12 maneiras eficazes de compartilhar informações com os membros da equipe

Não importa o seu setor, o compartilhamento de informações provavelmente é uma grande parte das operações diárias da sua organização. Você pode compartilhar ordens de serviço, instruções para uma nova plataforma online, dicas e práticas recomendadas para um trabalho mais eficaz ou até mesmo quando será o próximo dia de folga.

No mundo agitado de hoje, há muita comunicação e detalhes importantes podem passar despercebidos. Quando o fazem, os funcionários podem não ter as informações de que precisam para realizar seu trabalho. Pior ainda, eles podem se sentir frustrados, esquecidos ou desmotivados se forem deixados de fora.

Estamos aqui para ajudá-lo a evitar esses problemas. Abaixo, detalhamos exatamente como compartilhar informações com os membros da equipe. Também ensinaremos como criar mais transparência e evitar falhas de comunicação e perda de informações. Além disso, abordamos os canais de comunicação mais eficazes a serem usados ​​e como usar software como o Connecteam para colocar todos na mesma página.

A importância de compartilhar informações com os membros da equipe

Compartilhar informações é crucial para seus resultados e para o sucesso de sua empresa. Quando você compartilha dados e conhecimentos importantes de forma eficaz, você:

Ajude os trabalhadores a se tornarem mais produtivos

Com um bom sistema de comunicação, sua equipe não precisa perder horas procurando manuais de funcionários, instruções e tudo mais que eles precisam para o trabalho. Em vez disso, eles gastam mais tempo em tarefas de trabalho.

Incentivar os trabalhadores a fazer o seu trabalho de forma mais eficaz

Esta é simples: compartilhar conhecimento sobre práticas recomendadas e dicas pode ajudar os funcionários a realizar melhor seu trabalho.

Construir uma cultura de trabalho melhor

Quando as empresas compartilham detalhes sobre quaisquer mudanças na organização ou eventos futuros, os trabalhadores se sentem incluídos. Isso, por sua vez, pode construir uma cultura de trabalho mais forte.

Reduza o risco de desafios

Muitos desafios no local de trabalho se resumem ao compartilhamento inadequado de informações. Por exemplo, se os funcionários não forem informados de que precisam ligar quando estiverem atrasados, os gerentes podem ficar frustrados com os funcionários que não ligam e não comparecem. A comunicação de processos e expectativas elimina muitos problemas como este.

Mantenha os funcionários felizes e engajados

Quando todos recebem informações diretamente da empresa e não apenas de boca em boca, é mais provável que os funcionários se sintam parte da equipe. Compartilhar informações cria confiança e relacionamento.

Obtenha melhores resultados de iniciativas

Se você está lançando um clube do livro da empresa ou precisa de um comitê para planejar uma festa de fim de ano para sua organização, ter uma maneira de alcançar sua equipe com informações ajuda a obter mais adesão.

Reduza sua responsabilidade

Você pode precisar comunicar informações regulamentares específicas do setor ou de segurança para reduzir o risco de processos judiciais caros. Por exemplo, se você estiver no setor de saúde, sua equipe precisa saber como manter os dados do paciente protegidos.

14 maneiras de compartilhar informações com os membros de sua equipe

A melhor maneira de compartilhar informações com um grupo depende do que você está compartilhando e com quem está se comunicando . Sua organização pode se comunicar online e offline, e cada método de compartilhamento de informações pode ter seu lugar.

Abaixo estão 14 maneiras de manter contato com sua equipe para garantir que eles tenham os recursos, fatos e dados de que precisam.

