O guia completo para comunicação formal

Quando você pensa em comunicação, pode imaginar uma conversa casual com um amigo ou colega de trabalho.

No entanto, em muitos ambientes profissionais, a comunicação formal é necessária para uma comunicação eficaz e organizada.

Então, o que é comunicação formal exatamente?

O que é comunicação formal?

A comunicação formal refere-se a canais de comunicação predefinidos que são usados ​​para informações, ordens e instruções oficiais.

É quando a informação flui por canais predefinidos de comunicação de forma organizada. Esses canais podem ser comunicação horizontal face a face entre funcionários do mesmo nível ou comunicação diagonal entre funcionários de níveis diferentes.

O objetivo da comunicação formal é garantir que as mensagens sejam claras e concisas e cheguem às pessoas apropriadas em tempo hábil.

Embora a comunicação formal possa parecer demorada em comparação com as conversas informais, é essencial que as empresas mantenham a ordem e a estrutura.

Canais de comunicação predefinidos também ajudam a estabelecer uma cadeia de comando clara para que os funcionários de nível superior possam dar ordens ou instruções aos funcionários de nível inferior.

Formas comuns de comunicação formal incluem e-mails, cartas, relatórios, memorandos e apresentações.

A comunicação formal é uma parte essencial de qualquer ambiente profissional, pois garante que o fluxo de informações seja organizado e eficiente.

Embora possam ser mais estruturados do que conversas informais, os canais predefinidos ajudam a estabelecer a ordem dentro de uma organização para que todos possam entender claramente suas funções e responsabilidades.

Comunicações formais x informais

A diferença mais significativa entre a comunicação formal e informal é a linguagem usada. O e-mail de um gerente para sua equipe sobre um projeto futuro conterá linguagem formal e precisa.

No entanto, esse mesmo gerente usaria expressões mais relaxadas ao enviar parabéns pelo aniversário de um membro da equipe ou aposentadoria iminente.

Abaixo estão algumas outras diferenças entre comunicação formal e informal:

• Confiabilidade — A comunicação formal é vista como mais confiável porque sempre há uma trilha de registro por escrito ou eletrônico.
• Velocidade — As comunicações formais viajam mais lentamente, pois há uma hierarquia designada em torno da revisão e aprovação de uma comunicação antes de torná-la publicamente disponível.
• Demorado — A criação de comunicações formais leva mais tempo. Pode haver uma necessidade de contornar a burocracia ou questões legais com a linguagem. Comunicações informais são frequentemente enviadas imediatamente sem revisão.

Principais Características da Comunicação Formal

Vamos explorar mais detalhes sobre os aspectos comuns da comunicação formal.

• Estrutura — Comunicações formais em e-mails e cartas comerciais geralmente seguem um formato definido. Geralmente há um cabeçalho, alguma forma comum de saudação e uma assinatura no final. Muitos empresários usam modelos para criar memorandos e outros documentos oficiais para garantir que eles comuniquem informações oficiais corretamente.
• Linguagem — A linguagem utilizada nas comunicações profissionais deve ser precisa e adequada ao contexto. Gírias e outras frases informais nunca devem ser usadas. As comunicações formais devem incluir gramática adequada e sem contrações. Por exemplo, o escritor deve soletrar “não” em vez de “não”.
• Tom — O tom das comunicações profissionais deve permanecer sério e profissional. Não deve haver opiniões pessoais ou emoções aparentes na escrita. Em vez disso, o foco deve estar em transmitir informações precisas de forma respeitosa e objetiva. Escolha palavras neutras e diplomáticas, especialmente ao tocar em tópicos delicados.
• Hierarquia — As comunicações formais devem fluir através de uma hierarquia estabelecida da empresa. Os canais designados devem ter procedimentos e protocolos para controlar o fluxo. Nenhuma comunicação formal deve sair sem autorização prévia de um funcionário designado da empresa.
• Documentação — Todas as comunicações formais devem estar sujeitas a um processo de documentação de arquivo que assegure o registro de quaisquer decisões, políticas ou ações tomadas dentro de uma organização. Isso promove um ambiente de responsabilidade e disponibiliza informações para referência futura.
• Canais de comunicação — As comunicações formais devem passar por canais oficiais, como um sistema de e-mail designado. Por exemplo, eles podem ser apresentados como relatórios, cartas oficiais ou fornecidos a outros participantes em uma reunião organizada. Somente canais reconhecidos e aprovados por uma empresa devem ser usados ​​para comunicações formais.

