Gestão de operações de restaurantes: tudo o que você precisa saber para ter sucesso

Administrar um restaurante é mais do que apenas cozinhar e servir boa comida. Como disse Wolfgang Puck, “ser um grande chef hoje não é suficiente – você tem que ser um grande empresário”.

É por isso que os proprietários e gerentes de restaurantes precisam entender tudo o que envolve o gerenciamento de operações de restaurantes. Do serviço diário ao preparo da comida, à compra de equipamentos e ao treinamento de sua equipe, nenhum restaurante pode ter sucesso sem um plano estratégico de operações de restaurante.

Neste artigo, discutiremos os principais componentes das operações do restaurante, além de nossas dicas de especialistas sobre como garantir o sucesso.

O que são operações de restaurante?

As operações do restaurante referem-se a todas as tarefas diárias e contínuas envolvidas na manutenção de um restaurante em funcionamento. Gerenciar tudo isso é a chave para obter lucro, reter os melhores talentos e, em geral, administrar um restaurante de sucesso.

Este termo inclui tudo, desde preparar e cozinhar alimentos e fazer inventário até treinar e agendar sua equipe de garçons. Todos que trabalham em um restaurante contribuem para o sucesso das operações do restaurante, mas cabe aos proprietários e gerentes garantir que o negócio seja lucrativo e funcione sem problemas.

É importante desenvolver estratégias que garantam que a equipe de atendimento e de apoio estejam alinhadas com as metas de negócios e que cada serviço seja executado sem problemas.

Componentes das operações do restaurante

Há muita coisa envolvida na administração de um restaurante de sucesso, então vamos dar uma olhada nos principais componentes do que compõe as operações do restaurante:

Nenhum restaurante pode funcionar sem uma equipe culinária sólida. Quer você administre um restaurante requintado ou um bistrô de bairro, precisará de um chefe de cozinha para liderar sua equipe administrativa.

Eles serão responsáveis ​​por supervisionar as operações da cozinha, incluindo manuseio e segurança alimentar, preparação, cozimento e empratamento. Eles também precisam garantir qualidade, sabor e apresentação consistentes dos pratos.

Como resultado do aumento dos custos dos alimentos e da maior conscientização sobre sustentabilidade, cada vez mais restaurantes estão considerando seus impactos ambientais. E, de acordo com a Michelin, os programas de redução do desperdício de alimentos estão em alta este ano.

“Como podemos nós, chefes, fingir paixão se não nos preocupamos com o ambiente e, por consequência muito direta, com os produtos que precisamos de cozinhar nem com as pessoas para quem cozinhamos?” disse o chefe de cozinha Amerigo Sesti do J'AIME de Jean-Michel Lorain, com uma estrela Michelin, em Bangkok, ao Guia MICHELIN.

Dependendo do seu restaurante, você pode ter várias pessoas criando horários semanais. Por exemplo, o chefe de cozinha ou o subchefe podem ser responsáveis ​​por criar o cronograma da equipe de cozinha, enquanto o gerente assistente é responsável por agendar a equipe da frente da casa.

Seja como for, a eficiência operacional é fundamental. O agendamento adequado é importante por vários motivos, incluindo:

• Ele permite que você maximize as habilidades de sua equipe.
• Você pode manter os custos de mão de obra sob controle evitando horas extras.
• Ter uma visão clara de sua equipe disponível facilita o planejamento para o inesperado. Por exemplo, se você tiver um aumento repentino nas reservas e precisar chamar uma equipe extra ou alguém ligar no último minuto.
• Agendas claras evitam o esgotamento e a frustração dos funcionários, resultando em funcionários mais felizes, maior produtividade e melhor hospitalidade.
• Os cronogramas definem expectativas claras e responsabilizam a equipe pela conclusão das tarefas atribuídas.

O treinamento de funcionários é, de longe, um dos aspectos mais cruciais das operações de um restaurante. É essencial ter um programa de treinamento estruturado para que cada membro da equipe saiba exatamente o que se espera deles e como realizar suas tarefas diárias. Também os ajuda a tomar decisões melhores e mais informadas.

