O guia completo do gerente para horários fixos

Horários de trabalho fixos são um aspecto essencial do gerenciamento de funcionários.

Como gerente, é importante criar um cronograma de trabalho que garanta que sua equipe seja produtiva, atenda às necessidades de negócios e mantenha seus funcionários motivados.

Este guia visa fornecer a você o conhecimento e as habilidades necessárias para criar e gerenciar com eficácia um horário de trabalho fixo.

Compreendendo os Horários de Trabalho Fixos

Os horários de trabalho fixos são um tipo comum de horário que exige que os funcionários trabalhem em um horário fixo todos os dias por um determinado número de horas por dia.

O horário comum das “nove às cinco” é um exemplo de horário de trabalho fixo.

Eles podem ser usados ​​para turnos a qualquer momento e para empregos de período integral e meio período.

O que é um horário de trabalho fixo?

Com um horário fixo, os funcionários trabalham no mesmo horário e no mesmo local nos mesmos dias da semana.

Horários fixos são normalmente turnos de oito horas por cinco dias, totalizando 40 horas semanais, como turnos das 8h às 17h com intervalo para almoço.

Uma empresa pode escalonar vários turnos fixos, como turnos diurnos e noturnos, com algumas horas sobrepostas se suas atividades forem ininterruptas.

Geralmente, a organização define o cronograma e os funcionários têm expectativas claras sobre quando e quanto trabalharão.

Benefícios de Horários de Trabalho Fixos para Empresas e Funcionários

Horários de trabalho fixos oferecem benefícios para funcionários e empresas.

Algumas das razões pelas quais os funcionários tendem a gostar deles - como redução do estresse e melhor coesão da equipe - aumentam a produtividade e a comunicação da empresa.

A previsibilidade permite o equilíbrio entre vida pessoal e profissional

Ter previsibilidade baseada em cronograma no trabalho torna mais fácil para os funcionários planejar atividades como eventos familiares, entretenimento e consultas médicas.

Um horário de trabalho fixo também ajuda os trabalhadores a manter padrões de sono consistentes e obter o sono de alta qualidade de que precisam para funcionar, aumentando a produtividade e apoiando a saúde.

O tempo compartilhado fortalece as conexões entre os colegas de trabalho

Funcionários que trabalham nos mesmos turnos desenvolvem naturalmente melhores habilidades de coordenação de equipe.

O engajamento dos funcionários é um fator crucial na gestão de uma equipe.

Uma melhor comunicação fortalece a coesão da equipe, e os funcionários podem se sentir mais conectados com seus colegas ao trabalharem juntos em busca de objetivos compartilhados.

Definir agendamento melhora o gerenciamento de tempo e força de trabalho

Os gerentes apreciam que a construção de cronograma fixo é uma perspectiva de definir e esquecer.

Depois de criar um horário de trabalho fixo ideal para o seu negócio, você pode sentar e deixar o cronograma se repetir.

Você só precisará gerenciar o tempo livre ou corrigir o curso quando necessário. Um horário fixo também torna mais simples medir a produtividade dos funcionários.

Como bônus, os funcionários que gostam de seu turno podem querer ficar por perto.

Desvantagens de horários de trabalho fixos para empresas e funcionários

Embora os horários de trabalho fixos tenham muitos benefícios, eles também podem apresentar algumas desvantagens.

Os funcionários podem querer mais flexibilidade ou melhores turnos de trabalho, e os gerentes podem ter problemas para preencher turnos impopulares ou distribuir o tempo de maneira justa para funcionários experientes.

Menos flexibilidade causa atrito com os funcionários

Trabalhadores com horário fixo têm menos espaço de manobra quando suas situações de vida mudam e eles não podem simplesmente trocar de turno.

Alguns ficam entediados fazendo a mesma coisa ao mesmo tempo no mesmo lugar e preferem horários rotativos ou flexíveis. Além disso, dados recentes sugerem que muitos trabalhadores preferem flexibilidade em seus horários de trabalho.

Turnos impopulares impulsionam a rotatividade

Mesmo se você desenvolver o horário de trabalho fixo mais justo possível, é improvável que todos os trabalhadores consigam seu turno ideal.

