Como calcular as horas da folha de pagamento e diferentes ferramentas para usar

O cálculo da folha de pagamento para seus funcionários horistas começa com o controle de quantas horas eles trabalham. Você pode rastrear as horas manualmente, mas planilhas de horas manuscritas e relógios de ponto manuais são propensos a erros humanos que podem ser caros.

Felizmente, agora existem muitas plataformas de relógio de ponto digital que podem ajudá-lo a rastrear o tempo e calcular as horas da folha de pagamento com precisão. Neste guia, explicamos como calcular as horas da folha de pagamento e destacamos 3 dos melhores aplicativos de rastreamento de tempo que sua empresa pode usar hoje.

Diferentes métodos para rastrear as horas trabalhadas

Para calcular quantas horas um funcionário trabalhou, primeiro você precisa acompanhar suas horas durante a semana. Existem várias abordagens diferentes que você pode adotar.

Cartões de ponto manuscritos

Cartões de ponto manuscritos são a maneira mais simples de controlar o tempo, mas também a mais propensa a erros. Com cartões de ponto manuscritos, cabe aos funcionários ou gerentes simplesmente anotar as horas que trabalham todos os dias em um pedaço de papel.

Esse método é problemático porque é fácil para os funcionários esquecerem de anotar suas horas . Se eles esquecerem, é difícil voltar e preencher os horários de entrada e saída da memória.

Mesmo que seus funcionários registrem suas horas com 100% de precisão, os cartões de ponto manuscritos ainda representam problemas. Você precisará contar as horas de cada funcionário manualmente, o que pode resultar em erros ao calcular as horas para folha de pagamento.

Você também precisará armazenar esses cartões de ponto físicos por no mínimo 3 anos para cumprir os regulamentos fiscais federais. Isso ocupa um espaço em seu escritório que poderia ser melhor aproveitado.

relógios manuais

Os relógios de ponto manuais usam cartões perfurados, cartões magnéticos ou leituras biométricas (como digitalizações de impressão digital) para registrar os funcionários dentro e fora do trabalho. Esses relógios de ponto geralmente estão localizados em uma área central onde os funcionários precisam passar por eles, tornando mais difícil para os funcionários se esquecerem de acompanhar suas horas.

Vantagens

Uma vantagem dos relógios de ponto manuais é que os funcionários precisam estar fisicamente presentes no relógio de ponto para entrar ou sair. Isso pode ajudar a reduzir o roubo de tempo, que ocorre quando um funcionário marca hora extra antes de chegar ao trabalho ou depois de sair.

Desvantagens

Uma grande desvantagem dos relógios de ponto manuais é que eles não funcionam bem para funcionários que passam a maior parte do tempo no campo . Se um funcionário não for ao escritório ou a um local de trabalho central, ele pode não ter como marcar o ponto de entrada ou saída.

Outra desvantagem dos relógios de ponto manuais é que eles normalmente produzem cartões de ponto em papel. Assim como os cartões de ponto manuscritos, eles exigem que você some as horas dos funcionários manualmente e devem ser armazenados em seu escritório.

planilhas

Uma planilha oferece uma alternativa digital básica aos cartões de ponto físicos. Você pode criar planilhas usando plataformas como Microsoft Excel ou Google Sheets.

Vantagens

Tornar-se digital tem inúmeras vantagens. Primeiro, é fácil acessar os cartões de ponto digitais de seu computador ou dispositivo móvel. Não há risco de um cartão de ponto digital ser perdido na confusão da papelada.

Você e seus funcionários também podem compartilhar o acesso a um cartão de ponto digital, permitindo que sua equipe deixe anotações ou comentários uns para os outros.

Além disso, as planilhas também permitem que os funcionários rastreiem informações além dos horários de entrada e saída. Por exemplo, eles poderiam fornecer notas sobre a tarefa em que estavam trabalhando. Isso pode ser muito útil para entender a produtividade de seus funcionários e quanto tempo leva para concluir um projeto específico.

