O que é um gerente de conhecimento? (Responsabilidades e descrição completa do trabalho)

Na maioria das organizações, os trabalhadores precisam ter acesso ao conhecimento para fazer seu trabalho. Organizar oportunidades de aprendizado e organizar informações para que os funcionários possam recuperá-las pode ser um desafio, especialmente quando muitos recursos complexos precisam ser compartilhados.

Os gerentes do conhecimento podem ajudar nisso. Eles criam sistemas e bancos de dados de conhecimento para capturar informações e compartilhá-las e garantir que as informações fluam para que todos possam fazer seu melhor trabalho.

Neste artigo, examinamos mais de perto a função do gerente de conhecimento para que você possa decidir se sua organização precisa de um. Em seguida, abordamos as qualidades a serem procuradas ao contratar um gerente de conhecimento e as ferramentas que podem ajudá-lo em sua função.

O que é um gerente de conhecimento?

Um gerente de conhecimento é responsável pela gestão do conhecimento , que é o processo de manipulação de informações em uma organização. Embora todos em uma empresa possam trabalhar ou contribuir com dados, o gerente do conhecimento é o responsável por garantir que as informações fluam.

Esse profissional faz parte da equipe de operações de uma empresa, trabalhando com todos os líderes e funcionários para garantir que todos tenham os recursos de que precisam.

Às vezes conhecido como gerente de base de conhecimento, o gerente de conhecimento também tem a tarefa de supervisionar a tecnologia por meio da qual os membros da equipe acessam as informações. Um gerente do conhecimento pode:

• Criar e manter bancos de dados de conhecimento
• Ser responsável pelo armazenamento e acesso do conhecimento dentro da empresa
• Crie processos para que os funcionários possam acessar o treinamento, as informações e os recursos de que precisam para o trabalho
• Crie processos para ajudar os funcionários a compartilhar seus conhecimentos e experiências uns com os outros e com os futuros funcionários

Os gerentes de conhecimento contribuem para o crescimento e o sucesso geral de uma organização , reduzindo os gargalos de informação. Em vez de apenas alguns funcionários entenderem como fazer um trabalho com eficiência, os gerentes de conhecimento garantem que todos tenham acesso a essas informações.

Responsabilidades do Gerente de Conhecimento

Os gerentes de conhecimento podem precisar trabalhar com diferentes tipos de ativos documentados, incluindo feedback dos funcionários, recursos criados pelos funcionários, artigos de instruções, documentos ou políticas internas, programas e vídeos de treinamento e outros materiais.

Dependendo da organização e de suas necessidades, um gerente de conhecimento pode ser responsável pelo seguinte:

Criação e implementação de uma estrutura de conhecimento corporativo

“Estrutura de conhecimento corporativo” é um termo abrangente usado para descrever os processos, a tecnologia e o pensamento usados ​​para criar, armazenar e distribuir recursos de conhecimento em uma organização. Isso inclui os processos e o pensamento que decidem como as informações serão coletadas e compartilhadas dentro de uma empresa. Essas informações geralmente não são compartilhadas externamente.

As estruturas de conhecimento corporativo também incentivam a colaboração, definindo quem deve compartilhar suas experiências e como. Por exemplo, uma estrutura pode incluir o estabelecimento de reuniões nas quais os funcionários são incentivados a compartilhar o que aprenderam sobre um aspecto específico de suas funções — por exemplo, atendimento ao cliente.

Criação e manutenção de uma base de conhecimento

A base de conhecimento é um hub central onde a equipe interna pode acessar políticas, manuais, guias de funcionários, treinamento e muito mais. Algumas bases permitem que usuários externos, como clientes e clientes, também acessem determinadas informações. Os gerentes do conhecimento são responsáveis ​​por criar e manter essas bases.

As bases de conhecimento geralmente são de autoatendimento. Eles são como uma biblioteca, organizando e armazenando informações que os usuários podem pesquisar e acessar onde quer que estejam.

Como configurar um sistema de pesquisa

Os gerentes do conhecimento ajudam a garantir que os funcionários tenham acesso às informações e entendam como encontrá-las. Isso significa que parte da função do gerente do conhecimento envolve criar e testar recursos pesquisáveis ​​e treinar funcionários sobre como encontrá-los e usá-los.

Identificando as informações necessárias

Isso pode envolver trabalhar com líderes e funcionários para determinar quais recursos a organização precisa, em que formato essas informações devem estar e quais podem ser as formas mais acessíveis e simples de compartilhar esses dados.

