Como fazer um horário de restaurante (+ dicas para maximizar a produtividade da equipe)

Criar uma programação para o seu restaurante pode ser desafiador, pois há muitos fatores diferentes e prioridades conflitantes que você precisa levar em consideração e tentar equilibrar.

Os funcionários podem querer trabalhar em horários diferentes, alguns podem solicitar dias de folga e outros podem solicitar mais ou menos horas. Ao gerenciar tudo isso, você precisa garantir que todos os turnos sejam preenchidos e que sua equipe seja o mais produtiva possível.

A boa notícia é que criar a programação perfeita do restaurante não precisa ser um aborrecimento. Seguindo algumas dicas e truques, você verá que o processo é bastante fácil. Neste guia, abordamos tudo o que você precisa saber sobre como fazer uma programação de restaurante e oferecemos nossas principais dicas para o sucesso.

Por que o agendamento de restaurantes é tão importante?

O agendamento é fundamental para o bom funcionamento de qualquer restaurante. Vamos dar uma olhada mais de perto em algumas das principais maneiras pelas quais o agendamento adequado pode ajudar sua empresa a prosperar.

Certifique-se de que cada turno seja coberto

Há poucas coisas piores no ramo de restaurantes do que falta de pessoal durante um turno movimentado. Os pedidos demoram mais, o ânimo dos funcionários diminui e é mais provável que os clientes tenham uma experiência ruim.

Um dos principais benefícios do agendamento é garantir que todas as funções sejam cobertas durante cada turno . Você pode decidir quantos chefs de linha, equipe de ônibus e equipe de garçons precisa para qualquer turno e, em seguida, designar os funcionários certos para trabalhar em cada turno.

Se você criar horários para uma semana inteira de cada vez, pode se sentir confiante sabendo que seu restaurante estará totalmente equipado nos próximos dias.

Maximize a produtividade dos funcionários

Os funcionários do restaurante precisam trabalhar em equipe para serem o mais produtivos possível. Você precisa de garçons que substituem uns aos outros e chefs cujos estilos de trabalho se alinham.

O agendamento oferece a você a oportunidade de decidir quais funcionários trabalharão juntos e com que frequência. Funcionários que trabalham bem juntos tendem a ser mais felizes e produtivos, o que pode levar a uma melhor experiência do cliente e aumentar a receita.

Divida o trabalho uniformemente entre os funcionários

É bem conhecido na indústria de restaurantes que alguns turnos são melhores para os garçons do que outros. Por exemplo, é muito mais provável que um restaurante sofisticado fique lotado nas noites de fim de semana do que nos dias de semana durante o almoço. Turnos mais movimentados significam mais gorjetas, então os funcionários geralmente querem o máximo possível desses turnos lucrativos.

Você pode levar isso em consideração ao criar cronogramas para garantir que todos os funcionários tenham uma distribuição igual de turnos . Dessa forma, os funcionários têm chances aproximadamente iguais de ganhar gorjetas ao longo de cada semana. Os funcionários que sentem que estão sendo tratados de maneira justa dessa maneira têm muito mais chances de gostar de trabalhar em seu restaurante.

Economize dinheiro com custos de mão de obra

Embora seja importante garantir que todos os turnos sejam cobertos, você também não quer pagar por mão de obra desnecessária. Isso significa eliminar o excesso de pessoal e reduzir ao máximo as horas extras.

Com o software de agendamento, você pode prever a cobertura necessária durante cada turno e agendar o número apropriado de funcionários. Você também pode monitorar quantas horas cada funcionário está escalado durante a semana e fazer ajustes para reduzir as horas extras.

Como funciona o agendamento dos funcionários do restaurante?

A programação dos funcionários do restaurante começa com os gerentes determinando as necessidades operacionais do negócio e os horários de maior movimento, bem como a disponibilidade, habilidades e preferências de turno dos funcionários. Os gerentes criarão um cronograma que leva em consideração esses fatores - geralmente usando papel e caneta, uma planilha on-line ou uma ferramenta digital de agendamento de pessoal.

Os horários são então compartilhados com os funcionários, que podem solicitar alterações, se necessário. Os gerentes atualizarão os turnos conforme necessário para evitar conflitos de agendamento e problemas como falta ou excesso de pessoal. Tanto os gerentes quanto os funcionários precisam ser especialmente flexíveis e comunicativos em relação às ausências que podem afetar os horários.

Para a maioria dos donos de restaurantes, a melhor maneira de criar horários de funcionários é usar um software de agendamento de pessoal dedicado . Isso permite que você divida cada dia em turnos e decida qual de seus funcionários deve ser atribuído a esses turnos.