Seu programa de treinamento deve incluir uma combinação de treinamento on-the-job e digital para fornecer uma visão geral completa de tudo o que os funcionários precisam saber, como itens de menu, etapas de serviço e como usar corretamente o sistema POS.

O coração pulsante do seu restaurante é, obviamente, o serviço. Esteja você aberto para café da manhã, almoço ou jantar (ou todos os três), o serviço precisa funcionar como uma máquina bem oleada. Isso inclui gerenciar a sala de jantar, receber e acomodar os convidados, anotar pedidos, servir alimentos e bebidas, lidar com dúvidas ou problemas dos clientes e garantir uma experiência gastronômica agradável.

Uma das melhores maneiras de ajudar a garantir que o serviço seja executado sem problemas é realizar reuniões antes do turno. Muito

como as reuniões de equipe antes de um jogo de futebol, as reuniões pré-turno permitem que você estimule sua equipe e verifique com eles antes de um turno movimentado. Use esse tempo para compartilhar atualizações e anúncios importantes, o número de reservas nos livros, responder a perguntas e permitir que a equipe experimente as especialidades ou novos pratos do cardápio.

As operações diárias do restaurante devem incluir protocolo de limpeza, saneamento e segurança. Tanto a cozinha quanto a sala de jantar precisam ser limpas regularmente para manter a conformidade com a OSHA e o departamento de saúde local (sem mencionar que um restaurante limpo é simplesmente mais convidativo e atraente para seus convidados). Seu governo local também pode exigir que certos funcionários possuam certificações ServSafe ou emitidas pela cidade.

Para garantir que a limpeza seja feita, incorpore-a aos procedimentos de trabalho e fechamento dos funcionários. Use um aplicativo para criar listas de verificação simples e personalizadas para ajudar os funcionários da cozinha e da frente de casa a lembrar exatamente o que e como eles precisam limpar no final de seus turnos.

Gerentes e chefs geralmente são responsáveis ​​por manter os custos de alimentação e mão de obra, mas você pode querer contratar um contador ou contador para ajudar a gerenciar o lado financeiro das coisas. Eles serão responsáveis ​​por ajudar a gerenciar o orçamento e a folha de pagamento do restaurante, monitorar despesas, rastrear receitas e conduzir análises de lucratividade.

Certifique-se de documentar todas as transações e manter registros detalhados das horas de todos com um relógio de ponto do funcionário. Dessa forma, os funcionários são responsáveis ​​por registrar a entrada e saída de seus turnos em seus telefones, e as horas de todos são registradas automaticamente nas planilhas de horas. Você pode editá-los conforme necessário e exportá-los diretamente para o Excel ou para o seu sistema de folha de pagamento.

Realize o inventário regularmente e tenha um sistema em vigor para fazê-lo. Tanto a frente quanto a parte de trás da casa serão responsáveis ​​pela compra e manutenção do estoque, portanto, provavelmente, haverá várias pessoas encarregadas dessa tarefa.

Obviamente, a cozinha gastará mais com o estoque de alimentos, pois está comprando todos os ingredientes. Mas você também precisará comprar itens para a frente da casa, que podem incluir: guarnições para álcool e coquetéis, recipientes para viagem, talheres de plástico, guardanapos de papel, material de escritório e café e chá.

6 dicas de especialistas para um gerenciamento de operações de restaurante bem-sucedido

Aqui estão 6 dicas de especialistas sobre como melhorar o gerenciamento de operações de restaurantes e aumentar seus resultados:

Seus funcionários são seu recurso mais importante e seu restaurante simplesmente não funcionará sem uma equipe dedicada. Aqui estão algumas dicas para ajudá-lo a contratar os melhores membros da equipe para o seu restaurante:

