Como calcular o custo do trabalho: um guia completo

O custo da mão de obra pode ser uma das maiores despesas que você terá que incluir no seu orçamento, dependendo do seu negócio. Além do mais, há muitas coisas a serem lembradas ao determinar um salário justo.

Fornecer salários competitivos sem abrir mão de seus resultados é um ato de equilíbrio delicado, mas possível .

Não importa que tipo de negócio você administre, se você tem funcionários, precisa pagá-los por seu tempo. O processo de determinar como calcular o custo da mão de obra pode ser intimidador — mas não precisa ser assustador!

É aí que entra este guia útil. Aprenda sobre o custo da mão de obra, instruções passo a passo sobre como calculá-lo e como garantir que isso não coma seu orçamento.

O que é Custo de Mão de Obra?

O custo do trabalho é o valor total pago aos funcionários durante um determinado período de tempo, incluindo salários, benefícios e impostos sobre a folha de pagamento. Todas as empresas visam ganhar dinheiro, mas você precisa de funcionários para ajudá-lo a chegar lá - e precisa pagá-los.

Uma grande parte do gerenciamento de funcionários – quer você trabalhe em RH ou seja dono de seu próprio negócio – determina tudo o que entra no custo anual da mão de obra. Lembre-se de que, em alguns setores, esse será o seu maior gasto.

Além disso, com os salários aumentando constantemente, é importante que você esteja ciente dos benefícios que deve oferecer aos seus funcionários além do valor da hora.

Vai muito além do custo por hora. Você também deve incluir o seguinte em seus cálculos de custo de mão de obra:

• impostos
• Benefícios
• Ao longo do tempo
• Custos de treinamento/integração
• bônus
• Custos gerais da folha de pagamento

Vamos dar uma olhada em alguns.

impostos

Os impostos sobre a folha de pagamento são uma peça do quebra-cabeça do custo do trabalho. Esses impostos incluem a taxa FICA de 7,65% que cobre a Previdência Social e o Medicare, respectivamente, bem como o imposto FUTA de 6% menos conhecido que paga pelo desemprego federal.

Você também não pode esquecer os impostos estaduais de desemprego e os impostos locais de desemprego.

Também é importante observar que os impostos sobre a folha de pagamento precisam ser adicionados ao pagamento bruto - é o que os funcionários ganham antes dos benefícios, impostos e quaisquer outras deduções na folha de pagamento.

Benefícios

Os benefícios podem incluir saúde padrão, odontológico, invalidez e seguro de vida, bem como planos de aposentadoria, folga remunerada (PTO), férias e dias de licença médica.

Esses extras são extremamente importantes quando se trata de fazer com que seus funcionários se sintam valorizados e podem ajudar a aumentar a retenção de empregos e diminuir a rotatividade de funcionários. Um estudo da Pew Research descobriu que 43% dos entrevistados disseram que deixaram um emprego porque não oferecia bons benefícios.

Planos de aposentadoria também são algo a se considerar. Os planos de aposentadoria mais comuns oferecidos por empresas com sede nos EUA são planos financiados por funcionários, como um 401(k).

Qual é a diferença entre custos trabalhistas diretos e indiretos?

Agora que você sabe tudo o que é necessário para calcular o custo real da mão de obra, é essencial entender a diferença entre os custos diretos e indiretos da mão de obra.

Custo de mão de obra direta é a remuneração total que você dá a seus funcionários – incluindo quaisquer benefícios e impostos – e o custo dos materiais que você precisa fornecer a eles, como mesas, computadores e qualquer outra coisa que eles possam precisar para realizar seus trabalhos.

Os custos indiretos de mão de obra também são conhecidos como “custos indiretos”. Eles compreendem qualquer manutenção dos materiais de que sua equipe precisa, custos operacionais, aluguel e serviços públicos para escritórios e treinamento. Os custos indiretos de mão de obra geralmente são específicos do setor.

Por exemplo, as empresas que exigem uma frota de veículos que precisam de manutenção naturalmente terão mais custos indiretos indiretos do que uma empresa baseada em escritório.

