Como criar manuais de políticas e procedimentos (+modelo gratuito)

Boas políticas e procedimentos são ineficazes se seus funcionários não souberem onde encontrá-los. É por isso que é essencial tê-los armazenados em um manual, onde os membros da equipe possam acessá-los facilmente quando precisarem.

Um manual de políticas e procedimentos é um documento central e estruturado com todas as suas políticas e procedimentos. Uma ferramenta essencial de gerenciamento de funcionários, define procedimentos operacionais padrão para ajudar a orientar a tomada de decisões. A tomada de decisão aprimorada leva a uma melhor conformidade e produtividade em sua organização. Ter um manual centralizado também garante que seus funcionários sempre saibam onde procurar as informações de que precisam para realizar seus trabalhos.

Este artigo explica como criar um manual de políticas e procedimentos e fornece um modelo gratuito para ajudá-lo a começar.

O que é um Manual de Políticas e Procedimentos?

Um manual de políticas e procedimentos é um documento comercial fundamental que orienta os funcionários sobre as políticas mais importantes da organização e seus processos associados. Disponível em formato digital ou impresso, este manual é um documento interno para uso dentro de uma organização.

As políticas são as regras mais amplas que orientam as principais atividades de negócios, como recursos humanos (RH) ou o uso de tecnologia. Eles fornecem orientação essencial para a tomada de decisão e conduta dos funcionários.

Os procedimentos, por outro lado, são mais específicos. Eles fornecem instruções passo a passo que ajudam os funcionários a concluir tarefas como solicitar licença ou relatar um acidente de trabalho.

Um manual de políticas e procedimentos é, em essência, um livro de regras para uma organização. Ele orienta os empregadores e funcionários na tomada de decisões importantes, estabelece as melhores práticas e padrões de trabalho e explica as expectativas da organização de sua força de trabalho.

O que um manual de políticas e procedimentos deve abranger?

Manuais de procedimentos eficazes geralmente cobrem uma variedade de tópicos relevantes para o seu negócio.

Por exemplo, a maioria inclui uma seção sobre licenças que aborda:

• Os tipos e valores de licença aos quais os funcionários têm direito, como folga remunerada (PTO) e licença médica
• Como os funcionários acumulam férias (diárias, mensais ou anuais)
• As condições para tirar férias
• O pedido de licença e o processo de aprovação, incluindo prazos
• O que acontece com os acréscimos de férias não utilizados

Outras seções que você pode querer incluir são:

• Um organograma definindo a estrutura hierárquica da sua organização
• Uma descrição da cultura da sua organização (incluindo sua missão e valores fundamentais)
• Políticas de contratação
• Políticas de RH como ação disciplinar
• Sua política de diversidade, equidade e inclusão (DEI)
• Políticas de assédio e discriminação
• reclamações internas
• Regras de saúde e segurança no trabalho
• Procedimentos de emergência
• Políticas de benefícios dos funcionários
• Sair das políticas
• Código de Conduta
• procedimentos de pagamento
• Procedimentos bancários
• Regras sobre o uso de cartões de crédito da empresa
• Reembolso de despesas e formulários
• Código de roupa
• Uso de tecnologia
• Uso de mídias sociais
• Políticas de trabalho em casa
• Regras de realocação
• Políticas e formulários de viagem
• manuais de treinamento
• Políticas de atendimento ao cliente
• Processos específicos relevantes para o seu local de trabalho, por exemplo, aqueles necessários ao aprovar um novo projeto ou solicitar um subsídio

Por que um manual de políticas e procedimentos é essencial

Criar um manual de suas políticas e procedimentos oferece uma série de benefícios para sua empresa e funcionários.

Melhora a produtividade

Um manual de políticas e procedimentos bem escrito torna-se uma fonte confiável e única de verdade em sua organização. Com todas as políticas e procedimentos relevantes armazenados em um só lugar, os funcionários podem consultá-los quando necessário.

Garantir que as informações sejam facilmente acessíveis limita a interrupção do foco de um funcionário, pois ele não precisa pesquisar em muitos documentos em papel para encontrar o que precisa. Os manuais digitais são facilmente pesquisáveis ​​e os funcionários podem acessá-los de qualquer lugar. Sua força de trabalho pode encontrar as informações de que precisa em minutos e continuar com o trabalho. Um manual também elimina a necessidade de interromper o trabalho de outro funcionário para pedir ajuda.

