A lista de verificação completa do final do ano da folha de pagamento + guia de preparação da folha de pagamento

A preparação da folha de pagamento pode ser demorada na melhor das hipóteses, mas torna-se ainda mais no final do ano. A última folha de pagamento do ano é a mais complexa, exigindo que você revise as informações da folha de pagamento do ano inteiro e arquive a documentação necessária com as autoridades fiscais.

É importante preencher esses formulários e pagar todos os impostos devidos em dia. Caso contrário, você pode enfrentar penalidades. Também é crucial que seus formulários sejam precisos para evitar novas penalidades, incluindo multas.

Neste artigo, explicamos como você pode se preparar para sua última folha de pagamento do ano, bem como as etapas que você pode seguir para garantir que a folha de pagamento do próximo ano seja executada sem problemas. Também incluímos uma lista de verificação de final de ano da folha de pagamento para ajudá-lo a concluir sua folha de pagamento final com facilidade e sem erros.

O que é folha de pagamento de final de ano?

A folha de pagamento de final de ano é o processo de revisão dos registros financeiros e de folha de pagamento de sua empresa para contabilizar os salários dos funcionários, outras remunerações, impostos sobre a folha de pagamento e deduções do ano e, em seguida, relatar esses registros às autoridades fiscais apropriadas.

As empresas realizam a folha de pagamento de final de ano durante o último trimestre de um ano civil e o início do primeiro trimestre do ano novo.

De um modo geral, a folha de pagamento de final de ano envolve tarefas como:

• Verificar as informações dos funcionários e atualizar as informações conforme necessário.
• Totalizando a remuneração dos funcionários, impostos e deduções.
• Preencher os formulários relevantes com o Internal Revenue Service (IRS), Segurança Social. Administration (SSA), bem como os escritórios de impostos estaduais e locais.
• Pagando todos os impostos que sua empresa deve.

As obrigações específicas da folha de pagamento no final do ano dependem da natureza, tipo e tamanho do seu negócio.

As leis tributárias e trabalhistas federais, estaduais e locais serão aplicadas à sua empresa durante a folha de pagamento no final do ano.

Certifique-se de procurar aconselhamento jurídico para entender completamente todas as suas obrigações. Isso ajudará a garantir que sua folha de pagamento de final de ano seja precisa e que sua empresa permaneça em conformidade. Você pode enfrentar penalidades, incluindo auditorias e multas, por não preencher os formulários no prazo ou fornecer informações incorretas às autoridades fiscais.

Quando termina o ano fiscal de 2023?

O final do ano da folha de pagamento é um processo que ocorre durante o quarto trimestre do ano civil e no início do primeiro trimestre do ano seguinte.

Por exemplo, a folha de pagamento final em 2023 ocorre em dezembro. A maioria dos formulários de impostos federais necessários para o final do ano da folha de pagamento deve ser apresentada em janeiro de 2024.

Quais formulários fiscais você precisa?

Há uma variedade de formulários que os empregadores devem preparar e arquivar como parte de sua folha de pagamento no final do ano.

• Formulário W-2 : Arquivado em nome de cada funcionário para declarar os salários dos funcionários e as retenções de impostos à Social Security Administration (SSA). As autoridades usam essas informações para calcular os benefícios do Seguro Social e do Medicare. Você também deve dar uma cópia aos funcionários para usar em suas declarações de impostos pessoais.
• Formulário W-3 : Resume as informações no Formulário W-2 e é anexado ao Formulário W-2 para enviar ao SSA.
• Formulário 1099-NEC : Relatórios de receita de contrato independente. Os empregadores devem arquivar uma cópia deste formulário para cada contratado independente que pagarem mais de $ 600 em um ano civil. Os empregadores também devem fornecer uma cópia ao contratante para seus registros fiscais pessoais.
• Formulário 1096: usado para resumir e enviar o Formulário 1099 para o Internal Revenue Service (IRS) se você estiver usando uma versão em papel.
• Formulário 940: arquivado por empresas com 1 ou mais funcionários. Este formulário detalha a folha de pagamento anual de um empregador para calcular o Imposto Federal de Desemprego (FUTA) da empresa.
• Formulário 941 : Um formulário trimestral usado para declarar impostos, incluindo imposto de renda federal, impostos da Previdência Social e do Medicare (FICA).
• Formulário 943: Arquivado por empresas que pagam salários a trabalhadores agrícolas sujeitos a impostos de renda, Previdência Social ou Medicare (FICA).
• Formulário 944: Arquivado por empregadores com uma responsabilidade fiscal anual cujo imposto de renda federal retido e FICA é de US$ 1.000 ou menos. Isso permite que eles paguem impostos anualmente, em vez de trimestralmente.
• Formulários 1095-B e 1095-C: Fornece ao IRS detalhes sobre a cobertura de seguro saúde oferecida aos funcionários. Empregadores com menos de 50 funcionários em tempo integral usam o Formulário 1095-B. O formulário 1095-C é para empregadores com mais de 50 funcionários em tempo integral.

