5 modelos de controle de tempo do Google Sheets e 1 opção muito melhor

O controle preciso do tempo ajuda a garantir que os funcionários sejam pagos corretamente, os turnos sejam executados de maneira suave e eficiente e as horas de trabalho reais estejam alinhadas com as programações semanais. Também ajuda as empresas a permanecerem em conformidade e a promover um equilíbrio saudável entre vida pessoal e profissional.

Muitas empresas ainda dependem do Planilhas Google para criar e gerenciar quadros de horários. No entanto, o rastreamento manual do tempo aumenta o risco de erros dispendiosos. Erros nos quadros de horários dos funcionários podem levar a pagamentos insuficientes ou excessivos, problemas com horas extras e folgas remuneradas e muito mais.

Erros como esses podem causar insatisfação entre os funcionários, prejudicar a reputação de uma empresa, ocupar o tempo administrativo e até mesmo resultar em honorários advocatícios caros.

Felizmente, há uma opção melhor por aí. O software de rastreamento de tempo dedicado oferece mais precisão, melhores recursos e mais suporte do que um modelo de controle de tempo.

Neste artigo, discutimos os benefícios do software de rastreamento de tempo dedicado. E para aqueles que ainda estão interessados ​​no controle de tempo manual, compartilhamos 5 modelos gratuitos de controle de tempo abaixo.

O que é controle de tempo manual?

O rastreamento manual de tempo envolve o uso de uma planilha, como o Google Sheets ou o Excel, para registrar os horários de entrada e saída. As horas são inseridas manualmente e a planilha calcula o número total de horas trabalhadas.

Por exemplo, um funcionário ou seu gerente pode inserir o horário de início como 9h30 e o horário de término como 16h15. Uma fórmula na planilha calcula isso em 6,75 horas (6 horas e 45 minutos).

Você também pode preparar planilhas de horas manuais com antecedência com as horas de trabalho esperadas, como um cronograma, e ajustar as horas se os funcionários se atrasarem ou começarem cedo.

Rastrear o tempo de seus funcionários é crucial para gerenciar sua força de trabalho e garantir a precisão da folha de pagamento. No entanto, o rastreamento de tempo manual é demorado e sujeito a erros .

As desvantagens de rastrear o tempo manualmente

Infelizmente, existem algumas desvantagens no rastreamento de tempo manual. Esses incluem:

• Perda de tempo. A inserção manual de horas em um quadro de horários é um processo demorado. Seu tempo pode ser melhor gasto em outras tarefas, especialmente quando o software rastreador de tempo dedicado está no mercado. A automatização dessa tarefa liberará o tempo de sua equipe para que eles possam realizar um trabalho mais significativo.
• Aumento de erros. Criar e atualizar manualmente os quadros de horários dos funcionários aumenta a probabilidade de erros humanos. Gerentes e funcionários farão o possível para manter 100% de precisão, mas erros acontecem e podem ser difíceis de corrigir. Também existe a possibilidade de você ou seus funcionários não detectarem os erros a tempo, resultando em erros na folha de pagamento.
• Aumento do risco de problemas de conformidade. Por mais inocente ou genuíno que seja um erro, os erros na planilha de horas de um funcionário podem resultar em uma violação da lei trabalhista. Isso pode resultar de um erro de digitação, não rastreando corretamente as pausas ou não contabilizando as horas extras do funcionário. Claro, erros podem acontecer. Mas é crucial estar atento às consequências. Essas violações podem levar a penalidades graves.

Felizmente, existe uma opção muito melhor para evitar essas dificuldades.

Como escolher um rastreador de tempo digital

Um rastreador de tempo digital é uma grande vantagem para empresas que desejam simplificar e automatizar o rastreamento de tempo, agendamento, folha de pagamento e muito mais.