Algumas plataformas de agendamento, como o Connecteam, oferecem uma interface de arrastar e soltar para criar agendamentos. Isso é útil porque você pode criar um cronograma inicial e, em seguida, fazer alterações simplesmente movendo turnos e funcionários em seu calendário. Você também pode duplicar uma programação de uma semana para a outra, o que economiza tempo se as necessidades de pessoal do seu restaurante forem relativamente consistentes.

Obviamente, você ainda precisa saber qual cobertura precisa para cada turno. Essas informações geralmente são baseadas em sua própria experiência, então pense em quais dias e horários são mais movimentados em seu restaurante e parta daí. Também é uma boa ideia fazer anotações sobre a qualidade de sua equipe todos os dias para que você possa fazer ajustes em seus horários futuros conforme necessário.

Como construir um cronograma de equipe

Agora que você conhece os fundamentos do agendamento de restaurantes, vamos nos aprofundar em como fazer um agendamento de restaurante. Vamos dividi-lo em 6 etapas.

Etapa 1: organize seus turnos

A primeira etapa na criação de um cronograma de funcionários do restaurante também é a mais complexa. Você precisa decidir quais turnos você precisa e as horas que cada turno deve cobrir .

Explicaremos alguns dos tipos mais comuns de horários de turnos de restaurantes na próxima seção. Muitos donos de restaurantes usam uma mistura de turnos de 4 e 8 horas, alguns usam turnos de 12 horas e outros agendam hora a hora.

Qualquer que seja a estrutura de turnos que você usar, geralmente é útil manter o layout do turno o mesmo de semana para semana . Isso reduz a confusão para os funcionários e torna o processo de agendamento mais simples.

Você também precisa decidir quantos funcionários precisa para cada tarefa em seu restaurante. Ou seja, quantas pessoas você precisa na cozinha? Quantos garçons? Quantos recepcionistas e quantos funcionários do ônibus?

Acertar isso requer algumas tentativas e erros. Revise seus horários anteriores, se houver, e pense em como seu restaurante costuma estar ocupado durante um determinado dia e horário. Não se esqueça de considerar os feriados, que podem trazer clientes extras.

Passo 2: Decida a duração da sua programação

Quando você se senta para fazer um cronograma, provavelmente vai programar turnos para mais de um dia de cada vez. Caso contrário, você terá que gastar tempo criando agendas todos os dias, o que não é muito eficiente.

Mas para quantos dias você deve se programar?

Para muitos restaurantes, a resposta é 2 semanas por vez . A publicação de turnos de 2 semanas permite que os funcionários planejem com antecedência, mas também não se inclina muito para o futuro. Com uma programação quinzenal, você precisará criar e publicar 26 programações por ano.

Alguns donos de restaurantes optam por criar horários mensais. Isso reduz o número de agendamentos que você precisa fazer a cada ano para 12. No entanto, os funcionários podem ter dificuldade em planejar um mês ou mais no futuro. Isso pode resultar em mais solicitações de folga de última hora ou até mesmo não comparecimento.

Horários semanais também são uma opção. Como os turnos em uma programação semanal estão chegando, é menos provável que os funcionários tenham uma folga inesperada ou outros problemas que os impeçam de comparecer ao trabalho.

No entanto, pode ser difícil para os funcionários planejar suas vidas em torno de uma programação semanal, o que pode resultar em moral mais baixa. Como gerente de restaurante, também pode ser estressante planejar os turnos com apenas uma semana de antecedência.

Etapa 3: criar um rascunho de cronograma

Depois de definir seus turnos para toda a duração de sua programação, você pode começar a adicionar funcionários aos turnos. Você está criando um rascunho nesta fase, então não se preocupe muito em minimizar as horas extras ou balancear as horas de cada funcionário. O objetivo é simplesmente preencher todos os seus turnos.

Se você tiver um cronograma de um período anterior de 2 semanas, poderá duplicá-lo para criar seu rascunho de cronograma.

Etapa 4: ajuste sua programação

Agora que você tem todos os seus turnos preenchidos, é hora de fazer alguns ajustes.

Primeiro, verifique novamente se todas as mudanças são viáveis. Cada funcionário que você atribuiu a um turno deve ser qualificado para desempenhar a função atribuída. Você também deve verificar se os turnos agendados não conflitam com o horário solicitado pelos funcionários.

Em seguida, conte as horas atribuídas a cada funcionário. Cada um deles deve ter aproximadamente o número de horas que normalmente planeja trabalhar. Se algum funcionário estiver agendado para horas extras, você pode substituí-lo em turnos para minimizar os custos de horas extras.

Por fim, verifique se os turnos que você atribuiu a cada funcionário estão equilibrados. Ou seja, cada funcionário deve ter aproximadamente o mesmo número de turnos lucrativos (como noites de fim de semana) atribuídos a eles. Se isso não for possível em um único horário, certifique-se de variar quais funcionários recebem um horário mais favorável sempre que criar um horário.