9 métodos online

1. Wiki da empresa. Essa é a melhor maneira de compartilhar informações com um grupo sobre dados que (normalmente) não mudam. Pode ser aqui que você explica quais serviços oferece, seus valores e sua declaração de missão, por exemplo.
2. Mensagem instantânea. Plataformas que permitem mensagens instantâneas, como Slack e Connecteam, são boas para comunicação imediata com indivíduos e grupos. Você pode se conectar com outros membros da equipe diretamente do seu dispositivo móvel e conversar em tempo real. Você pode, por exemplo, entrar em contato rapidamente sobre uma mudança repentina em um projeto ou avisar uma equipe em campo sobre o mau tempo que se aproxima.
3. Vídeos on-line. Vídeos curtos de 2 a 3 minutos postados online podem ser uma ótima maneira de demonstrar tarefas de trabalho ou oferecer treinamento. Eles também são perfeitos para compartilhar informações com um grupo.
4. Telefonemas. Essas podem ser uma boa maneira de obter informações de um funcionário instantaneamente. Por exemplo, se um trabalhador não comparecer para um turno, um telefonema pode resolver o problema rapidamente.
5. E-mail. Este é um bom método a ser usado para notificações oficiais e formais, especialmente quando você deseja manter a documentação. Por exemplo, pode ser a escolha certa se você deseja anunciar uma fusão. O e-mail oferece espaço para explicar tudo e permite que os funcionários leiam a mensagem em seu próprio tempo.
6. Feed de notícias da empresa. Isso é perfeito para compartilhar informações com equipes específicas ou com toda a organização ao mesmo tempo. Você também pode usá-lo como uma alternativa ao e-mail para anúncios mais formais.
7. Ferramentas que permitem a colaboração. Plataformas como Google Docs e Connecteam são ótimas para trabalho colaborativo e compartilhamento interno de informações. Por exemplo, você pode usar uma das plataformas para compartilhar arquivos de projeto ou pedir aos funcionários que adicionem suas próprias ideias a um rascunho de uma nova declaração de missão da empresa.
8. Sistemas de gerenciamento de conteúdo (CMS). As plataformas projetadas para gerenciar o desenvolvimento de conteúdo permitem que você acompanhe prazos e projetos, permite que os funcionários façam comentários sobre as tarefas de trabalho e permitem que você compartilhe novas atribuições e arquivos.
9. Redes sociais internas. Plataformas como Yammer e Connecteam podem atuar como plataformas de mídia social internas seguras, onde os funcionários podem se envolver em um bate-papo social “mais fresco”.

5 métodos off-line

Aqui estão as maneiras mais eficazes de compartilhar informações offline em uma empresa:

1. Levantamentos diários. Essas reuniões curtas e diárias ajudam você a compartilhar o progresso dos projetos e as metas da equipe. Eles também permitem que você compartilhe e resolva quaisquer desafios que possam atrasar o trabalho.
2. Reuniões individuais. Compartilhe informações com indivíduos específicos, cara a cara.
3. Reuniões semanais de equipe e reuniões mensais com toda a empresa. Reunir todos permite que você aborde os próximos trabalhos e turnos, o progresso feito e qualquer coisa que possa ser necessária para atingir as metas futuras.
4. Reuniões gerais trimestrais. As reuniões gerais reúnem todas as partes interessadas, incluindo todos os funcionários e a liderança, para revisar quaisquer assuntos de toda a empresa. Isso pode incluir a introdução de novos objetivos da empresa ou nova liderança.
5. Retiros de empresas. Os retiros reúnem os trabalhadores fora do trabalho. É uma oportunidade para treinamento, desenvolvimento de habilidades, socialização, networking e atividades para quebrar o gelo, projetadas para melhorar o moral dos funcionários, fortalecer as equipes e reduzir o risco de esgotamento.

Como promover uma boa comunicação em sua empresa

Agora que analisamos 14 maneiras eficazes de compartilhar informações com os membros da equipe, você pode perceber que precisará de diferentes métodos de comunicação para diferentes situações. Uma boa estratégia de comunicação pode ajudar.

Veja como criar um:

Estabeleça seu nível de transparência

Considere quanta informação você compartilhará com suas equipes. Em caso de dúvida, opte por uma maior transparência. Isso incentiva a confiança e estabelece um precedente para o compartilhamento de informações que pode inspirar os funcionários a compartilhar suas próprias ideias também.

A liderança e os gerentes de sua empresa devem discutir quais informações podem ser compartilhadas e quais são privadas.

Você também pode querer definir quais informações são compartilhadas por quem. Por exemplo, você pode decidir que os gerentes podem compartilhar as metas da equipe, enquanto a liderança é responsável por compartilhar as mudanças em toda a empresa.

Considere as necessidades da sua equipe

Os trabalhadores mais jovens podem preferir mensagens diretas e comunicação instantânea, enquanto alguns trabalhadores mais velhos podem preferir e-mail ou telefonemas. Mas isso nem sempre é o caso.

Pesquise sua equipe para descobrir quais formas de compartilhamento de informações funcionam para todos.

Se houver consenso, você pode escolher um canal de comunicação em detrimento de outro – como mensagens instantâneas por e-mail, por exemplo. Ou você pode optar por compartilhar as mesmas informações em alguns canais para garantir que todos as vejam.

Faça da comunicação um bumerangue colaborativo, não uma via de mão única

Veja como as informações fluem na sua empresa. Quando você envia notícias ou atualizações para suas equipes, as informações devem voltar para você com feedback e novas ideias.

Quando você tem esse tipo de abordagem colaborativa, pode desenvolver informações .

Por exemplo, imagine compartilhar uma ideia para uma festa de fim de ano da empresa. Alguns funcionários se voluntariam para organizar o evento e compartilhar suas ideias de decoração. De repente, você está enviando e recebendo informações que pode usar.

Para garantir que as informações não sejam uma via de mão única, peça ideias adicionais ao compartilhar atualizações ou notícias da empresa. Por exemplo, você pode compartilhar um arquivo e escrever: “Se você perceber que algo está faltando aqui, me avise”.

