9 dicas para criar a melhor rota de pessoal para o seu negócio

Criar uma rota de equipe é um ato de equilíbrio delicado. Você não precisa apenas levar em consideração a disponibilidade e os conjuntos de habilidades dos funcionários, mas também as necessidades de sua empresa. A programação abaixo do padrão leva à falta de pessoal, excesso de pessoal e uma experiência ruim do cliente. Isso pode afetar seus resultados e o moral dos funcionários. Mudanças de última hora podem piorar as coisas e deixar funcionários e gerentes estressados ​​e confusos.

Uma rota bem elaborada é a chave para evitar tudo isso. Os gerentes sabem que têm pessoal suficiente e os funcionários recebem seus turnos preferidos. Além disso, uma rota organizada pode ajudar a prevenir o esgotamento dos funcionários e reduzir a probabilidade de absenteísmo. Isso melhora a produtividade e reduz os custos de mão de obra.

Neste artigo, mostramos como criar uma escala de funcionários que mantém seu negócio funcionando sem problemas e seus funcionários felizes.

O que é uma Rota de Pessoal?

Uma escala de pessoal, também conhecida como escala ou escala , define todas as informações relacionadas aos turnos de seus funcionários . Isso inclui os horários de início e término do turno, local, pausas e quaisquer tarefas específicas a serem concluídas.

Uma variedade de indústrias usa sistemas rotativos – como hotelaria, construção, varejo e serviços de campo. Existem também vários tipos de horários de trabalho flexíveis que os empregadores podem usar. Isso inclui escalas comprimidas, em turnos divididos ou de plantão.

Uma rota cuidadosamente planejada apóia suas operações comerciais e o moral da equipe. Além de ajudá-lo a evitar falta ou excesso de pessoal, um cronograma bem organizado garante que você cumpra todas as leis trabalhistas relevantes, como horas extras ou intervalos.

Por isso é fundamental saber fazer uma boa rota.

O que faz uma boa rota de trabalho?

Contas para necessidades de negócios

Você precisa ter funcionários suficientes escalados para atender aos requisitos de pessoal do seu negócio. Isso inclui contabilizar mudanças sazonais ou eventos especiais que exigem mais funcionários.

Você não precisa apenas de pessoal suficiente escalado, mas também dos certos . Uma boa rota equilibra os conjuntos de habilidades dos funcionários.

A falta de pessoal em termos de número ou habilidades coloca estresse desnecessário em seus funcionários e pode afetar a qualidade de seu trabalho. Ao mesmo tempo, o excesso de pessoal é uma maneira rápida de gastar demais em custos de mão-de-obra.

Muitas pequenas empresas usam uma combinação de tipos de funcionários, como trabalhadores de período integral e meio período, em sua rota para atender às necessidades de negócios.

Acomoda as necessidades dos funcionários

Acomodar as necessidades de seus funcionários em sua rota é crucial para uma força de trabalho bem-sucedida e produtiva. Você deve levar em consideração a disponibilidade, preferências e compromissos de cada funcionário fora do trabalho. Isso garante que seus funcionários possam equilibrar o trabalho e a vida pessoal.

Os funcionários ficam mais satisfeitos quando têm uma rota que apóia o equilíbrio entre vida pessoal e profissional. Quando se sentem apoiados em suas vidas pessoais, ficam mais felizes em seu trabalho. Um melhor equilíbrio entre vida profissional e pessoal também reduz o desgaste e a rotatividade dos funcionários, criando uma força de trabalho mais duradoura.

Fácil de criar e simples de ler

Uma boa rota de trabalho é simples de construir e fácil de entender.

Você não quer gastar horas todas as semanas criando uma nova rota. Você deve ser capaz de criar e atualizar um de forma rápida e fácil. Isso economiza tempo e dinheiro. Ele também permite que você veja facilmente as horas de trabalho de seus funcionários e onde eles estão.

A rota deve ser igualmente fácil para os funcionários lerem e entenderem. Quando eles podem ver as horas agendadas rapidamente, eles sabem onde precisam estar e quando.

Justo e equilibrado

Uma rota equilibrada distribui os turnos de maneira justa entre os funcionários, ao mesmo tempo em que é inclusiva e acolhedora.

Alocar turnos populares para as mesmas pessoas pode parecer favoritismo. Isso pode fomentar o ressentimento entre outros funcionários. Sobrecarregar um ou dois funcionários com a maioria dos turnos também pode colocá-los em risco de esgotamento.

Flexível

Mudanças de horário de última hora são inevitáveis. Sua rota deve ser flexível o suficiente para acomodar mudanças devido a doenças, lesões ou responsabilidades de cuidador.