Outro benefício do controle de tempo digital é que você pode adicionar horas automaticamente . A maioria dos softwares de planilha oferece uma função de soma que ajuda a eliminar erros ao calcular as horas da folha de pagamento.
Finalmente, os quadros de horários digitais são fáceis de armazenar . Eles podem residir em um disco rígido ou no armazenamento em nuvem da sua empresa, em vez de ocupar um espaço valioso em seu escritório. Isso também é benéfico para a conformidade com os requisitos de manutenção de registros, pois há menos chance de perda de planilhas de horas digitais em comparação com as planilhas de horas físicas.

Desvantagens

Embora as planilhas ofereçam grandes vantagens sobre relógios de ponto manuais e anotações manuscritas, elas ainda apresentam desvantagens.  

Primeiro, é fácil inserir informações de tempo incorretamente em uma planilha, o que pode levar a erros na folha de pagamento.

Os funcionários também precisam se lembrar de inserir suas horas manualmente, assim como os cartões de ponto escritos à mão.

Também não há uma maneira integrada de verificar as horas que um funcionário insere em uma planilha de controle de tempo. Isso pode aumentar a incidência de roubo de tempo em sua empresa, custando-lhe dinheiro.

Software de relógio digital

O software de relógio de ponto digital é a melhor solução para rastrear o tempo dos funcionários e calcular as horas para folha de pagamento.

Vantagens

Este software oferece todas as vantagens do controle de tempo digital, além de abordar algumas das principais deficiências das planilhas.

Os aplicativos de rastreamento de tempo podem iniciar e parar automaticamente o rastreamento de tempo com base no que um funcionário está fazendo. Por exemplo, um aplicativo de rastreamento de tempo pode começar a rastrear o tempo quando um funcionário abre seu e-mail. Algumas opções, como o Connecteam, também enviarão lembretes aos funcionários para iniciar o relógio de ponto quando chegarem ao local de trabalho.

Outra vantagem do software de relógio de ponto digital é que ele normalmente inclui recursos para evitar roubo de tempo. Os funcionários podem ser obrigados a tirar uma selfie, por exemplo, o que impede que outra pessoa marque em seu nome.

Você também pode implantar um software de relógio de ponto em um quiosque central , no qual os funcionários devem estar fisicamente presentes para fazer o registro de entrada ou saída. Isso reproduz uma das principais vantagens dos relógios de ponto manuais.

Além disso, muitos aplicativos de relógio de ponto calculam as horas da folha de pagamento automaticamente , eliminando a necessidade de somar as horas dos funcionários.

Eles também podem se integrar diretamente ao seu software de folha de pagamento. Assim, você pode executar a folha de pagamento com apenas alguns cliques, em vez de passar o dia inteiro contabilizando horas e verificando novamente sua matemática.

Como Calcular Horas na Folha de Pagamento

Depois de obter o cartão de ponto de um funcionário, você pode calcular o total de horas trabalhadas para a folha de pagamento. Como você faz isso depende se você está rastreando o tempo manualmente ou usando um software de rastreamento de tempo.

Método 1: Calcular as horas trabalhadas manualmente

Se você estiver controlando o tempo com cartões de ponto físicos ou uma planilha, precisará calcular manualmente as horas trabalhadas.

Comece convertendo todas as horas de um formato am/pm para um formato de 24 horas . Por exemplo, 15h00 torna-se 15h00. Isso torna muito mais simples subtrair o horário de início de um funcionário do horário de término.

Em seguida, converta minutos em formato decimal . Você pode fazer isso dividindo os minutos de cada entrada de tempo por 60. Por exemplo, 14:15 se tornaria 14,25 (15/60 é igual a 0,25).

Agora você pode subtrair a hora de início do funcionário da hora de término . Se um funcionário começou a trabalhar às 9h05 e terminou às 17h15, isso se torna 17,25 – 9,08 = 8,17 horas trabalhadas.

Por fim, lembre-se de subtrair as pausas que o funcionário fez durante o dia. Se eles fizessem uma pausa de 45 minutos para o almoço, por exemplo, você calcularia 8,17 – 0,75 = 7,42 horas trabalhadas.

Método 2: Calcular o tempo trabalhado com uma calculadora de folha de pagamento

Em vez de calcular as horas manualmente, você pode usar uma calculadora de folha de pagamento gratuita .

Esta calculadora de cartão de ponto permite que você insira o horário de início e término de um funcionário a cada dia e calcula automaticamente suas horas diárias. Você pode calcular horas para 1 ou 2 semanas de cada vez.

