Como estimar o tempo para concluir o gerenciamento de projetos

Planejamento e estimativa são cruciais para a conclusão de um projeto - você precisa saber quanto tempo um projeto levará para poder criar prazos realistas, gerenciar recursos, estabelecer um orçamento adequado e definir expectativas para funcionários e partes interessadas.

Sem um planejamento adequado, projetos que deveriam levar algumas semanas podem acabar se arrastando por meses. Essa falta de produtividade pode ultrapassar o orçamento, custar dinheiro à sua empresa com excesso de custos de mão-de-obra e deixar seus clientes insatisfeitos.

Uma técnica popular que os gerentes de projeto usam para planejar e estimar com eficácia é a projeção do tempo estimado para concluir (ETC). Neste guia, explicamos exatamente o que é ETC, a importância de uma estimativa de tempo adequada, como estimar o tempo corretamente e muito mais.

Qual é o tempo estimado para conclusão?

O ETC envolve estimar o tempo total necessário para concluir um projeto . É mais preciso do que simplesmente adivinhar e lhe dá mais confiança quando se trata de designar pessoal, definir um orçamento e alocar recursos. Também ajuda a planejar as tarefas que você precisa concluir e garante que todos saibam quanto tempo têm para trabalhar.

O ETC deve ser calculado o mais cedo possível no ciclo de vida do projeto para obter uma estimativa precisa do tempo necessário para concluí-lo.

A importância de estimativas de tempo adequadas

Em primeiro lugar, obter estimativas de tempo adequadas pode ajudar sua equipe a evitar atrasos e entregar projetos concluídos no prazo .

Você precisa ser capaz de cumprir os prazos de forma consistente para criar confiança com seus clientes ou clientes, para que eles solicitem seus serviços repetidamente. A ETC pode ajudar sua equipe a administrar seu tempo com eficiência para que todas as tarefas atendam ou excedam as expectativas do cliente .

Uma estimativa de tempo precisa também pode ajudá-lo a garantir que você tenha os fundos necessários para ver cada projeto concluído e ter os funcionários certos por perto quando você precisar deles.

Além disso, o ETC pode ajudar os gerentes de projeto a criar cronogramas detalhados. Esses cronogramas destacarão o que uma pessoa ou equipe é responsável por fazer, bem como os prazos do projeto com base em suas projeções.

Saber quanto tempo algo deve levar para ser concluído e quais funcionários são responsáveis ​​por suas tarefas ajuda você a gerenciar sua equipe com mais eficiência.

Há também consequências negativas de fazer estimativas de tempo ruins . Você corre o risco de atrapalhar os cronogramas de seus projetos, forçar prazos e sobrecarregar seus funcionários. Além disso, concluir um projeto depois do esperado pode decepcionar os clientes e prejudicar sua reputação.

Não estimar o ETC adequado também pode levar a um orçamento insuficiente se um projeto demorar muito, custando dinheiro a você e até mesmo aos seus clientes. Em alguns casos, os projetos podem falhar completamente devido a estimativas de tempo ruins.

Dicas para estimar o tempo corretamente

A estimativa de tempo inadequada pode ser cara e perigosa, portanto, aqui estão algumas dicas para garantir que você esteja estimando o tempo corretamente.

Esteja ciente de tudo que você precisa para concluir um projeto

Sem uma lista completa de tarefas, reuniões e outros requisitos para a conclusão de um projeto, você achará difícil estimar o tempo de conclusão.

Qualquer coisa crítica para o sucesso de um projeto deve ser registrada e contabilizada. Coisas que faltam podem facilmente adicionar dias ou semanas à sua estimativa, o que pode atrapalhar sua linha do tempo. Certifique-se de listar os itens de ação e os requisitos do projeto na ordem apropriada — cronologicamente, por prioridade ou ambos.

Você pode considerar o uso de uma técnica como uma estrutura analítica do projeto para detalhar projetos maiores e obter uma noção clara de tudo o que precisa ser feito.

Além disso, não se esqueça de considerar quanto tempo levará para realizar testes de pré-projeto, comunicar-se com funcionários e clientes e editar projetos ao estimar o tempo para conclusão.

Revise dados de projetos anteriores

O uso de dados históricos de projetos anteriores pode ajudar a ajustar suas estimativas atuais. Percorra seus cronogramas anteriores e tarefas de projeto para ter uma noção de quanto tempo eles levaram e, em seguida, use essas informações para orientar suas projeções de ETC.