Recomendamos procurar um software de rastreamento de tempo digital que tenha os seguintes recursos:

• Relógio com um toque. Procure um software com um relógio de ponto integrado que seus funcionários possam iniciar e parar com apenas um toque. Isso transformará os dispositivos móveis de seus funcionários em um relógio de ponto e permitirá que eles marquem pontos de qualquer lugar.
• Rastreamento de tempo automatizado e preciso. Priorize sistemas que rastreiam automaticamente o tempo que os funcionários gastam em várias tarefas, projetos ou clientes. Isso lhe dá uma visão clara do que os funcionários estão fazendo e garante que eles sejam pagos adequadamente pelo tempo que estão trabalhando. O melhor software terá um relógio com precisão de segundos.
• Criação automática de quadro de horários. Agrupe sem esforço as horas registradas de seus funcionários em planilhas de horas precisas e prontas para revisão.
• Integrações de folha de pagamento. Procure um software de rastreamento de tempo digital que se integre diretamente ao seu software de folha de pagamento atual - ou facilite a exportação de planilhas de horas para importar para o provedor de folha de pagamento de sua preferência posteriormente. Isso ajuda a eliminar a dor de cabeça do processamento da folha de pagamento.
• GPS e geofencing . O rastreamento por GPS permite que você priorize a segurança dos funcionários e garanta que eles cheguem e saiam dos locais de trabalho certos. O geofencing permite que você restrinja de onde os funcionários podem registrar, ajudando a limitar erros e roubo de tempo.
• Quiosque seguro . A funcionalidade do quiosque permite que você transforme qualquer dispositivo em um relógio de ponto central a partir do qual os funcionários podem marcar pontos. É ótimo para canteiros de obras, lojas de varejo, armazéns e muito mais. Você também vai querer um rastreador de tempo que permita tirar selfies, para eliminar a possibilidade de socar um amigo.
• Gerenciamento de pausas, horas extras e folga remunerada (PTO) . Regulamentos e cálculos para pausas, horas extras e PTO podem ser complicados e difíceis de gerenciar manualmente. Um rastreador de tempo digital que faz tudo isso para você ajuda a garantir a conformidade e promover o bem-estar dos funcionários.
• Relatórios personalizados que você pode adaptar às necessidades exclusivas de sua empresa. Visualize e analise dados sobre tudo, desde horas faturáveis ​​e progresso do projeto até produtividade dos funcionários e custos de horas extras. Ter acesso a relatórios detalhados ajuda você a tomar decisões baseadas em dados.
• Ferramentas de agendamento de funcionários. Recursos como agendamento automático de turnos, agendamento de turnos de arrastar e soltar e aprovações de troca de turno com um clique simplificam o processo de agendamento de funcionários e permitem que você e sua equipe se concentrem em tarefas mais importantes.
• Um aplicativo móvel completo para que os funcionários possam acompanhar o tempo em movimento, trocar turnos com colegas de trabalho, solicitar folgas, comunicar-se com os membros da equipe e com você e muito mais.

Connecteam como rastreador de tempo (a melhor opção)

O Connecteam é o melhor rastreador de tempo digital tudo-em-um disponível. Ele oferece recursos poderosos e altamente personalizáveis ​​para tudo o que você precisa para administrar um negócio eficiente, produtivo e econômico.

Vamos mergulhar nos recursos que tornam o Connecteam a melhor opção para suas necessidades de controle de tempo - e muito mais.

Quadros de horários digitais e integrações para processamento contínuo da folha de pagamento

O Connecteam converte automaticamente os dados de controle de horas dos funcionários em planilhas de horas digitais que você pode revisar facilmente antes de executar a folha de pagamento. Para cada funcionário, você pode ver o número total de horas trabalhadas por dia e o período da folha de pagamento, qualquer folga e horas extras e os salários gerais dos funcionários. O painel de administração também sinaliza irregularidades, para que você possa identificar e corrigir facilmente erros potencialmente dispendiosos.

Os funcionários podem acessar seus quadros de horários, solicitar edições e enviar sua aprovação diretamente do aplicativo móvel. Isso economiza tempo, limita erros e ajuda a garantir que a folha de pagamento seja sempre precisa.

Com o Connecteam, você pode exportar facilmente quadros de horários para uso com seu provedor de folha de pagamento preferido. Melhor ainda, o Connecteam oferece integrações diretas de folha de pagamento com QuickBooks Online e Gusto - e mais integrações estão a caminho.