Por que a comunicação formal é importante?

A comunicação formal deixa menos espaço para mal-entendidos ou erros de interpretação. Se você enviar um memorando que descreva os detalhes das novas políticas de trabalho, os funcionários terão algo documentado para consultar quando tiverem dúvidas.

Confiar na comunicação informal, como uma conversa casual ao telefone, pode levar a mal-entendidos que levam a erros caros e perigosos.

As rígidas regras estabelecidas para diferentes tipos de comunicações formais garantem uma trilha de registro adequada. Se surgir uma auditoria da empresa ou uma questão legal, é sempre bom ter documentação sobre quais comunicações ocorreram e quando elas aconteceram. Essa é uma política melhor do que confiar na memória de um funcionário ou ter que entrar em contato com alguém que não está mais na empresa.

Mesmo que pareça contra-intuitivo, você pode economizar mais tempo estabelecendo uma comunicação formal. Depois de terminar de escrever, você pode enviá-lo rapidamente para quantas pessoas precisar. Isso significa menos conversas face a face necessárias para enviar a mensagem para o mesmo número de pessoas.

Quais são os benefícios da comunicação formal?

A comunicação formal é uma parte vital do processo de negócios e seus benefícios são significativos, especialmente em setores não administrativos, onde os funcionários podem não ter acesso contínuo a ferramentas digitais ou interação face a face direta com a gerência.

Garantindo a segurança: indústrias não relacionadas a escritórios, como construção, manufatura ou logística, geralmente envolvem riscos e perigos potenciais. A comunicação formal garante que protocolos de segurança, diretrizes e atualizações importantes sejam claramente comunicados, compreendidos e seguidos por todos os funcionários.

Instruções claras: Em indústrias onde os trabalhadores estão no campo ou na linha de produção, a comunicação formal clara e concisa ajuda a evitar mal-entendidos. Ele garante que as tarefas sejam realizadas de forma correta e eficiente, minimizando erros e retrabalho.

Manter a consistência: a comunicação formal garante consistência na entrega de mensagens, especialmente em indústrias onde os funcionários trabalham em diferentes turnos ou locais. Isso é fundamental para que todos estejam na mesma página e mantenham os padrões de qualidade.

Conformidade regulamentar: a comunicação formal ajuda a manter os registros que podem ser necessários para a conformidade regulamentar. Isso ajuda a demonstrar que os funcionários foram devidamente informados sobre políticas, procedimentos e atualizações, o que é crucial em muitos setores não administrativos.

Reduzindo a lacuna de informações: os funcionários que não trabalham no escritório geralmente podem se sentir distantes das principais operações de negócios devido à natureza de suas funções. A comunicação formal pode reduzir essa lacuna, fornecendo-lhes atualizações regulares sobre as políticas, mudanças e notícias da empresa, promovendo um senso de inclusão.

Responsabilidade : A comunicação formal ajuda a criar um sistema de responsabilidade em setores não administrativos. Com a comunicação por escrito, há um histórico de diretrizes dadas e recebidas, que podem ser consultadas em caso de disputas.

Mecanismo de feedback: a comunicação formal também pode fornecer uma plataforma para os funcionários não administrativos expressarem suas preocupações, ideias ou comentários. Isso pode ser inestimável para melhorar os processos de negócios, segurança e satisfação do trabalhador.

Construindo um Ambiente Profissional: A comunicação formal promove um ambiente de trabalho profissional e reforça a autoridade e a estrutura hierárquica da empresa. Passa a mensagem de que a organização valoriza sua força de trabalho e se comunica com ela de maneira respeitosa e profissional.

Treinamento e Desenvolvimento: Em setores onde predominam os empregos não administrativos, a comunicação formal costuma ser usada para fins de treinamento e desenvolvimento. Ele permite que as empresas compartilhem materiais educacionais, diretrizes ou atualizações de procedimentos para garantir que os trabalhadores tenham o conhecimento e as habilidades necessárias.

Tipos de Comunicação Formal

As organizações normalmente distribuem comunicações formais de uma das cinco maneiras.

Comunicação Descendente

A comunicação descendente envolve passar informações importantes através de uma empresa de gerenciamento superior.

Essencialmente, você está seguindo uma cadeia de comando. Por exemplo, um vice-presidente pode enviar um memorando informando os diretores sobre uma futura mudança nas políticas de PTO. Esses gerentes passariam as informações aos membros de sua equipe.

