Como criar um cronograma de plantão eficaz para toda a sua equipe
Publicados: 2023-02-26Criar um cronograma de plantão eficaz para sua equipe pode ser desafiador e demorado. Pode ser difícil garantir que as cargas de trabalho dos funcionários sejam distribuídas de maneira justa e que eles tenham tempo de descanso suficiente entre os turnos regulares e de plantão. Encontrar um equilíbrio entre a disponibilidade, as habilidades e a antiguidade dos membros da equipe também é difícil.
Com um cronograma bem planejado, sua equipe estará preparada para lidar com emergências e imprevistos fora do horário comercial. Um cronograma eficaz também pode aumentar o moral, evitar o esgotamento e melhorar as relações com os clientes.
Neste guia, analisamos como funciona o agendamento de plantão e compartilhamos 11 dicas importantes para criar um que atenda às necessidades da sua organização.
O que é agendamento de plantão?
Um cronograma de plantão define quais funcionários estarão disponíveis para lidar com emergências fora do horário comercial.
Quando um funcionário está de plantão, ele geralmente precisa responder a uma solicitação para trabalhar em cima da hora. Isso pode acontecer a qualquer hora do dia ou da noite.
Você pode precisar de um cronograma de plantão se precisar de assistência 24 horas por dia, 7 dias por semana, disponível para seus clientes ou se sua empresa depender de manter certos equipamentos importantes funcionando o tempo todo.
As indústrias que geralmente exigem esse tipo de programação incluem:
- Encanamento
- Eletricistas
- Segurança do lar
- Serviços de saúde ou de emergência
- Indústrias de serviços - pessoal adicional pode ser necessário durante os períodos de maior movimento.
Funcionários de plantão normalmente precisam estar disponíveis por telefone ou por meio de aplicativos de mensagens. Eles também podem precisar responder dentro de um determinado prazo.
Como empregador, você pode ser obrigado a pagar a seus funcionários uma taxa mais alta de remuneração quando eles estiverem de plantão.
Escolhendo o Modelo de Agendamento Certo
Existem muitos tipos diferentes de horários de trabalho que você pode usar para criar seu cronograma de plantão. Os tipos mais comuns de agendamentos de plantão incluem:
Rotação de funcionários programados
Com um cronograma de rodízio de plantão, seus trabalhadores se revezam respondendo a emergências. Isso evita que os mesmos funcionários assumam a responsabilidade pelo trabalho de plantão.
Por exemplo, você pode ter um grupo de funcionários de plantão por uma semana. Esses trabalhadores retornarão aos seus turnos regulares na semana seguinte, e outro grupo estará de plantão. Uma programação rotativa pode mudar diariamente, semanalmente, quinzenalmente ou mensalmente.
Contatos primários/secundários
O tipo de agendamento estabelece um ponto de contato primário para chamadas de emergência. Um contato secundário intervirá se o contato principal não estiver disponível ou não puder resolver o problema. Este modelo é particularmente útil se ocorrerem várias emergências ao mesmo tempo na sua empresa.
Você pode decidir juntar dois funcionários e alternar as funções de pontos de contato primários e secundários. Por exemplo, um funcionário seria o contato principal em uma semana e o outro na semana seguinte.
Semana/fim de semana
Nesse modelo, você divide seus funcionários em dois grupos de plantão . Um estará de plantão durante a semana e o outro nos finais de semana.
Siga o sol
O modelo follow-the-sun define os horários de seus trabalhadores com base em suas localizações . Os funcionários geralmente estão de plantão durante o dia em sua região. Este sistema pode ser apropriado para negócios globais, com funcionários baseados em diferentes partes do mundo.
Suporte especializado
Este tipo de agendamento permite-lhe prestar apoio especializado em situações particularmente difíceis. Ele permite que seus funcionários regulares de plantão encaminhem um problema para um especialista designado quando não conseguirem resolvê-lo sozinhos.
Os especialistas de plantão geralmente são seus funcionários mais experientes ou aqueles com qualificações especializadas. Eles normalmente lidam com problemas que podem ser muito complicados para outros trabalhadores menos qualificados resolverem. Eles podem, por exemplo, trabalhar com máquinas ou ferramentas que requerem conhecimento especializado. Isso pode incluir alguém como um encanador ou um engenheiro de plantão.
