O que é treinamento de atualização e por que é importante?

Não importa o quão completo seja o seu processo de integração, o treinamento de atualização é crucial. As memórias desaparecem e os processos e tecnologias mudam. Atualizar habilidades, competências e práticas recomendadas mantém sua equipe afiada e preparada para fazer o melhor no trabalho.

No entanto, decidir o que abordar, como criar o treinamento e quais assuntos revisar pode ser assustador.

Neste artigo, vamos ajudá-lo analisando o que é o treinamento de atualização, por que você precisa dele e como pode garantir que seus funcionários recebam o melhor treinamento adicional. Após a leitura, você saberá como oferecer as melhores oportunidades de aprendizado para sua organização.

O que é treinamento de atualização?

O treinamento de atualização é qualquer aprendizado pós-integração no local de trabalho sobre um tópico que foi estudado anteriormente. Por exemplo, uma equipe pode ter aulas de atualização em procedimentos de segurança anualmente, mesmo que o treinamento de segurança seja incluído durante a integração.

O treinamento de atualização visa fechar lacunas de conhecimento, manter atualizado o treinamento da equipe e, como o nome sugere, refrescar a memória do indivíduo sobre o que já aprendeu.

Este tipo de treinamento pode assumir várias formas. Por exemplo, pode incluir vídeos curtos atualizados a cada 6 meses. Ou pode significar um treinamento formal em uma sala de aula uma vez por ano. Os tomadores de decisão em sua organização podem decidir o que funciona melhor para você, dependendo das necessidades de sua equipe e do material que será ensinado.

Por que o treinamento de atualização é importante

O treinamento de atualização é fundamental para organizações em todos os setores por vários motivos. Esses incluem:

Aumentar a eficiência e a excelência do trabalho

À medida que os funcionários recebem cursos e informações adicionais sobre as melhores práticas para seu trabalho, suas habilidades melhoram, o que pode aumentar a eficiência .

Por exemplo, um indivíduo que aprende a usar todos os recursos de um novo equipamento no local de trabalho pode ser capaz de fazer mais trabalho em menos tempo.

Trabalhadores que estão treinando regularmente também estão desenvolvendo suas habilidades . O aprimoramento de habilidades geralmente leva a uma maior excelência no trabalho, à medida que as habilidades dos funcionários melhoram constantemente.

Cometendo menos erros

Os funcionários que recebem treinamento de atualização têm as práticas recomendadas reforçadas , portanto, é mais provável que se lembrem das maneiras mais eficazes de realizar seus trabalhos. Eles são menos propensos a cometer erros porque o treinamento permanece fresco em suas mentes.

Melhorando a segurança no trabalho

Ninguém quer se machucar no trabalho, mas um trabalhador se machuca, em média, a cada 7 segundos nos EUA. Trabalhadores treinados que são lembrados rotineiramente sobre as diretrizes de segurança sabem como se manter seguros no trabalho .

Eles também são continuamente lembrados da importância da segurança no local de trabalho. Isso pode criar uma cultura no local de trabalho em que todos tenham conhecimento e consciência para cuidar uns dos outros.

Estar em conformidade com os regulamentos estaduais e federais

Por lei federal, algumas empresas nos EUA devem fornecer treinamento de atualização aos funcionários. Por exemplo, instalações de fabricação que produzem produtos muito perigosos estão sujeitas à Regra do Programa de Gerenciamento de Risco (RMP) e devem oferecer treinamento de atualização aos funcionários pelo menos a cada 3 anos. Cursos de atualização em conformidade com o RMP são necessários para retreinar os funcionários nos procedimentos operacionais.

Além disso, a Administração de Segurança e Saúde Ocupacional (OSHA) exige que os funcionários da maioria das indústrias recebam pelo menos treinamento anual de segurança. Isso pode incluir proteção auditiva, resíduos perigosos e resposta de emergência e retreinamento de proteção respiratória. Também pode haver outros requisitos, dependendo do seu setor.

Muitos estados têm suas próprias leis sobre treinamento de atualização de funcionários. Na Califórnia, por exemplo, os profissionais de saúde precisam de um treinamento anual de atualização sobre violência no local de trabalho.

Criando uma cultura de aprendizado

Fornecer treinamento contínuo em vez de um evento pontual ajuda a criar uma cultura de aprendizado , onde as equipes são incentivadas e recompensadas pela busca e compartilhamento de conhecimento.

As aulas de atualização tornam o aprendizado parte da estrutura da vida cotidiana em seu local de trabalho. Isso pode aumentar a curiosidade e incentivar um compromisso contínuo com o aprendizado e o crescimento.