Colaboração com líderes e colegas de trabalho da empresa

Os gerentes de conhecimento precisam otimizar o armazenamento e a distribuição de informações. Eles podem precisar falar com líderes e colegas de trabalho para obter sua visão, a fim de criar e desenvolver recursos escritos e vídeos informativos que possam ser compartilhados.

Por exemplo, digamos que uma organização de enfermagem domiciliar tenha enfermeiras experientes que ajudaram centenas de pacientes. Essas enfermeiras têm muitas informações sobre as melhores práticas em sua área. Os gerentes de conhecimento podem querer trabalhar com esses enfermeiros para criar vídeos ou reuniões de treinamento.

Além disso, eles podem querer entrevistá-los para saber o que esses enfermeiros sabem, para que essas informações possam ser repassadas aos novos contratados. Os gerentes podem até querer colaborar com as enfermeiras para criar programas de orientação.

Esse nível de colaboração garante que informações importantes não sejam compreendidas apenas por algumas pessoas na empresa. Em vez disso, pode ser compartilhado para tornar as novas contratações e os funcionários existentes mais eficazes. Se um trabalhador experiente sair, esse processo garante que algumas de suas percepções ainda possam ser usadas para beneficiar a equipe.

Garantir que todos os funcionários tenham acesso a informações importantes

Isso pode envolver garantir que os manuais dos funcionários, instruções, perguntas frequentes e quaisquer formulários necessários sejam compartilhados e atualizados. Também pode significar garantir que os funcionários saibam como e onde encontrar as informações de que precisam para realizar seu trabalho — por exemplo, na base de conhecimento.

Como parte de suas responsabilidades, os gerentes de conhecimento também precisam ajudar a manter a privacidade das informações privadas. Eles definirão as permissões de acesso do usuário na base de conhecimento para garantir que terceiros não possam acessar recursos confidenciais.

Promovendo uma cultura de compartilhamento de conhecimento

Isso pode significar a criação de novas declarações de missão ou uma visão da empresa que inclua o compartilhamento de conhecimento.

Também pode significar a criação de oportunidades para que os funcionários compartilhem as melhores práticas e suas experiências, como:

• Sessões de treinamento conduzidas por colegas e perguntas e respostas que permitem que funcionários mais experientes apoiem os membros mais recentes da equipe
• Oportunidades de colaboração , onde os funcionários podem trabalhar juntos em projetos
• Uma política de portas abertas que permite aos trabalhadores solicitar os recursos de que precisam
• Pedir aos funcionários que compartilhem seus conhecimentos criando recursos que possam ser usados ​​por outras pessoas
• Criação de programas de orientação e programas para permitir que novas contratações acompanhem trabalhadores mais experientes
• Programas de recompensa que fornecem incentivos para que os funcionários compartilhem o que sabem

Educar os funcionários sobre os recursos da empresa

Os gerentes do conhecimento precisam treinar as equipes sobre como usar os sistemas de gestão do conhecimento. Eles também podem ser responsáveis ​​pela criação de oportunidades gerais de treinamento profissional e aperfeiçoamento profissional para os funcionários. À medida que os processos e as melhores práticas mudam, isso pode significar verificar com os funcionários para garantir que eles entendam o novo conhecimento.

Manter os sistemas de gestão do conhecimento relevantes

Os gerentes do conhecimento precisam manter os sistemas bem-sucedidos ao longo do tempo, o que pode significar adaptar os sistemas à medida que uma organização muda, bem como capturar novos conhecimentos e integrá-los às operações. Também pode significar remover informações desatualizadas de bancos de dados e simplificar as informações para que sejam fáceis de encontrar.

Manter linhas de comunicação abertas

Os gerentes de conhecimento podem querer buscar e agir com base nas informações de líderes e funcionários para que possam ajustar a base de conhecimento e a estrutura de conhecimento corporativo para torná-los mais eficazes.

As pesquisas com funcionários são uma boa maneira de descobrir quais informações os trabalhadores precisam e quais práticas recomendadas de funcionários experientes são mais relevantes para a equipe. Essa pode ser uma maneira útil de avaliar quais informações compartilhar.

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Exemplo de descrição do trabalho do gerente de conhecimento

[Nome da empresa] é uma empresa de tecnologia em rápido crescimento nos arredores de [localização]. Desenvolvemos produtos de tecnologia para o espaço B2C e B2B, mas também trabalhamos duro para crescer todos os dias e aprender uns com os outros.

No momento, estamos procurando adicionar um gerente de conhecimento em tempo integral ao nosso departamento de operações. Nessa função, você trabalhará com todos em nossa equipe, desde o CEO até os novos contratados, ajudando-nos a compartilhar, encontrar e armazenar o conhecimento de que cada funcionário precisa para sua função.

