O guia completo para o arredondamento do relógio

Acompanhar as horas de trabalho dos funcionários pode ser uma tarefa desafiadora e demorada, especialmente se eles chegam ou saem alguns minutos adiantados ou atrasados. Para facilitar o processo, as empresas podem utilizar o arredondamento de ponto. Isso envolve o arredondamento das entradas e saídas dos funcionários para cima ou para baixo para o intervalo de tempo mais próximo.

Principais conclusões

• O arredondamento do relógio de ponto é legal se o tempo for arredondado para um incremento máximo de 15 minutos e não resultar em salários consistentemente insuficientes para os funcionários.
• Existem diferentes regras de relógio de ponto por estado. Esses estados incluem Washington, Califórnia, Texas e Michigan.
• Existem três métodos para arredondar o tempo: incrementos de 5, 6 e 15 minutos.
• As melhores práticas para o arredondamento do ponto incluem o uso de incrementos de arredondamento justos, comunicar-se regularmente com os funcionários sobre o arredondamento e revisar sua política de arredondamento anualmente.
• Você deve manter registros precisos das horas dos funcionários para garantir a conformidade com as leis e regulamentações trabalhistas.

O arredondamento do relógio não é tão comum como costumava ser, graças à popularidade do software de rastreamento de tempo digital. No entanto, há benefícios no arredondamento do relógio de ponto. Ele pode ajudar a agilizar os processos de folha de pagamento, simplificar os cálculos salariais e evitar o roubo de tempo dos funcionários. Mas também pode levar a disputas entre funcionários e até questões legais, se não for feito corretamente.

Abaixo, discutimos as melhores práticas de arredondamento do relógio e como evitar o arredondamento tendencioso. Também cobrimos três métodos de arredondamento e compartilhamos vários exemplos de gráficos de arredondamento de relógio.

O que é o arredondamento do relógio de ponto?

O arredondamento do relógio de ponto envolve um empregador arredondando as horas de um funcionário para cima ou para baixo. As horas são arredondadas com base em incrementos de tempo predefinidos - geralmente 5, 6 ou 15 minutos.

Os empregadores costumam usar o arredondamento do relógio de ponto para facilitar a estimativa de quanto um funcionário trabalhou, o que reduz o tempo necessário para fazer a folha de pagamento. Geralmente é legal se for feito de maneira consistente e justa, que não leve os funcionários a serem constantemente mal pagos.

Por exemplo, digamos que seu funcionário receba $ 20 por hora e trabalhe 9 horas por dia. Entraram às 8h02 e saíram às 17h01. Sem arredondamento, você precisaria calcular o pagamento do funcionário pelo tempo exato em que trabalhou. Seria mais ou menos assim:

(US$ 20 x 9 horas) + (1/60) x US$ 20) – ((2/60) x US$ 20) = US$ 179,67

No entanto, você pode facilmente arredondar o horário de início para 8h e arredondar o horário de término para 17h. O cálculo é bem mais simples:

$ 20 x 9 horas = $ 180

A diferença de 33 centavos é insignificante. Com o arredondamento do relógio, os cálculos salariais são muito diretos.

Arredondamento do relógio de ponto para funcionários isentos vs. não isentos

Existem diferentes regras de relógio de ponto para funcionários horistas e não horistas ou assalariados. Funcionários horistas estão “não isentos” do arredondamento do ponto, enquanto funcionários não horistas ou assalariados estão “isentos”.

Isso significa que você pode arredondar as horas de um funcionário não isento. Isso ocorre porque eles devem ser pagos por qualquer hora extra trabalhada acima de 40 horas. Eles também devem receber o salário mínimo federal.

Por outro lado, os funcionários isentos não precisam ser pagos por horas extras trabalhadas acima de 40 horas. No entanto, você ainda precisa provar ao Fair Labor Standards Act (FLSA) que esses trabalhadores não excedem regularmente 40 horas semanais. Arredondar até mesmo alguns minutos aqui e ali pode empurrar as entradas de tempo semanais dos trabalhadores para mais de 40 horas. Assim, não é recomendado que

Regras do relógio de ponto por estado

Além das leis federais de relógio de ponto, alguns estados têm suas próprias regras de relógio de ponto. Esses estados incluem:

• Washington . A lei de Washington exige que os empregadores paguem aos funcionários não isentos 1,5 vez a taxa de pagamento regular por qualquer tempo trabalhado acima de 40 horas.
• Califórnia . A Ordem Salarial da Califórnia declara que os cartões de ponto dos funcionários devem ser preenchidos em inglês e de forma que não possam ser adulterados. A Califórnia exige que os empregadores usem cartões de ponto em papel escritos a tinta (não a lápis) ou cartões de ponto digitais.
• Texas . A Texas Payday Law permite que os empregadores usem relógios de ponto digitais e folhas de ponto para registrar o tempo de trabalho. Ele também afirma que os empregadores devem criar e armazenar registros de tempo para cada período de pagamento por até 3 anos.
• Michigan . Os empregadores em Michigan devem manter registros do total de horas que os funcionários trabalham todos os dias, mostrando claramente os horários de início e término. O tempo deve ser rastreado até o décimo mais próximo da hora (6 minutos) ou menos.