Construir alguma flexibilidade em sua rota também permite mudanças nas necessidades de negócios. Se um novo projeto surgir a curto prazo, você precisa de flexibilidade para adicionar funcionários à sua rota existente.

A configuração de um plano de contingência ou escala de plantão são maneiras de acomodar mudanças inesperadas.

Atual e de fácil acesso

Os funcionários precisam sempre ter acesso à versão mais atual da rota e ser notificados sobre qualquer alteração. Manter os funcionários informados em tempo real reduz o risco de conflitos de agendamento ou funcionários esquecendo um turno.

Disponibilize escalas para os funcionários com a maior antecedência possível para ajudá-los a planejar seus turnos. Eles também podem levantar quaisquer questões em um estágio inicial. Você pode resolver isso antes do início de um turno.

Uma boa comunicação interna é fundamental para isso, garantindo visibilidade e transparência. Mas a comunicação em torno das rotas ocorre nos dois sentidos. Certifique-se de que os funcionários possam entrar em contato com você imediatamente quando não puderem trabalhar.

Uma solução de agendamento móvel, como o Connecteam, é ideal para compartilhar escalas e notificar os funcionários sobre qualquer alteração nas mesmas. Esses aplicativos também facilitam a comunicação entre você e seus funcionários sobre quaisquer problemas de agendamento.

9 Dicas para Criar um Rota Eficaz

O planejamento é importante tanto para sua empresa quanto para seus funcionários. Do ponto de vista comercial, ele permite levar em consideração os períodos de pico, licenças de funcionários e outros problemas de agendamento conhecidos.

Você pode então dar a seus funcionários o máximo de antecedência possível sobre a lista . Isso permite que eles planejem seus compromissos pessoais em torno de seus turnos. Eles também podem levantar e resolver quaisquer problemas de escalação em um estágio inicial.

Lembre-se de que você pode ser legalmente obrigado a dar aos seus funcionários uma certa quantidade de aviso prévio de sua rota. Por exemplo, várias leis estaduais de agendamento preditivo dos Estados Unidos estabelecem o aviso que os empregadores devem dar a seus funcionários.

No Reino Unido, os empregadores devem avisar os funcionários com “antecipação” sobre seus horários. Isso geralmente é entendido como um aviso prévio de pelo menos uma semana.

Peça a seus funcionários que registrem sua disponibilidade ou preferências de turno bem antes de criar a rota. Isso inclui folga para férias anuais planejadas, responsabilidades de cuidador e outros compromissos pessoais.

Essas informações permitem que você crie uma escala que reflita a disponibilidade de seus funcionários e evite conflitos de agendamento. Também reduz o risco de os funcionários cancelarem turnos no último minuto ou não aparecerem e deixarem você com falta de pessoal.

Ao criar uma rota, certifique-se de agendar a combinação certa de funcionários com o conjunto de habilidades necessário para cobrir um turno. Isso dependerá de suas necessidades comerciais específicas. Por exemplo, alguns turnos podem precisar de um certo número de pessoal técnico, administrativo e de suporte para funcionar com eficácia e segurança.

Além disso, considere o equilíbrio da carga de trabalho entre seus funcionários. Certifique-se de que haja uma distribuição justa e igualitária de turnos que reflitam os contratos e a disponibilidade dos funcionários.

Evite atribuir muitas horas ao mesmo pessoal. Isso pode resultar em fadiga do funcionário, o que pode afetar seu bem-estar e a qualidade de seu trabalho. Com o tempo, isso geralmente leva ao esgotamento. Também pode gerar ressentimento entre outros funcionários que perdem horas.

Doenças, acidentes e emergências pessoais surgem e sua rota precisa se preparar para eles. A troca de turno é uma ótima maneira de gerenciar essa situação.

A troca de turno permite que os funcionários troquem seus turnos com um colega. Quando os trabalhadores encontram seus próprios substitutos dessa forma, você economiza tempo. Também evita que você tenha que se esforçar para encontrar alguém para cobrir um turno no último minuto.

Oferecer flexibilidade aos seus funcionários com sua rota cria um ambiente de trabalho mais positivo. Também lhes dá mais autonomia e os encoraja a assumir a responsabilidade por sua programação.

Quando se trata de escalas de pessoal, não se preparar é se preparar para falhar. Certifique-se de ter um plano de backup para o caso de vários funcionários ficarem doentes ao mesmo tempo ou um membro da equipe não conseguir encontrar ninguém para trocar de turno.

Isso economiza o tempo e o estresse de ter que encontrar uma solução drástica em um curto espaço de tempo.

Isso é especialmente importante para certas indústrias, como médica ou de tecnologia. Essas indústrias costumam usar escalas de plantão para garantir que haja sempre uma equipe de backup disponível, se necessário.

