processo de integração têm uma taxa de retenção de funcionários 82% maior.

Simplificar os documentos de integração é uma parte importante do processo. Ao fornecer a documentação da nova contratação com informações claras e concisas sobre a função, os benefícios e as políticas da empresa, você ajuda os funcionários a se familiarizarem rapidamente e se sentirem confiantes em seu novo cargo.

Isso reduz a confusão, economiza tempo e permite uma transição mais suave e melhor produtividade. É benéfico tanto para o novo funcionário quanto para a organização como um todo!

O que são documentos de integração?

Os documentos de integração fornecem informações importantes que preparam os novos membros da equipe para o sucesso. Eles também ajudam você a atender aos requisitos do governo.

Abaixo, descrevo os documentos de integração mais importantes, separados em 4 seções.

Formulários Jurídicos e Fiscais

Estes são obrigatórios e exigidos pelo governo estadual ou federal. Isso inclui documentos como os formulários W-4 e I-9, que devem ser preenchidos alguns dias antes da data de início do funcionário para evitar multas ou penalidades.

Documentos específicos da empresa

Estes abrangem todas as informações que um funcionário deve saber, independentemente de sua posição. Isso inclui manuais de funcionários, organogramas e declarações de missão.

Documentos específicos da função

Eles detalham suas expectativas em relação ao seu novo funcionário e fornecem procedimentos operacionais padrão (SOPs) e manuais de políticas e procedimentos.

Documentos de Pagamento e Benefícios

Estes educam seus funcionários sobre como eles serão pagos e quais benefícios eles podem aproveitar. Eles também fornecem aos trabalhadores as informações de que precisam para aproveitar os benefícios. Esta categoria pode incluir pacotes de benefícios de saúde, informações 401k, políticas de folga, documentos de opções de ações e muito mais.

Para obter mais informações, leia o modelo de lista de verificação de integração do Connecteam .

14 documentos essenciais de integração

Agora que você já sabe o que são os documentos de integração, vamos discutir os 14 documentos mais essenciais para fornecer aos novos contratados.

Documentos Jurídicos e Fiscais de Integração

Formulário W-4

É importante fornecer aos novos funcionários um formulário de imposto de renda federal W-4 que lhes permita ajustar seu status de retenção de impostos . É sua responsabilidade acompanhar o formulário W-4 mais recente de cada funcionário e garantir que seus contracheques reflitam suas opções de retenção atualizadas.

Para cumprir os regulamentos, você deve manter esses documentos fiscais arquivados para cada funcionário por pelo menos 4 anos após a data de vencimento ou pagamento do imposto trabalhista, o que ocorrer mais tarde.

Ao se manter organizado e manter registros precisos, você pode garantir que sua empresa esteja em conformidade com a lei e que seus funcionários sejam pagos com precisão.

formulário I-9

O formulário de emprego I-9 é um documento importante usado para verificar a elegibilidade de uma nova contratação para trabalhar nos Estados Unidos .

Como empregador, é sua responsabilidade garantir que seu novo contratado esteja legalmente autorizado a trabalhar no país com base em sua cidadania, visto, residente e status de imigração. Os formulários I-9 são necessários para cidadãos e não cidadãos.

O processo I-9 envolve duas etapas essenciais:

• A nova contratação deve preencher um formulário declarando sua elegibilidade e os documentos que podem ser usados ​​para verificar sua situação.
• A nova contratação deve enviar documentos de elegibilidade de trabalho que o empregador deve revisar. Normalmente, o departamento de recursos humanos de uma empresa verifica se os documentos atendem à lista de documentos aceitáveis ​​do IRS. Esses documentos podem ser passaportes, certidões de nascimento ou cartões de residente permanente, por exemplo.

Depois de verificar a cidadania do novo contratado, ele poderá começar a trabalhar para sua empresa.

Você não precisa enviar o formulário de emprego I-9 ou verificar os documentos, mas deve tê-los disponíveis se solicitado por um oficial de imigração.

Formulários para impostos estaduais

Alguns estados têm formulários de retenção de impostos essenciais. Você deve verificar com o governo local se precisa de funcionários para preencher esta documentação de integração.

Tal como está, 31 estados exigem um certificado de retenção de imposto estadual . Estes são:

• Alabama
• Arizona
• Arkansas
• Califórnia
• Connecticut
• Distrito da Colombia
• Geórgia
• Havaí
• Illinois
• Indiana
• Iowa
• Kansas
• Kentucky
• Luisiana
• Maine
• Maryland
• Massachusetts
• Michigan
• Mississippi
• Missouri
• Nova Jersey
• Nova Iorque
• Ohio
• Oklahoma
• Oregon
• Pensilvânia
• Rhode Island
• Vermont
• Virgínia
• West Virginia
• Wisconsin

Testes de drogas e verificações de antecedentes

Você deve incluir uma cópia de sua política de teste de drogas em sua documentação de integração se sua empresa exigir testes de drogas.