Facilite o acesso às informações

Quando um funcionário não puder participar de uma reunião virtual em toda a empresa ou perder um aviso sobre um novo treinamento, certifique-se de que ele possa acompanhar. Por exemplo, você pode postar as notas da reunião online na base de conhecimento da sua empresa ou enviar lembretes sobre o treinamento.

Uma plataforma online ou um boletim informativo para funcionários são duas ótimas maneiras de garantir que todos recebam as informações de que precisam. Quando uma nova notícia ou atualização for compartilhada, poste-a em um local central para que todos tenham uma segunda chance de se atualizar.

Avalie seus métodos de compartilhamento de informações

Procure ativamente por quebras de velocidade que estejam diminuindo o compartilhamento de recursos. Certifique-se de que os funcionários tenham permissões adequadas para ver arquivos online e que os arquivos sejam atualizados com as informações mais recentes. Remova recursos desatualizados online para evitar confusão.

Além disso, peça feedback regularmente à sua equipe sobre os dados e recursos aos quais eles têm acesso. Pergunte se há opções adicionais de treinamento, listas de verificação, formulários ou outras informações que possam ajudá-los a fazer melhor seu trabalho. Em seguida, trabalhe para implementar esses recursos.

Defina regras para colocar as informações nas mãos certas por meio dos canais certos

A maioria dos funcionários não quer saber sobre uma rescisão via mensagem instantânea. No entanto, eles geralmente querem ouvir elogios em um fórum público, como uma mensagem de vídeo compartilhada com a equipe.

Faça uma reunião geral em que você revise como os diferentes tipos de informações devem ser compartilhados . Isso ajuda você a chegar a um consenso sobre o que é e o que não é apropriado quando se trata de compartilhar informações. Por exemplo, você pode decidir que as informações sobre mudanças no emprego devem ser compartilhadas apenas por e-mail.

Além de considerar como compartilhar informações, pense em quando compartilhar informações . Por exemplo, talvez você queira definir regras sobre se e quando os gerentes podem entrar em contato com os funcionários após o expediente.

Ao considerar como você compartilha informações, não se esqueça da acessibilidade . Por exemplo, funcionários com deficiência auditiva apreciarão legendas ocultas em mensagens de vídeo, enquanto outros funcionários podem se beneficiar de imagens e gráficos incluídos em documentos, mensagens e outros anúncios.

Use o Connecteam para compartilhar informações de forma eficaz com os membros da equipe

Connecteam é uma plataforma completa para todas as suas necessidades de comunicação e compartilhamento de informações. Possui criptografia de dados de ponta a ponta e sem limites de armazenamento, para que você possa compartilhar todos os arquivos e documentos de que precisa com total confiança.

Vamos dar uma olhada mais de perto nos recursos que facilitarão sua vida profissional.

A base de conhecimento

O Connecteam permite que você crie uma base de conhecimento com todas as informações importantes da sua empresa. Os funcionários podem acessá-lo em qualquer lugar e a qualquer hora, diretamente de seus dispositivos móveis. Eles podem até usar o aplicativo Connecteam em qualquer um dos 14 idiomas diferentes e pesquisar facilmente as informações de que precisam.

Com o Connecteam, organizar e compartilhar arquivos e informações é muito fácil. Basta arrastar e soltar os arquivos para carregá-los . Você também pode facilmente substituir versões mais antigas de arquivos - e como tudo é copiado para uma nuvem privada segura, você sempre visualizará a versão mais recente de cada arquivo. Nunca mais se preocupe com informações desatualizadas!

Além disso, você pode definir permissões personalizadas para que as pessoas certas em sua equipe tenham acesso aos manuais dos funcionários, materiais de treinamento, documentos e outras informações de que precisam. Você pode revogar permissões ou solicitar que suas equipes carreguem seus próprios arquivos conforme necessário.

Treinamento Connecteam

O Connecteam simplifica o upload de vídeos curtos de treinamento e a criação de cursos de treinamento totalmente personalizados para sua equipe. Você pode até questionar os funcionários sobre o que eles aprenderam.

Além disso, você pode ver o treinamento que seus funcionários concluíram e enviar-lhes lembretes para concluir as sessões de treinamento. Além disso, você pode facilmente atualizar e substituir os materiais de treinamento sempre que precisar.

Bate-papo no aplicativo

O bate-papo integrado seguro do Connecteam permite que você e seus funcionários se conectem em tempo real. Configure chats em grupo ou chats individuais para permitir a comunicação instantânea, não importa onde sua equipe esteja.

Nas mensagens, você pode compartilhar imagens, notas de áudio, arquivos e até mesmo atalhos para outros recursos do Connecteam.