Os modelos são uma boa maneira de automatizar seu sistema de rota, economizando tempo e dinheiro. Com os modelos de rota de equipe, você pode replicar rapidamente uma rota e fazer as alterações necessárias com apenas alguns cliques. Isso evita ter que criar um do zero, o que pode ser um processo demorado.

Você pode personalizar os modelos para atender às necessidades de seu departamento ou equipe, tornando-os uma ferramenta ideal para gerenciar agendamentos complexos. Eles ajudam você a acompanhar as preferências dos funcionários e a disponibilidade recorrente.

O uso de modelos de rota também pode criar previsibilidade de agendamento para seus funcionários . Eles sabem o que esperar em termos de horário de trabalho a cada semana, quinzena ou mês. Isso ajuda a reduzir qualquer estresse que seus funcionários tenham em relação ao agendamento e permite que eles façam planos pessoais com antecedência.

Embora os modelos sejam uma ferramenta de agendamento útil, também é importante revisar regularmente sua rota. Certifique-se de que continua a encontrar um equilíbrio entre as necessidades do seu negócio e as preferências e disponibilidade dos seus funcionários.

Entre em contato com seus funcionários e obtenha o feedback deles para descobrir se a rota está funcionando para eles. Isso ajuda a manter a satisfação dos funcionários em relação ao agendamento. Os funcionários têm a oportunidade de levantar quaisquer preocupações e se sentir ouvidos por seu empregador.

Uma rota de pessoal também facilita o acompanhamento das licenças estatutárias às quais seus funcionários têm direito, incluindo folga remunerada (PTO), licença parental e licença médica. Ele também pode ajudá-lo a rastrear qualquer informação necessária para fins de compliance , como jornada de trabalho da equipe, horas extras, pausas e ausências.

Por exemplo, no Reino Unido, os funcionários que trabalham 6 horas ou mais por dia têm direito a pelo menos 20 minutos de descanso. Os trabalhadores também devem ter 11 horas de descanso entre os dias de trabalho.

Você também pode garantir a presença de funcionários qualificados obrigatórios, como funcionários com qualificações de primeiros socorros ou bombeiros. Essa abordagem mantém seus funcionários seguros e também ajuda a evitar penalidades por não conformidade.

Investir em software de agendamento móvel é um divisor de águas quando se trata de construir uma grande rota de pessoal.

Com o software de agendamento de funcionários, como o Connecteam , você pode criar e gerenciar agendamentos em qualquer lugar a partir de qualquer dispositivo, garantindo que todos estejam na mesma página. Você pode rastrear facilmente a disponibilidade de funcionários, trocas de turno, solicitações de folga e muito mais.

Ao usar o Connecteam como seu software rota, você pode:

• Permita que os funcionários atualizem sua disponibilidade em tempo real
• Armazene informações de funcionários, incluindo detalhes de contato e folgas planejadas
• Compartilhe escalas e mudanças de turno com os funcionários imediatamente
• Envie lembretes aos funcionários para seus próximos turnos
• Sinalize automaticamente quaisquer problemas de conformidade, como pausas obrigatórias ou horas extras
• Veja o total de horas trabalhadas pelos funcionários
• Permita que os funcionários façam pedidos de licença diretamente do aplicativo
• Simplifique seu agendamento de turno sinalizando automaticamente problemas de agendamento
• Inclui recursos de rastreamento de tempo e presença

Com o software de agendamento da Connecteam, você pode dizer adeus às planilhas e ao agendamento manual, que podem ser demorados e propensos a erros.

A interface intuitiva do Connecteam facilita a criação, atualização e distribuição de horários, garantindo que todos os funcionários tenham acesso aos seus turnos o tempo todo.

Além disso, você pode simplificar seus esforços de comunicação enviando atualizações, notificações push e alertas para seus funcionários diretamente pelo aplicativo.

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Práticas recomendadas de criação de rota

É importante obter a rota correta para a equipe. A má gestão da rota pode levar a conflitos de agendamento, funcionários faltando a turnos e falta de pessoal. Isso afeta o moral dos funcionários, a produtividade e seus resultados.

Existem várias etapas fáceis que você pode seguir para criar escalas que funcionem melhor para você e seus funcionários.

Coletar a disponibilidade dos funcionários e planejar com antecedência ajuda a evitar alguns desses problemas desde o início.

Enquanto isso, modelos e opções de troca de turno facilitam o planejamento e a criação de rota. Além disso, usar um aplicativo móvel para gerenciar centralmente suas escalas economiza ainda mais tempo, esforço e dinheiro.

Criar a melhor rota para a equipe minimiza as interrupções e garante que os turnos ocorram sem problemas. Mais importante ainda, eles mantêm sua equipe feliz e realizada.

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