11 dicas para criar uma agenda de plantão
O melhor método de agendamento para o seu negócio dependerá do tamanho da equipe e do setor em que você trabalha. No entanto, existem algumas dicas que podem ajudar todas as empresas a criar agendas de plantão que funcionem para funcionários e clientes.
Determine suas necessidades de cobertura e orçamento de plantão
Ao elaborar um cronograma de plantão, o primeiro passo é decidir quando você pode precisar de cobertura e quanto provavelmente precisará.
Depois de ter uma ideia clara de suas necessidades, você pode elaborar um cronograma e alocar um orçamento para suporte de plantão.
Decidir o que constitui uma emergência
Como proprietário de uma empresa, você deseja fornecer a seus clientes ou clientes o melhor que sua empresa pode oferecer. No entanto, também é importante considerar o bem-estar de seus funcionários de plantão.
Acordar na definição de uma situação de emergência evitará que seus funcionários sejam frequentemente incomodados em horários inconvenientes, como no meio da noite.
Desenvolva uma definição clara de “de plantão”
Trabalhar com seus funcionários para determinar o que exatamente significa para eles estar “de plantão” pode ajudar a evitar mal-entendidos no futuro.
Aqui estão alguns exemplos de quais regras básicas você deve esclarecer em sua definição.
- Com que frequência seus funcionários precisam estar de plantão.
- Os horários de início e término de seus turnos.
- Os tipos de situações às quais eles podem precisar responder.
- Os métodos de comunicação de plantão que os funcionários precisam usar - por exemplo, estar disponível por telefone ou e-mail.
- Tempos de resposta esperados.
- Taxa de pagamento de plantão.
Também pode ser útil lembrar seus funcionários dos motivos pelos quais eles precisam estar de plantão de tempos em tempos.
Considere as preferências dos funcionários
O trabalho de plantão tem mais chances de ser bem-sucedido quando leva em consideração os desejos e necessidades dos funcionários.
Por exemplo, trabalhadores com filhos podem achar difícil estar de plantão durante as férias escolares. Outros funcionários podem ter crenças religiosas que os impeçam de estar de plantão em determinados dias. Por outro lado, alguns membros da equipe podem receber bem a oportunidade de trabalhar em turnos de plantão sempre que possível, pois isso pode permitir que eles ganhem um dinheiro extra.
Também é importante honrar o respeito de seus funcionários solicitações de folga ao criar sua programação de plantão.
Esse tipo de flexibilidade pode beneficiar muito as relações empregador-empregado. Isso mostra que você valoriza seus funcionários como pessoas com vidas fora do trabalho. Em troca, é mais provável que seus funcionários atendam às suas solicitações para que trabalhem em diferentes turnos.
Considere os pontos fortes individuais de seus funcionários
Como gerente de pessoas, você conhece os pontos fortes e fracos de seus funcionários. Por exemplo, alguns de seus funcionários podem ter habilidades técnicas de primeira linha, enquanto outros podem construir um ótimo relacionamento com os clientes.
Usar esse conhecimento fará de você um agendador de plantão eficaz. Considerar os atributos exclusivos de seus funcionários ajudará você a enviar os funcionários mais adequados para seus trabalhos de plantão.
Certifique-se de que seus funcionários tenham folga suficiente para um bom equilíbrio entre vida pessoal e profissional
Além de honrar as solicitações de folga de seus funcionários ao criar seu cronograma de plantão, certifique-se de que o cronograma permita que os membros de sua equipe tirem folga suficiente e tenham férias remuneradas.
O software de planejamento de turnos pode fornecer uma visão geral dos padrões de trabalho de seus funcionários. Ter essas informações disponíveis rapidamente pode permitir que você identifique funcionários que estão trabalhando em horários longos ou difíceis.
Da mesma forma, você também pode verificar o equilíbrio entre vida profissional e pessoal dos funcionários durante conversas individuais regulares e ajustar sua programação conforme necessário para evitar excesso de trabalho e possível esgotamento.