Relógio de um toque para rastreamento de tempo ultra preciso

Com o Connecteam, seus funcionários podem entrar e sair com facilidade e confiança. Eles podem iniciar e parar o relógio com um único toque e ter certeza de que o software da Connecteam está registrando seu tempo até o segundo.

O Connecteam também fornece um aplicativo de quiosque para que vários funcionários possam entrar e sair de um único local em um dispositivo compartilhado.

Outro recurso útil para entrar e sair é a ferramenta de reconhecimento facial. Ele escaneia os rostos dos funcionários quando eles marcam o ponto, garantindo que sejam realmente eles começando o turno. Isso ajuda a evitar o roubo de tempo por meio de perfurações de amigos, garantindo que sua folha de pagamento seja sempre precisa.

Tecnologia GPS e geofencing para verificar a localização dos funcionários

O Connecteam transforma qualquer dispositivo móvel em um relógio de ponto com GPS . A localização exata dos funcionários é capturada quando eles entram e saem, e você também pode usar o rastreamento de localização em tempo real para verificar a localização dos funcionários. Isso pode garantir a segurança de trabalhadores solitários em caso de emergência.

Além disso, a ferramenta de geofencing da Connecteam permite que você crie uma “cerca” virtual em torno dos locais de trabalho ou de um escritório e exija que os funcionários estejam dentro da área para registrar a entrada e a saída.

Pausas automatizadas e horas extras mantêm você em conformidade

Connecteam permite que você crie intervalos personalizados e regras de horas extras apropriadas para o seu negócio, indústria e local. Isso não apenas ajuda você a manter a conformidade e limita os custos devido a horas extras, mas também garante que os funcionários tenham o tempo de inatividade de que precisam e sejam pagos adequadamente.

O painel de administração fornece uma visão clara das pausas e horas extras atuais, futuras, semanais e mensais. Você pode até optar por notificações quando os funcionários se aproximarem das horas extras e configurar lembretes para os funcionários fazerem pausas ou baterem ponto final.

Crie e implemente agendamentos em minutos

Os recursos de programação automática de turnos do Connecteam facilitam o planejamento da programação perfeita. Você pode atribuir turnos aos funcionários com base em suas qualificações, preferências de turno e disponibilidade, ou definir turnos abertos que qualquer funcionário pode aceitar.

Além disso, você pode adicionar listas de verificação e formulários , arquivos, descrições e muito mais aos turnos para que os funcionários saibam o que fazer quando marcam o ponto. Os funcionários também podem documentar informações importantes sobre seus turnos, como quantos quilômetros dirigiram em um veículo da empresa, qual equipamento usaram ou quanto progresso fizeram em um projeto .

Para ajudar a gerenciar seus custos de mão de obra, os verificadores automáticos de conflitos do Connecteam irão alertá-lo sobre qualquer sobreposição entre o PTO de um funcionário e os turnos programados. Isso garante que nenhum turno seja duplicado ou com excesso de pessoal.

PTO sem complicações e deixar solicitações e aprovações

O Connecteam facilita o acompanhamento das solicitações de folga e subsídios de PTO de sua equipe diretamente no aplicativo.

Sua equipe pode solicitar PTO de qualquer lugar a qualquer momento e você receberá uma notificação diretamente no seu dispositivo. Depois de aprovar uma solicitação, o Connecteam inserirá automaticamente o PTO na agenda de seu funcionário. É simples assim!

Aplicativo móvel completo e fácil de usar

O aplicativo móvel seguro da Connecteam permite que seus funcionários gerenciem seu dia de trabalho de qualquer lugar. Eles podem entrar e sair, visualizar suas agendas, atualizar sua disponibilidade, bater papo com gerentes e colegas de trabalho e muito mais.

Da mesma forma, você pode enviar aos funcionários lembretes sobre seus turnos para que eles tenham menos probabilidade de faltar ao trabalho e informá-los sobre atualizações importantes da empresa para que estejam sempre informados.