Também é importante manter registros dos resultados dos testes e verificações de antecedentes para cumprir os regulamentos governamentais ou do setor.

Meu conselho: usar um sistema digital de gerenciamento de funcionários on-line com suporte para formulários personalizados e upload de documentos significa que você pode manter todos os arquivos de funcionários da sua empresa em um só lugar.

O Connecteam permite que os funcionários preencham seus W-4, I-9 e outros detalhes de qualquer lugar. Isso pode ajudar a agilizar e simplificar seus processos de integração. Inscreva-se para uma avaliação gratuita para testar esses recursos e muito mais.

Documentos de integração da empresa

Contrato de acordo de não concorrência

Os acordos de não concorrência proíbem os funcionários de trabalhar para concorrentes ou iniciar negócios semelhantes por um período específico após deixar sua empresa, como 6 meses.

Esses acordos podem ser úteis para empresas que investem uma quantidade significativa de recursos no desenvolvimento de informações proprietárias ou relacionamentos com clientes que são essenciais para seu sucesso.

Além disso, os acordos de não concorrência podem ajudar as empresas a manter uma vantagem competitiva, impedindo que ex-funcionários compartilhem seus conhecimentos e experiências com os concorrentes. Eles também podem ajudar a evitar conflitos de interesse. Esses acordos ajudam a garantir que os funcionários se concentrem em suas responsabilidades de trabalho atuais e não usem sua posição dentro da empresa para beneficiar um negócio concorrente.

Formulário de contato de emergência

Ter um formulário de contato de emergência para os funcionários é uma parte essencial do plano de gerenciamento de riscos de qualquer empresa. O formulário permite que sua empresa entre em contato de forma rápida e fácil com o contato de emergência designado por um funcionário em caso de emergência ou acidente.

Ter um formulário de contato de emergência também melhora a satisfação do funcionário . Saber que seu empregador tem suas informações de contato de emergência arquivadas e pode ser contatado em caso de emergência pode dar tranquilidade aos funcionários e ajudá-los a se sentirem valorizados e cuidados. É um passo simples que pode ajudar bastante na construção de uma cultura positiva da empresa e na promoção de um senso de comunidade e apoio entre os funcionários.

Manual do funcionário

Um manual do funcionário serve como um guia para os trabalhadores sobre as políticas, expectativas e procedimentos da empresa. Ele fornece uma visão geral clara e concisa do que se espera dos funcionários e do que eles podem esperar da empresa. Também ajuda a proteger a empresa legalmente.

Alguns elementos-chave que devem ser incluídos em um manual do funcionário são:

• Visão geral da empresa: comece com uma introdução que forneça uma visão geral da empresa, sua missão e sua cultura. Isso pode ajudar os funcionários a se sentirem conectados à organização e entenderem seus valores e objetivos.

• Políticas de emprego: como classificações de funcionários, descrições de cargos, horários de trabalho e benefícios.

• Código de conduta: descreva as expectativas da empresa em relação ao comportamento dos funcionários, incluindo políticas relacionadas a código de vestimenta, conduta no local de trabalho e políticas antidiscriminação e assédio.

• Segurança e proteção: inclua políticas relacionadas à segurança e proteção, como procedimentos de emergência, regras de segurança no local de trabalho e políticas de segurança de TI.

• Gestão de desempenho: Descreva o processo de gestão de desempenho da empresa, incluindo como o desempenho é avaliado, feedback e procedimentos disciplinares.

• Rescisão e renúncia: Explique as políticas e procedimentos da empresa para rescisão e renúncia, incluindo requisitos de notificação e entrevistas de desligamento.

Inclua também um formulário de reconhecimento para os funcionários assinarem. Isso indicará que eles receberam e leram o manual e entenderam seu conteúdo.

Além disso, lembre-se de manter a linguagem simples e fácil de entender e garantir que o manual seja atualizado regularmente para refletir quaisquer alterações nas políticas ou procedimentos.

Organograma

Fornecer aos novos contratados um organograma ajuda os funcionários a entender a estrutura, a hierarquia e as relações hierárquicas da empresa .