• Defina as funções e os requisitos do cargo: descreva claramente os cargos que você precisa preencher, juntamente com suas responsabilidades específicas, descrições completas do cargo e qualificações do candidato. Inclua todas essas informações no anúncio de emprego para ajudar a reduzir o número de candidatos não qualificados.
• Reveja as candidaturas cuidadosamente: reveja cuidadosamente todos os currículos que receber e preste muita atenção à experiência e competências relevantes. Convide os candidatos mais qualificados para entrevistas.
• Realize avaliações ou estágios práticos: dependendo do cargo, considere a realização de avaliações ou estágios práticos para avaliar as habilidades dos candidatos. Por exemplo, você pode pedir aos cozinheiros que demonstrem suas habilidades culinárias ou pedir aos bartenders que preparem alguns coquetéis.
• Verifique as referências: entre em contato com as referências para ter uma noção da ética de trabalho, confiabilidade e desempenho de um candidato em funções anteriores.
• Determine se os candidatos são um bom ajuste cultural: Avalie a compatibilidade dos candidatos com a cultura e os valores do seu restaurante durante o processo de entrevista. Considere como eles podem trabalhar com a equipe existente e como podem contribuir para um ambiente de trabalho positivo.

Os restaurantes têm uma das margens de lucro mais baixas de qualquer setor, caindo entre uma média de 3-5%. Uma das dicas mais importantes de gerenciamento de restaurantes é registrar e gerenciar meticulosamente todos os seus custos. Do equipamento aos custos de alimentação e mão de obra, tenha um sistema para registrar e rastrear todas as suas despesas.

Se você contratar um contador ou contador, trabalhe com eles para monitorar as finanças do restaurante. Manter o controle do fluxo de caixa é fundamental para administrar um negócio lucrativo e operações de restaurante bem-sucedidas a longo prazo.

A tecnologia é crucial para o gerenciamento das operações do restaurante porque permite armazenar e gerenciar online todas as informações importantes do seu restaurante. Isso mantém tudo acessível e também automatiza processos como estoque, folha de pagamento e pedidos online.

Além disso, um aplicativo de gerenciamento de funcionários, como o Connecteam, é a arma secreta de um gerente de restaurante para supervisionar sua equipe e simplificar tudo, desde o agendamento até a comunicação.

Aqui estão algumas maneiras pelas quais a Connecteam pode tornar as operações de negócios de restaurantes mais eficientes:

comunicação simplificada

Esteja o chef adicionando um novo aperitivo ao menu, preparando um prato ou você precise retransmitir alterações de agendamento para sua equipe de garçons, você deve ter uma maneira de alcançar todos os membros de sua equipe. E em um setor que trabalha em turnos, abordar toda a equipe pessoalmente simplesmente não é possível.

O Connecteam não apenas permite que você mantenha mensagens de trabalho e pessoais separadas, mas também pode criar grupos para cada função em seu restaurante, marcados como Grupos Inteligentes, para que você possa enviar mensagens para a equipe relevante de uma só vez. Ou publique anúncios e atualizações importantes no feed de notícias da sua empresa para que sua equipe obtenha todas as informações necessárias para se manter conectado em um instante, diretamente de seus telefones.

Agendamento e folha de pagamento simplificados

Com o aplicativo de agendamento de funcionários da Connecteam, você tem uma visão geral clara das preferências e disponibilidade de trabalho de todos diretamente do aplicativo. O sistema também alerta sobre eventuais erros em tempo real, como agendamento duplo, evitando conflitos.

Você também pode atribuir tarefas específicas e incluir anotações e documentos importantes a cada turno, para que os funcionários tenham todas as informações relevantes de que precisam para realizar seus trabalhos. Se você trabalha com um serviço de entrega, isso também pode ser super útil.

O Connecteam também vem com modelos de agendamento de funcionários para simplificar ainda mais o processo e notificações imediatas assim que o agendamento é publicado para que a equipe possa conferir imediatamente.

Fácil gerenciamento de tarefas e sidework

Certifique-se de que as tarefas e listas de verificação nunca mais se percam dentro de uma pasta empoeirada, aproveitando o aplicativo de lista de verificação do Connecteam. Você pode anexar listas de verificação específicas do turno para a equipe designada diretamente da agenda do funcionário para garantir que sejam concluídas no prazo.

Os funcionários podem até mesmo marcar as tarefas conforme concluem um item e informar aos gerentes quando terminarem. Dessa forma, você pode ter certeza de que o trabalho lateral é feito a cada turno.