O fácil acesso a políticas e procedimentos relevantes relacionados às operações de negócios também economiza tempo de sua organização, reduzindo o risco de erros ou incidentes. Os funcionários entendem as melhores práticas e podem aplicá-las em seu trabalho. Se ocorrer um incidente, os funcionários sabem como responder para minimizar seus efeitos e interrupções.

Por exemplo, se um funcionário se machuca no trabalho, ele sabe que deve primeiro procurar atendimento médico para garantir que não piore a lesão. Eles também sabem relatar o evento o mais rápido possível por meio de um formulário de relatório de incidente. Isso permite que a organização trate de questões de segurança mais amplas, reduzindo o risco de incidentes futuros.

Define padrões de comportamento e expectativas

Um manual fornece aos funcionários uma compreensão clara do que se espera deles em termos de trabalho e conduta. O uso de um documento único e confiável para estabelecer metas compartilhadas incentiva um ambiente de trabalho positivo, onde todos trabalham em direção aos mesmos objetivos.

Além disso, um manual é outra maneira de comunicar a missão e os valores de sua organização para que todos os funcionários estejam na mesma página. Isso ajuda os funcionários a entender o contexto de seu trabalho e como isso contribui para o quadro geral, criando uma sensação de trabalho em equipe.

Definir suas políticas e procedimentos também fornece uma base para qualquer ação disciplinar necessária. Um manual pode delinear as etapas a serem seguidas para lidar com violações de políticas, permitindo que os gerentes lidem com situações potencialmente difíceis de maneira mais eficaz.

Por exemplo, se um funcionário se atrasa repetidamente para o trabalho, um gerente sabe que deve primeiro discutir o problema com ele, em vez de tomar medidas disciplinares imediatamente. Falar com o funcionário pode ajudar a identificar por que ele tem dificuldade em chegar no horário. O gerente pode então ser capaz de apoiar o funcionário para resolver o problema.

Melhora a conformidade

Um manual de políticas e procedimentos é o melhor lugar para abordar quaisquer leis e regulamentos que se aplicam ao seu negócio. Isso pode incluir legislação antidiscriminação, requisitos de manutenção de registros e regulamentos de saúde e segurança no local de trabalho.

Em seu manual, você pode criar políticas e procedimentos que cumpram as leis relevantes. Quando os funcionários entendem essas políticas e procedimentos - e por que eles existem - é mais provável que eles os sigam. Isso ajuda a melhorar a conformidade organizacional.

A melhoria da conformidade reduz o risco de acidentes de trabalho, garantindo a segurança de seus funcionários. Também reduz o risco de violações de conformidade que podem resultar em penalidades como multas.

Facilita a integração e o treinamento

Um manual também simplifica seus processos de integração e treinamento.

Novos funcionários geralmente experimentam sobrecarga de informações nas primeiras semanas. Um manual é um excelente recurso para incluir em seus materiais de integração para ajudá-los a conhecer a organização. Você pode direcionar novos funcionários para políticas e procedimentos prioritários e eles podem ler o resto em seu próprio ritmo.

Fornecer um manual à sua força de trabalho também reduz o tempo de treinamento dos funcionários. Em vez de fornecer sessões de treinamento repetitivas sobre os meandros de cada política e processo, os funcionários podem consultar o manual conforme necessário.

Como criar uma política de fácil utilização e um manual de procedimentos

Faça sua pesquisa inicial

A criação de um manual de procedimentos eficaz só é possível com uma pesquisa sólida. Inicie o processo avaliando quais tipos de políticas e processos você precisa incluir. Fale com cada departamento para descobrir quais são mais usados ​​e para entender quaisquer problemas que seus funcionários tenham. Isso também ajuda a identificar quaisquer lacunas de conhecimento a serem abordadas em seu manual.

Nem todo procedimento menor precisa estar em seu manual. O departamento ou as equipes podem usar processos informais diários que se desenvolveram naturalmente ao longo do tempo, por exemplo, organizar quando os membros da equipe fazem uma pausa.

Seu manual deve encontrar um equilíbrio entre ser abrangente e não opressor. Inclua um processo se for essencial, como aqueles projetados para criar um ambiente de trabalho seguro. Se colocá-lo por escrito melhorará significativamente um processo, inclua-o também.

Por exemplo, procedimentos complexos, rotineiros ou atualizados recentemente geralmente se beneficiam de serem escritos. Também é uma boa ideia incluir em seu manual quaisquer processos que sejam fortemente baseados em regras ou que exijam consistência.