Como se preparar para a folha de pagamento de fim de ano

Aqui estão as etapas que você pode seguir para ajudar sua empresa a se preparar para a folha de pagamento final deste ano.

Verifique as informações fiscais da sua empresa

Confirme detalhes como os números de identificação do empregador (EIN) estadual e federal da sua empresa, o nome da empresa e o endereço. Atualize-os se houver alguma alteração no último ano.

Confirme as informações do funcionário

Verifique se os detalhes da folha de pagamento de seus funcionários estão corretos. Confirme seus nomes legais completos, endereços de contato, números de CPF e outras informações de contato e atualize conforme necessário.

Este também é um bom momento para atualizar quaisquer alterações em sua força de trabalho - por exemplo, se um funcionário saiu de licença prolongada, teve seu contrato rescindido ou faleceu durante o ano.

Isso ajuda a garantir que você envie cópias dos documentos fiscais dos funcionários para o local certo e forneça informações atualizadas ao IRS. Você pode ser penalizado se não o fizer. Por exemplo, você pode ser multado por enviar um nome de funcionário incorreto ou número do Seguro Social em um Formulário W-2.

Calcular bônus de fim de ano

Inclua quaisquer bônus anuais nos contracheques finais de seus funcionários para que eles possam ser tributados de forma adequada.

Como e quando deduzir bônus dos impostos de sua empresa depende se você usa um método de contabilidade baseado em caixa ou regime de competência .

Com o método de contabilidade de caixa, você pode deduzir bônus como despesas comerciais durante o ano fiscal em que são pagos. Com o método baseado em competência‌, você pode deduzir os bônus no ano em que são ganhos, independentemente de terem sido pagos.

Revise os períodos de pagamento para confirmar salários, impostos e benefícios

Embora você não possa gerar relatórios de fim de ano até emitir os contracheques finais, é útil verificar e preparar os períodos de pagamento anteriores com antecedência.

Primeiro, confirme se o status da folha de pagamento de cada funcionário está correto. Por exemplo, observe se eles estavam ativos, de licença, rescindidos ou falecidos no ano anterior.

Além disso, verifique o status de declaração dos funcionários para confirmar se eles estão isentos ou não do imposto de renda federal. Essas informações geralmente estão disponíveis no Formulário W-4 (certificado de retenção).

Em seguida, revise os períodos anteriores da folha de pagamento para garantir que cada funcionário foi pago corretamente ao longo do ano. Por exemplo, confirme se eles receberam os salários, bônus e horas extras corretos. Além disso, certifique-se de que os funcionários recebam um contracheque para cada período de pagamento, especialmente se você estiver em um estado que exija contracheques obrigatórios.

Além disso, verifique novamente os detalhes de pagamento de outros funcionários, como taxas de impostos, isenções, deduções, pagamentos de benefícios e reembolsos de despesas.

Uma maneira de fazer isso é executar relatórios de folha de pagamento relevantes . Por exemplo, um relatório de resumo da folha de pagamento fornece uma visão geral dos salários brutos e líquidos, retenções de impostos, deduções e outros detalhes de pagamento. Os relatórios resumidos de funcionários fornecem informações mais detalhadas sobre cada funcionário.

Empresas maiores geralmente usam software de folha de pagamento ou um serviço de folha de pagamento para fazer isso. As pequenas empresas podem precisar executar esses processos de folha de pagamento manualmente. Isso envolve primeiro revisar os contracheques de cada funcionário e o período de pagamento do ano. A próxima etapa é somar manualmente os salários brutos e líquidos, retenções e deduções de toda a força de trabalho, bem como de cada funcionário individualmente.

Verifique os saldos de férias dos funcionários

Se sua empresa oferece folga remunerada (PTO) aos funcionários, verifique os saldos de férias restantes. Em seguida, lide com eles de acordo com sua política de tomada de força.

Você pode enviar um lembrete aos funcionários para usarem suas licenças, especialmente se sua empresa aplicar uma política de “use ou perca” que impeça os funcionários de usar suas licenças acumuladas anteriormente no ano novo.

