Como organizar arquivos pessoais de funcionários

Os arquivos pessoais dos funcionários contêm informações importantes sobre seus funcionários, como documentos fiscais, avaliações de desempenho, contratos de trabalho e muito mais.

Sem uma estrutura organizacional clara para arquivos pessoais, dados importantes podem ser perdidos ou extraviados. Isso torna mais difícil para os funcionários de recursos humanos (RH), administradores de folha de pagamento e gerentes encontrarem as informações de que precisam. Além disso, perder o controle dos dados dos funcionários pode deixar sua empresa fora de conformidade com as leis trabalhistas estaduais e federais. Também torna mais difícil saber quando os documentos precisam ser atualizados ou substituídos.

Neste guia, explicaremos o que está incluído em um arquivo pessoal de funcionários e ofereceremos cinco dicas de como organizar arquivos pessoais de funcionários.

O que é um arquivo pessoal?

Um arquivo pessoal do funcionário é uma coleção de documentos relacionados ao mandato de um funcionário em sua empresa. Ele serve como um registro de seu emprego desde o momento em que se candidatam a um emprego até o momento em que saem.

Os arquivos de pessoal são importantes para uma variedade de propósitos comerciais internos e requisitos legais. Eles servem como ponto de referência para todas as questões administrativas, gerenciais, contratuais e compensatórias, de desenvolvimento e disciplinares relacionadas a um funcionário.

Os arquivos dos funcionários também são importantes para a conformidade regulatória e normalmente contêm dados que os empregadores são obrigados por lei a manter. Isso inclui documentos fiscais de funcionários, como o Formulário W-4, exigido pelo IRS, e registros de remuneração, exigidos pelo Fair Labor Standards Act (FLSA).

Além disso, os arquivos dos funcionários fornecem um local seguro para documentos legais , como contratos de trabalho e acordos de não concorrência. É essencial que sua empresa tenha esses documentos prontamente acessíveis em caso de litígio trabalhista.

Quem é responsável pela organização dos arquivos de RH?

Os administradores de RH são normalmente responsáveis ​​por organizar arquivos de recursos humanos e manusear os documentos em arquivos de pessoal diariamente. Eles também são responsáveis ​​por garantir que os documentos estejam atualizados e fornecer acesso aos arquivos para aqueles que precisam deles.

Os gerentes também podem ser encarregados de adicionar documentos como avaliações de desempenho aos arquivos dos funcionários. Nesse caso, eles devem ter uma compreensão funcional do sistema de organização de arquivos.

O que vai em um arquivo pessoal do empregado?

O primeiro passo para aprender a organizar arquivos de RH é decidir quais formulários e dados devem ser incluídos neles. Listaremos alguns dos documentos comuns que os recursos humanos geralmente mantêm em arquivos pessoais.

Documentos de conformidade

Documentos de conformidade são quaisquer documentos relacionados a funcionários que sua empresa é obrigada por lei federal ou estadual a manter. Esses incluem:

• imposto de renda formulários de retenção (como os formulários W-4 e W-9)
• Documentos de imigração (como formulários I-9)
• Quadros de horários de funcionários, recibos de pagamento e outros registros de folha de pagamento
• Dados demográficos (incluindo nome, CPF, sexo e endereço)
• Descrição do trabalho para a posição de cada funcionário
• Formulários de inscrição de benefícios para funcionários (como formulários de inscrição 401(k))
• Documentos de compensação do trabalhador
• Dados de rescisão, incluindo seguro COBRA e documentos de desemprego

Documentos da empresa

Documentos da empresa são todos os arquivos usados ​​internamente pela sua empresa ou fornecem um registro do histórico de um funcionário com a sua empresa. Eles podem incluir:

• Currículo e carta de apresentação de candidatura a emprego
• Carta de oferta de emprego assinada
• Contrato de emprego
• Documentos de avaliação de desempenho
• Registro de promoções e aumentos
• Reconhecimento assinado das políticas da empresa, incluindo o manual do funcionário
• Acordos de não concorrência ou de não divulgação
• registros disciplinares
• Carta de demissão e documentação da entrevista de saída

Arquivos confidenciais de funcionários

É importante ressaltar que sua empresa provavelmente precisará manter um ou mais conjuntos de registros pessoais confidenciais separados dos arquivos principais dos funcionários .

Os documentos nesses arquivos confidenciais devem ser acessíveis apenas aos administradores de RH que precisam visualizá-los. Eles não devem ser acessíveis aos gerentes e o processo de visualização deve ser rigidamente controlado.