Pesquisas e enquetes

As pesquisas da Connecteam permitem que você tome o pulso de sua organização e obtenha feedback facilmente. Você pode, por exemplo, perguntar quais informações seus funcionários precisam e como é a experiência deles com o estilo de comunicação da sua empresa, para que você possa fazer as alterações necessárias.

Há também uma ferramenta de enquetes ao vivo que é perfeita para obter informações rápidas sobre determinados tópicos.

feed de notícias da empresa

Com o Connecteam, você pode configurar um feed de notícias da empresa para compartilhar atualizações e anúncios com determinados membros da equipe ou com toda a organização.

O feed de notícias cria uma experiência de estilo de mídia social, pois você pode adicionar imagens, GIFs e vídeos às postagens para tornar as informações facilmente digeríveis.

Há uma opção para agendar postagens , garantindo que as informações sejam compartilhadas exatamente no momento certo. Você também pode ver quem visualizou suas postagens para sempre saber quem está atualizado.

Diretório de funcionários

Um diretório da empresa mantém todos conectados e fáceis de encontrar - e o Connecteam simplifica a criação de um para sua força de trabalho.

Você e seus funcionários podem pesquisar facilmente outros membros da equipe e contatá-los por chat, texto, e-mail ou telefone, diretamente do diretório.

Encontre funcionários pesquisando sua localização, nome, cargo ou departamento. Você pode até ver os detalhes de cada membro da equipe, como os horários de chamada preferidos.

Informações de operações

O gerenciamento e o agendamento de tarefas estão incluídos no aplicativo Connecteam, para que você possa informar aos funcionários em tempo real quando eles estão programados para trabalhar e o que precisam fazer.

Veja rapidamente quem está disponível e certifique-se de que cada trabalhador tenha os formulários, listas de tarefas, listas de verificação e outros recursos necessários para cada trabalho. Você pode até se comunicar sobre o tempo de folga.

Reconhecimento e recompensas dos funcionários

Usando o built-in do Connecteam recursos de reconhecimento de funcionários , você pode enviar crachás de reconhecimento personalizados aos funcionários para comemorar seus sucessos e reconhecer marcos. Você também pode enviar tokens digitais aos funcionários, que eles podem trocar por vales-presente.

O resultado final no Connecteam

Ter vários canais de comunicação em uma plataforma reduz o risco de que qualquer coisa passe despercebida. Isso ocorre porque os funcionários precisam verificar apenas uma plataforma para ver informações de cronograma, informações de trabalho, chats, atualizações e muito mais.

Você pode usar o Connecteam para compartilhar manuais de procedimentos, arquivos de treinamento, políticas de equipe, manuais de funcionários, planilhas de inventário, wikis da empresa e qualquer outro material de marca da empresa que você precise que sua equipe acesse. Tudo é um só lugar e sempre atualizado.

O Connecteam ainda permite que você veja quais funcionários concluíram o treinamento, quem acessou os arquivos e quem viu as atualizações. Dessa forma, você pode garantir que todos em sua equipe recebam as informações de que precisam.

Conclusão

Seus funcionários precisam saber o que está acontecendo em sua organização para fazer seu melhor trabalho, permanecer eficientes e se sentirem investidos na missão de sua empresa.

Saber como compartilhar informações com os membros da equipe é um excelente ponto de partida, e a tecnologia certa pode ajudar. Uma plataforma como o Connecteam ajuda você a substituir muitos canais de comunicação e compartilhamento de informações por um aplicativo que seus funcionários podem usar a qualquer momento, de qualquer lugar.

Inscreva-se no Connecteam hoje .

perguntas frequentes

Como é o processo de compartilhamento de informações em uma empresa?

O processo começa com a identificação da necessidade de um tipo específico de informação. Em seguida, você criará o conteúdo e enviará ou fará o upload para os canais apropriados. Depois disso, você vai querer coletar feedback para facilitar o compartilhamento de informações no futuro. Também é importante atualizar regularmente as informações conforme necessário para mantê-las relevantes.

Quais informações precisam ser compartilhadas em uma organização?

Existem 5 tipos principais de informações que precisam ser compartilhadas na maioria das empresas:

1. Materiais legalmente exigidos , como treinamento obrigatório ou informações de segurança
2. Recursos específicos de tarefas que ajudam os funcionários a fazer seu trabalho, como instruções para máquinas
3. Atualizações da empresa e mudanças organizacionais , incluindo eventos da empresa
4. Informações que ajudam os funcionários a ter sucesso no local de trabalho, incluindo dicas de trabalho e detalhes sobre oportunidades de desenvolvimento profissional
5. Anúncios que reconhecem ou celebram os funcionários , como elogios por um trabalho bem feito ou por atingir um marco no local de trabalho.

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