Aumentar a confiança e a felicidade dos funcionários

Funcionários que aprendem regularmente estão sempre aprimorando suas habilidades. Isso pode fazer com que eles se sintam mais confiantes em sua capacidade de fazer bem o seu trabalho.

O treinamento de atualização fornece aos indivíduos as ferramentas necessárias para um bom desempenho, o que pode aumentar sua felicidade no trabalho . Também pode fazer com que os funcionários se sintam vistos e como se sua organização estivesse investindo neles.

Isso, por sua vez, pode incentivar os funcionários a permanecerem em sua empresa por um longo prazo. De fato, estudos mostram que o treinamento certo dos funcionários pode reduzir a rotatividade em até 35%.

Identificando lacunas de aprendizado

Ao começar a oferecer aulas de atualização, você pode perceber que fez algumas suposições incorretas sobre o que sua equipe sabe. Em uma aula sobre tecnologia no local de trabalho, por exemplo, você pode identificar uma falta de conscientização sobre segurança cibernética.

Não é incomum configurar uma aula apenas para descobrir que um curso de atualização adicional é necessário para abordar questões e lacunas que surgem no primeiro treinamento.

Você pode fornecer classes ou recursos extras. Isso cria um caminho de aprendizado, onde os funcionários podem melhorar continuamente. Também pode ajudá-lo a melhorar a segurança e a produtividade antes que surjam problemas devido ao subtreinamento.

Manter-se atualizado com as novas informações do local de trabalho

A integração é sobre como atualizar os funcionários com os processos, tecnologias e informações atuais. Com o tempo, porém, novos produtos surgirão, as prioridades de sua empresa mudarão e novas tendências e informações de mercado mudarão a maneira como você faz as coisas em sua organização.

O treinamento de atualização garante que todos em sua organização estejam atualizados com as expectativas e os processos atuais . Por sua vez, isso contribui para um sentimento de união em toda a empresa, o que contribui para um ambiente de trabalho mais positivo.

Sinais de que seu local de trabalho precisa de treinamento de atualização

Então, quando o treinamento de atualização é necessário?

Você pode decidir que alguns tipos de treinamento (como atendimento ao cliente ou treinamento de segurança) sejam agendados no calendário a cada 2 meses, 6 meses ou 1 ano para manter as habilidades de todos atualizadas.

No entanto, você pode notar sinais de que sua equipe precisa de alguns materiais suplementares. Em geral, um treinamento de atualização é necessário quando você percebe :

Erros e lesões frequentes

Erros acontecem em todos os locais de trabalho, mas se eles acontecem com frequência, pode ser um sinal de que seus funcionários precisam de mais treinamento.

Preste atenção especial a erros de segurança e quase lesões . Estas podem ser indicações de que você precisa de aulas de segurança adicionais.

Sua equipe não está usando a tecnologia ou novos procedimentos corretamente

Sempre que você lança uma nova tecnologia em seu local de trabalho, como um novo software ou uma nova peça de maquinário, provavelmente está oferecendo algum treinamento inicial. Você também pode oferecer aulas adicionais se perceber que sua equipe não está usando o software corretamente ou está ignorando alguns dos recursos que aprenderam.

O mesmo vale para políticas, processos e procedimentos novos ou atualizados. Funcionários que não estão entendendo uma nova maneira de fazer as coisas podem precisar de algum treinamento de acompanhamento.

clientes insatisfeitos

Você está percebendo menos clientes recorrentes ou um aumento nas reclamações de clientes? Pode ser um sinal de que seus funcionários precisam de uma atualização no atendimento ao cliente. Ou podem se beneficiar de mais treinamento em procedimentos para que possam atender os clientes com mais eficácia e com menos erros.

A produtividade diminui e o volume de negócios aumenta

Pergunte à sua equipe se eles acham que tiveram treinamento suficiente e aulas de atualização se você notar uma queda na produtividade e mais talentos saindo do seu negócio , especialmente depois de fazer uma mudança.

Por exemplo, você pode perceber que os funcionários da recepção estão registrando os pedidos mais lentamente e expressando mais insatisfação se não puderem usar o sistema de ponto de venda (POS) adequadamente. Eventualmente, você pode notar mais trabalhadores saindo.

Assim que você perceber a diminuição da produtividade, o treinamento de acompanhamento pode ajudar os membros da equipe a entender como realizar suas tarefas melhor e mais rapidamente. Isso pode fazer com que se sintam mais confiantes no trabalho e mais preparados para fazer bem o seu trabalho.