Os arquivos que devem ir para o arquivo confidencial de um funcionário incluem:

• Verificação em segundo plano
• resultados do teste de drogas
• Documentos de pensão alimentícia
• Registros de penhora de salário
• Informação do Beneficiário
• Quaisquer registros relacionados a litígios em andamento

Você também precisará considerar como armazenar arquivos de funcionários que incluam informações médicas . Os dados médicos são protegidos pelo Health Insurance Portability and Accountability Act (HIPAA). Deve ser armazenado em seu próprio arquivo médico confidencial, separado de outros tipos de dados confidenciais.

Arquivos médicos podem incluir:

• Formulários de inscrição de seguro de saúde, odontológico e oftalmológico
• Formulários de inscrição de seguro de vida
• Reivindicações de seguro e notas médicas
• Documentação do pedido de licença médica
• Solicitações de acomodação para deficientes

Arquivos de Funcionários em Papel vs. Eletrônicos

Uma grande decisão que você precisará tomar é usar arquivos em papel ou eletrônicos.

Durante décadas, os arquivos dos funcionários eram todos registros em papel. A maioria das empresas tinha arquivos trancados aos quais apenas os administradores de RH tinham acesso. Cada funcionário tinha seu próprio envelope pardo que gradualmente se enchia de documentos em papel ao longo do tempo.

Hoje em dia, é raro ver empresas segurando registros em papel. A melhor maneira de organizar os arquivos dos funcionários é eletronicamente. Arquivos digitais de funcionários são normalmente mais convenientes e oferecem várias vantagens importantes.

Primeiro, os documentos eletrônicos são pesquisáveis. Você pode acessar rapidamente a avaliação de desempenho mais recente de um funcionário específico apenas procurando o nome do funcionário em seu gerenciador de arquivos ou sistema de gerenciamento de documentos. Isso economiza muito tempo em comparação com vasculhar um arquivo e procurar um pedaço de papel específico.

Também é mais econômico e economiza espaço para manter registros eletrônicos . Você não precisa ocupar imóveis valiosos com um enorme arquivo em seu escritório principal. Também não há custos de impressão ou trituração.

Além disso, os registros eletrônicos podem ser mais seguros do que os registros em papel . Os administradores de RH podem configurar as permissões de acesso para que os gerentes possam ver apenas os arquivos dos funcionários de seus subordinados diretos. Essas permissões eliminam o risco de os arquivos dos funcionários serem vistos por alguém que não está autorizado a visualizá-los.

Do ponto de vista regulatório , documentos em papel e eletrônicos são amplamente equivalentes. Sua empresa pode usar software para preencher e assinar formulários totalmente online ou digitalizar formulários em papel para criar cópias digitais. Na maioria dos casos, depois de criar uma cópia digital de um documento, você pode descartar a cópia original em papel. Existem algumas exceções notáveis, como imagens de raios-X, conforme exigido pela Administração de Segurança e Saúde Ocupacional.

Quer você opte por manter arquivos de funcionários em papel ou digitais, é uma boa ideia manter backups . Para registros em papel, isso significa armazenar cópias de todos os seus documentos fora do local – em uma instalação comercial de armazenamento de documentos, por exemplo.

Para registros digitais, você pode salvar backups em um disco rígido ou armazená-los na nuvem usando um serviço como o Google Drive. Muitos sistemas de gerenciamento de RH que oferecem armazenamento de documentos, como o Connecteam, fazem backup automático dos arquivos de seus funcionários na nuvem.

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Como organizar arquivos de funcionários: 5 dicas

Agora que respondemos o que é um arquivo pessoal e você sabe o que incluir em um, temos 5 dicas de como organizar arquivos de funcionários eletronicamente.

Nossa primeira dica de como organizar arquivos de recursos humanos é sobre consistência. Independentemente de como você decidir organizar seus arquivos, faça isso em todo o seu sistema de RH.

No nível de arquivos individuais , use uma abordagem padronizada para nomear documentos. Por exemplo, você pode nomear documentos usando a fórmula:

[Sobrenome do funcionário] [Nome do funcionário] – [Nome do documento] – [Ano]

Esse esquema de nomenclatura facilita ver a quem pertence um documento, qual é o documento e quantos anos ele tem.

Ao nível das pastas de colaboradores , pode aplicar uma normalização semelhante. Por exemplo, cada funcionário pode ter uma pasta com seu nome ou número de funcionário. Dentro dessa pasta, você pode ter subpastas denominadas “Integração”, “Folha de pagamento”, “Avaliações de desempenho” e assim por diante. Em seguida, coloque os mesmos tipos de documentos em cada uma dessas subpastas para cada funcionário.