Certifique-se de revisar projetos semelhantes para garantir que as informações analisadas sejam relevantes e úteis.

Em alguns casos, você poderá revisar dados históricos de outras empresas que concluíram projetos semelhantes. No entanto, acessá-lo pode ser desafiador e caro em alguns casos.

Certifique-se de acompanhar o tempo que os funcionários trabalham para que você possa ver exatamente quanto tempo tarefas e projetos específicos levaram. Isso ajudará a acompanhar seu projeto atual e também facilitará as estimativas futuras.

Envolva sua equipe nas estimativas

Faça um esforço para envolver os membros da equipe nas estimativas que você criar. Consultar outras pessoas pode ajudar a garantir que suas estimativas sejam razoáveis ​​e reflitam com precisão o tempo que sua equipe leva para concluir os projetos.

Além disso, envolver sua equipe pode ajudar a melhorar a satisfação dos funcionários . Pedir sua opinião faz com que os funcionários se sintam valorizados e capazes, tornando-os mais engajados. Além disso, eles ficarão mais motivados para trabalhar duro e seguir o cronograma de um projeto se tiverem ajudado a criá-lo.

Além disso, não hesite em entrar em contato com especialistas ou especialistas que trabalharam em projetos semelhantes. Um novo conjunto de olhos pode fazer maravilhas. Pessoas com experiência e conhecimento especializados podem lhe dar uma noção melhor de quanto tempo um projeto deve levar e podem fornecer informações adicionais sobre o gerenciamento de projetos eficaz.

Esteja ciente dos riscos

Em seus esforços para criar uma estimativa de tempo precisa, você precisa estar ciente dos riscos. Os riscos podem levar a problemas como atrasos e problemas orçamentários que podem interromper os projetos.

Os riscos podem ser internos, como não ter o financiamento necessário para um projeto ou a demissão inesperada de funcionários. Riscos externos, como o mau tempo que o mantém fora de um local de trabalho, também podem desviar um projeto do curso.

Ao considerar os riscos potenciais e ter um plano de contingência em vigor, você pode reduzir ao mínimo os atrasos e evitar que um único problema leve ao fracasso do projeto.

Trabalhe com alguma flexibilidade

Ao criar planos de projeto e definir o tempo, é importante agendar um tempo adicional caso você precise. Por exemplo, considere o tempo extra para enfrentar desafios como escassez de mão de obra, falha de equipamento, falta de energia, mau tempo e até mesmo a indisponibilidade de certos recursos.

Planos com prazos de entrega apertados que não permitem flexibilidade podem desmoronar quando surge apenas um único problema. É melhor prevenir do que remediar, e adicionar algum tempo de contingência pode salvar sua vida.

Além disso, fique atento ao tempo que você gasta em outras coisas enquanto trabalha em projetos. Nenhuma equipe é 100% eficiente o tempo todo, e você precisa se planejar para isso. Mesmo quando você e sua equipe estão trabalhando nos projetos mais importantes, vocês sempre conversam, fazem e respondem perguntas, pegam algo para comer ou beber ou se distraem.

Evitar o desperdício de tempo é simplesmente irreal, por isso é melhor incluir isso em sua estimativa total.

Sempre revise seu cronograma após a conclusão do projeto

Quando um projeto estiver concluído, revise seu cronograma em detalhes. Isso pode lhe dar uma visão clara da duração real do projeto em comparação com sua estimativa. Você pode identificar facilmente quaisquer diferenças entre a estimativa e o resultado e tomar decisões sobre como abordá-las em seu próximo projeto.

Além disso, você deve fazer um esforço para acompanhar o progresso ao longo de cada projeto. Você pode ajustar sua linha do tempo em tempo real se surgir algum problema.

O rastreamento também garante que você esteja sempre atualizado sobre o progresso de um projeto. Ter acesso às ferramentas certas de gerenciamento de tarefas (revisão dos melhores aplicativos de gerenciamento de tarefas) — como listas de verificação, atribuição de tarefas em movimento e notificações de tarefas enviadas diretamente para os dispositivos dos funcionários — pode facilitar isso.

Ao acompanhar o progresso, você pode comparar como as coisas estão realmente indo com como você estimou que elas iriam para tornar as estimativas futuras mais precisas. Quanto mais você trabalhar para analisar e entender seus projetos, mais precisas serão suas estimativas no futuro.