Alguns terão que trabalhar em turnos menos desejáveis, o que pode levar a uma alta taxa de rotatividade de funcionários, pois trabalhadores insatisfeitos abandonam o barco em busca de turnos mais favoráveis.

A produtividade pode sofrer em horários definidos

Normalmente, os funcionários com mais antiguidade têm preferência por turnos melhores, o que pode levar involuntariamente a turnos específicos empilhados com os trabalhadores mais experientes.

Isso pode levar a algumas mudanças que precisam de líderes mais experientes.

Alguns trabalhadores altamente eficientes terminarão suas tarefas definidas antes do fim do turno definido.

Se os gerentes não estiverem monitorando de perto a produção, isso pode desperdiçar tempo e entediar os funcionários.

Desenvolvendo um cronograma de trabalho fixo eficaz

O horário de trabalho fixo ideal deve atender às suas necessidades de negócios, bem como às necessidades de seus funcionários.

Quando estiver convencido de que os prós dos horários de trabalho fixos superam os contras, é hora de personalizar um para sua empresa, mas você precisará manter algumas considerações em mente.

Avaliação dos requisitos de negócios

Um horário de trabalho fixo deve estar alinhado com as necessidades do seu negócio antes de satisfazer outros fatores.

Considere o nível de habilidade e a força de trabalho necessária para concluir todos os seus processos internos para que todas as operações funcionem sem problemas.

Isso lhe dirá quem você precisa trabalhar - e quando.

Determinando a Disponibilidade e as Preferências do Funcionário

Analise cuidadosamente a disponibilidade dos funcionários para evitar atritos operacionais.

Não faça suposições sobre a disponibilidade e situações pessoais dos funcionários, mas procure conhecê-los.

As pessoas sempre apreciam ser tratadas como pessoas, portanto, embora você não possa sacrificar as necessidades da empresa para atender às preferências pessoais de todos, certifique-se de fornecer uma comunicação clara sobre as decisões de agendamento.

Agendamento de turnos e atribuição de tarefas

Considere as demandas de habilidade e trabalho das tarefas em cada turno.

Você deseja distribuir seus trabalhadores mais qualificados e experientes em diferentes turnos para aumentar a eficiência e evitar atrasos devido a uma lacuna de habilidades ou escassez de força de trabalho.

Comunicar o cronograma aos funcionários

Informar seus funcionários sobre seu cronograma fixo antes de implementá-lo dá a você a chance de considerar o feedback deles e permite que eles se ajustem de maneira rápida e suave.

Você também pode explicar a lógica por trás de sua programação, incluindo quaisquer políticas definidas que você segue.

Gerenciando Horários de Trabalho Fixos

Ao desenvolver o cronograma de trabalho fixo que funciona melhor para o seu negócio, você também precisa criar políticas para apoiá-lo, incluindo planejamento antecipado para conflitos de agendamento e monitoramento de frequência e produtividade.

Lidando com solicitações de funcionários para mudanças de horário

A solicitação de agendamento de um funcionário é um dos problemas mais comuns de agendamento de funcionários, mas a solução não precisa ser complexa.

O software de agendamento digital pode facilitar o planejamento e os ajustes.

Dê aos funcionários um caminho claro para solicitar mudanças para garantir que eles se sintam ouvidos e considerados, mesmo que você não possa atender à solicitação.

Para decidir se a mudança funciona para o negócio, considere seus recursos disponíveis no turno para o qual eles pretendem mudar e naquele que esperam desligar.

Você precisará equilibrar a disponibilidade dos funcionários com os requisitos de pessoal.

Se o outro turno puder usar mãos extras ou experiência adicional, pode fazer sentido atender ao pedido.

Mas, se for um turno popular e você não tiver problemas para contratar pessoal, convém pensar cuidadosamente sobre o que precisaria mudar para acomodar a preferência deles.

Se a resposta à solicitação de um funcionário for sim, você pode reorganizar os turnos em minutos usando ferramentas de agendamento digital com funcionalidade de arrastar e soltar.

Se a resposta for não, descreva os motivos e quaisquer políticas relevantes. Evite dar falsas esperanças de que “talvez algum dia” eles possam ter essa mudança.

Se houver uma chance de você conceder a mudança de horário no futuro - por exemplo, se você reavaliar regularmente os turnos ou se os funcionários que atingirem um cargo específico se tornarem elegíveis para consideração prioritária - comunique esse processo claramente ao funcionário.