Por que os empregadores arredondam o tempo dos funcionários?

Agora que você tem uma boa ideia do que é o arredondamento do ponto, vamos discutir algumas das razões pelas quais os empregadores arredondam o tempo dos funcionários. O arredondamento ajuda:

• Melhorar a equidade. O arredondamento pode ajudar a garantir que todos os funcionários sejam tratados de forma justa e igualitária quando se trata de calcular o número de horas trabalhadas.
• Permitir flexibilidade. O arredondamento das horas dos funcionários fornece alguma flexibilidade em seu dia de trabalho. Por exemplo, os funcionários podem chegar 5 minutos atrasados ​​se estiverem presos no trânsito ou sair 5 minutos mais cedo para comparecer a um compromisso sem que o tempo perdido afete seu pagamento.
• Simplifique os cálculos da folha de pagamento. Calcular o pagamento com base em números inteiros e frações simples é mais fácil do que calcular pagamentos com base no tempo até o segundo.
• Reduza o tempo administrativo e aumente a produtividade. O arredondamento pode economizar tempo em tarefas como entrada de dados e cálculos de folha de pagamento, para que você e seus funcionários possam se concentrar em trabalhos mais importantes.
• Minimize erros e reduza custos. O tempo de arredondamento da folha de pagamento reduz erros, o que evita pagamentos a menor ou a maior aos funcionários. Isso também significa que os gerentes não terão que perder tempo corrigindo erros, o que ajuda a economizar nos custos de mão de obra.
• Garanta a conformidade. Ao arredondar o tempo para folha de pagamento e manter registros do tempo dos funcionários, os empregadores podem ter certeza de que estão cumprindo as leis e regulamentos trabalhistas. Isso inclui os regulamentos da FLSA e do Departamento do Trabalho sobre intervalos, horários de trabalho, pagamento de horas extras e muito mais.

O arredondamento do relógio é legal?

Arredondamento legal do relógio

O Departamento do Trabalho considera legal o arredondamento do ponto, desde que os empregadores sigam estas regras:

• O arredondamento do ponto deve ser justo para o empregado. Você não pode arredondar as horas dos funcionários simplesmente para economizar nos custos da folha de pagamento. Como regra geral, você deve arredondar o horário de trabalho de seus funcionários de forma a favorecer o funcionário.
  
  Por exemplo, arredondar um horário de 8h03 para 8h00, para que sejam pagos por esses 3 minutos. Isso ajudará a evitar reclamações e disputas de pagamento.

• Os empregadores não podem arredondar em incrementos maiores que 15 minutos. Isso significa que você não pode arredondar para baixo em incrementos de meia hora ou uma hora. Além do arredondamento de 15 minutos, o DOL permite arredondamento de 5 minutos e arredondamento de 1/10 horas (6 minutos).

• Os empregadores devem respeitar a regra dos 7 minutos. Esta regra se aplica à marca de 7 minutos em uma janela de 15 minutos. Por exemplo, se um funcionário marca o ponto antes das 9h07, você pode arredondar o horário para 9h00. No entanto, se um funcionário marcar o ponto às 9h08, você deverá arredondar esse horário para 9h15.
  
  Fora dessas regras, o arredondamento do horário pode ser considerado ilegal.

Arredondamento ilegal do relógio

Aqui estão dois exemplos de arredondamento de ponto que podem resultar em problemas legais.

1. Digamos que um funcionário chegue às 7h56 e saia às 17h03. Você deve arredondar o horário de início para 7h55 e arredondar o horário de término para 17h05. Isso permite que o funcionário seja pago por 3 minutos extras.
   
   No entanto, digamos que você arredonde o horário de início para 8h e arredonde o horário de término para 17h. Ao fazer isso, você arredonda os horários de início e término de forma a favorecer sua empresa, não seu funcionário.
   
   Neste exemplo, o funcionário perdeu 7 minutos de trabalho. Embora isso não pareça uma grande diferença, se for feito todos os dias durante um ano, soma 30 horas de trabalho não remunerado. Isso coloca você em risco de uma reivindicação de salários não pagos.

2. Digamos que você arredonde o tempo de seus funcionários para a meia hora mais próxima, em oposição ao intervalo mais próximo de 5, 6 ou 15 minutos permitido pelo DOL.
   
