Como Registrar um Funcionário + Formulário Gratuito de Redação de Funcionário

Como gerente, você é responsável por garantir que os membros de sua equipe atendam às expectativas definidas para eles. Mas, às vezes, você precisará tomar medidas disciplinares quando um funcionário não estiver se comportando adequadamente no local de trabalho.

Uma maneira de fazer isso é anotar o funcionário.

As anotações dos funcionários fornecem registros formais do comportamento inaceitável do funcionário. É essencial usar documentação consistente ao registrar um funcionário. Isso ajuda a manter uma estrutura justa em toda a sua empresa e cria um registro por escrito do comportamento dos funcionários ao longo do tempo.

Quando feito corretamente, escrever sobre um funcionário pode ajudar a melhorar seu comportamento e garantir que ele atenda às expectativas e aos padrões.

Neste artigo, explicamos como redigir um funcionário e o que você deve dizer durante uma reunião de redação. Também fornecemos um modelo gratuito para um formulário de redação do funcionário .

O que é um registro de funcionário?

Um relatório do funcionário é um registro formal e por escrito da conduta, comportamento ou desempenho inaceitável de um funcionário . Ele informa ao funcionário que seu comportamento não está atendendo às expectativas e fornece feedback sobre o que ele precisa mudar ou melhorar. Ele também detalha as consequências de não melhorar.

As anotações dos funcionários são usadas para questões menores que não justificam uma reunião disciplinar, mas ainda assim são inaceitáveis. Por exemplo, atrasos frequentes, comportamento perturbador como grosseria ou pequenas violações do código de vestimenta.

Um relatório do funcionário normalmente serve como o primeiro estágio do seu processo disciplinar. No entanto, você também pode usá-lo como um método autônomo de disciplina de funcionários.

A diferença entre uma redação e uma reunião disciplinar

Redações e reuniões disciplinares são dois métodos de disciplina dos funcionários. Os gerentes e supervisores os usam para lidar com o comportamento do funcionário que não atende às expectativas. Embora os dois métodos sejam semelhantes, eles servem a propósitos diferentes.

Um relatório funciona como parte de uma “trilha de papel” para documentar o comportamento inaceitável de um funcionário. Muitas vezes, é o primeiro passo em um processo disciplinar formal.

Uma reunião disciplinar é uma reunião formal que ocorre entre um funcionário e seu gerente ou supervisor. Geralmente acontece quando o comportamento do funcionário é severamente inapropriado . Por exemplo, discriminação, assédio, roubo, violações de segurança ou insubordinação grave.

As reuniões disciplinares também podem ser usadas quando a conduta de um trabalhador não melhorou depois de receber uma notificação do funcionário . Por exemplo, suponha que você denuncie um funcionário por violação do código de vestimenta, mas ele continua a não usar o uniforme corretamente. Nesse caso, você pode avançar com uma reunião disciplinar.

Reuniões disciplinares e relatórios fornecem uma oportunidade para vocês traçarem uma linha sobre um certo tipo de comportamento, corrigi-lo e seguir em frente juntos. O tom que você adota deve ser sério, mas de apoio.

Quando você deve registrar um funcionário?

Normalmente, um funcionário é indiciado por questões disciplinares menores. Aqui estão alguns exemplos dos tipos de comportamento que podem justificar uma redação :

• Atraso persistente.
• Comportamento perturbador ou não profissional que não equivale a insubordinação. Por exemplo, xingar durante uma reunião ou ser rude com colegas de trabalho.
• Problemas de assiduidade ou produtividade. Por exemplo, usar a mídia social durante o horário de trabalho ou se envolver em outras distrações que prejudicam a produtividade.
• Falha em seguir políticas ou procedimentos adequados. Por exemplo, não preencher corretamente a papelada necessária.
• Violações menores do código de vestimenta.
• Não implementar feedback em pequenos problemas.

Você pode lidar com problemas de desempenho ou ausências frequentes usando redações, mas elas normalmente não são a melhor ferramenta para lidar com esses problemas. Em vez disso, os problemas de desempenho podem ser tratados por meio da política de capacidade da sua empresa. Ausências frequentes podem ser gerenciadas por meio de sua política de ausência.

Da mesma forma, alguns assuntos podem ser sérios demais para justificar uma denúncia do funcionário . Estes podem incluir:

• Roubo.
• Violência física contra um colega, gerente ou cliente.
• Assédio sexual.
• Assédio moral.
• Violações graves de saúde e segurança.
• Insubordinação grave.