Estamos procurando alguém curioso, autodidata e um grande comunicador. Você deve se sentir igualmente à vontade para criar soluções tecnológicas e desenvolver políticas ou iniciativas, trabalhando sozinho ou em equipe.

Nossa empresa atualmente possui alguns ativos de conhecimento, incluindo vídeos de treinamento e manuais, mas pretendemos construir uma cultura de compartilhamento de conhecimento desde o início. Procuramos alguém que possa identificar os recursos de que precisamos, desenvolver esses recursos e criar um sistema para garantir que as informações estejam acessíveis e sempre atualizadas.

Qualificações de trabalho:

• Experiência anterior como gerente de base de conhecimento ou gerente de conhecimento
• Experiência com bases de conhecimento e plataformas online para organização do conhecimento
• Excelentes habilidades de gerenciamento de projetos e comunicação
• Experiência na condução de treinamentos
• Pensamento criativo
• Habilidades organizacionais
• Capacidade de criar, editar e atualizar materiais e recursos de treinamento
• Capacidade de redação de relatórios
• Habilidades em trabalhar com equipes
• Bacharel em TI, gestão de negócios ou áreas afins é uma vantagem
• Certificado em gestão do conhecimento é uma vantagem

As responsabilidades incluem:

• Criar, organizar e atualizar a base de conhecimento da empresa
• Desenvolver iniciativas para incentivar os membros da equipe a compartilhar suas experiências e melhores práticas
• Criação de políticas e processos para o desenvolvimento de novos recursos
• Reunião com a liderança para explicar o progresso nas iniciativas de compartilhamento de conhecimento
• Treinamento de novas contratações
• Desenvolver orientação, acompanhamento de trabalho e programas semelhantes

O pagamento varia de $ 80.000 a $ 90.000 por ano, dependendo da experiência.

Por que um gerente de conhecimento é uma função importante

Estudos conduzidos pela Harris Poll descobriram que os trabalhadores gastam um quarto de sua semana de trabalho, em média, procurando os recursos de que precisam para concluir suas tarefas de trabalho. Cerca de 43% acham o processo tão frustrante que considerariam deixar o emprego se não encontrassem uma maneira fácil de acessar o que precisam.

Um gerente de conhecimento pode reduzir a frustração e a ineficiência dos funcionários , garantindo que as empresas tenham as informações corretas e trabalhando para tornar esses recursos facilmente acessíveis.

Para se manterem competitivas, as organizações também precisam ser capazes de compartilhar conhecimento. Se um funcionário tiver experiência para realizar um trabalho com mais eficiência, toda a empresa poderá se tornar mais eficaz ao compartilhar essas informações com outros funcionários.

Em geral, os gestores do conhecimento estabelecem treinamento e compartilhamento de conhecimento nas empresas. Eles garantem que os trabalhadores tenham os melhores e mais recentes conhecimentos para serem melhores em seus trabalhos e para garantir um trabalho de alta qualidade e a satisfação do cliente. Em última análise, tudo isso ajuda as organizações a se tornarem mais lucrativas e a manter uma reputação forte.

Quais qualidades fazem um grande gerente de conhecimento?

Curiosidade compassiva

Os gerentes do conhecimento trabalham com informações e recursos todos os dias, portanto, devem ser curiosos e gostar de aprender. Eles também precisam se preocupar com todos na organização o suficiente para atender às necessidades de cada funcionário.

Fortes habilidades de priorização

Bons gerentes sabem no que focar primeiro para que possam começar a criar um sistema de compartilhamento de conhecimento rapidamente.

Capacidade de reforçar a cultura positiva da empresa

Pensando fora da caixa, os gerentes de conhecimento procuram maneiras de deixar os funcionários entusiasmados com o aprendizado. Eles encontram maneiras de garantir que o compartilhamento de conhecimento aconteça todos os dias, construindo uma cultura de compartilhamento de conhecimento.

Fortes habilidades de comunicação

Esses profissionais precisam ser capazes de explicar a importância dos recursos e do compartilhamento de conhecimento para todas as partes interessadas.

Eles também precisam ser capazes de explicar os bancos de dados de conhecimento e outros sistemas de maneira clara e simplificada para que todos os funcionários possam entender como usá-los.

Capacidade de fornecer suporte

Os gerentes de conhecimento precisam estar disponíveis para responder às perguntas dos funcionários e líderes sobre recursos, bancos de dados de conhecimento e outras partes de um processo de compartilhamento de conhecimento.