   Por exemplo, imagine que um funcionário chega atrasado às 8h07. Você deve seguir a regra dos 7 minutos e arredondar o horário para 8h15. No entanto, digamos que você arredonde o horário do relógio para 8h30.
   
   Isso resultaria em 23 minutos de trabalho não remunerado naquele dia – até 100 horas não remuneradas por ano, se feito regularmente.

Diferentes tipos de arredondamento do relógio

5 minutos

Com arredondamento de 5 minutos, cada incremento de 5 minutos em uma hora tem um limite de 2,5 minutos.

Se um funcionário entrar ou sair antes desse limite, seu horário será arredondado para baixo. O tempo do relógio é arredondado se eles entrarem ou saírem após esse limite.

Por exemplo:

6 minutos

O arredondamento de 6 minutos também é conhecido como arredondamento de 1/10 de hora. Com arredondamento de 6 minutos, a hora é dividida em intervalos de 6 minutos com um limite de 3 minutos.

Se um funcionário entrar ou sair antes do limite de 3 minutos, seu horário será arredondado para o menor intervalo de 6 minutos. A hora do relógio é arredondada para o intervalo de 6 minutos mais próximo se eles entrarem ou saírem após o limite de 3 minutos.

Por exemplo:

15 minutos

O arredondamento de 15 minutos segue a regra dos 7 minutos. Esta regra orienta se um empregador deve arredondar o tempo dos funcionários para cima ou para baixo.

Se um funcionário entrar ou sair antes do limite de 7 minutos, seu horário será arredondado para o quarto de hora anterior. O tempo do relógio é arredondado se eles entrarem ou saírem após o limite de 7 minutos.

Por exemplo:

Os desafios do arredondamento do relógio de ponto

Existem algumas armadilhas das quais você precisa estar ciente ao arredondar o horário do funcionário.

• Trabalhe fora do horário. O trabalho fora do horário é uma violação importante da FLSA. Por exemplo, se um funcionário chegar às 8h55 e você arredondar o horário de início para 9h, ele terá trabalhado esses 5 minutos gratuitamente.
  
  Ao longo de uma semana, isso soma quase 25 minutos de tempo não remunerado. Deixar de pagar os funcionários pelo tempo trabalhado pode resultar em uma reclamação à FLSA.

• Trabalho de minimis. De minimis refere-se a qualquer quantidade de tempo ou tarefa muito pequena para causar preocupação. O DOL determina que uma quantidade de tempo de minimis é qualquer coisa abaixo de 15 minutos.
  
  Assim, os empregadores podem arredondar o tempo para cima ou para baixo em 15 minutos. No entanto, isso está sendo reavaliado na Califórnia.

• Quadros de horários imprecisos . O arredondamento excessivo dos quadros de horários dos funcionários pode eventualmente criar quadros de horários imprecisos. Os funcionários poderiam então reivindicar redução injusta ou ilegal de salários sob o FLSA.
  
  Para evitar isso, é importante que o arredondamento do quadro de horários seja consistente em toda a sua empresa. Você também deve incluir informações sobre o arredondamento do ponto no manual do funcionário para minimizar mal-entendidos.

• Conflitos salariais. O arredondamento excessivo do tempo dos funcionários pode levar a discrepâncias na folha de pagamento. Às vezes, os funcionários podem esperar receber mais do que realmente receberam. Para evitar isso, você deve comunicar sua política de arredondamento aos funcionários e sempre arredondar as horas dos funcionários de maneira justa.
• Monitoramento de funcionários. Arredondar as horas dos funcionários pode fazer com que sua equipe sinta que está sendo microgerenciada. Isso pode acabar diminuindo o moral, reduzindo a produtividade e até aumentando a rotatividade de funcionários.

Práticas recomendadas para arredondamento do relógio

Considere se você precisa arredondar o tempo dos funcionários

As novas tecnologias simplificaram o rastreamento do tempo dos trabalhadores até o segundo. Os funcionários podem usar aplicativos digitais para marcar o ponto de entrada e saída diretamente de seus telefones celulares. Os sistemas modernos de rastreamento de tempo também geram quadros de horários digitais automáticos e geralmente se integram ao software de folha de pagamento. Isso torna mais fácil para os empregadores pagar aos funcionários exatamente o que eles devem.

Desta forma, você pode não precisar - ou querer - usar o arredondamento do relógio.

Crie e siga uma política de relógio de ponto

Uma política robusta de arredondamento do relógio é a melhor maneira de garantir que você seja consistente e justo com o arredondamento.

Sua política deve definir o seguinte:

• Os incrementos de arredondamento que serão usados. Por exemplo, 5 minutos, 6 minutos ou 15 minutos.
• Em que ponto o tempo será arredondado para cima ou para baixo. Por exemplo, no minuto 7 para uma política de arredondamento de 15 minutos.
• Uma tabela de exemplo para ilustrar como o horário do relógio afetará o pagamento dos funcionários.
• A data em que a política foi revisada pela última vez.