Se você for obrigado por lei ou optar por pagar a PTO acumulada dos funcionários, faça isso em sua folha de pagamento final para que esses valores possam ser informados para fins fiscais.

Encomende quaisquer formulários fiscais necessários

Se você arquivar formulários em papel com o IRS e SSA, é importante obter as versões do ano atual . Seu provedor de folha de pagamento pode fornecer a você. Caso contrário, você pode solicitá-los ao IRS.

Os formulários em papel podem levar cerca de 10 dias úteis para chegar, portanto, solicite-os com bastante antecedência.

Envie os formulários W-2 e 1099

Depois de verificar e preparar suas informações de folha de pagamento, você pode concluir sua folha de pagamento de final de ano.

O formulário W-2s deve ser enviado a todos os funcionários até 31 de janeiro. O formulário 1099s também deve ser enviado aos seus contratados independentes até 31 de janeiro.

Você pode fornecer esses documentos eletronicamente se seus funcionários concordarem com isso.

Arquivar formulários relevantes com as autoridades fiscais e pagar impostos

Preencha todos os formulários necessários com o IRS e SSA, bem como com as autoridades fiscais estaduais e locais. Os prazos para estes variam, por isso certifique-se de confirmá-los com antecedência.

Muitos formulários de impostos federais devem ser preenchidos até 31 de janeiro do ano seguinte. Esses incluem:

• Formulário W-2.
• Formulário W-3.
• Formulário 1099-NEC.
• Formulário 1096.
• Formulário 940.
• Formulário 941.
• Formulário 944.

Também é importante verificar o prazo para pagamento de quaisquer impostos pendentes devidos como resultado do preenchimento desses formulários. Você pode encontrar uma lista de datas de depósito para pequenas empresas no site do IRS. Encontre informações fiscais para empresas individuais, parcerias, corporações, corporações S, sociedades de responsabilidade limitada (LLCs) e empresas internacionais no site do IRS também.

Diferentes prazos de arquivamento e pagamento podem ser aplicados a declarações fiscais estaduais e locais. Verifique os sites das agências fiscais estaduais e locais para obter esses detalhes. Ou fale com sua equipe financeira ou contador para obter assistência.

Lista de verificação de final de ano da folha de pagamento

• Confirme as informações comerciais
• Confirme as informações do funcionário
  • Atualize o status do funcionário conforme necessário
• Calcular bônus de final de ano e incluí-los na folha de pagamento final
• Revise os períodos de pagamento
  • O status da folha de pagamento do funcionário está correto?
  • Os funcionários estão corretamente categorizados como isentos ou não isentos?
  • Os salários, deduções, retenções e pagamentos de benefícios dos funcionários estão corretos?
• Verifique os saldos de PTO dos funcionários
  • Incluir PTO acumulado na folha de pagamento final se for política da empresa pagá-lo aos funcionários
• Solicitar formulários necessários
• Envie os formulários W-2 e 1009 para funcionários e contratados independentes
• Arquivar os formulários necessários com as autoridades fiscais relevantes
• Pagar impostos pendentes

Como se preparar para a folha de pagamento do próximo ano

Depois de concluir sua folha de pagamento de final de ano, há várias etapas que você pode seguir para garantir que a folha de pagamento do próximo ano seja executada sem problemas.

Verifique se há atualizações legais

As leis tributárias e trabalhistas mudam constantemente. É essencial ficar por dentro de quaisquer mudanças futuras que afetarão a folha de pagamento do próximo ano.

É importante observar os aumentos do salário mínimo para que você possa ajustar a remuneração dos funcionários conforme necessário. Essas atualizações geralmente são publicadas nos sites dos departamentos de trabalho federais, estaduais e locais. Os aumentos do salário mínimo geralmente começam em 1º de janeiro de um novo ano, portanto, você precisa estar ciente da mudança com antecedência.

As taxas de imposto e os requisitos de relatórios também mudam, portanto, fique de olho neles também.

Revise a remuneração do próximo ano

Identifique se há alguma alteração nos salários dos funcionários ou aumentos salariais para alguns funcionários no próximo ano para que você possa atualizar sua folha de pagamento de acordo.

Além disso, certifique-se de que a folha de pagamento do próximo ano reflita quaisquer mudanças planejadas nos benefícios dos funcionários .

Também é um bom momento para redefinir os acúmulos de PTO , incluindo qualquer licença acumulada que os funcionários não possam transferir.

