O que é a aprovação do cartão de ponto + as melhores ferramentas para o trabalho

A aprovação do cartão de ponto permite que as empresas revisem as horas registradas pelos funcionários e garantam que estão sendo pagos corretamente por seu trabalho. É um processo importante que deve ser tratado corretamente. Caso contrário, a folha de pagamento pode atrasar ou os funcionários podem ser pagos a mais ou a menos.

Portanto, é essencial entender exatamente como funciona a aprovação do cartão de ponto e quais etapas estão envolvidas. Neste artigo, explicamos tudo o que você precisa saber e destacamos 3 das melhores ferramentas de automação para agilizar seu processo de controle de tempo.

O que é a aprovação do cartão de ponto?

A aprovação do cartão de ponto é quando os empregadores verificam quantas horas os funcionários trabalharam durante o período de pagamento atual.

Os funcionários registrarão suas horas para cada período de pagamento em um cartão de ponto. Isso detalha cada dia em um período de pagamento e mostra todas as horas que os funcionários trabalharam em cada um desses dias. Um período de pagamento é geralmente de 2 a 4 semanas. No entanto, na maioria dos estados, os empregadores são livres para decidir com que frequência desejam executar a folha de pagamento.

O objetivo do processo de aprovação do cartão de ponto é garantir que os funcionários tenham registrado suas horas corretamente e detectar quaisquer erros antes de executar a folha de pagamento.

O que deve ser incluído em um cartão de ponto

Um cartão de ponto deve incluir as horas trabalhadas, bem como o tempo gasto em pausas e férias remuneradas. Ele também precisa fornecer informações sobre as tarefas ou projetos em que os funcionários trabalharam, principalmente se os funcionários recebem salários diferentes para tarefas diferentes.

Verificação de cartões de ponto para precisão

Os funcionários devem revisar seus próprios cartões de ponto antes de enviá-los a você para aprovação. Depois de receber o cartão de ponto de um funcionário, você pode verificar se ele está correto.

Essa verificação de precisão geralmente inclui o cruzamento das horas registradas de um funcionário com seu horário de trabalho. Se sua empresa usa rastreamento de localização por GPS para verificar a localização dos funcionários durante o horário de trabalho, você também pode comparar os dados de localização do funcionário com as horas listadas em seu cartão de ponto.

Calculando pagamento de horas extras

Você também precisa calcular as horas extras para cada funcionário e dividi-las no cartão de ponto. As horas extras devem ser pagas 1,5 vezes o salário base do funcionário e se aplicam sempre que os funcionários trabalharem mais de 40 horas por semana. Se os funcionários se qualificarem para outros bônus de tempo, você também poderá adicioná-los ao cartão de ponto.

Aprovar ou rejeitar cartões de ponto

Se todas as informações do cartão de ponto de um funcionário estiverem corretas, você poderá aprová-lo e encaminhá-lo para a equipe de folha de pagamento de sua empresa.

Se houver alguma informação incorreta, você pode rejeitar o cartão de ponto e enviá-lo de volta ao funcionário para revisões. Depois que o funcionário revisar seu cartão de ponto, você poderá revisá-lo novamente.

Por que é importante aprovar cartões de ponto?

A revisão dos cartões de ponto ajuda a evitar erros na folha de pagamento. Esses erros podem resultar no pagamento incorreto de seus funcionários e até mesmo levar a problemas legais.

Por outro lado, quando feito corretamente, a aprovação do cartão de ponto ajuda você a:

Evite discrepâncias salariais

Revisar e aprovar cartões de ponto ajuda a evitar que sua empresa pague a mais ou a menos a seus funcionários .

Pagar demais trabalhadores pode ser muito caro ao longo do tempo. Pagá-los a menos é ilegal e pode levar a pesadas penalidades das agências reguladoras. Não pagar seus funcionários corretamente também é ruim para o moral deles e pode resultar na saída de funcionários qualificados da empresa.

Os gerentes atuam como um segundo par de olhos nos cartões de ponto dos funcionários durante o processo de aprovação. Eles podem detectar erros honestos e detectar possíveis casos de roubo de tempo. Eles também são responsáveis ​​pela precisão dos registros de tempo usados ​​para processar a folha de pagamento.

Melhore a precisão da folha de pagamento

Quando todos os cartões de ponto enviados para a folha de pagamento estiverem corretos, você precisará enviar os pagamentos apenas uma vez para cada período de pagamento. No entanto, quando os cartões de ponto tiverem erros, pode ser necessário executar a folha de pagamento várias vezes para resolver os erros de pagamento.

Isso custa tempo e dinheiro. É do interesse da sua empresa reduzir o número de execuções de folha de pagamento que você precisa fazer. Revisar e aprovar cartões de ponto é a chave para conseguir isso.

Fique em conformidade

O Fair Labor Standards Act (FLSA) exige que as empresas mantenham os cartões de ponto dos funcionários por no mínimo 2 anos. O processo de revisão do cartão de ponto garante que os gerentes coletem registros de tempo para cada funcionário durante cada período de pagamento.