Sua política disciplinar deve indicar claramente quais tipos de comportamento serão considerados uma questão disciplinar e quais podem resultar em uma multa.

O que incluir em uma descrição do funcionário

Embora não haja requisitos legais para o que você deve incluir em uma descrição do funcionário, um formulário pode ajudá-lo a criar estrutura em seu negócio.

Aqui estão alguns exemplos do que incluir em seu formulário:

• O nome e o logotipo da empresa.
• A data da redação.
• O nome do funcionário e o cargo.
• O nome e o cargo do gerente.
• Um espaço para documentar detalhes da má conduta. Isso inclui descrever o que aconteceu, datas, horários e testemunhas relevantes.
• Um espaço para anotações da discussão que você teve com o funcionário. Estas devem ser breves notas que resumem a conversa. Não se sinta pressionado a capturar a conversa literalmente.
• Um espaço para escrever um plano de melhoria. Isso deve incluir qual ação corretiva o funcionário precisa tomar para melhorar e quais podem ser as consequências se ele não melhorar seu comportamento.
• Um espaço para que o gestor e o funcionário assinem o documento.

Você deve preencher um relatório do funcionário logo após perceber o comportamento inaceitável.

O que fazer depois de preencher o formulário de registro do funcionário

Agende uma reunião informal com seu funcionário para apresentar o formulário e explicar suas preocupações. Neste ponto, você pode coletar notas breves da discussão, concordar com as ações futuras e, em seguida, pedir ao seu funcionário que assine o formulário.

Um funcionário pode se recusar a assinar o relatório se achar que é injusto ou impreciso. Lembre-os de que eles estão assinando para reconhecer que receberam a redação, não para concordar com o que ela afirma sobre seu comportamento.

Se eles ainda se recusarem a assinar o formulário, anote a recusa na caixa de assinatura. Um simples “funcionário recusou-se a assinar” cobrirá isso. A recusa do funcionário em assinar a ata não invalida o documento nem impede que seja utilizado em processos disciplinares futuros.

Você deve então criar uma cópia da redação assinada ou não assinada. Dê uma cópia ao seu funcionário e guarde a outra em seu arquivo pessoal. Se o funcionário se recusar a levar sua cópia, guarde ambas as cópias. Anexe uma nota explicando que o funcionário não levou uma cópia com ele.

Você também pode fazer upload de uma cópia digital do artigo para sua solução de software de gerenciamento de RH, se usar uma. Isso garantirá que você sempre tenha uma cópia do formulário se o original for perdido ou danificado.

O que você deve fazer ao redigir um funcionário?

O que você deve dizer durante uma redação dependerá da natureza do comportamento do funcionário. No entanto, independentemente do conteúdo do artigo, existem práticas recomendadas comuns a serem seguidas.

Seja claro e completo

Pode ser difícil escrever sobre um funcionário, mas é essencial ser claro e completo.

Na descrição, explique claramente que o comportamento que você notou não é aceitável e que eles estão recebendo uma notificação por causa disso. Detalhe exatamente de que comportamento você está falando, quando aconteceu e por que não é aceitável. Pode ser que o comportamento afete outros funcionários ou seja contra seu código de conduta. Também pode ser por qualquer outro motivo substancial.

Se o seu funcionário fizer perguntas durante a reunião de redação, anote-as no formulário e aborde-as no final. Não invente uma resposta se não tiver certeza sobre como responder à pergunta. Diga ao funcionário que você verificará e entrará em contato com ele. Não tenha medo de pedir ajuda a outro gerente se não tiver certeza.

Use declarações “eu”

Uma declaração “eu” é uma ferramenta de comunicação que se concentra nas crenças ou sentimentos do falante . Como o nome sugere, essas declarações começam com “eu” em vez de “você”.

Usar uma declaração “eu” é uma pequena mudança de linguagem que pode tornar os funcionários mais receptivos ao que você está dizendo a eles. Isso evita a transferência de culpa e ajuda a manter o objetivo da conversa. O uso de declarações “eu” também ajuda a criar confiança entre você e seu funcionário.