Você pode calcular facilmente os custos diretos de mão de obra somando os salários, benefícios e custos dos materiais de que seus funcionários precisam. Em seguida, você precisa calcular quaisquer custos indiretos associados ao seu negócio.

Rastreie os custos diretos e indiretos separadamente para que você saiba exatamente o que entra em seus custos operacionais. E, embora essas informações o ajudem a entender melhor quanto custa compensar seus funcionários, também o ajudarão a precificar seus produtos e serviços.

Você pode ver quais são seus custos de mão de obra direta e, em seguida, definir preços que lhe proporcionem uma vantagem competitiva sobre seus concorrentes.

O cálculo dos custos indiretos ajudará você a planejar o futuro, criar uma estratégia para escalar e garantir que você tenha dinheiro suficiente reservado em seu orçamento para custos operacionais.

Como observação, o custo médio da mão de obra geralmente fica entre 20 e 35% de suas vendas brutas, dependendo do setor. Tendo isso em mente, você poderá precificar seus produtos e serviços de uma forma que faça sentido para seus objetivos de negócios.

Guia passo a passo para calcular o custo de mão de obra

Agora que você entende melhor tudo o que envolve custo de mão de obra, é hora de aprender a calcular o custo de mão de obra por hora para o seu negócio. Existem várias fórmulas para descobrir - tudo o que você precisa são alguns números muito específicos.

Abaixo, você descobrirá exatamente como calcular o custo de mão de obra de um funcionário específico, incluindo o custo por hora e os custos de horas extras. Para facilitar o entendimento, vamos chamá-la de Patrícia.

Ela é designer gráfica em uma pequena empresa de tecnologia na cidade de Nova York e ganha em média por hora em seu cargo, que gira em torno de US $ 35 por hora, muito além do salário mínimo.

Você começará calculando seu salário bruto, benefícios e impostos, além de determinar quantas horas ela realmente trabalhou. Em seguida, você levará em consideração quaisquer outras despesas para poder calcular o custo de mão de obra por um ano, a fim de descobrir o verdadeiro custo de mão de obra para Patrícia.

Etapa 1: descobrir os salários brutos

Os salários brutos podem ser calculados calculando quantas horas Patricia trabalhou e seu salário bruto por hora. A fórmula é muito simples.

Espera-se que os funcionários em tempo integral trabalhem 40 horas por semana durante 52 semanas por ano, ou seja, 2.080 horas de trabalho por ano. Se Patrícia ganha $ 35 por hora, seu salário anual bruto seria de $ 72.800.

Como você pode ver neste exemplo, não é de admirar que o custo da mão de obra seja uma das maiores despesas para os empresários, dependendo do setor. É claro que você deseja pagar seu pessoal de forma justa, mas é importante ser realista sobre quanto você pode realmente pagar.

Neste exemplo, apenas um funcionário custa mais de US$ 70 mil. Se suas vendas brutas anuais não forem muito altas, talvez seja necessário repensar seu modelo de negócios se quiser continuar a pagar bem seu pessoal.

É importante observar aqui que os salários brutos não incluem benefícios, horas extras ou impostos sobre a folha de pagamento. Você aprenderá como contabilizar essas despesas na Etapa 3.

Passo 2: Determine o número real de horas trabalhadas

Pode haver 2.080 horas de trabalho por ano para um funcionário em tempo integral, mas a realidade é que as pessoas precisam de pausas e férias e às vezes ficam doentes. Patrica adora seu trabalho, mas isso não significa que queira trabalhar 40 horas por semana, todas as 52 semanas do ano.

Para determinar as horas reais que Patrícia trabalha, vamos supor que ela teve 21 dias de folga remunerada. Se houver 8 horas em um dia de trabalho, isso significa que ela teve 168 horas de folga. Use esses números em uma nova fórmula para calcular quantas horas Patricia trabalhou.

Usar a fórmula acima com as horas de trabalho reais de Patrícia significa que ela trabalhou 1.912 horas. Embora ela não estivesse cronometrando seu tempo, ela decidiu usar seu tempo de férias.