Grandes habilidades de gerenciamento de projetos

Esses indivíduos podem precisar implantar uma nova base de conhecimento ou iniciativas como treinamento de funcionários. As habilidades de gerenciamento de projetos manterão esses projetos em um cronograma e dentro do orçamento.

Capacidade de captar novos conhecimentos

Bons gerentes de conhecimento têm um olhar atento para informações e recursos úteis que podem ajudar sua organização. Eles se esforçam para trazer novas ideias e novos tipos de conhecimento aos líderes e membros da equipe.

A vontade de arregaçar as mangas

Finalmente, esses gerentes sabem como configurar e usar a tecnologia para compartilhar conhecimento. Eles estão dispostos a mergulhar, fazer atualizações e usar todos os recursos das plataformas e sistemas de treinamento.

Usando o Centro de Conhecimento da Connecteam para Gestão do Conhecimento

Mesmo com o melhor gerente de conhecimento na equipe, as organizações ainda precisam de ferramentas confiáveis ​​para armazenar e compartilhar informações e recursos. É aí que o centro de conhecimento da Connecteam pode ajudar.

O centro de conhecimento é uma biblioteca digital personalizável e facilmente pesquisável . Mesmo que sua organização ainda não tenha um gerente de conhecimento, você pode fazer upload de arquivos, manuais, instruções, vídeos, formulários relacionados ao trabalho e muito mais.

Procurar informações no centro de conhecimento do Connecteam é tão simples quanto digitar palavras-chave na barra de pesquisa. Instantaneamente, os arquivos com essas palavras-chave aparecem. É fácil de usar e até mesmo seus funcionários menos familiarizados com tecnologia entenderão em minutos.

Além disso, com criptografia de ponta a ponta e sem limitações de armazenamento , o Connecteam permite que você carregue e armazene com segurança todas as informações necessárias.

Você também tem controle total sobre quem tem acesso aos arquivos . Defina permissões de acesso personalizadas para que os funcionários visualizem apenas as informações relevantes para eles e suas funções, sem espionar arquivos confidenciais. Depois que as permissões forem concedidas, sua equipe poderá acessar o centro de conhecimento de qualquer dispositivo móvel, não importa onde estejam.

Além disso, o centro de conhecimento do Connecteam sincroniza os arquivos automaticamente , portanto, quando você carrega um novo manual, documento de treinamento ou arquivo, todos recebem a versão mais recente. Você pode dizer adeus às informações desatualizadas.

Além do mais, o centro de conhecimento é apenas o começo. O Connecteam facilita a construção de uma cultura de compartilhamento de conhecimento com recursos que ajudam você a:

• Compartilhe newsletters e atualizações
• Integrar e treinar funcionários
• Crie pesquisas com funcionários para descobrir onde podem estar as lacunas de conhecimento

O centro de conhecimento da Connecteam pode ser uma ferramenta poderosa para gerentes de conhecimento . Eles podem usá-lo para disponibilizar facilmente arquivos e recursos e adicionar novas informações sempre que necessário. Em vez de precisar reinventar a roda com um novo sistema, eles terão uma tecnologia que os permitirá se comunicar com a equipe, criar treinamentos personalizados, compartilhar informações e muito mais.

Conclusão

Os gerentes de conhecimento são os arquivistas e tradutores de sua organização, ajudando a garantir que as informações e os recursos fluam para onde precisam e sejam compreendidos por todos.

Os gerentes de conhecimento certos são curiosos, apaixonados por aprender e trabalham com ferramentas de base de conhecimento on-line para garantir que os recursos permaneçam relevantes e acessíveis 24 horas por dia, 7 dias por semana. Eles são um recurso valioso para qualquer equipe, garantindo que todos possam permanecer produtivos e aumentando os resultados da empresa.

Curioso para saber mais sobre gestão do conhecimento e o que ela pode fazer pela sua organização?

Dê uma olhada em nosso guia de gestão do conhecimento e nosso guia inicial para o centro de conhecimento da Connecteam.

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perguntas frequentes

Que qualificações deve ter um gestor do conhecimento?

Os melhores gerentes de conhecimento geralmente possuem pelo menos um diploma de bacharel em negócios, TI ou áreas afins. Alguns buscam certificação ou aulas online em gestão ou gestão do conhecimento.

Quando uma empresa deve contratar um gestor do conhecimento?

É diferente para cada organização. Em geral, uma vez que os funcionários relatam que não conseguem encontrar o que precisam para trabalho ou promoção, você pode querer começar a usar um centro de conhecimento (como o que o Connecteam oferece) e até mesmo contratar um gerente de conhecimento dedicado para organizá-lo.

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