Além disso, o aplicativo móvel da Connecteam é baseado em nuvem, o que significa que todas as alterações de horários, turnos, disponibilidade e muito mais são atualizadas em tempo real.

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5 rastreadores de tempo do Planilhas Google

Modelo de Quadro de Horários Semanal de Toggl (Planilhas Google)

O Toggl oferece um modelo de rastreamento de tempo do Planilhas Google que permite o rastreamento do horário de início do turno, horário de início e término do intervalo, horário de término do turno e horas extras adicionais que os funcionários trabalham. Esse rastreador de quadro de horários calcula a diferença entre as horas trabalhadas de um funcionário e as horas programadas (considerando intervalos e horas extras) e fornece um total semanal. Ele também lista o valor que o funcionário deve receber.

Todos os cálculos são automatizados e as taxas horárias dos funcionários podem ser alteradas na parte inferior da página.

Baixe o modelo aqui.

Modelo de Quadro de Horários Semanal (Planilhas Google) por Smartsheets

O Smartsheets é um modelo de rastreador de tempo do Planilhas Google que calcula automaticamente quanto os funcionários devem receber em salários. Com este modelo de quadro de horários, defina a taxa de horas extras dos funcionários e acompanhe as horas de doença e férias dos funcionários.

Baixe o modelo aqui.

Modelo de quadro de horários semanal do Clockit (Planilhas Google)

O Clockit oferece vários modelos de controle de tempo para funcionários, incluindo rastreadores semanais, planilhas de horários de projetos, rastreadores quinzenais e um modelo de planilha de horas mensal. Isso permite personalizações com base em como os funcionários são pagos.

Baixe o modelo aqui.

Modelo de Quadro de Horários Semanal (Planilhas Google) por Quidlo

O modelo de quadro de horários da Quidlo para o Planilhas Google permite que os gerentes registrem o tempo total gasto em cada projeto para cada funcionário. A principal desvantagem desse modelo é que não há opção de incluir pausas ou pagamento de horas extras. Por isso, é melhor usado para gerenciamento de projetos ou rastreamento de horas faturáveis ​​dos clientes em oposição às horas trabalhadas dos funcionários.

Baixe o modelo aqui.

Modelo de quadro de horários gratuito da Everhour (Planilhas Google)

Este modelo de planilha de horas do Google permite que os gerentes registrem as contribuições de horas extras, licença médica, PTO, pausas e horas trabalhadas dos funcionários. Defina as taxas de pagamento e as taxas de horas extras dos funcionários e controle o tempo em decimais. O modelo gratuito do Everhour também inclui uma planilha de tempo/decimal.

Baixe o modelo aqui.

Modelos de controle de tempo versus software de controle de tempo

Ainda não tem certeza se um modelo de planilha do Google ou um software de controle de tempo dedicado é ideal para você? Confira nossa tabela de comparação abaixo para ajudá-lo a decidir.

Resumo

O controle do tempo é um aspecto essencial do gerenciamento de funcionários e do trabalho. Você pode usar o Planilhas Google ou o Excel para rastrear o tempo dos funcionários e criar e gerenciar os quadros de horários dos funcionários. No entanto, usar rastreadores de tempo manuais como esses é demorado e deixa sua empresa aberta a erros de folha de pagamento e problemas de conformidade.

Você pode usar um dos 5 modelos de quadro de horários gratuitos para o Planilhas Google mencionados neste artigo, mas usar um software dedicado como o Connecteam é uma opção muito melhor .

O Connecteam oferece recursos poderosos e flexíveis, como relógio de ponto com GPS, agendamento automático de turnos, modelos de turno, PTO e ferramentas de gerenciamento de licenças e muito mais. Ele tem um plano gratuito para pequenas empresas com até 10 usuários, e seus planos pagos começam em apenas $ 29 por mês para até 30 usuários.

No geral, embora os modelos gratuitos de planilhas do Google Sheets possam ser úteis, eles podem não atender às necessidades de todas as equipes ou projetos. Para um gerenciamento de quadro de horários mais robusto e eficiente, recomendamos o uso do Connecteam.

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