Também pode ajudar os novos contratados a se comunicarem de forma mais eficaz com seus colegas. Eles podem entender melhor as funções e responsabilidades de seus colegas, facilitando a colaboração e o alcance de objetivos comuns. Um organograma também pode ajudar os funcionários a determinar quem abordar com dúvidas ou preocupações e quem tem autoridade para tomar determinadas decisões.

Diretrizes da marca

Um documento de diretriz da marca garante que os funcionários entendam a identidade da marca da empresa e como representá-la de forma consistente. Este documento garante que a voz e a imagem da empresa permaneçam consistentes em toda a força de trabalho.

Este documento deve incluir orientações sobre:

• Voz e tom em materiais de marketing
• Uso de logotipos
• Fontes e tipografia a serem usadas
• Esquemas de cores e formas a serem incorporadas
• Diretrizes para o uso de fotografia e obras de arte

Documentos específicos da função

carta de oferta de emprego

A carta de oferta de emprego descreve as expectativas de função, remuneração e benefícios do novo funcionário . Depois que o funcionário revisar e assinar cuidadosamente a carta de oferta, ela deve ser mantida em seu arquivo para referência futura em caso de possíveis problemas.

Contrato de empregado

Você pode ter um contrato de funcionário separado com mais detalhes do que a carta de oferta do funcionário.

Os contratos de trabalho podem incluir mais detalhes sobre:

• Cargo e funções
• Horário de trabalho
• Compensação
• Políticas e procedimentos de rescisão
• Propriedade intelectual
• Confidencialidade
• Políticas e procedimentos de resolução de disputas
• Benefícios

Meu conselho: em seu contrato de trabalho, inclua detalhes específicos da função, como remuneração e horário de trabalho. Coloque regras e informações mais genéricas que todos os funcionários devem cumprir e conhecer no manual do funcionário. Você pode consultar o manual do funcionário no contrato do funcionário.

Manuais de processos e procedimentos

Juntamente com a integração prática e o treinamento de um colega de integração, recomendo que você forneça aos funcionários manuais de procedimentos formais . Estes devem conter instruções detalhadas para as diferentes tarefas pelas quais um novo contratado será responsável. Eles também devem descrever os procedimentos de escalonamento para lidar com quaisquer desafios que possam surgir.

Os funcionários podem facilmente consultar esses manuais assim que concluírem o processo inicial de integração.

Documentos de Pagamento e Benefícios

Formulário de depósito direto

Muitos funcionários preferem receber seu pagamento por meio de depósito direto em suas contas bancárias. Para facilitar esse processo, você precisará fornecer ao seu novo funcionário um formulário de depósito direto , no qual ele poderá inserir os detalhes da conta bancária e as preferências de depósito.

Documento de visão geral de benefícios

Um documento de visão geral de benefícios para funcionários deve fornecer um resumo abrangente do pacote de benefícios oferecido pela empresa.

O documento deve incluir:

• Seguro de saúde: explique as opções disponíveis para os funcionários, como tipos de planos, valores de cobertura e prêmios.

• Planos de aposentadoria: detalhe os planos de aposentadoria que a empresa oferece, como plano 401(k) ou plano de pensão. Inclua os requisitos de contribuição do empregado e as contribuições correspondentes do empregador.

• Políticas de folga: descreva as políticas da empresa sobre férias, licença médica, folgas e feriados.

• Outros seguros: Detalhe quaisquer benefícios de seguro adicionais, como seguro de vida, seguro de invalidez ou seguro de visão e odontológico.

• Programas de bem-estar: descreva todos os programas de bem-estar que a empresa oferece, como academias, exames de saúde ou programas de redução do estresse.

• Programas de assistência aos funcionários: explique quaisquer programas de assistência aos funcionários oferecidos pela empresa, como serviços de aconselhamento, planejamento financeiro ou assistência jurídica.

• Benefícios adicionais: detalhe quaisquer benefícios adicionais que a empresa oferece, como descontos para funcionários, reembolso de mensalidades ou assistência de transporte.

Fornecer um documento de visão geral de benefícios claro e abrangente pode ajudar os funcionários a entender o valor de seu pacote de benefícios e tomar decisões informadas sobre suas opções.

Resumo

A integração eficaz é crucial para o sucesso de qualquer nova contratação. Ele define o tom de sua experiência na empresa e estabelece uma base para uma relação de trabalho positiva.

A papelada de integração desempenha um papel importante nisso. Ao fornecer documentos de maneira clara e organizada, os empregadores reduzem o estresse e a confusão do processo de integração de novos contratados e os preparam para o sucesso em suas novas funções.