Os melhores métodos para estimar o tempo

Depois de ter as informações necessárias e estar ciente de tudo o que um projeto envolve, você pode começar a fazer suas estimativas. Preso em como estimar o tempo de um projeto? Aqui estão alguns dos melhores e mais populares métodos que você pode seguir.

Estimativa de baixo para cima

O método de estimativa de baixo para cima envolve a análise de tarefas individualmente e a revisão de quanto tempo cada uma provavelmente levará. Em seguida, você simplesmente soma o tempo das tarefas individuais e fica com a estimativa total para todo o projeto.

Esta pode ser uma maneira muito precisa de estimar horas para projetos, pois obriga você a olhar primeiro para cada tarefa específica e depois para o projeto como um todo.

Esse método geralmente requer mais tempo e esforço, mas, em última análise, ajuda a eliminar o estresse de estimar o tempo, dividindo um grande projeto em tarefas individuais mais gerenciáveis.

Estimativa de cima para baixo

A estimativa de cima para baixo é o oposto da estimativa de baixo para cima. Envolve descobrir quanto tempo você tem para trabalhar em um projeto e, em seguida, dividir esse tempo entre as tarefas.

Você pode considerar o uso de dados históricos para ter uma noção de quanto tempo todo o projeto deve levar e fazer suas estimativas a partir daí. Ou você pode simplesmente estimar o tempo de conclusão com base nas especificações do cliente.

No geral, a estimativa de cima para baixo pode ser uma abordagem mais rápida e simples, pois você se concentra mais no projeto como um todo e não em cada tarefa em detalhes.

Estimativa de Três Pontos

Como o próprio nome sugere, o método de estimativa de três pontos envolve fazer três estimativas no tempo do projeto: o melhor cenário, o pior cenário e o cenário mais provável.

A estimativa do melhor cenário é se tudo correr conforme o planejado com zero problemas, e a estimativa do pior caso é se tudo o que poderia dar errado der errado. A estimativa mais provável é aquela que leva em conta apenas alguns soluços ao longo do caminho.

A estimativa de três pontos costuma ser a maneira mais segura de estimar o tempo, pois ajuda a garantir que você esteja preparado, independentemente do andamento do projeto. Dito isto, é preciso muito esforço. Muitos gerentes de projeto acabarão usando a média dos três cenários para chegar a uma estimativa real.

Estimativa paramétrica

Esse método envolve descobrir o tempo necessário para uma única tarefa e, em seguida, multiplicar esse tempo pelo número de tarefas semelhantes envolvidas no projeto. Muitas tarefas em um projeto são semelhantes e esse método permite fazer estimativas precisas sem precisar analisar cada uma delas.

Como a estimativa paramétrica exige que você agrupe tarefas semelhantes para estimar o tempo do projeto, pode ocorrer alguma variação, especialmente se as tarefas não forem tão semelhantes quanto você pensava originalmente. Ainda assim, esse método pode ser útil, desde que você conheça as tarefas e o que elas exigem.

Estimativa comparativa

A estimativa comparativa (também conhecida como estimativa análoga) é quando você examina quanto tempo os projetos anteriores levaram e, em seguida, aplica esses insights ao seu projeto atual. Por exemplo, é razoável supor que um projeto atual levará quatro meses para ser concluído se você e sua equipe passaram quatro meses em um projeto semelhante no passado.

Você pode estimar o tempo com rapidez e facilidade usando esse método, mas a precisão pode ser prejudicada se o projeto atual e o projeto anterior ao qual você se refere tiverem requisitos diferentes.

Conclusão

Sem saber como estimar o tempo de um projeto, você pode acabar com projetos fracassados, orçamentos imprecisos e problemas com seus cronogramas. Os funcionários podem ficar presos trabalhando por longas horas e os prazos podem ser perdidos. Uma estimativa de tempo ruim acaba desperdiçando muito tempo e dinheiro e deixa os clientes menos entusiasmados.

Não importa que tipo de projeto sua empresa assuma, usar a projeção de tempo estimado para conclusão (ETC) pode ajudá-lo a cumprir prazos, criar cronogramas melhores, gerenciar o tempo adequadamente e ficar dentro do orçamento. Seus funcionários entenderão melhor o que precisam fazer — e quando — e você manterá uma forte reputação entregando projetos consistentemente no prazo.