As empresas normalmente usam a comunicação descendente para enviar informações:

• Definindo novas políticas
• Descrever mudanças nas políticas existentes
• Fornecer informações sobre mudanças nas responsabilidades da delegação
• Explicando as próximas mudanças de pessoal

A comunicação descendente também pode acontecer com comunicações informais. Em vez de enviar um e-mail, um gerente pode falar com sua equipe cara a cara. No entanto, grandes reformas devem sempre usar o processo de comunicação formal para confirmar a entrega da mensagem.

Comunicação Ascendente

A comunicação ascendente é o processo que os funcionários usam para fornecer feedback à gerência e aos líderes da empresa. Um exemplo seria responder a uma pesquisa anual perguntando como os trabalhadores se sentem sobre diferentes aspectos da empresa.

Você também pode fazer com que a comunicação ascendente ocorra em uma reunião. Normalmente, os funcionários enviam perguntas por escrito e recebem uma resposta formal da administração. Muitas empresas também têm caixas de sugestões ou fóruns onde os funcionários podem documentar problemas ou sugerir melhorias.

O objetivo da comunicação ascendente é documentar os sentimentos dos funcionários sobre seu ambiente de trabalho. É uma maneira de a gerência ter uma noção melhor das personalidades que empregam.

O feedback fornecido pelos funcionários permite que os executivos e a gerência refinem os processos de maneira a ajudar os funcionários a se tornarem mais produtivos ou a se sentirem mais valorizados por suas contribuições.

Comunicação horizontal

A comunicação horizontal ou lateral ocorre entre trabalhadores aproximadamente no mesmo nível. Eles podem trabalhar no mesmo departamento ou ter cargos semelhantes.

Se um capataz de obra enviar uma mensagem relacionada ao trabalho para outro capataz, isso seria um exemplo de comunicação horizontal.

Muitas vezes você vê comunicação horizontal entre os membros da equipe trabalhando em um projeto. Um membro da equipe em férias pode documentar seus processos de trabalho e repassá-los para a pessoa que o preenche enquanto estiver fora.

A comunicação horizontal destina-se a incentivar uma melhor colaboração e coordenação entre os colegas de trabalho.

Comunicação Diagonal

A comunicação diagonal encoraja o envolvimento direto entre trabalhadores em diferentes níveis e sob cadeias de comando separadas. Os gerentes podem ter que passar uma comunicação formal para o líder de campo de um novo projeto para ajudá-los a entender melhor o contexto mais amplo de seu trabalho.

Esse mesmo líder de campo pode passar atualizações sobre o status do projeto para funcionários de nível superior para atualizá-los sobre o andamento de um projeto.

Comunicação externa

As comunicações externas descrevem as mensagens formais enviadas de uma organização para uma entidade externa. Os exemplos incluem o departamento jurídico respondendo a uma consulta de um órgão regulador. Os e-mails enviados a clientes e acionistas também contam como comunicações externas.

A forma como as organizações se comunicam externamente ajuda a estabelecer sua imagem. O formato pode incluir tudo, desde conteúdo de página da Web até uma apresentação de conferência. Qualquer comunicação externa deve transmitir uma mensagem de qualidade e competência sobre uma organização.

Exemplos de Comunicação Formal

Vamos dar uma olhada em como as organizações apresentam comunicações formais.

Encontros

A maioria dos funcionários está familiarizada com o uso de reuniões para transmitir informações. As reuniões envolvem comunicação ascendente e descendente entre uma equipe e a gerência. Quando se trata de comunicações formais, estruturar uma agenda garante que todos os tópicos relevantes sejam abordados.

As reuniões formais geralmente começam com uma abertura e a apresentação de convidados especiais. Se você reuniu sua equipe em um só lugar, deseja usar o tempo com sabedoria. Atenha-se à sua agenda enquanto convida algum nível de participação e engajamento da equipe.

Apresentações

A maioria das reuniões formais e comunicações em conferências incluem apresentações. Eles são usados ​​para comunicar formalmente ideias, dados ou propostas de maneira profissional e estruturada.

As apresentações devem ter um objetivo claro, com o apresentador deixando claro desde o início o que deseja transmitir ao público.

Uma apresentação pode se concentrar em visualizar um produto futuro ou delinear o objetivo de um novo projeto da empresa. Outros repassam atualizações sobre iniciativas de negócios ou fornecem aos interessados ​​informações sobre uma nova proposta. Os recursos visuais ajudam a aprimorar a mensagem de uma apresentação e a manter o público envolvido.

E-mails

Os e-mails são uma das formas mais comuns de transmitir mensagens em todas as organizações.