Por exemplo:

• — Percebi que você se atrasou às três esta semana. Em vez de: "Você se atrasou muito esta semana".
• “Estou preocupado que seu comportamento durante as reuniões de equipe tenha sido perturbador.” Ao contrário de “Você é muito rude nas reuniões”.
• “Estou desapontado por meu feedback para você não ter sido acionado na semana passada.” Em vez de: “Você não me ouviu na semana passada”.

Ser compreensivo

Uma redação não é sobre punir seu funcionário. Trata-se de documentar e abordar o mau comportamento de forma justa e consistente. É uma forma de ajudar os funcionários a saber que sua conduta não está atendendo às expectativas e compartilhar orientações sobre como eles podem ter sucesso no futuro.

O tom da reunião deve ser sério, mas também de apoio e compreensão . É importante dar a seus funcionários o benefício da dúvida e apoiá-los na mudança de comportamento.

Aqui estão algumas maneiras de ser compreensivo ao escrever sobre um funcionário:

• Use uma linguagem sem julgamentos. Por exemplo, não escreva: “Você foi totalmente antiprofissional em seu comportamento em nossa última reunião de equipe”. Em vez disso, escreva: “Percebi durante nossa última reunião de equipe que você falou sobre seus colegas e interrompeu suas contribuições. Esse comportamento foi perturbador.”
• Forneça contexto em sua explicação. Por exemplo, se o funcionário se atrasa com frequência, explique no formulário por que é importante chegar no horário ao trabalho. Você pode observar que o atraso afeta a produtividade, o moral da equipe ou a reputação da empresa com os clientes.
• Ofereça recursos e suporte. Por exemplo, se um funcionário estiver lutando para atender às expectativas de produtividade, ofereça suporte adicional, como mais treinamento ou uma atualização no manual do funcionário.

Esteja preparado para o conflito

Embora a avaliação de um funcionário seja uma oportunidade de melhorar o comportamento e o desempenho de um funcionário, ninguém gosta de ouvir que não está fazendo um bom trabalho.

O conflito é uma parte natural das descrições dos funcionários. O funcionário pode se sentir emocionado, como se estivesse sendo punido, ou até mesmo como se a decisão fosse injusta. Ouça ativamente e responda aos sentimentos de seu funcionário.

Durante o processo de redação, o funcionário pode:

• Nega qualquer irregularidade. Um funcionário pode negar o que você está dizendo, alegar que a informação é falsa ou tentar encerrar a conversa. É por isso que chegar à reunião preparado com evidências é importante. Eles não podem negar o conteúdo do artigo quando há evidências diante deles.
• Interromper a reunião. O funcionário pode gritar, xingar, chorar ou sair da sala. Se isso acontecer, mantenha-se calmo e objetivo. Dê-lhes um copo de água ou saia da sala e espere até que o funcionário se acalme.
• Desvie a culpa para um colega de trabalho. Seu funcionário pode tentar alegar que seu colega é realmente culpado por seu mau comportamento. Por exemplo, digamos que um funcionário esteja constantemente perdendo prazos. Eles podem alegar que seu colega de trabalho os distrai e dificulta a realização do trabalho. Incentive o funcionário a se concentrar em suas próprias ações. Por exemplo, você pode dizer: “Vamos nos concentrar no desenvolvimento de estratégias que o ajudarão a permanecer no caminho certo e atingir suas metas”.
• Coloque a culpa em você ou na empresa. O funcionário pode tentar direcionar a conversa para atacar você ou a empresa como o motivo de sua conduta inaceitável. Evite ficar na defensiva ou se envolver em uma discussão. Mantenha a calma e redirecione a conversa de volta para o problema comportamental específico em questão.

Principais dicas para relatórios de funcionários

Mantenha a calma e seja objetivo

Sentir-se desapontado, chateado ou até mesmo zangado com seu funcionário é compreensível quando você precisa descrevê-lo. No entanto, você nunca deve escrevê-los ou realizar a reunião enquanto estiver com raiva ou chateado. Esses sentimentos tornam difícil ser justo e objetivo.

Reserve um tempo para se acalmar. Dê uma caminhada ou beba um pouco de água. Ou você pode praticar a reformulação de declarações emocionais – como “Você está sempre atrasado!” – em declarações “eu”. Isso o ajudará a difundir seus sentimentos e a prepará-lo para iniciar o processo de redação com a cabeça limpa.