Se você inserir a taxa de pagamento e o limite de horas extras de um funcionário, a calculadora também determinará o pagamento para o período de pagamento. Você pode imprimir o quadro de horários ou baixá-lo e transferi-lo para o seu software de folha de pagamento.

Método 3: Calcular horas trabalhadas automaticamente

Se você controlar o tempo usando um aplicativo de relógio de ponto, seu software calculará as horas trabalhadas automaticamente . Ele lida com todos os cálculos acima nos bastidores e exibe as horas trabalhadas a cada dia.

Felizmente, muitos aplicativos de relógio de ponto também destacam inconsistências no cartão de ponto de um funcionário. Por exemplo, se um funcionário não inseriu nenhuma hora durante um dia, o software pode sinalizar isso para você revisar. Isso lhe dá a oportunidade de perguntar ao funcionário se ele se esqueceu de ativar o relógio de ponto ou identificar outros problemas antes de executar a folha de pagamento.

Usando horas trabalhadas para calcular o salário bruto

Depois de saber o número total de horas que um funcionário trabalhou em uma semana, você pode calcular o salário bruto.

Se um funcionário trabalhou 40 horas ou menos , basta multiplicar as horas semanais pelo salário-base para determinar o salário bruto.

Se um funcionário trabalhou mais de 40 horas por semana , você deve pagar horas extras. Veja como fazer:

1. Multiplique o salário-base do funcionário por 40 e anote esse número.
2. Multiplique o número de horas extras que um funcionário trabalhou pelo salário-base e depois por 1,5 para calcular o pagamento de horas extras.
3. Adicione o primeiro número e o pagamento de horas extras para determinar o pagamento bruto do funcionário.

Por exemplo, digamos que um funcionário trabalhou 46 horas com um salário base de US$ 10 por hora. Você calcularia: (40 x $ 10) + (6 x $ 10 x 1,5) = $ 490.

Melhor software para rastrear horas de funcionários

O software de relógio de ponto digital é a melhor solução para rastrear as horas dos funcionários e calcular as horas para a folha de pagamento.

Vamos dar uma olhada em 3 das principais plataformas de relógio de ponto que sua empresa pode usar hoje.

O Connecteam é uma solução de gerenciamento de trabalho tudo-em-um com um relógio de ponto digital integrado e vários recursos para ajudá-lo a rastrear horas, executar a folha de pagamento e otimizar seus negócios.

O relógio de ponto é automático e preciso até o segundo . Mas se os funcionários se esquecerem de marcar o ponto de entrada ou saída, eles também podem adicionar entradas de tempo manualmente.

Nossa plataforma está disponível na web e para dispositivos móveis, para que os funcionários possam acompanhar facilmente suas horas no escritório ou em trânsito.

A Connecteam também oferece um quiosque de horário centralizado . Você pode configurar o Connecteam em um tablet ou smartphone compartilhado e exigem que os funcionários marquem entrada e saída neste dispositivo central.

Para reduzir o roubo de tempo, você também pode exigir que os funcionários tirem uma selfie quando chegarem.

Além disso, você pode configurar cercas geográficas em torno de seu escritório ou local de trabalho. (Não há limite para o número de cercas geográficas que você pode criar.) A Connecteam usa rastreamento de localização por GPS para garantir que os funcionários só possam marcar pontos de dentro da área com cercas geográficas. Os funcionários receberão um lembrete para marcar o ponto quando chegarem ao local de trabalho.

O recurso de rastreamento de localização por GPS também é útil para verificar a localização dos funcionários no horário.

Além disso, se os funcionários estiverem prestes a fazer horas extras, você receberá um alerta. Isso pode ajudá-lo a reduzir horas extras desnecessárias e economizar dinheiro na folha de pagamento.

Falando nisso, o Connecteam facilita o cálculo de horas para folha de pagamento. Nosso software calcula automaticamente intervalos, ausências, horas extras e folgas remuneradas e gera quadros de horários digitais automatizados em segundos. Ele também sinaliza entradas de horas erradas e permite que os gerentes aprovem ou rejeitem planilhas de horas de qualquer dispositivo.