Etapa 5: publique sua programação

Assim que sua agenda estiver pronta, você poderá publicá-la e compartilhá-la com os funcionários.

É uma boa ideia publicar sua programação com pelo menos a duração da programação com antecedência. Ou seja, se você criar agendamentos quinzenais, publique cada novo agendamento com 2 semanas de antecedência . Para agendas mensais, publique com um mês de antecedência.

Passo 6: Faça ajustes

Inevitavelmente, os funcionários solicitarão alterações assim que você publicar o novo cronograma. Existem algumas maneiras de acomodar mudanças.

Primeiro, você pode permitir que os funcionários troquem de turnos com sua aprovação. A troca de turno é uma opção relativamente fácil para ajustes, pois pode ajudar a garantir que todos os turnos sejam cobertos e deixa para os funcionários decidirem quais mudanças funcionam para eles.

Outra opção é retirar um funcionário de um turno e deixá-lo em aberto. Qualquer funcionário qualificado pode reivindicar o turno aberto com sua aprovação. Isso oferece uma maneira para os funcionários que desejam horas extras obtê-las.

Para alterações de horário de última hora, certifique-se de ligar ou enviar uma mensagem de texto aos funcionários o mais rápido possível depois de alterar o cronograma para que eles saibam o que foi ajustado.

Tipos de horários de trabalho do restaurante

Embora você seja livre para criar qualquer cronograma que funcione melhor para o seu restaurante, a maioria dos donos de restaurantes convergiu para algumas estruturas de cronograma comuns.

Turnos fixos

Com turnos fixos, os funcionários trabalham no mesmo horário todas as semanas. Isso pode ser vantajoso porque simplifica o agendamento e seus funcionários trabalham em equipes consistentes.

A desvantagem dos turnos fixos é que eles não são muito flexíveis. Eles podem dificultar a acomodação de períodos de maior movimento. Eles também podem resultar em horários desequilibrados nos quais alguns funcionários trabalham repetidamente em turnos mais lucrativos do que outros.

Turnos rotativos

Com turnos rotativos, a agenda de um funcionário muda de semana para semana. Normalmente, os turnos giram em um padrão previsível. Aqui estão 3 dos horários de turnos rotativos mais comuns:

5-2-2-5 horários

Uma programação 5-2-2-5 exige que os funcionários trabalhem 5 dias seguidos, 2 dias de folga, 2 dias de trabalho e 5 dias de folga. Os turnos são normalmente de 12 horas, mas também podem ser divididos em blocos de 8 horas e 4 horas.

2-2-3 horários

Os horários de turno 2-2-3 são normalmente usados ​​por restaurantes que estão abertos 24 horas por dia, 7 dias por semana. Os funcionários trabalham 2 dias sim, 2 dias de folga e depois 3 dias sim. Na semana seguinte, eles trabalham 2 dias de folga, 2 dias de folga e 3 dias de folga. Os turnos são normalmente de 12 horas.

5-4-9 horários

Os horários 5-4-9 são usados ​​por muitos restaurantes que estão abertos 5 dias por semana. Os funcionários trabalham 4 dias de 9 horas e 1 dia de 8 horas durante uma semana, depois 4 dias de 9 horas na semana seguinte, com 1 dia de folga.

Turnos divididos

Quaisquer turnos divididos por uma pausa prolongada são conhecidos como turnos divididos. Eles podem ser usados ​​para que os funcionários trabalhem durante o horário de almoço, depois tirem algumas horas de folga e voltem para o serviço de jantar.

Os turnos divididos reduzem o tempo que os funcionários passam trabalhando quando o tráfego do restaurante é lento. No entanto, eles também podem tornar mais complicado para os funcionários alcançar um equilíbrio saudável entre vida pessoal e profissional. Em alguns estados, incluindo a Califórnia, os funcionários que trabalham em turnos divididos têm direito a uma compensação extra.

Dicas de Agendamento de Restaurantes

Aqui estão 5 das nossas principais dicas para ajudá-lo a garantir que seu restaurante esteja sempre com uma equipe adequada.

Definir políticas de agendamento

Crie um conjunto básico de políticas de agendamento e cumpra-as. Isso pode incluir com que antecedência você publicará horários e com que antecedência os funcionários precisam fazer solicitações de folga .

Suas políticas de agendamento também podem incluir a definição de horas mínimas para cada funcionário ou a designação de turnos específicos como de alto tráfego (e, portanto, melhores para gorjetas).

Honre os pedidos de folga

Se os funcionários solicitarem folga, faça tudo o que puder para honrar esses pedidos. Mesmo se você estiver ocupado, não quer que os funcionários sofram esgotamento. Os funcionários que encontram seus pedidos de folga rejeitados também têm maior probabilidade de procurar trabalho em outro lugar.