Use modelos de restaurante personalizados

O Connecteam fornece modelos personalizados para relatórios, listas de verificação e outros formulários projetados especificamente para restaurantes. Ao digitalizar procedimentos como listas de verificação de pré-inspeção, segurança e inventário, você pode automatizar facilmente os procedimentos sem muita configuração. Você também pode criar seus próprios modelos do zero.

Mantenha todos os documentos importantes em um local de fácil acesso

A Base de Conhecimento do Connecteam permite que todos os seus funcionários acessem documentos importantes, como listas de ingredientes, menus, manuais de treinamento e listas de verificação paralelas usando seus dispositivos móveis ou tablets. Além disso, eles podem compartilhar facilmente esses documentos com outros funcionários, o que pode melhorar a comunicação e a colaboração entre toda a equipe.

Fornecer cursos de desenvolvimento profissional contínuo para gerentes e chefs fortalece seu senso de liderança em seu restaurante. Também os mantém atualizados sobre as tendências do setor, aumenta os níveis de habilidade, fornece motivação, aprimora o atendimento ao cliente e mostra que você se preocupa com o desenvolvimento profissional deles.

Os gerentes podem compartilhar seus conhecimentos com suas equipes para ajudar a criar um ambiente de trabalho colaborativo e de suporte. Fazer isso também cria uma cultura de aprendizado e melhoria contínua, o que é importante para a retenção de funcionários.

Um ótimo restaurante não é definido apenas pela qualidade da comida; é o nível de serviço que realmente o destaca. E embora a taxa média de retenção de clientes em restaurantes seja bastante baixa, em torno de 55%, o boca a boca é uma das melhores ferramentas de marketing que você pode ter. Forneça hospitalidade excepcional, e até mesmo os clientes únicos vão contar a seus amigos sobre isso.

Portanto, o atendimento ao cliente não deve ser uma reflexão tardia – ele deve estar interligado com a cultura e os valores de sua empresa.

Discuta a importância da hospitalidade desde o primeiro dia de treinamento dos funcionários. Você também pode usar reuniões pré-turno para destacar exemplos do mundo real de experiências boas e ruins do cliente em seu restaurante. Mantenha discussões abertas sobre quais lições sua equipe pode aprender e como melhorar para a próxima vez.

Você também deve destacar e recompensar os funcionários da recepção que recebem uma avaliação brilhante ou foram além para um hóspede. Dê a eles um alô no aplicativo de feed de notícias da sua empresa, forneça um crachá digital para mostrar sua apreciação ou até mesmo recompense-os com pontos que podem ser trocados por vales-presente para seus varejistas favoritos. Você pode até querer jogar uma garrafa de vinho grátis como agradecimento.

Muitas vezes confundido com um manual do funcionário, um manual de operações é um documento que lista todos os processos e procedimentos do restaurante. Ele define padrões operacionais para sua empresa e para os membros de sua equipe, ajuda a evitar erros, aumenta a eficiência operacional e o atendimento ao cliente e ajuda a reduzir a rotatividade de funcionários. Quando os novos funcionários entendem todos os procedimentos e políticas do restaurante, é muito mais provável que eles permaneçam e tenham sucesso.

Mantenha seu manual de operações acessível carregando-o em uma Base de conhecimento online. Dessa forma, você não precisará imprimir uma cópia para cada trabalhador, e os membros da equipe podem revisar o manual de seus telefones ou tablets sempre que precisarem de uma atualização.

O gerenciamento de operações de restaurantes é essencial para o sucesso

Sem uma visão clara de todos os processos que ocorrem em seu restaurante, os gerentes e proprietários de restaurantes não conseguirão administrar seus negócios com sucesso. O gerenciamento adequado de sua equipe, custos, estoque e menus resultará em um restaurante lucrativo.

Além disso, certifique-se de incorporar as melhores soluções tecnológicas na gestão das operações do seu restaurante. O Connecteam, por exemplo, é o melhor aplicativo para gerenciar seus funcionários em qualquer lugar, em tempo real. Ele permite que você se comunique, agende e gerencie todos os membros de sua equipe, estejam eles fisicamente no restaurante ou não.

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