Na empresa dela, todos os funcionários recebem 14 dias de folga padrão como parte de sua política de férias. Ela usou sete de seus dias de PTO para poder tirar férias completas de três semanas.

Como lembrete, os empregadores não são obrigados a oferecer PTO como parte de seu pacote de benefícios para funcionários. Dito isso, é atraente para funcionários em potencial, e um programa PTO sólido pode encorajar os membros da equipe a permanecer por muito tempo. É algo a ter em conta!

Etapa 3: leve em consideração quaisquer despesas adicionais

É hora de levar em consideração todas as outras despesas mencionadas acima. Os benefícios devem ser adicionados ao salário bruto para calcular o custo total da mão de obra de um determinado funcionário. Você adicionará esses custos a outra fórmula para obter o valor final.

Então, que tipos de benefícios Patrícia desfruta como designer gráfico em uma empresa de tecnologia?

• Plano de saúde
• Seguro de vida
• Seguro de invalidez
• Um plano de aposentadoria financiado pelo funcionário com correspondência do empregador
• Almoço livre no refeitório da empresa
• Um notebook e um tablet
• Oportunidades trimestrais para educação continuada

Para lhe dar uma ideia melhor de quanto benefícios como esses podem afetar os salários por hora, o Departamento de Trabalho dos Estados Unidos divulgou um estudo em 2021 que mostrou que o trabalhador médio da indústria privada ganhava $ 38,07 por hora.

O salário médio por hora chegou a $ 26,86, ou 70,5% do total. Os $ 11,22 restantes foram para benefícios.

O custo dos benefícios não é a única despesa a ser lembrada. Você também precisa incluir horas extras e bônus para chegar ao custo real do trabalho.

A Qualtrics divulgou um estudo que constatou que 57% dos funcionários desejam trabalhar em turnos extras como forma de combater a inflação. Isso significa que está se tornando mais importante do que nunca incluí-lo em sua fórmula de custo total de mão de obra.

Digamos que Patricia trabalhou algumas semanas de 50 horas ao longo do ano. As horas extras costumam ser mais altas do que o salário por hora padrão - algumas empresas oferecem hora e meia, enquanto outras oferecem o dobro.

Lembre-se: fins de semana e feriados também costumam estar sujeitos a salários mais altos dos funcionários.

Patricia realmente se destacou em alguns projetos ao longo do ano e, portanto, recebeu um bônus por seus esforços. Você precisa adicionar suas horas extras, bem como seu bônus em seus cálculos para determinar o custo total do trabalho.

Por fim, não se esqueça dos sempre importantes impostos sobre a folha de pagamento! O FICA vem diretamente do contracheque semanal de Patricia, e a empresa de tecnologia é obrigada a pagar o FUCA. E, como estão localizados na cidade de Nova York, também precisam pagar impostos estaduais de desemprego para Nova York.

Embora todos esses benefícios possam parecer excessivos, seus funcionários apreciarão muito mais se você os oferecer. O fato é que um funcionário feliz é um funcionário mais produtivo, e um funcionário produtivo é inestimável.

Passo 4: Calcule o custo total da mão de obra por ano

Você conhece o salário bruto de Patricia, as horas reais que ela trabalhou e todas as outras despesas que entram em seu pagamento. Agora é hora de determinar seu custo total de mão de obra por ano com outra fórmula.

A fórmula do custo total do trabalho é bastante simples. Vamos dar uma olhada em quanto Patrícia custa a sua empresa por ano, com base em seu salário bruto e outras despesas.

Se você se lembra, ela registrou um total de 2.080 horas ao longo do ano e ganha $ 35 por hora, o que significa que ganhou $ 72.800. Ela tirou algumas férias, assim como o PTO, mas foi paga por essas horas.

Agora vamos dividir essas despesas e adicionar alguns números da vida real para ajudá-lo a entender.