Funcionários que estão exaustos de trabalhar em horas insociáveis ou muitos turnos noturnos seguidos podem procurar emprego em outro lugar. Ter uma estratégia de plantão eficaz é crucial para a estratégia de retenção da sua empresa.

Trate os membros da equipe de forma igual e justa
Aplicar a mesma abordagem para agendar todos os membros da equipe de plantão é essencial para garantir um local de trabalho feliz e produtivo. Certifique-se de que você não está agendando regularmente os mesmos funcionários para estarem de plantão ou não atribuindo determinados funcionários a turnos de plantão.
Mostrar favoritismo ao designar trabalho fora do expediente pode prejudicar o moral. Da mesma forma, depender dos mesmos funcionários para estarem regularmente de plantão pode levar ao esgotamento e também afetar o bem-estar físico de seus funcionários.
Ser aberto com seus funcionários sobre como você criou sua programação é útil. Explicar por que você escolheu determinados funcionários para estar de plantão pode aumentar a transparência em sua equipe e ajudar a evitar desentendimentos no futuro.
Publique os horários com bastante antecedência
Informar adequadamente seus funcionários sobre o horário de plantão pode ser crucial para a satisfação no trabalho . Isso ajudará os funcionários a evitar conflitos com seus compromissos não relacionados ao trabalho, como creche ou consultas médicas.
Os membros de sua equipe podem achar difícil alcançar um equilíbrio saudável entre vida profissional e pessoal se não receberem aviso adequado sobre seus horários. Trabalhar rotineiramente em cima da hora também pode significar que eles perdem comemorações importantes ou lutam para passar o tempo com a família. Essa situação pode gerar ressentimento, prejudicar o moral e reduzir os níveis de engajamento dos funcionários.
Ofereça um número de suporte de emergência para funcionários de plantão
Não importa quão eficaz seja o seu sistema de agendamento de plantão, podem surgir dificuldades imprevistas.
Por exemplo, seus funcionários de plantão podem sofrer suas próprias emergências e não conseguir trabalhar. Isso pode acontecer por vários motivos, incluindo doença ou quebra do veículo. Em circunstâncias extremas, seus funcionários podem encontrar uma situação perigosa ou ameaçadora ao chegarem a um local de trabalho de plantão.
É importante ter um ponto de contato dedicado para sua equipe de plantão. Isso pode ser feito por meio de um número de telefone, um serviço de mensagens em grupo ou um aplicativo de bate-papo integrado à sua solução de software de comunicação para funcionários.
Revise regularmente sua abordagem de agendamento
Para que sua agenda de plantão seja um sucesso, você precisará garantir que ela funcione a longo prazo . Buscar feedback de seus funcionários e clientes pode ser uma maneira eficaz de fazer isso.
Pergunte a seus funcionários como eles estão achando a experiência de estar de plantão e considere se você precisa fazer alguma alteração em sua programação. Por exemplo, você pode investigar padrões de turnos alternativos para um funcionário se o horário de plantão entrar em conflito com a vida fora do trabalho.
Buscar feedback de clientes ou clientes é igualmente importante. Você pode fazer isso por meio de pesquisas, enquetes, e-mails ou simples telefonemas. Em seguida, analise o feedback e faça as alterações apropriadas em sua programação de plantão para resolver quaisquer problemas.
Por exemplo, você pode adicionar funcionários mais experientes à sua agenda de plantão. Isso ajuda a garantir que sua equipe forneça suporte adequado durante uma emergência. Ou você pode introduzir um sistema de agendamento de plantão primário/secundário. Dessa forma, sua empresa pode lidar com vários incidentes de uma só vez e os clientes não esperarão muito por uma resposta.
Use o software de agendamento para criar o melhor cronograma de plantão
O software de agendamento pode simplificar o processo de agendamento e automatizar várias tarefas, como troca de turno, solicitações de folga e comunicação. Isso economizará tempo e esforço, permitindo que você se concentre em operações de negócios mais críticas.