Quando estiver pronto para executar a folha de pagamento, você poderá exportar seus quadros de horários com apenas alguns cliques. Connecteam oferece integrações diretas com QuickBooks Online e Gusto para uma folha de pagamento ainda mais rápida.

Todos os dados de tempo que o Connecteam coleta estão disponíveis para visualização por meio de relatórios automatizados e um painel centralizado. Ele ainda acompanha os saldos de folgas dos funcionários, facilitando o gerenciamento das solicitações de PTO de seus funcionários.

O Connecteam é totalmente gratuito para empresas com até 10 funcionários . Para empresas maiores, os preços começam em apenas $ 29 por mês para até 30 funcionários.

Experimente o Connecteam gratuitamente por 14 dias para ver como ele pode ajudá-lo a rastrear horas e executar a folha de pagamento com facilidade.

O Timely é um software de rastreamento de tempo com inteligência artificial que captura automaticamente quanto tempo os funcionários gastam em diferentes aplicativos de produtividade. Ele aprende qual trabalho está associado a qual projeto, tornando-se mais preciso quanto mais funcionários usam a plataforma.

Os funcionários podem marcar as entradas de tempo que o Timely cria como horas faturáveis ​​ou não faturáveis. Isso é útil para criar faturas de clientes, pois os gerentes podem obter um relatório de todas as horas faturáveis ​​gastas em um projeto. Os gerentes também podem usar esses dados para monitorar a produtividade e ver quais projetos podem se beneficiar de mais mão de obra.

O Timely pode criar quadros de horários automaticamente, mas não possui um sistema de aprovação integrado. Os funcionários precisam enviar manualmente seus quadros de horários aos gerentes, e qualquer dúvida sobre entradas de horas precisa ser resolvida fora do Timely.

O Timely começa em $ 9 por usuário, por mês.

Harvest é um software de rastreamento de tempo projetado para freelancers e pequenas equipes. Ele permite que os usuários rastreiem o tempo na web, desktop ou dispositivos móveis. Os usuários também podem criar lembretes personalizados para garantir que nunca se esqueçam de iniciar e parar o rastreador de tempo.

O Harvest permite que os usuários organizem as entradas de tempo em projetos e marquem as horas como faturáveis ​​ou não faturáveis. O software pode criar faturas de clientes automaticamente e se integra ao PayPal e Stripe para permitir que os clientes paguem online. Harvest também se integra com QuickBooks Online e Xero.

Notavelmente, o Harvest não gera quadros de horários para os funcionários. Ele oferece suporte a relatórios personalizáveis ​​que incluem o total de horas dos funcionários, mas os gerentes precisarão inserir essas horas manualmente em seu software de folha de pagamento.

O Harvest é gratuito para um usuário individual com até 2 projetos. A colheita para equipes começa em US$ 10,80 por usuário, por mês.

Conclusão

Rastrear com precisão o tempo que os funcionários gastam trabalhando é fundamental para calcular as horas da folha de pagamento. Embora você possa controlar o tempo e somar as horas dos funcionários manualmente, o software de relógio de ponto digital é uma abordagem superior que economiza tempo e elimina erros dispendiosos.

O melhor aplicativo de relógio de ponto digital hoje é o Connecteam. Ele oferece um relógio de ponto móvel, um quiosque de tempo central, alertas para funcionários de campo, um painel de relatórios centralizado para gerentes e muito mais. É uma solução completa para todas as suas necessidades de gerenciamento de trabalho.

Comece a usar o Connecteam gratuitamente hoje!

perguntas frequentes

Como calcular as horas trabalhadas no Excel?

Se você tiver o horário de entrada e saída de um funcionário no Excel, basta subtrair o horário de entrada do horário de saída. Para que o cálculo seja preciso, as entradas de tempo devem ser formatadas como dados de tempo no Excel, não como texto ou números.

Qual é a melhor maneira de calcular horas de folha de pagamento?

A melhor maneira de calcular as horas da folha de pagamento é usar um software de rastreamento de tempo digital , também conhecido como aplicativos de relógio de ponto. Essas ferramentas ajudam você a rastrear com precisão as horas dos funcionários e podem gerar quadros de horários para folha de pagamento automaticamente.

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