Tópicos Típicos de Treinamento de Atualização

Não há limite para os tópicos que você pode abordar no treinamento de atualização. Tudo o que seus funcionários precisam para fazer bem o trabalho é um jogo justo.

Aqui estão alguns tópicos que a maioria das empresas considera útil revisar regularmente:

• Atendimento ao cliente , incluindo as melhores maneiras de criar uma ótima impressão e maneiras de lidar com clientes difíceis.
• Avaliação de riscos , incluindo a identificação dos perigos mais comuns em seu local de trabalho e sua mitigação.
• Treinamento de segurança , incluindo uso de equipamentos de segurança, prevenção de lesões por esforços repetitivos, protocolos de segurança e muito mais.
• Segurança cibernética , incluindo práticas recomendadas para senhas e tratamento adequado de informações confidenciais.
• Requisitos de conformidade , como revisões do Health Insurance Portability and Accountability Act (HIPAA) em ambientes de assistência médica.
• Políticas e procedimentos específicos da empresa , para garantir que todos os funcionários estejam familiarizados com as regras e diretrizes específicas a serem seguidas na organização, especialmente as adicionadas ou atualizadas recentemente.

6 Métodos de treinamento de atualização

Existem várias maneiras de oferecer oportunidades de aprendizado para sua equipe. Esses incluem:

Aprendizagem presencial

Seu nome diz tudo: o aprendizado presencial coloca os funcionários cara a cara com os instrutores e entre si. É um estilo de aprendizado mais formal, mas os indivíduos podem se sentir mais engajados porque há menos distrações.

O aprendizado presencial é uma boa opção para aulas de atualização com foco em temas importantes como segurança. Isso ocorre porque há menos chances de os funcionários se distraírem e não absorverem as informações adequadamente.

Aulas virtuais

Esses são ambientes de aprendizado digital onde alunos e instrutores se envolvem em aprendizado interativo ao vivo, diretamente de suas casas ou locais de trabalho. Eles também podem abranger experiências de sala de aula de realidade virtual (VR), onde os indivíduos usam headsets VR para participar de sessões de treinamento.

As salas de aula virtuais são uma opção válida quando o aprendizado ao vivo é melhor, mas não é possível encontrar pessoalmente. Esse estilo de treinamento é bom para apresentar políticas ou procedimentos atualizados, abrangendo atualizações de software ou qualquer tópico em que a demonstração ao vivo seja importante.

Além disso, as salas de aula virtuais podem melhorar os resultados do aprendizado . De acordo com um estudo de 2021, indivíduos que receberam treinamento personalizado por meio de salas de aula de realidade virtual 3D lembraram 30% mais informações e receberam pontuações 20% mais altas em testes quando comparados a um grupo de controle usando ferramentas educacionais tradicionais.

Cursos online

E-learning significa oferecer treinamento em formato digital, com vídeos, slides, arquivos e outros recursos online. Os cursos online geralmente seguem uma estrutura definida. Por exemplo, um funcionário pode precisar ler um pequeno artigo e, em seguida, responder a um questionário.

O aprendizado on-line também oferece aos funcionários a oportunidade de acessar recursos como listas de verificação, planilhas, documentos informativos e outros materiais de treinamento que podem ajudá-los a realizar seus trabalhos.

Esse estilo de aprendizado é melhor para aprimoramento de habilidades e para tópicos que exigem um mergulho mais profundo, como atendimento ao cliente. Isso ocorre porque você pode gastar o tempo que precisar explicando um tópico.

Além disso, quando você usa o e-learning, pode incluir vários recursos de treinamento, oferecer mais sessões de treinamento com mais facilidade e permitir que os funcionários concluam o treinamento em seu próprio ritmo.

Microaprendizagem

Microlearning refere-se a sistemas de ensino curtos e direcionados. Vídeos curtos de treinamento de 1 a 2 minutos, por exemplo, são uma forma de microaprendizagem.

Com o microlearning, os funcionários podem mergulhar facilmente no treinamento quando tiverem um minuto livre. Isso torna o aprendizado mais acessível, mesmo para equipes ocupadas.

Microlearning é melhor para tópicos muito específicos . Por exemplo, os trabalhadores de serviços públicos podem obter uma breve sessão de treinamento sobre como preencher um formulário de serviço de pedido atualizado.

Este tipo de treinamento também é benéfico para atualizações regulares . Os funcionários da indústria de restaurantes, por exemplo, podem receber sessões de microaprendizagem que cobrem novos protocolos de segurança alimentar ou técnicas de preparação de alimentos.