O Connecteam é uma solução completa de gerenciamento de funcionários que inclui um aplicativo de agendamento fácil de usar . O aplicativo de agendamento foi projetado para ajudá-lo a criar e gerenciar sua agenda de plantão com eficiência. Você pode facilmente criar uma programação rotativa, gerenciar a disponibilidade dos funcionários e acompanhar a frequência. Além disso, o Connecteam permite que os membros de sua equipe solicitem folgas e troquem de turnos com facilidade, tornando mais simples para todos gerenciarem suas agendas.
O uso de software de agendamento como o Connecteam garante que todos em sua equipe estejam cientes do cronograma, reduz a probabilidade de conflitos de agendamento e garante que sua equipe esteja sempre preparada para as responsabilidades de plantão.
Com o Connecteam, você pode:
- Veja os turnos dos funcionários rapidamente.
- Rastreie horas extras e pausas.
- Forneça à equipe lembretes para turnos de plantão.
- Veja as solicitações de folga.
- Forneça uma descrição das responsabilidades dos funcionários durante cada turno.
- Adicione listas de verificação, formulários, arquivos e muito mais aos turnos.
- Crie turnos de plantão abertos - que os funcionários podem atribuir a si mesmos.
- Crie um cronograma de rotação de plantão.
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Entendendo a Lei
É essencial que você entenda as leis que envolvem o trabalho de plantão se exigir que seus funcionários trabalhem dessa maneira.
Nos EUA, a principal peça de legislação que você precisará considerar é a Lei de Padrões Justos de Trabalho (FLSA ). Isso cobre o pagamento e as condições de trabalho para os funcionários cobertos pela lei. Eles são conhecidos como funcionários não isentos.
Os trabalhadores cobertos pela lei tendem a ser aqueles que ganham menos de $ 35.568 por ano. Em muitos casos, isso inclui trabalhadores da construção civil ou de serviços.
De acordo com os termos da FLSA, qualquer tempo que seus funcionários passarem de plantão em suas instalações contará para as horas trabalhadas . Você normalmente precisará pagá-los por seu tempo durante essas horas. No entanto, você pode não precisar pagar seus funcionários de plantão se eles estiverem livres para deixar suas instalações.
Você também pode precisar pagar sua equipe quando eles estiverem de plantão, se houver alguma restrição sobre o que eles podem ou não fazer durante esse período.
O tempo de um funcionário pode ser restrito se ele for frequentemente solicitado a atender chamadas de sua empresa enquanto estiver em casa. Além disso, ser obrigado a permanecer próximo aos locais de trabalho ou escritório de sua empresa pode ser considerado uma restrição no tempo de seus funcionários. Os membros da equipe que precisam permanecer perto de sua empresa podem não conseguir usar seu tempo pessoal como fariam de outra forma.
Você também precisará considerar a questão das horas extras se seus funcionários estiverem cobertos pelo FLSA. A lei estabelece que todos os funcionários não isentos devem receber horas extras se trabalharem além da semana de trabalho padrão de 40 horas. Essas horas extras devem corresponder a pelo menos 1,5 vez a remuneração normal.
As leis trabalhistas variam de acordo com o estado, portanto, você também precisará verificar as regras em sua região.
Resumo
Ter funcionários de plantão pode ser necessário se sua linha de trabalho envolver emergências a qualquer hora do dia ou da noite, ou se sua empresa exigir pessoal adicional durante os períodos de maior movimento.
Um sistema de plantão bem organizado pode garantir que você forneça um serviço de alta qualidade aos seus clientes ou clientes. Também melhora o equilíbrio entre vida pessoal e profissional dos funcionários, melhora seu engajamento e reduz a rotatividade.
Não existe uma abordagem de tamanho único para o agendamento. Para um agendamento efetivo de plantão, converse abertamente com os membros de sua equipe para que você possa entender suas necessidades e disponibilidade específicas e eles saibam o que você espera deles.
Ao criar o cronograma, considere diferentes padrões de agendamento, como rotações de chamadas, e garanta que seus funcionários tenham folga suficiente entre os turnos. Trate os membros da equipe igualmente ao atribuir turnos e revise e ajuste regularmente sua programação com base no feedback.
Por fim, use um aplicativo de agendamento de funcionários dedicado para garantir que você sempre tenha os funcionários certos para cada trabalho.
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