Usar um aplicativo dedicado para organizar documentos pode facilitar significativamente o gerenciamento de arquivos de funcionários. Os sistemas de gerenciamento de documentos permitem arrastar e soltar arquivos entre pastas, pesquisar documentos por nome ou conteúdo e muito mais.

Alguns sistemas de gerenciamento de documentos, como o Connecteam , também permitem que os funcionários carreguem com segurança os documentos de RH necessários para o seu sistema. O software usa automações para colocar todos os arquivos e formulários pessoais dos funcionários onde deveriam estar, economizando tempo e reduzindo erros.

O Connecteam também oferece um portal de autoatendimento para gestores e funcionários visualizarem documentos. Por exemplo, talvez você queira permitir que os gerentes visualizem as análises de desempenho dos funcionários e os funcionários visualizem os recibos de pagamento. Isso libera sua equipe de RH para se concentrar em tarefas mais importantes do que responder constantemente a solicitações de documentos.

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Uma parte importante de aprender a organizar arquivos de funcionários eletronicamente é configurar as permissões de acesso. As permissões de acesso determinam quem em sua empresa pode ver quais arquivos de funcionários. Eles são essenciais para garantir que os dados confidenciais dos funcionários sejam visíveis apenas para aqueles que precisam vê-los. As permissões também ajudam a evitar que os arquivos sejam movidos, editados ou excluídos acidentalmente.

Com um aplicativo de gerenciamento de arquivos para organizar documentos, deve ser simples estabelecer permissões de acesso. Um bom lugar para começar é dar aos gerentes acesso a arquivos não confidenciais apenas para seus subordinados diretos. Os gerentes seniores podem precisar de acesso a arquivos para relatórios de dois níveis abaixo.

Somente administradores de RH seniores e gerentes de benefícios devem ter acesso às informações de benefícios dos funcionários e outros documentos confidenciais. Somente membros da equipe jurídica de sua empresa devem ter acesso a arquivos relacionados a litígios em andamento.

Outra dica de como organizar o arquivo pessoal é utilizar formulários e checklists , como os disponíveis no Connecteam. Isso garante que os funcionários preencham todos os documentos exigidos.

Tanto os formulários quanto as listas de verificação são especialmente úteis durante a integração e no início de cada ano, quando os funcionários têm vários documentos para fornecer. Será fácil para os funcionários e gerentes de RH ver se um arquivo ou formulário importante está faltando.

Um dos aspectos mais complicados do gerenciamento de arquivos de funcionários é ficar por dentro das renovações de formulários e expirações de certificados . A questão é como organizar os arquivos pessoais dos funcionários de forma que você possa ter certeza de que seus formulários de funcionários estão sempre atualizados.

Mais uma vez, usar um sistema de gerenciamento de documentos pode ajudar. Quando um administrador de RH carrega um documento, ele pode atribuir uma data de validade a ele. Pode ser um ano a partir do dia em que o formulário é carregado, a data em que uma certificação expira ou o último dia do ano.

O Connecteam, por exemplo, permite definir datas de validade por entrada de documento ou por tipo. A atribuição de datas de vencimento por tipo (por exemplo, um ano ou 18 meses) evita que você tenha que fazer isso manualmente para cada documento.

Seu sistema de gerenciamento de documentos notificará automaticamente você ou o funcionário quando a data de vencimento estiver se aproximando. Isso garante que os arquivos e formulários sejam renovados antes de expirarem, para que não haja lapso de conformidade.

Resumo

Entender como organizar os arquivos dos funcionários pode fazer uma grande diferença nas operações de RH da sua empresa. Arquivos de funcionários bem organizados tornam mais fácil para os administradores e gerentes de RH encontrarem as informações de que precisam. Eles também são essenciais para garantir que sua empresa permaneça em conformidade com as leis tributárias e trabalhistas.

A melhor maneira de organizar os arquivos dos funcionários é eletronicamente, de preferência usando um sistema de gerenciamento de documentos de RH dedicado, como o Connecteam . Você pode criar um sistema de nomenclatura de arquivo padronizado, controlar as permissões de acesso, controlar facilmente as expirações de documentos e muito mais.

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Connecteam é a solução definitiva para o gerenciamento de arquivos pessoais de funcionários. Nossa plataforma dedicada de gerenciamento de RH oferece armazenamento seguro de documentos, acesso fácil e permissões avançadas para informações confidenciais.

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