Você também pode incluir uma breve explicação sobre por que decidiu contornar o tempo dessa maneira. Isso pode ajudar a incentivar uma cultura de honestidade e transparência.

Depois que sua política estiver escrita, comunique-a diretamente aos funcionários. Você pode fazer isso verbalmente durante uma reunião ou telefonema. Ou você pode enviar um memorando ou e-mail ou postar uma mensagem no aplicativo de bate-papo do funcionário para atualizar sua equipe.

Também é essencial incluir sua política de arredondamento no manual do funcionário. Faça com que seus funcionários assinem o manual depois de lê-lo para garantir que entenderam a política.

Em seguida, certifique-se de aplicar a política aplicando seu método de arredondamento a todas as horas de funcionários. Isso deve ser feito de forma consistente em todas as equipes e padrões de trabalho para garantir a justiça.

Por fim, entre em contato com seu provedor de folha de pagamento por e-mail, telefonema ou reunião para atualizá-los sobre sua política de arredondamento.

Use incrementos de arredondamento justos

Incrementos de arredondamento justos são considerados 5, 6 ou 15 minutos. Incrementos muito pequenos (como 2 minutos) ou muito grandes (como 30 minutos) não são legais ou justos para seus funcionários. Eles podem se sentir mal administrados, frustrados ou mal pagos por seu trabalho.

Evitar arredondamento tendencioso

Normalmente, o arredondamento tendencioso ocorre quando um empregador arredonda o tempo para baixo de uma forma que resulta consistentemente em trabalho não remunerado. Isso beneficia o empregador sobre o empregado e pode criar desconfiança entre os trabalhadores.

Por exemplo, uma política de arredondamento de 15 minutos que arredonda todo o tempo para o quarto de hora mais próximo seria considerada tendenciosa, pois favorece o empregador.

Certifique-se de arredondar o tempo de uma forma que seja justa para todos. Por exemplo, uma política de arredondamento de 15 minutos que obedeça à regra de 7 minutos beneficia empregadores e funcionários igualmente.

Converse com seus funcionários sobre o arredondamento do ponto

O arredondamento do quadro de horários pode ser um tópico complicado para discutir com os funcionários, pois alguns podem achar que isso beneficia apenas o empregador. Por exemplo, se os funcionários tiverem suas entradas e saídas constantemente arredondadas para baixo, eles podem sentir que estão perdendo o pagamento.

Comunicar-se com os funcionários sobre sua política de arredondamento de ponto pode ajudá-los a se sentirem mais positivos sobre isso. Por exemplo, os funcionários que sabem que suas entradas e saídas sempre serão arredondadas para o intervalo de 5 minutos mais próximo se sentirão mais confiantes de que seus contracheques estão corretos.

Esse tipo de comunicação aberta também pode ajudar a promover uma cultura geral de confiança e transparência em sua organização.

Revise sua política de arredondamento anualmente

Revisar sua política de arredondamento a cada ano garante que você esteja atualizado com os regulamentos mais recentes para que sua empresa permaneça em conformidade.

Também mostra aos funcionários que você está seguindo diretrizes específicas e não está arredondando o tempo sem motivo. Isso pode ajudá-los a se sentirem mais confortáveis ​​em sua decisão de arredondar seus horários.

Além disso, revisar sua política de arredondamento pode destacar problemas como atrasos de funcionários ou horas extras excessivas. Você pode então tomar decisões de negócios baseadas em dados para resolver esses problemas.

Mantenha registros precisos

Mesmo ao usar o arredondamento do ponto, os empregadores precisam manter registros precisos das horas de trabalho dos funcionários. Os empregadores devem manter cópias dos recibos de pagamento e quaisquer outros registros da folha de pagamento por até 3 anos.

Os registros devem incluir entradas e saídas e quaisquer ajustes de arredondamento feitos. Eles também devem estar prontamente disponíveis para revisão por funcionários, auditores e agências reguladoras.

No geral, registros precisos ajudam a evitar disputas e problemas legais.

Conclusão

Embora seja menos comum hoje em dia, o arredondamento do ponto do funcionário pode ser uma ferramenta valiosa para simplificar o registro do tempo e o processamento da folha de pagamento. No entanto, é essencial seguir as melhores práticas ao arredondar o horário para evitar possíveis problemas legais e disputas de funcionários.

Ao usar uma política de arredondamento consistente e incrementos de arredondamento justos, evitando arredondamentos tendenciosos, mantendo registros precisos e se comunicando com os funcionários, os empregadores podem garantir que suas práticas de arredondamento de ponto sejam justas, eficientes e em conformidade com os requisitos legais.