Enviar lembretes de turno

Lembretes de turno automatizados podem ajudar muito a reduzir os não comparecimentos. Isso pode ser tão simples quanto uma mensagem de texto ou uma notificação push enviada para os dispositivos móveis dos funcionários.

Funcionários de treinamento cruzado

Uma abordagem para reduzir a falta de pessoal é treinar seus funcionários. Por exemplo, você pode treinar um recepcionista para servir mesas. Dessa forma, eles podem intervir quando seu restaurante estiver especialmente cheio ou se um de seus garçons não aparecer para trabalhar.

Quanto mais seus funcionários forem treinados para preencher vários cargos, mais redundância será incorporada a cada cronograma que você criar .

Coletar dados

No final de cada dia, faça anotações sobre como sua equipe se compara à quantidade de cobertura que você realmente precisava. Se você estiver constantemente com falta ou excesso de pessoal durante um turno específico, isso aparecerá em seus dados. Você pode usar esses dados para ajustar sua programação de acordo.

Melhores práticas de agendamento de restaurantes

Seguir algumas práticas recomendadas pode ajudá-lo a criar cronogramas melhores, manter seus funcionários satisfeitos e maximizar a receita de sua empresa.

Use um software de agendamento

Embora seja possível usar papel e caneta ou planilhas digitais como o Planilhas Google ou o Microsoft Excel para criar horários de restaurantes, essas opções são demoradas e muito propensas a erros.

Por outro lado, um software de agendamento como o Connecteam pode reduzir drasticamente o tempo necessário para criar cronogramas. Também ajuda a eliminar conflitos e erros de agendamento que podem levar à falta ou excesso de pessoal.

As melhores opções oferecerão uma interface intuitiva de arrastar e soltar para criação de cronograma rápida e simples, a capacidade de criar turnos abertos e a opção de agendar funcionários com base em qualificações, preferências e muito mais.

Planejar com antecedência

Crie e publique sua programação bem antes do primeiro turno dessa programação. Isso dá aos funcionários tempo para planejar o novo cronograma. Se os funcionários precisarem de alguém para cobri-los em um turno, pode levar alguns dias para encontrar um substituto.

Crie um sistema de backup

Erros e emergências acontecem, e é importante estar preparado quando isso acontecer. Talvez um funcionário não apareça para um turno ou talvez seu restaurante tenha uma noite muito mais movimentada do que você esperava. Seja qual for a causa, é importante que você tenha um sistema para obter backup dos funcionários que não estão trabalhando no momento.

Uma maneira de conseguir isso é pagando aos funcionários uma taxa reduzida para estarem de plantão - isto é, prontos para entrar no trabalho a qualquer momento.

Como alternativa, você pode oferecer tempo e meio aos funcionários que concordarem em trabalhar em cima da hora. Isso significa que você paga a eles 1,5 vez a taxa horária normal.

Comunique-se com os funcionários

Quanto mais você se comunicar com seus funcionários sobre agendamento, menos problemas de agendamento você encontrará. Fale com eles regularmente pessoalmente ou por e-mail ou mensagem de texto sobre seus horários, disponibilidade e preferências de turno.

Além disso, lembre os funcionários de enviar solicitações de folga antes de criar uma nova programação. Você também deve informar aos funcionários quando esperar um novo cronograma e como resolver quaisquer problemas que surjam após a publicação de um cronograma.

Conclusão

A programação do seu restaurante precisa garantir que ele tenha funcionários adequados o tempo todo, além de manter seus funcionários satisfeitos. Criar um cronograma envolve definir seus turnos, distribuir o trabalho uniformemente entre os funcionários e fazer os ajustes necessários.

Embora possa parecer assustador criar um cronograma no início, o processo fica mais fácil com a prática. Seguindo as principais dicas que compartilhamos neste artigo - e usando um software de agendamento dedicado - você descobrirá que criar uma ótima programação de restaurante é muito fácil.

Para mais informações, confira nosso guia do melhor software de agendamento de restaurantes para encontrar a ferramenta certa para o seu negócio.

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perguntas frequentes

Posso usar o Excel para criar um horário de restaurante?

Embora seja possível usar o Excel para criar uma agenda de funcionários do restaurante, não é uma boa ideia. É fácil perder o controle dos turnos no Excel e criar conflitos de agendamento que podem prejudicar seus negócios posteriormente. Em vez disso, recomendamos o uso de um software de agendamento dedicado como o Connecteam.

Como você sabe como agendar funcionários do restaurante?

Decidir quantos funcionários você precisa trabalhar em seu restaurante ao longo do dia pode ser complicado. É uma boa ideia fazer anotações sobre como sua cobertura programada se compara com a ocupação de seu restaurante. Com o tempo, você terá muitos dados para usar para decidir como agendar turnos.

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