Monte uma equipe

A criação de um manual geralmente é mais do que o trabalho de uma pessoa. É útil criar uma equipe para ajudar a criar cada seção do manual. Envolva porta-vozes de todos os departamentos e assegure-se de que haja uma variedade de experiências e conhecimentos representados.

Você pode designar pessoas para ajudar em várias tarefas, incluindo pesquisar e escrever o conteúdo, editar o manual e revisá-lo regularmente.

Pesquise o conteúdo

Em seguida, você precisa pesquisar o conteúdo das políticas. Fale com os trabalhadores que usam cada processo em suas tarefas diárias. Você também deve procurar aconselhamento de especialistas no assunto em relação a políticas e procedimentos altamente técnicos ou legais.

Uma parte importante desta etapa é entender as leis e regulamentos relevantes que se aplicam ao seu negócio. Procure aconselhamento jurídico interno ou externo sobre suas obrigações de conformidade. Essas informações permitem que você desenvolva políticas e procedimentos compatíveis.

Rascunhe o conteúdo

Após sua preparação, agora você pode escrever as políticas e procedimentos para o seu manual. Ao escrever essas seções, mantenha esses pontos em mente.

• Cada política ou processo deve incluir um título para facilitar a referência. Por exemplo, “Política de viagens noturnas”.

• Inclua uma descrição da política. O que é projetado para fazer? Por exemplo, “Esta política estabelece os procedimentos de segurança que todos os funcionários devem seguir ao trabalhar com substâncias potencialmente tóxicas”.

• No início de cada política, explique sua finalidade . Por exemplo, o objetivo de uma política de saúde e segurança pode ser “fornecer a todos os funcionários o ambiente de trabalho mais seguro possível”. Quando os trabalhadores entendem o propósito por trás de uma política, é mais provável que a apoiem.

• Identifique o escopo da política e a quem ela se aplica. Aplica-se a todos os funcionários, a um departamento ou a um grupo de funcionários com funções específicas? Você também deve definir quaisquer isenções ou exclusões possíveis à política ou processo.

• Identifique quem é responsável por aplicar a política e aprovar quaisquer isenções. Pode ser um departamento, como RH, ou uma pessoa específica, como um bombeiro. Por exemplo, ao abordar assédio no local de trabalho, o manual deve identificar a quem um funcionário pode recorrer para obter assistência ou fazer uma reclamação formal.

• Escreva as etapas do procedimento uma a uma , da forma mais sucinta possível.

• Adicione links para documentos úteis que ajudarão os membros de sua equipe a entender a política ou o procedimento. Isso inclui formulários, modelos, legislação ou políticas e procedimentos relacionados. Adicionar links internos em um manual digital ajuda os funcionários a navegar facilmente entre as seções.

• Forneça aos funcionários mais suporte no final de uma política, se necessário . Onde eles podem ir para saber mais sobre a política ou procedimento ou se tiverem alguma dúvida? Pode ser outro recurso, uma pessoa ou departamento.

Organize o conteúdo

Depois de ter seu conteúdo, você precisa montá-lo em um manual. Liderar com as seções mais amplas geralmente é uma boa abordagem.

A cultura organizacional, a missão da empresa e a política geral de RH são tópicos mais amplos. O manual pode abordar políticas e procedimentos mais específicos, como aqueles relacionados a procedimentos de pagamento ou códigos de vestimenta, posteriormente.

Ao organizar seu conteúdo, você pode criar um sumário logicamente estruturado que ajuda os usuários a navegar facilmente pelo manual.

Revise e finalize o rascunho

Antes de finalizar o manual, é importante obter feedback sobre ele. A equipe mais ampla responsável pelo manual pode fornecer suas percepções iniciais, mas você também deve buscar informações da administração. Você também deve consultar a pessoa ou departamento responsável pela implementação da política ou supervisão do processo.

Volte aos seus especialistas no assunto para confirmar se as seções técnicas e jurídicas estão corretas. Você também pode buscar feedback sobre a legibilidade de alguns funcionários para descobrir o quão fácil é entender seu manual.

Você também pode querer testar alguns de seus procedimentos - especialmente os novos - antes de finalizá-los no manual. Faça com que a equipe ou departamento relevante execute os procedimentos e relate quaisquer problemas. Isso permite que você faça as alterações necessárias antes de distribuir o manual em toda a empresa.