Além disso, o microlearning aumenta a eficiência do processo de aprendizagem em até 17%. Isso pode ocorrer porque é altamente direcionado e se concentra apenas em uma ideia, para que os indivíduos não precisem se lembrar de muitas informações complexas. Também é fácil revisar com frequência, o que pode ajudar na retenção do conhecimento.

Treinamento prático

O aprendizado prático pode acontecer pessoalmente ou online. Envolve pedir aos funcionários que experimentem um método ou tecnologia específica pessoalmente para que possam aprender.

Por exemplo, você pode orientar os funcionários passo a passo no processo de uso de uma nova impressora, solicitando que eles digitem os comandos ou pressionem os botões que você indicar.

O treinamento prático é melhor para aprender recursos de software , tecnologia e procedimentos passo a passo , como colocar equipamentos de segurança ou fechar um restaurante à noite. É eficaz porque os funcionários praticam com orientação e depois tentam por conta própria.

Aprendizado híbrido

Esse estilo de aprendizado também é conhecido como instrução mediada por tecnologia ou instrução de modo misto. É um tipo de treinamento que combina aulas online e presenciais .

O aprendizado combinado é uma boa opção para a maioria dos tópicos. Dá aos participantes a chance de aprender uns com os outros e ver demonstrações ou experimentar o aprendizado prático. Ele também permite que os alunos estudem por conta própria com material on-line que pode ser mais aprofundado.

Como Conduzir Treinamento de Atualização Online

Portanto, agora que você sabe por que precisa de um treinamento de atualização, vamos examinar mais de perto como criar aulas de atualização.

Identifique suas necessidades de treinamento e determine a frequência do treinamento

Primeiro, identifique quem em sua organização precisa de qual tipo de treinamento. Em geral, todos os funcionários precisarão de treinamento de atualização em segurança pelo menos uma vez por ano, mas o que eles precisam aprender dependerá de suas funções e das regras de seu estado.

Uma boa maneira de determinar quem precisa de treinamento é examinar as avaliações de desempenho para ver quem tem lutado com erros e produtividade.

Outra maneira de descobrir qual treinamento todos precisam é enviar uma pesquisa , perguntando sobre as lacunas de conhecimento que sua equipe acredita ter.

Em seguida, determine com que frequência o treinamento precisa acontecer . Muitas empresas realizam atualizações anuais de treinamento, mas você pode achar que precisa de atualizações mais frequentes.

Considere isso se você não tiver certeza de com que frequência agendar o treinamento: a repetição frequente demonstrou melhorar a recordação de longo prazo em 35%. Sessões de treinamento muito curtas, feitas mensalmente ou com mais frequência, podem ajudar as equipes a lembrar o que aprenderam sem sobrecarregá-las.

Executar uma auditoria do material de treinamento existente

O treinamento de atualização deve se basear no que já existe, portanto , revise o treinamento que sua equipe já recebeu por meio de cursos de integração e de atualização anteriores.

O que é mais importante reforçar por meio da repetição? O que foi atualizado e precisa de novos treinamentos? O que ainda não foi abordado? Você pode então criar novos materiais de aprendizagem para abordar esses pontos.

Crie novos materiais de aprendizagem

Depois de entender quem precisa de treinamento de atualização e o que eles já aprenderam, é hora de criar um novo treinamento.

A Connecteam pode ajudar . Nossa plataforma de gerenciamento de trabalho tudo-em-um permite criar vídeos curtos de treinamento de 1 a 2 minutos, bem como módulos de treinamento totalmente personalizáveis. Você pode inserir texto, imagens, arquivos, elementos HTML, notas de áudio e muito mais em seus cursos. Além disso, você pode adicionar questionários para testar o conhecimento dos funcionários após a conclusão do treinamento.

Os cursos e materiais de treinamento podem ser acessados ​​por meio dos aplicativos móveis e de desktop da Connecteam, para que os funcionários possam concluir suas aulas de atualização em qualquer lugar, sempre que for conveniente.

Com o Connecteam, você pode ver rapidamente quais funcionários iniciaram ou concluíram seu treinamento online. Os membros da equipe também podem conversar com segurança com os gerentes diretamente no aplicativo se tiverem alguma dúvida sobre o que aprenderam.