Quando se sentir calmo, preencha o formulário de redação no seu próprio ritmo. Se emoções difíceis surgirem novamente, faça uma pausa de 10 minutos. Então, continue escrevendo. Lembre-se de que não há problema em preencher o formulário no dia seguinte ao incidente.

Documente os problemas em detalhes e mantenha um registro

Inclua o máximo de detalhes possível na redação. Isso inclui quaisquer datas, horários ou outras evidências que suportem a redação. Estar preparado fará com que você se sinta confiante para realizar a reunião e o ajudará a obter o melhor resultado possível para você e seu funcionário.

Depois de preencher o formulário de redação e realizar a reunião com seu funcionário, guarde a cópia original da redação para referência futura. Este documento pode ser útil se o funcionário abrir uma disputa legal.

Também é importante manter um registro da redação para:

• Crie uma trilha de papel para outras ações disciplinares
• Apoiar quaisquer decisões futuras sobre promoções ou mudanças laterais
• Manter um registro formal do desempenho do trabalho.

Consulte a política da empresa

A política da sua empresa deve apoiar sua decisão de denunciar um funcionário.

Se você denunciar um funcionário por motivos fora de sua apólice, os funcionários podem reclamar tratamento injusto ou fazer uma reclamação contra você.

A política deve definir qual comportamento é aceitável, o que pode justificar uma denúncia e o que pode constituir má conduta ou má conduta grave. Você pode fazer isso em uma forma de lista ou tabela.

Aqui estão alguns exemplos das diferentes maneiras de formatar isso:

Formulário de lista

Escrever

• Atraso persistente
• Violações ao código de vestimenta
• Comportamento desrespeitoso
• Contínuo…

Má conduta

• Insubordinação
• Estar ausente sem permissão (AWOL)
• Falsificação de documentos
• Contínuo…

Má conduta grave

• Roubo
• Violações graves de saúde e segurança
• Assédio
• Contínuo…

Formulário de tabela

Além disso, a política da sua empresa deve incluir uma cláusula que cubra todas as bases caso os funcionários exibam um comportamento inaceitável não coberto pela política.

Por exemplo, uma cláusula declarando: “Os seguintes comportamentos e ações são exemplos de assuntos que normalmente serão considerados como má conduta e serão tratados de acordo com nosso Procedimento Disciplinar. Esta lista destina-se a ser um guia e não é exaustiva.”

Converse com sua equipe de recursos humanos sobre a inclusão desta cláusula em sua política disciplinar.

Acompanhe seu funcionário

Depois de preencher o formulário, conversar com seu funcionário e arquivar os documentos para proteção, é importante fazer o acompanhamento com seu funcionário.

Isso pode ser um check-in casual para ver como eles estão desde que foram escritos ou para verificar se atingiram os objetivos no formulário de redação.

Uma reunião de acompanhamento não é uma oportunidade para lembrar o funcionário de seu erro. Em vez disso, é uma chance de perguntar se eles precisam de mais apoio ou orientação para melhorar seu comportamento.

Um check-up deve ser suficiente. No entanto, se outros pontos forem levantados na reunião, talvez seja necessário agendar reuniões adicionais para apoiar seu funcionário.

O resultado final em relatórios de funcionários

As anotações dos funcionários são uma ferramenta eficaz para gerenciar o comportamento dos funcionários, fornecer feedback corretivo e comunicar expectativas. Eles não são uma oportunidade para punir os funcionários, mas sim uma chance para os trabalhadores entenderem como podem melhorar seu comportamento.

As redações são geralmente usadas para má conduta menor, como comportamento desrespeitoso, atraso persistente ou uma violação menor do código de vestimenta. Eles podem fazer parte do seu processo disciplinar como uma advertência verbal ou servir como uma ferramenta autônoma.

As redações devem ser baseadas nos comportamentos estabelecidos em sua política disciplinar. Os formulários escritos devem ser preenchidos com o máximo de detalhes possível, apresentados ao funcionário durante uma reunião informal, assinados e guardados com segurança para referência futura.

Modelo de Redação de Funcionário Gratuito

Este exemplo de formulário de registro do funcionário está pronto para ser usado por sua organização. Personalize o logotipo e o texto para corresponder às suas informações relevantes. Guarde uma cópia assinada para sua referência e entregue a outra versão ao funcionário que está sendo redigido.

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Exemplo de Redação

Se você não tem certeza de como o modelo deve ser formatado, preparamos um exemplo de redação para você se inspirar.

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