Eles são normalmente usados ​​para os seguintes propósitos em comunicações formais.

• Envio de ordens e instruções
• Fazendo pedidos
• Fornecimento de informações oficiais
• Transmitindo anúncios

E-mails formais incluem uma linha de assunto precisa e profissional que esclarece a intenção da mensagem.

É dirigido aos destinatários usando saudações formais e fechado profissionalmente. O corpo da mensagem deve conter uma linguagem concisa projetada para uma entrega de mensagem eficaz. Idealmente, você deseja evitar qualquer linguagem floreada ou detalhada que prejudique a mensagem geral e use um tom profissional por toda parte.

Memorandos

Os memorandos transmitem anúncios, novas políticas e instruções dentro de uma organização. Diretivas formais podem ser relevantes para um departamento específico ou para toda uma organização. As pessoas normalmente enviam memorandos quando há necessidade de distribuir informações confidenciais.

As empresas normalmente mantêm memorandos internos à organização. Eles são enviados por meio de canais de comunicação predefinidos para garantir que cheguem ao público-alvo. Por exemplo, memorandos só podem ser enviados a indivíduos específicos ou listas de distribuição.

Depois de enviados, os memorandos geralmente são arquivados para garantir que haja um registro histórico disponível sobre a tomada de decisões ou mudanças nas políticas.

6 dicas para melhorar a comunicação formal

Vejamos algumas maneiras pelas quais as organizações podem melhorar a maneira como lidam com as comunicações formais.

1. Forneça informações em tempo hábil

Embora possa haver necessidade de revisar o texto da comunicação formal, tente divulgar as informações o mais rápido possível. Isso pode ser especialmente importante se você estiver tentando eliminar rumores que possam afetar a forma como os clientes e outros líderes do setor veem sua empresa. Também é bom evitar qualquer preocupação que os funcionários possam ter em relação às próximas mudanças organizacionais.

2. Seja transparente

Seja claro sobre o propósito de sua comunicação formal. Tente fornecer o máximo de informações possível. Dessa forma, os trabalhadores não se sentem pegos de surpresa quando ouvem notícias posteriores que parecem contradizer o que você divulgou.

3. Faça da consistência uma prioridade

Forneça modelos aos funcionários para ajudá-los a criar comunicações formais. Você também deve orientá-los sobre os canais utilizados para o fluxo de informações. Isso evita o problema de quem precisa da informação não receber a mensagem ou ter um documento encaminhado para um destinatário não intencional.

4. Crie mensagens personalizadas

Fique longe de palavras excessivas que podem atrapalhar a intenção de sua mensagem. Também é uma boa ideia evitar contrações que façam sua comunicação parecer muito informal.

Dirija-se a colegas e parceiros de negócios formalmente usando seus cargos oficiais. Evite pronomes pessoais para manter o corpo da mensagem impessoal.

5. Reforce sua mensagem

Embora as anedotas possam funcionar bem ao fazer uma apresentação, concentre-se em enfatizar o ponto principal de sua comunicação formal. Dessa forma, o leitor sai com as informações de que precisa.

6. Peça feedback

Incentive os destinatários a fornecer informações sobre sua comunicação, o que lhe dará uma noção se você transmitiu sua mensagem com eficácia.

Conclusão

A comunicação formal é um pilar crucial de qualquer organização, servindo como a espinha dorsal de uma disseminação de informações bem estruturada, eficiente e consistente. É particularmente vital para setores não administrativos, onde os funcionários podem não ter acesso regular às ferramentas de comunicação tradicionais. Ao aderir à comunicação formal, as empresas podem garantir clareza e consistência, manter os padrões de segurança, atender à conformidade regulatória e aumentar a produtividade.

A integração de ferramentas de comunicação digital como o Connecteam pode aumentar muito a eficácia da comunicação formal dentro de uma empresa. Essas plataformas permitem uma comunicação precisa e em tempo real, independentemente da localização do funcionário. Desde mensagens instantâneas, gerenciamento de tarefas, agendamento até a realização de pesquisas para feedback, essas ferramentas encapsulam todas as facetas vitais da comunicação da empresa.

No final do dia, a comunicação formal eficaz, juntamente com as ferramentas digitais certas, pode ajudar as empresas a promover um ambiente de trabalho melhor, promover a responsabilidade e manter uma força de trabalho altamente informada e conectada. Quer seus funcionários estejam em uma mesa ou em campo, a comunicação simplificada sempre será um elemento crítico para o sucesso dos negócios.

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