Gerenciamento de conflitos de cronograma

Crie políticas que definam quando e como os funcionários podem solicitar folga, incluindo se os dias de licença médica e de férias são separados.

Certifique-se de que essas políticas estejam claramente descritas em seu manual do funcionário para que os funcionários possam consultá-las facilmente.

No lado operacional, defina um plano para cobertura de pessoal.

Você pode manter suas atividades comerciais se uma pessoa estiver ausente ou pode chamar outro funcionário para cobrir?

Fornecer aos seus funcionários uma maneira fácil de coordenar as trocas de turno diretamente pode fazer sentido.

Certifique-se de que suas políticas estejam em conformidade com as leis e regulamentos trabalhistas locais e cumpra-as para garantir um tratamento justo a todos os funcionários.

Estratégias para monitorar o desempenho e a assiduidade dos funcionários

Você precisa ter certeza de que os funcionários estão aparecendo e fazendo o trabalho - mas não quer comprometer seu senso de autonomia.

O absenteísmo no local de trabalho é um problema real que os gerentes precisam resolver, com pouco mais de 3% dos trabalhadores ausentes em qualquer dia de trabalho.

Ainda assim, muitos trabalhadores se ressentem de se sentirem microgerenciados ou espionados, então seja transparente e comunique claramente sua política de monitoramento do local de trabalho.

Procure um sistema de gerenciamento de atendimento fácil de integrar que permita que os funcionários marquem entrada e saída e se integre perfeitamente com sua folha de pagamento e sistemas de RH.

Você também pode acompanhar o desempenho com um software eficaz de gerenciamento de tarefas que ajuda os funcionários a concluir os projetos rapidamente e dentro do orçamento.

O uso de listas de verificação e tarefas definidas facilita o gerenciamento e aumenta a eficiência.

Melhores práticas para gerenciar horários de trabalho fixos

Há uma diferença entre simplesmente gerenciar cronogramas para garantir que você tenha pessoas onde precisa delas e gerenciar bem os cronogramas.

As melhores práticas incorporam forte comunicação, conformidade regulamentar, opinião dos funcionários e equilíbrio entre vida pessoal e profissional.

Comunique-se com seus funcionários

Linhas de comunicação abertas são vitais para manter o moral e a produtividade, independentemente do tipo de agendamento que você usa.

Construir recursos transparentes de comunicação e engajamento em seu fluxo de trabalho pode promover uma cultura de confiança.

Quando você precisar fazer alterações, comunique claramente seus motivos e dê aos funcionários o máximo de antecedência possível para acomodá-los.

Garantir a conformidade com as leis e regulamentos trabalhistas

À medida que você cria suas políticas de agendamento, certifique-se de que elas estejam alinhadas com as leis e regulamentos trabalhistas federais, estaduais e locais relevantes.

Você precisará cumprir o cronograma e pagamento de horas extras, feriados, pausas para refeição e descanso e o prazo para informar os trabalhadores sobre seus horários, entre outras considerações.

Incentive feedback e sugestões dos funcionários

Busque feedback de seus funcionários desde o início e com frequência para ter certeza de saber quem está feliz e prosperando em suas funções e quem está ficando frustrado.

Quando você sabe onde estão os problemas, pode resolvê-los com mais facilidade.

É provável que uma caixa de pesquisa antiquada seja ignorada, mas se você já estiver usando soluções digitais, poderá integrar facilmente uma ferramenta de feedback de funcionários que permite vários canais de comunicação - incluindo pesquisas e modelos personalizáveis, enquetes ao vivo e funcionalidades de bate-papo para entrada rápida e direta.

Apoiar o equilíbrio entre vida profissional e pessoal

Manter um bom equilíbrio entre trabalho e vida pessoal é um desafio comum entre os funcionários.

Quase metade dos funcionários relata sintomas de esgotamento, de acordo com um estudo da McKinsey.

Com a separação do trabalho e da vida doméstica, os trabalhadores têm um tempo saudável para se desconectar do trabalho e rejuvenescer.