Se sua empresa enfrentar uma investigação sobre suas práticas de remuneração, você pode apresentar seus cartões de ponto e ter certeza de que eles estão corretos.

Como a aprovação do cartão de ponto ajuda os funcionários?

O processo de revisão e aprovação de cartões de ponto também pode ser benéfico para os funcionários.

Os funcionários querem ser pagos com precisão pelas horas que trabalham, mas podem ocasionalmente cometer erros, como esquecer de incluir uma entrada de horas. Você pode detectar esses erros e garantir que os funcionários sejam pagos por todas as suas horas .

Compartilhar as informações do cartão de ponto com os funcionários também permite que eles revisem as horas trabalhadas. Isso pode ajudar os funcionários a entender melhor quanto estão trabalhando e quanto devem esperar receber. Também oferece mais transparência no processo de folha de pagamento, o que pode ser ótimo para o moral dos funcionários.

Os empregadores podem fazer alterações nos cartões de ponto?

Você pode fazer 1 de 2 coisas quando encontrar um erro ao revisar o cartão de ponto de um funcionário:

1. Rejeite o cartão de ponto e envie-o de volta ao funcionário para revisões.
2. Faça revisões no cartão de ponto e aprove-o.

Por motivos legais, é importante que quaisquer alterações feitas em um cartão de ponto sejam comprovadas por evidências. Os gerentes podem fazer alterações quando um funcionário se esquece de entrar ou sair do trabalho, por exemplo. Ou se o PTO não for adicionado automaticamente aos cartões de ponto, os gerentes podem adicionar essas horas em nome de um funcionário.

É sempre uma boa ideia informar aos funcionários quando uma alteração foi feita em um cartão de ponto e documentar essa alteração por escrito.

O que acontece depois que você aprova os cartões de ponto?

Depois que um cartão de ponto é aprovado, ele é enviado para sua equipe de folha de pagamento .

Normalmente, os cartões de ponto podem ser importados para o seu software de folha de pagamento sem a necessidade de entrada manual de dados. Algumas plataformas de quadro de horários se integram diretamente com plataformas populares de folha de pagamento. Você também pode exportar os dados do cartão de ponto como um CSV e fazer upload do arquivo para o seu software de folha de pagamento. Os dados do cartão de ponto são usados ​​para processar a folha de pagamento.

Depois disso, os cartões de ponto devem ser armazenados com segurança por no mínimo 2 anos para cumprir os requisitos da FLSA.

Usando automações para rastrear o tempo dos funcionários

No passado, as empresas usavam máquinas que carimbavam o cartão de ponto do funcionário com seus horários de entrada e saída. Hoje, a maioria das empresas eliminou os cartões de ponto físicos e, em vez disso, conta com software para rastrear as horas dos funcionários.

O software de relógio de ponto oferece vários recursos para ajudar sua empresa a automatizar o rastreamento de tempo , geração de quadro de horários e aprovação de cartão de ponto . Esses recursos podem reduzir o tempo necessário para criar cartões de ponto. Eles também podem ajudar a garantir que os registros de tempo dos funcionários sejam precisos e que a comunicação entre gerentes e funcionários durante a aprovação seja simplificada.

Para obter mais informações, leia nosso resumo das 6 melhores soluções simples de software de relógio de ponto para 2023 .

Aqui estão alguns exemplos de recursos de automação que podem melhorar seu processo de aprovação de cartão de ponto.

Rastreamento de tempo habilitado para GPS

Um aplicativo de relógio de ponto habilitado para GPS pode ajudá-lo a verificar a localização de seus funcionários enquanto eles estão no relógio. Você pode ver onde os funcionários estão quando eles marcam ponto ou ver suas localizações enquanto estão em trânsito.

Então, ao revisar os cartões de ponto, você pode cruzar a localização de um funcionário com as entradas do cartão de ponto. Isso ajuda a eliminar o roubo de tempo e permite que você verifique se todas as entradas de tempo são atribuídas ao projeto correto.

Além disso, muitos relógios de ponto habilitados para GPS permitem que você configure cercas geográficas em torno de seu escritório ou local de trabalho. Quando um funcionário entra ou sai de uma área com cerca geográfica, ele recebe um lembrete para entrar ou sair do trabalho. Isso garante que os funcionários nunca se esqueçam de entrar ou sair.

Cálculos de horas extras e pausas

O software de aprovação de quadro de horários pode calcular horas extras e interromper o pagamento automaticamente. Isso evita que você tenha que fazer esses cálculos sozinho. Assim, reduz o tempo de aprovação dos cartões de ponto e garante o pagamento correto dos funcionários.

Quadros de Horários

O software de rastreamento de tempo também pode agrupar as entradas de tempo dos funcionários e gerar quadros de horários digitais em segundos. Isso evita que os funcionários cometam erros por não terem que registrar manualmente suas horas em um quadro de horários.

Notificações de cartão de ponto

Algumas soluções de software permitem que você deixe uma nota diretamente na planilha de horas se precisar de informações adicionais sobre uma entrada de horas. Os funcionários receberão uma notificação para que possam fornecer informações ou fazer revisões rapidamente.