• Previdência Social: 6,2% de $ 72.800 = $ 4.513,60
• Medicare: 1,45% de $ 72.800 = $ 1.055,60
• Imposto de desemprego do estado de Nova York: 4,1% nos primeiros US$ 7.000 = US$ 287
• Imposto FUTA: 0,6% dos primeiros US$ 7.000 = US$ 42
• Seguro saúde: $ 4.000
• Horas extras: $ 1.000
• Outros benefícios: US$ 1.500

Com base nesses números, as despesas extras que você deve adicionar ao salário-base de $ 72.800 de Patrícia chegam a $ 8.402,20. O custo real de mão de obra para manter Patricia na equipe da empresa de tecnologia é de US$ 81.202,20.

A fórmula do custo total da mão de obra é muito fácil de usar, desde que você tenha acesso a todos os números de que precisa. Mais uma vez, consulte o departamento financeiro ou fale com seu contador ou contador se tiver alguma dúvida ou começar a se sentir perdido. É para isso que eles existem!

E a porcentagem de custo de mão-de-obra?

Enquanto estamos no tópico de custo de mão de obra, você também precisa estar ciente da porcentagem de custo de mão de obra de sua empresa.

Saber disso permitirá que você se aprofunde ainda mais no custo da mão de obra para o seu negócio. Isso o ajudará a determinar se o custo da mão de obra é muito alto - o que pode afetar negativamente seus lucros.

A porcentagem de custo de mão de obra compara seus custos de mão de obra com suas vendas brutas e conhecer esses números é essencial para seu orçamento, crescimento e planejamento.

Para calcular o seu, primeiro, você precisa saber sua receita bruta anual. Você deve conseguir encontrar essas informações na planilha de resultados de sua empresa, que pode ser obtida de alguém do departamento financeiro.

Em seguida, determine os custos totais de mão de obra de sua empresa (conforme indicado nas instruções passo a passo acima) e use esta fórmula útil para calcular a porcentagem de custo de mão de obra:

(Custo Total da Mão de Obra / Vendas Brutas) x 100 = Porcentagem do Custo da Mão de Obra

Essa porcentagem geralmente varia dependendo do setor em que você atua. Se você vende um produto, o seu provavelmente ficará entre os 25 e 30% mencionados acima. Os custos de mão-de-obra do restaurante são normalmente um pouco mais altos, pois é um negócio baseado em serviços.

O tipo de trabalho que você faz, bem como o que você oferece como salário por hora, afetará diretamente sua porcentagem de custo de mão de obra. A fórmula acima pode ser usada para descobrir sua porcentagem anual de custo de mão de obra.

Você também pode querer olhar para outros períodos de tempo, como semanas, meses ou trimestres, em vez de anos, especialmente se você teve lucros brutos mais altos recentemente ou aumentou os salários de seus funcionários.

Você pode usar a mesma fórmula, mas precisará examinar os relatórios de vendas intermediários de sua empresa para obter os números corretos a serem inseridos.

Embora você possa ficar tentado a cortar custos sempre que puder, se estiver insatisfeito com a porcentagem de custo de mão de obra, é importante agir com cuidado. Se você reduzir seus salários ou salários por hora, corre o risco de perder funcionários essenciais ou de má qualidade do trabalho.

É um ato de equilíbrio que você deve dominar se quiser que seu negócio tenha sucesso e mantenha os membros de sua equipe felizes.

Calcule o custo do trabalho hoje

Agora você sabe como calcular o custo de mão de obra para o seu negócio. Como você descobriu, o custo do trabalho vai além do salário por hora e leva em consideração muitos outros fatores, como benefícios, impostos e outras despesas essenciais.

Ao usar dados para calcular quanto está custando para você pagar a seus funcionários, você estará em melhor posição para fornecer uma remuneração justa e competitiva sem afetar negativamente seus resultados.

Os profissionais de RH podem ser encarregados de calcular os custos trabalhistas como parte de seu MO - use as fórmulas acima para fazer isso e você não errará!

Conhecer o custo da mão de obra é fundamental para uma gestão adequada dos funcionários. Fique por dentro dos custos de mão-de-obra de seus negócios com a ferramenta mais avançada de rastreamento de tempo e criação de folha de ponto do mercado.

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