Dicas profissionais para uma ótima experiência de aprendizado

Ao criar novos materiais, lembre-se destas dicas para oferecer aos seus funcionários a melhor experiência de aprendizado:

• Incentive o aprendizado ativo. Isso envolve discussão em grupo, exercícios de trabalho, sessões práticas e quaisquer outros métodos que envolvam ativamente os alunos com o material de treinamento. Estudos mostram que o aprendizado ativo estimula uma melhor recordação, mesmo um mês após o treinamento.
• Inclua visuais e cores grandes. Os alunos se lembram de imagens grandes 1,5 vezes mais do que imagens menores. Enquanto isso, cores vivas podem tornar sua mensagem 39% mais memorável quando comparadas com uma paleta mais neutra.
• Inclua materiais aos quais os funcionários possam se referir. A repetição reforça o aprendizado, portanto, no final de qualquer material de treinamento, recapitule rapidamente as informações mais importantes verbalmente ou em tópicos. Também é útil fornecer aos funcionários listas de verificação e documentos informativos que eles possam consultar posteriormente.
• Torne seu treinamento acessível. As legendas ocultas em vídeos, por exemplo, não apenas ajudam os deficientes auditivos, mas também aumentam a compreensão em 56% para todos os alunos. Incluir versões em áudio de texto escrito também pode ajudar a reforçar o aprendizado. Ao criar materiais escritos, é importante usar fontes legíveis (por exemplo, tamanho 12, sem serifa), evitar grandes blocos de texto e garantir um bom contraste entre o texto e o fundo.
• Reduza seu treinamento. A pesquisa mostrou que o tempo de atenção da pessoa média é de apenas 47 segundos. Manter o treinamento o mais curto e focado possível ajuda os alunos a reter informações no mundo distrativo de hoje.

Converse com seus funcionários sobre treinamento

Explique por que você está oferecendo treinamento de atualização, descreva suas expectativas e analise por que as aulas são importantes. Isso ajuda a aumentar o entusiasmo — ou pelo menos o apreço — pela atualização.

Além disso, converse com seus funcionários individualmente sobre aprendizado, se possível. Ele pode ajudá-lo a entender a motivação de aprendizagem de cada funcionário, seus estilos de aprendizagem preferidos e suas metas de treinamento.

Isso pode ajudá-lo a criar um aprendizado personalizado para manter os funcionários engajados. Por exemplo, você pode descobrir que um membro da equipe está interessado em gerenciamento. Você pode enviar a eles o treinamento on-line que seus gerentes usam, para que o funcionário possa aprender as habilidades necessárias.

Agendar e ministrar o treinamento

Depois de criar o treinamento, convide os participantes para quaisquer eventos ao vivo e agende sessões de treinamento.

Você pode usar os recursos de agendamento do Connecteam , por exemplo, para ver facilmente quando os funcionários estão disponíveis e agendar sessões de aprendizado.

Busque feedback

Após a conclusão do treinamento, é importante obter suas opiniões sobre isso.

As pesquisas e enquetes do Connecteam , por exemplo, simplificam a solicitação de feedback de sua equipe. Você pode descobrir como foi a experiência geral de aprendizado, quais tópicos exigem mais treinamento e se sua equipe gostaria de ver recursos adicionais em aulas futuras.

Conclusão

O treinamento de atualização ajuda a manter as habilidades e conhecimentos de seus funcionários atualizados e relevantes para o trabalho que estão fazendo hoje. No entanto, descobrir o que ensinar, quando ensinar e como sua equipe pode aprender melhor pode ser complicado.

Este guia pode ajudá-lo a eliminar o estresse do processo. Seguindo as orientações que compartilhamos, você poderá criar cursos de atualização significativos e envolventes que tornarão seus funcionários mais produtivos, manterão seus negócios em conformidade e melhorarão a eficiência geral de sua empresa.

Para facilitar ainda mais, recomendamos que você considere o uso de uma plataforma de treinamento de funcionários como o Connecteam.

perguntas frequentes

Quantas lições ou componentes devem haver em uma aula de atualização?

O número de lições pode variar de uma a dezenas, dependendo da complexidade do material de treinamento. Uma boa regra é manter o número o mais baixo possível para não sobrecarregar seus funcionários. Você pode dividir classes mais longas em unidades autônomas para tornar as informações mais digeríveis também.

Devo criar aulas de atualização individualizadas ou ao vivo?

Ambos têm vantagens. Com as sessões ao vivo, você pode avaliar visualmente o envolvimento e confirmar que todos concluíram a aula até uma data específica. As aulas individualizadas são ideais para locais de trabalho movimentados. Eles dão aos funcionários a opção de passar alguns minutos em treinamento durante o intervalo.

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