Melhores ferramentas para aprovação de cartão de ponto

Vamos dar uma olhada em algumas das principais ferramentas que sua empresa pode usar para controle de tempo e aprovação de cartão de ponto.

O Connecteam é um software de rastreamento de tempo completo que garante que seus funcionários sejam pagos com precisão e pontualidade. Nosso software possui recursos para reduzir entradas de tempo perdidas, acelerar o processo de aprovação e eliminar o roubo de tempo.

Em primeiro lugar, o Connecteam torna simples para os funcionários rastrear suas horas. Um relógio de ponto habilitado para GPS lembra os funcionários de registrar o ponto quando chegam ao local de trabalho e de sair quando saem. Eles podem entrar e sair do smartphone com apenas um toque e categorizar cada entrada de tempo em um projeto ou tarefa.

Você decide se os funcionários podem ou não editar suas entradas de tempo manualmente, o que pode ajudar a eliminar o roubo de tempo.

O Connecteam reunirá automaticamente os dados de horas dos funcionários, calculará horas extras e intervalos e gerará planilhas de horas digitais para cada período de pagamento. Você pode ver rapidamente quanto os funcionários trabalharam, quando fizeram horas extras e quando estavam de folga.

Outro benefício do Connecteam é que você pode manter os funcionários informados durante o processo de aprovação . Você pode conversar com funcionários usando os recursos de mensagens do Connecteam para solicitar mais informações sobre um registro de horas. Além disso, os funcionários são notificados automaticamente sobre quaisquer alterações feitas em seus quadros de horários. Depois de aprovar um cartão de ponto, ele é bloqueado para qualquer edição posterior.

Connecteam se integra com Quickbooks Online e Gusto para processamento de folha de pagamento. Você também pode exportar facilmente planilhas de horas para uso com outro software de folha de pagamento.

O Connecteam é gratuito para empresas com até 10 funcionários . Para empresas maiores, o Connecteam começa em apenas $ 29 por mês para até 30 funcionários. Você pode experimentar o Connecteam gratuitamente por 14 dias para ver como ele pode agilizar o processo de aprovação do seu cartão de ponto.

TimeCamp é um aplicativo de rastreamento de tempo que oferece suporte a aprovações de cartões de ponto diários e semanais. O software também permite que os gerentes configurem lembretes para que os cartões de ponto cheguem para aprovação antes do prazo final da folha de pagamento.

Além disso, o TimeCamp oferece suporte a comentários nas planilhas de horas. Isso permite que gerentes e funcionários discutam as entradas de tempo quando mais informações são necessárias.

O TimeCamp se integra a várias plataformas de produtividade que permitem que os funcionários acompanhem suas horas automaticamente. No entanto, ele não oferece nenhum recurso de rastreamento por GPS, portanto, pode não ser a melhor escolha para empresas que possuem funcionários trabalhando em campo.

O TimeCamp oferece um plano gratuito para usuários ilimitados, mas suporta apenas rastreamento de tempo. Os planos que incluem recursos de aprovação de quadro de horários começam em US$ 10,99 por usuário, por mês.

O Toggl Track é um software de rastreamento de tempo que se integra a mais de 100 plataformas populares. Essas integrações permitem que o Toggl Track registre as horas dos funcionários automaticamente e classifique o trabalho para projetos específicos. Os funcionários também podem iniciar e parar as entradas de horas manualmente com um clique ou toque em seu computador ou smartphone.

O Toggl Track monta quadros de horários automaticamente e divide as entradas de tempo por projeto ou tarefa. Os gerentes podem atribuir diferentes taxas de pagamento a diferentes projetos e visualizar o tempo gasto em intervalos e horas extras.

O Toggl Track não oferece nenhuma integração de software de folha de pagamento, mas pode exportar dados do quadro de horários como um arquivo CSV. Ele também carece de ferramentas de comunicação integradas para resolver problemas durante o processo de aprovação. Gerentes e funcionários precisarão se comunicar fora do Toggl para observar quaisquer alterações nos cartões de ponto.

O Toggl Track oferece um plano gratuito para empresas com até 5 funcionários. Os planos pagos começam em $ 9 por usuário, por mês.

Resumo

A aprovação do cartão de ponto é quando os empregadores verificam e aprovam os cartões de ponto dos funcionários para garantir que sejam precisos. O processo de aprovação ajuda a eliminar erros na folha de pagamento e garante que os funcionários sejam pagos corretamente. Também é essencial para cumprir os requisitos de relatórios de remuneração da FLSA.

O uso do software de aprovação de cartão de ponto pode facilitar a criação de quadros de horários e reduzir o tempo necessário para executar a folha de pagamento. Acreditamos que o Connecteam é a melhor ferramenta para aprovar cartões de ponto em empresas de todos os portes.

Experimente o Connecteam gratuitamente por 14 dias para ver como ele pode simplificar a aprovação do cartão de ponto e os processos de folha de pagamento.