Revise as políticas e processos de folha de pagamento

É importante revisar suas políticas de folha de pagamento e atualizá-las conforme necessário. Isso pode incluir o ajuste de períodos de pagamento, reformatação de contracheques ou mudança para um novo software de folha de pagamento.

Esta revisão é especialmente importante para empresas que cresceram significativamente. Por exemplo, períodos de pagamento, métodos de pagamento, formatação de holerites e processos de folha de pagamento podem precisar ser atualizados para acomodar uma força de trabalho maior.

Verifique as datas relevantes para o novo ano

Para ajudar a configurar sua programação de folha de pagamento para o ano novo, verifique as datas de fechamento trimestral e os fins de período nos sites das agências fiscais federais, estaduais e locais relevantes.

Marque-os em seu calendário para que você possa reservar um tempo para preparar os documentos e arquivamentos necessários. Além disso, leve em consideração quaisquer datas que sejam nos finais de semana ou feriados para que você possa planejá-las com antecedência. Isso ajuda você a ficar por dentro de suas obrigações de folha de pagamento em andamento e se preparar para o final do ano.

Simplifique sua folha de pagamento com um aplicativo digital

Uma das melhores maneiras de otimizar seus processos de folha de pagamento, incluindo a última folha de pagamento do ano, é usar um aplicativo como o Connecteam.

Projetado para economizar tempo e dinheiro, o Connecteam inclui um prático recurso de relógio de ponto que permite que os funcionários registrem suas horas de trabalho até o segundo. Isso garante que as informações de turno sejam precisas para fins de folha de pagamento.

Você também pode usar o Time Clock para definir o período de pagamento escolhido . Isso fornece uma visão geral rápida de qualquer período de pagamento, o que é especialmente útil ao preparar relatórios para sua última folha de pagamento do ano.

O Connecteam também permite gerar planilhas de horas digitais diretamente do Relógio de ponto. Você pode visualizar, modificar e aprovar facilmente esses quadros de horários por meio do aplicativo, simplificando o processo de pré-folha de pagamento.

Você pode então exportar planilhas de horas aprovadas diretamente para seu sistema de folha de pagamento, sabendo que elas contêm informações de horas precisas e confiáveis. O Connecteam se integra a vários provedores de folha de pagamento, incluindo QuickBooks Online e Gusto.

A melhor coisa é que o Connecteam é um aplicativo tudo-em-um. Além de suas funções de folha de pagamento, você pode usar o Connecteam para manter contato com seus funcionários, criar e compartilhar agendas de equipe em minutos e acompanhar o treinamento de seus funcionários.

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Conclusão

É importante obter a folha de pagamento de final de ano correta e garantir que você forneça às autoridades fiscais informações precisas a tempo. Usar nossa lista de verificação de folha de pagamento de final de ano acima como um guia é um bom lugar para começar. Um aplicativo de gerenciamento de trabalho como o Connecteam também ajuda você a registrar horas, benefícios e PTO dos funcionários para garantir que seus registros de folha de pagamento sejam precisos.

Mas lembre-se, as necessidades de folha de pagamento de cada organização são únicas e variam de acordo com o tipo e tamanho do seu negócio, níveis de receita, setor etc. evitar quaisquer penalidades.

perguntas frequentes

Quais são as responsabilidades de final de ano da folha de pagamento?

Como empresa, suas principais responsabilidades no final do ano para a folha de pagamento incluem:

• Confirmar se as informações da sua empresa e dos funcionários estão atualizadas.
• Preparar e preencher os formulários fiscais necessários para relatar salários e retenções.
• Pagando quaisquer dívidas fiscais.

Quais são os descontos em folha de pagamento mais comuns?

As deduções específicas que você precisa fazer do salário de um funcionário dependem de vários fatores. No entanto, algumas deduções obrigatórias comuns incluem imposto de renda federal e estadual, imposto da Previdência Social e imposto do Medicare.

Isenção de responsabilidade

As informações apresentadas neste site sobre a folha de pagamento de final de ano destinam-se a ser um resumo apenas para fins informativos. As leis e procedimentos fiscais e de folha de pagamento mudam regularmente e podem variar dependendo das circunstâncias individuais. Embora tenhamos feito todos os esforços para garantir que as informações fornecidas sejam atualizadas e confiáveis, não podemos garantir sua integridade, precisão ou aplicabilidade à sua situação específica. Portanto, recomendamos fortemente que os leitores procurem orientação de seu departamento financeiro, contador ou consultor financeiro para garantir a conformidade com as leis e regulamentos aplicáveis. Observe que não podemos ser responsabilizados por quaisquer ações tomadas ou não com base nas informações apresentadas neste site.

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