Depois de finalizar o conteúdo, obtenha a aprovação da liderança para aprovar a versão final.

Distribua para seus funcionários

É importante então conscientizar os funcionários sobre o manual.

Certifique-se de que o manual seja facilmente acessível a todos os membros da equipe. Adicione um link para ele em sua intranet, disponibilize-o por meio de sua base de conhecimento interna e incorpore-o em seus programas de integração e treinamento. Envie um e-mail ou notificação para toda a empresa para que os funcionários saibam como podem acessar o manual.

A criação de um manual digital facilita a atualização de políticas e procedimentos. Você pode enviar notificações para alertar os funcionários sobre uma alteração no manual, ajudando os funcionários a acessar a versão mais recente.

Normalmente, os funcionários também podem acessar um manual digital em seus dispositivos móveis, por exemplo, por meio da intranet ou da base de conhecimento da empresa. Este é um recurso útil que permite aos funcionários consultá-lo de qualquer lugar a qualquer momento.

Melhores práticas para criar um manual

Aqui estão mais algumas práticas recomendadas a serem lembradas ao criar seu manual.

Escreva em linguagem simples e de fácil compreensão

Quanto mais legível for o seu manual, maior a probabilidade de sua força de trabalho entendê-lo e segui-lo.

Você pode fazer isso por:

• Use a voz ativa para tornar sua escrita mais envolvente, especialmente ao fornecer instruções passo a passo. Por exemplo, em vez de escrever “o formulário deve ser enviado ao RH” (voz passiva), escreva “enviar o formulário ao RH” (voz ativa).

• Explicar claramente quaisquer acrônimos ou jargões específicos da empresa usados ​​no manual. Uma seção de definições ou acrônimos no início é uma boa maneira de fazer isso.

• Formatar o documento de forma limpa e consistente. Use parágrafos curtos e marcadores e inclua diagramas ou gráficos quando apropriado.

Priorizar seções

Os manuais são tipicamente documentos extensos, contendo um grande volume de informações. Saber por onde começar pode ser complicado, então decida quais seções escrever primeiro.

Um bom lugar para começar são quaisquer políticas ou procedimentos exigidos por lei ou usados ​​com mais frequência por seus funcionários. Também é útil lidar com políticas e processos complexos em um estágio inicial. Você pode então construir o resto do seu manual ao longo do tempo.

Revise e atualize regularmente

Seu manual deve ser um documento vivo. Você precisa atualizá-lo à medida que as leis ou necessidades de sua empresa ou funcionários mudam. Por esse motivo, sua equipe deve revisar regularmente o manual e atualizar seu conteúdo conforme necessário.

Forneça treinamento aos funcionários

Oferecer sessões de treinamento para a gerência e funcionários para ajudá-los a se familiarizar com o manual e seu conteúdo. Quanto mais confortáveis ​​os membros da equipe estiverem navegando e compreendendo seu manual, maior a probabilidade de usá-lo.

Os treinamentos também permitem que os funcionários tirem suas dúvidas sobre o manual. Você pode realizar essas sessões de treinamento pessoalmente ou online, por exemplo, por meio de módulos de treinamento que a equipe pode concluir em seu próprio ritmo.

Use um modelo

A criação de modelos de políticas e procedimentos para orientar a redação do seu manual garante que cada seção seja consistente e aborde todas as informações necessárias. Como ponto de partida, preparamos um modelo gratuito útil para você usar.

Crie seu manual para seus funcionários

Um manual de políticas e procedimentos mantém todas as suas políticas e procedimentos em um só lugar, tornando mais fácil para os funcionários encontrarem as informações de que precisam. É importante manter os membros de sua equipe em mente ao escrever seu manual de políticas e procedimentos. Certifique-se de que seja claro e fácil de ler e inclua todas as informações essenciais relevantes para o trabalho dos funcionários.

Para criar um manual eficaz, você precisa investir tempo pesquisando e redigindo-o. Ele se tornará um importante ponto de referência para sua força de trabalho que ajudará a melhorar sua produtividade, então você deseja dedicar o tempo e o esforço apropriados a ele. Ao definir os padrões de trabalho esperados, um manual também aumenta a conformidade em sua organização. Ele ajuda a criar um ambiente de trabalho seguro e favorável para seus funcionários, para que eles possam ter o melhor desempenho.