Os gerentes podem treinar os funcionários sobre estratégias para manter esse equilíbrio, incluindo espaços de trabalho e dispositivos designados, limites razoáveis ​​para ler e responder a mensagens relacionadas ao trabalho, hábitos saudáveis ​​e um cronograma previsível.

Ferramentas para gerenciar horários de trabalho fixos

A programação da força de trabalho é uma tarefa complexa, mesmo com a relativa estabilidade dos horários de trabalho fixos.

Suponha que você esteja gerenciando muitos funcionários em horários fixos diferentes.

Nesse caso, você gastará mais tempo planejando antecipadamente e, depois que os cronogramas forem definidos, eles não exigirão tanto monitoramento quanto alguns outros tipos de agendamento, como horários flexíveis.

As duas principais abordagens para gerenciar horários de trabalho fixos incluem agendamento de turno manual e software de agendamento.

Agendamento Manual de Turnos

Um gerente ou outra pessoa da equipe determina os horários de trabalho para turnos agendados manualmente.

Normalmente, eles usam uma planilha complexa para avaliar a disponibilidade e as preferências dos funcionários em relação às necessidades da empresa e tentam encontrar um meio-termo.

Algumas pessoas gostam da abordagem prática e do elemento humano de considerar as preferências, mas o elemento humano também deixa espaço para erros humanos.

É um processo demorado para configurar e monitorar se você tiver mais do que um punhado de funcionários, e analisar os dados manualmente é uma tarefa árdua.

Introdução ao Software de Agendamento

O software de agendamento alivia a carga de tempo do agendamento da força de trabalho.

O aplicativo agendador de tarefas tudo-em-um da Connecteam pode ajudá-lo a otimizar seu gerenciamento de turnos e atingir o pico de produtividade com menos complicações. Ele aumenta a eficiência e a precisão e também incorpora relatórios automáticos.

O Connecteam ajuda você a agilizar todas as tarefas de gerenciamento de funcionários e agendamento de trabalho, permitindo eficiência operacional contínua, com recursos que permitem:

• Digitalização de tarefas rotineiras de gerenciamento de funcionários, como lembretes de equipe e atualizações de status
• Rastreando funcionários usando um aplicativo de relógio de ponto
• Criando e compartilhando agendas instantaneamente com suas equipes sem escritório
• Coletar informações de seus funcionários criando relatórios, listas de verificação, formulários e solicitações online

perguntas frequentes

Qual é a diferença entre um horário de trabalho fixo e um horário de trabalho flexível?

Em um horário de trabalho fixo, os funcionários normalmente trabalham nos mesmos turnos semanais pelo mesmo número de horas e dias trabalhados. Nem todos os trabalhos exigem um cronograma estrito, no entanto.

Os horários de trabalho flexíveis são menos rígidos e permitem que os funcionários marquem um determinado número de horas de trabalho por semana ou dia, mas esses turnos não são necessariamente nos mesmos horários exatos.

Quais são algumas alternativas para horários de trabalho fixos?

Existem pelo menos 15 tipos de horários de trabalho que os gerentes podem considerar. Outros horários de trabalho comuns incluem horários flexíveis nos quais funcionários e empregadores colaboram para determinar quanto um funcionário trabalha, horários de trabalho por turnos rotativos nos quais os trabalhadores alternam entre turnos diurnos e noturnos, turnos divididos nos quais os funcionários trabalham em dois horários em um dia com um horário estendido intervalos e turnos de plantão nos quais os funcionários trabalham conforme necessário.

Qual é o impacto de horários de trabalho fixos no moral dos funcionários?

Cada funcionário é diferente, e alguns apreciam a previsibilidade de um horário fixo que lhes permite delinear seu tempo pessoal do horário de trabalho, enquanto outros podem ficar entediados com a natureza repetitiva de seu horário ou ficar frustrados em um turno de que não gostam.

Como posso garantir que meu horário de trabalho fixo seja justo e equitativo para todos os funcionários?

Garantir uma comunicação clara sobre todas as políticas de agendamento antecipadamente e aderir a essas políticas é a melhor maneira de garantir aos funcionários um horário de trabalho justo e equitativo.

Seja justo ao considerar solicitações de horários preferenciais e folgas e seja consistente com a forma como você avalia o tempo de serviço e o desempenho. Considere o uso de software de agendamento que minimize a oportunidade de tomada de decisão tendenciosa.